Mô tả loạt phim
Tên loạt series (Số hiệu series của cơ quan) : Mô tả, Thời gian lưu giữ (Trích dẫn pháp lý)
Bảng chấm công nhân viên (MCSO18-001): Hồ sơ ghi chép số giờ làm việc, số giờ nghỉ phép tích lũy và số giờ nghỉ phép đã sử dụng của nhân viên cơ quan. Thông tin thường bao gồm tên và số an sinh xã hội của nhân viên, số giờ làm việc, loại và số giờ nghỉ phép đã sử dụng, tổng số giờ, ngày tháng và các dữ liệu liên quan. Bao gồm phiếu làm thêm giờ thể hiện số giờ làm thêm và giấy phép làm thêm giờ.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 5 năm. (MOAR 166-150-0155 (3))
Thông báo trực sẵn sàng về an ninh cơ sở (MCSO18-002): Tài liệu ghi lại các dịch vụ trực sẵn sàng về an ninh do nhân viên An ninh Cơ sở thực hiện theo yêu cầu. Bao gồm các mẫu đơn yêu cầu trực sẵn sàng, lệnh tìm kiếm của tòa án và các tài liệu liên quan.
Thời hạn lưu trữ: Lưu trữ 2 năm. (2007-0017/009, Hết hạn: 01/04/2012)
Hồ sơ khách thăm an ninh cơ sở (MCSO18-003(a) và MCSO18-003(b) và MCSO18-003(c)): Tài liệu ủy quyền truy cập và thăm viếng các khu vực được bảo vệ bởi Đơn vị An ninh Cơ sở. Bao gồm các phiếu ký nhận thẻ khách thăm ghi lại các thẻ đã cấp cho khách thăm Trung tâm Tư pháp; nhật ký nhà thầu ghi lại việc nhà thầu truy cập vào các địa điểm làm việc; nhật ký thăm viếng đặc biệt ghi lại các chuyến thăm tù nhân của các linh mục, nhân viên y tế và những người khác; danh sách ủy quyền truy cập mới ghi lại các chuyến thăm tù nhân được sĩ quan phụ trách phê duyệt; và thư ủy quyền truy cập yêu cầu quyền truy cập vào tòa án và Trung tâm Tư pháp của các bên quan tâm khác nhau, và sự chấp thuận quyền truy cập được cấp bởi thẩm phán, người đứng đầu bộ phận bảo trì, Ban Quản lý Cơ sở vật chất và những người khác.
Thời gian lưu giữ: MCSO18-003(a) Phiếu đăng ký thẻ nhận dạng khách thăm: lưu giữ 15 ngày; MCSO18-003(b) Hồ sơ liên quan đến các chuyến thăm không phải của tù nhân: lưu giữ 2 năm; MCSO18-003(c) Tất cả các hồ sơ khác: lưu giữ 5 năm. (MOAR 166-150-0005 (35))
Hồ sơ cấm vào cơ sở giam giữ (MCSO18-004): Tài liệu ghi lại việc những người bị cấm vào các cơ sở giam giữ một cách liên tục. Hồ sơ bao gồm nhật ký cấm vào cơ sở giam giữ, ảnh của người đó và các tài liệu liên quan hỗ trợ việc cấm. Thông tin bao gồm tên người đó, lý do cấm, cơ sở giam giữ bị cấm, ngày tháng và các thông tin liên quan khác.
Lưu giữ: Lưu giữ 2 years after thời hạn loại trừ kết thúc. (2007-0017/010, Hết hạn: 01/04/2012)
Sổ nhật ký an ninh cơ sở (MCSO18-005): Ghi chép tất cả các sự kiện liên quan đến an ninh xảy ra trong các cơ sở giam giữ của quận. Hiển thị ngày, giờ, tên người, mô tả sự kiện và thông tin liên quan. Có nhiều loại sổ nhật ký an ninh khác nhau, bao gồm nhưng không giới hạn ở sổ nhật ký tủ súng, sổ nhật ký quỹ của tù nhân, nhật ký thăm viếng của mục sư, nhật ký hội nghị video và các nhật ký tương tự.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 5 năm. (MOAR 166-150-0005 (35))
Báo cáo hoạt động của nhân viên an ninh cơ sở (FSO) (MCSO18-006): Ghi chép các hoạt động hàng ngày và hàng tháng của các nhân viên an ninh cơ sở. Báo cáo hàng ngày ghi lại thời gian dành cho từng loại hoạt động, địa điểm và kết quả hoạt động của mỗi nhân viên an ninh cơ sở, kèm theo ghi chú ghi lại các sự kiện không cần báo cáo chính thức. Báo cáo hàng tháng là bản tóm tắt thống kê các hoạt động được gửi đến bộ phận Kế hoạch và Nghiên cứu để phân tích.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 5 năm. (MOAR 166-150-0135 (1))
Báo cáo sự cố (MCSO18-007): Tài liệu ghi lại các sự cố xảy ra trong khu vực được Đơn vị An ninh Cơ sở bảo vệ. Bao gồm bản sao báo cáo sự cố kèm theo thông tin/báo cáo theo dõi ghi lại các tội phạm bị cáo buộc và số vụ án; báo cáo sự cố không phải tội phạm không có số vụ án; biên bản an ninh cơ sở ghi lại các sự cố nhỏ; và báo cáo thương tích/thiệt hại tài sản.
Thời hạn lưu trữ: Lưu trữ 10 năm. (2007-0017/011, Hết hạn: 01/04/2012)
Hồ sơ thăm phạm nhân (MCSO18-008): Ghi chép việc thăm phạm nhân. Hồ sơ bao gồm thẻ thăm phạm nhân (ghi rõ phạm nhân cho phép ai gặp mình), phiếu thăm (ghi rõ ai đến thăm phạm nhân) và nhật ký thăm (ghi rõ các lần thăm hàng ngày đến từng cơ sở). Thông tin bao gồm tên phạm nhân, tên người thăm, ngày giờ thăm và mối quan hệ giữa người thăm và phạm nhân.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 5 năm. (MOAR 166-150-0135 (51))
Hồ sơ Tự Trình Diện (TSI) (MCSO18-009): Tài liệu ghi nhận những người đã bị bắt giữ theo chương trình TSI và phải chấp hành án vào cuối tuần hoặc buổi tối. Hồ sơ bao gồm thẻ quản lý tù nhân, kết quả khám sức khỏe, bản sao hồ sơ bắt giữ và các hồ sơ liên quan.
Giữ lại: Giữ lại 5 years after tù nhân được thả. (MOAR 166-150-0135 (45))