Descripciones de las series
Título de la serie (N.° de serie de la agencia) : Descripción, retención (cita legal)
Registros de Horas de Empleados (MCSO18-001): Registros que documentan las horas trabajadas, las horas de licencia acumuladas y las horas de licencia tomadas por los empleados de la agencia. La información suele incluir el nombre y número de seguro social del empleado, las horas trabajadas, el tipo y número de horas de licencia tomadas, el total de horas, las fechas y otros datos relacionados. Incluye comprobantes de horas extras que muestran las horas extras trabajadas y su autorización.
Retención: Conservación por 5 años. (MOAR 166-150-0155 (3))
Avisos de Reserva de Seguridad de Instalaciones (MCSO18-002): Documenta los servicios de reserva de seguridad prestados por el personal de Seguridad de Instalaciones según se solicite. Incluye formularios de solicitud de reserva, órdenes de registro judicial y documentos relacionados.
Retención: Conservar 2 años. (2007-0017/009, Vencimiento: 01/04/2012)
Registros de Visitantes de Seguridad de las Instalaciones (MCSO18-003(a), MCSO18-003(b) y MCSO18-003(c)): Documentan la autorización de acceso y visitas a las áreas protegidas por la Unidad de Seguridad de las Instalaciones. Incluyen hojas de identificación de visitantes que documentan las etiquetas emitidas a los visitantes del Centro de Justicia; registros de contratistas que documentan el acceso de estos a las obras; registros especiales de visitas que documentan las visitas a reclusos por parte de capellanes, personal médico y otros; nuevas listas de autorización de acceso que documentan las visitas de reclusos aprobadas por el oficial a cargo; y cartas de autorización de acceso que solicitan acceso al juzgado y al Centro de Justicia a diversas partes interesadas, y la aprobación de acceso otorgada por jueces, el jefe de mantenimiento, la Gerencia de Instalaciones y otros.
Retención: MCSO18-003(a) Hojas de identificación de visitantes: conservar durante 15 días; MCSO18-003(b) Registros de visitas de personas no reclusas: conservar durante 2 años; MCSO18-003(c) Demás registros: conservar durante 5 años. (MOAR 166-150-0005 (35))
Registros de Exclusión de Centros Penitenciarios (MCSO18-004): Documenta a las personas excluidas del acceso a centros penitenciarios de forma continua. Los registros incluyen el registro de exclusión de centros, una fotografía de la persona y la documentación relacionada que avala la exclusión. La información incluye el nombre de la persona, el motivo de la exclusión, los centros de los que fue excluida, las fechas de visita e información relacionada.
Retención: Conservar durante 2 years after la finalización de la exclusión. (2007-0017/010, Vencimiento: 01/04/2012)
Registros de Seguridad de las Instalaciones (MCSO18-005): Documenta todos los eventos relacionados con la seguridad que ocurren en las instalaciones correccionales del condado. Incluye fecha, hora, nombre de la persona, descripción del evento e información relacionada. Existen diversos registros de seguridad, entre ellos, el registro del armero, el registro de fondos de los reclusos, las visitas pastorales, las videoconferencias y otros similares.
Retención: 5 años. (MOAR 166-150-0005 (35))
Informes de Actividades del Oficial de Seguridad de las Instalaciones (OSI) (MCSO18-006): Documentan las actividades diarias y mensuales de los Oficiales de Seguridad de las Instalaciones. Los informes diarios documentan el tiempo dedicado al tipo de actividad, la ubicación y la disposición de la misma para cada Oficial de Seguridad de las Instalaciones, con notas adjuntas que documentan los eventos que no requieren informes formales. Los informes mensuales son resúmenes estadísticos de las actividades que se envían a Planificación e Investigación para su análisis.
Retención: Conservación por 5 años. (MOAR 166-150-0135 (1))
Informes de Incidentes (MCSO18-007): Documenta los incidentes ocurridos en las áreas protegidas por la Unidad de Seguridad de Instalaciones. Incluye copias de informes de incidentes con información adjunta e informes de seguimiento que documentan presuntos delitos y reciben números de caso; informes de incidentes no relacionados con delitos sin número de caso; memorandos de seguridad de instalaciones que documentan incidentes menores; e informes de lesiones y daños materiales.
Retención: 10 años. (2007-0017/011, Vencimiento: 04/01/2012)
Registros de Visitas de Reclusos (MCSO18-008): Documenta las visitas de los reclusos. Los registros incluyen tarjetas de visita (que indican a quiénes se les permite verlas), comprobantes de visita (que muestran quién visita al recluso) y un registro de visitas (que muestra las visitas diarias a cada centro). La información incluye el nombre del recluso, el nombre del visitante, la fecha y hora de la visita y el parentesco entre el visitante y el recluso.
Retención: 5 años. (MOAR 166-150-0135 (51))
Registros de Autoentrega (TSI) (MCSO18-009): Documentan a las personas que han sido ingresadas bajo el programa TSI y deben cumplir su condena en fines de semana o por la noche. Los registros incluyen tarjetas de gestión de reclusos, exámenes médicos, copias de registros de ingreso y otros documentos relacionados.
Retención: Retención durante 5 years after la liberación del recluso. (MOAR 166-150-0135 (45))