Tên loạt series (Số hiệu series của cơ quan) : Mô tả, Thời gian lưu giữ (Trích dẫn pháp lý)
Hồ sơ phải trả (LPSCC1-008): Hồ sơ ghi lại việc thanh toán các hóa đơn của hội đồng. Bao gồm báo cáo, hóa đơn, bảng sao kê, chứng từ, đơn đặt hàng, giấy ủy quyền thanh toán, biên lai, séc hoặc lệnh chi đã hủy và các hồ sơ tương tự.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 3 năm. (MOAR 166-150-0110 (1))
Hồ sơ Dự án Chương trình Công nghệ Trái phiếu (LPSCC1-019(a) và LPSCC1-019(b)): Hồ sơ ghi lại các dự án được Hội đồng phê duyệt và được tài trợ bằng trái phiếu trị giá 8,6 triệu đô la do cử tri Quận Multnomah thông qua năm 1996. Các dự án nhằm mục đích cải thiện việc chia sẻ thông tin giữa các nhà cung cấp dịch vụ tư pháp và mua sắm công nghệ thông tin cho các nhà cung cấp dịch vụ tư pháp. Hồ sơ bao gồm ghi chú công việc, báo cáo chi tiêu, sổ cái chi tiêu, tóm tắt dự án, thư từ, đánh giá dự án, hóa đơn và các hồ sơ liên quan. Thông tin chi tiết về từng dự án có thể được tìm thấy tại multco.us/lpscc .
Lưu trữ: LPSCC1-019(a) Hóa đơn: lưu giữ 3 years after dự án hoàn thành; LPSCC1-019(b) Các hồ sơ khác: lưu giữ vĩnh viễn. (2001-0051/001)
Hồ sơ chuẩn bị ngân sách (LPSCC1-001): Hồ sơ ghi lại quá trình chuẩn bị các yêu cầu ngân sách của hội đồng trình lên ủy ban quận. Có thể bao gồm báo cáo của nhân viên, hướng dẫn ngân sách, bảng tính, khảo sát, báo cáo thu chi, kế hoạch chi tiêu, kế hoạch dự phòng, đề xuất ngân sách, báo cáo dự báo tài chính, ngân sách dự án, ngân sách hội đồng đã được thông qua và các hồ sơ tương tự.
Lưu giữ: Lưu giữ 5 năm (MOAR 166-150-0110 (8))
Thư từ: Hồ sơ: 1. ghi lại các thông tin liên lạc được tạo ra hoặc nhận được bởi một cơ quan VÀ 2. liên quan trực tiếp đến chương trình hoặc hoạt động quản lý của cơ quan đó VÀ 3. không được quy định cụ thể trong Lịch trình Lưu trữ của Quận Multnomah. Hồ sơ có thể bao gồm nhưng không giới hạn ở thư từ, bản ghi nhớ, ghi chú và tin nhắn điện tử truyền đạt các phê duyệt chính thức, chỉ đạo hành động và thông tin về hợp đồng, mua sắm, tài trợ, nhân sự và các dự án hoặc chương trình cụ thể.
Lưu giữ: Lưu trữ cùng với chương trình liên quan hoặc hồ sơ hành chính. Các thông tin liên lạc không đáp ứng các tiêu chí nêu trên không cần phải được lưu trữ và có thể được giữ lại khi cần thiết. (OAR 166-150-0005 (10)) Cập nhật 01/08/2018
Biên bản cuộc họp Hội đồng (LPSCC1-018): Hồ sơ ghi lại diễn biến của bất kỳ cuộc họp thường kỳ, đặc biệt, phiên họp kín hoặc cuộc họp khẩn cấp nào của Hội đồng Điều phối An toàn Công cộng Địa phương. Hội đồng có nhiệm vụ theo luật định lập kế hoạch sử dụng các nguồn lực của tiểu bang và địa phương để quản lý tội phạm địa phương và điều phối chính sách tư pháp hình sự địa phương. Hồ sơ có thể bao gồm biên bản, chương trình nghị sự, tài liệu đính kèm, nghị quyết, báo cáo của nhân viên, chỉ mục, bản ghi âm và thư từ, bản ghi nhớ quan trọng. Biên bản và chương trình nghị sự được lưu trữ trực tuyến tại multco.us/lpscc . Bao gồm hồ sơ của toàn thể hội đồng, ủy ban điều hành, nhóm làm việc và Nhóm chỉ đạo Chương trình Công nghệ Bond.
Lưu giữ: Lưu giữ vĩnh viễn. (MOAR 166-150-0005 (15))
Hồ sơ thành viên Hội đồng (LPSCC1-017(a) và LPSCC1-017(b)): Tài liệu ghi lại quá trình phục vụ của thành viên trong Hội đồng Điều phối An toàn Công cộng. Hồ sơ bao gồm thư ứng tuyển, đề cử, thư chấp nhận và từ chức, mẫu đăng ký quan tâm, sổ tay thành viên, thư từ liên quan và các hồ sơ tương tự. Thông tin thành viên hiện tại cũng có tại multco.us/lpscc
Lưu giữ: LPSCC1-017(a) Sổ tay thành viên: lưu giữ cho đến khi được thay thế; LPSCC1-017(b) Tất cả các hồ sơ khác: lưu giữ 5 years after kết thúc dịch vụ. (2001-0051/002)
Hồ sơ Tổ chức Hội đồng (LPSCC1-016): Hồ sơ ghi chép về tổ chức và cơ cấu của Hội đồng Điều phối An toàn Công cộng. Hồ sơ bao gồm kế hoạch hành động, tuyên bố tầm nhìn/mục tiêu, bản sao nghị định thành lập hội đồng, bản sao các thỏa thuận liên chính phủ điều chỉnh hoạt động của hội đồng, chính sách và thủ tục hoạt động, thư từ, sơ đồ quy trình, danh sách thành viên, các ưu tiên và các hồ sơ liên quan khác.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 20 năm. (MOAR 166-150-0005 (20))
Bảng chấm công nhân viên (LPSCC1-013): Hồ sơ ghi chép số giờ làm việc, số giờ nghỉ phép tích lũy và số giờ nghỉ phép đã sử dụng của nhân viên hội đồng. Thông tin thường bao gồm tên và mã số an sinh xã hội của nhân viên, số giờ làm việc, loại và số giờ nghỉ phép đã sử dụng, tổng số giờ, ngày tháng và các dữ liệu liên quan.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 5 năm. (MOAR 166-150-0155 (3))
Hồ sơ bảo trì thiết bị (LPSCC1-007): Hồ sơ bao gồm đơn đặt hàng, hợp đồng thuê, bảo hành, sao kê nhà cung cấp, hợp đồng dịch vụ, hóa đơn tính phí, báo cáo hoạt động fax, yêu cầu thanh lý tài sản, hóa đơn sửa chữa thiết bị, mẫu đơn yêu cầu mua hàng và các hồ sơ liên quan.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 1 year after thiết bị được thanh lý. (MOAR 166-150-0105 (8))
Báo cáo Chi tiêu và Doanh thu (LPSCC1-009): Hồ sơ ghi chép chi tiết các giao dịch như thu nhập và chi tiêu hàng ngày, hàng tháng, hàng quý hoặc theo chu kỳ tương tự. Bao gồm các báo cáo ghi lại doanh thu và chi tiêu của tài khoản để cung cấp tài liệu hỗ trợ cho sổ cái chung. Có thể bao gồm chi tiết về doanh thu, chi tiêu, cam kết chi trả, thu tiền mặt, lệnh chi và các thông tin khác. Thông tin thường bao gồm ngày, người nhận thanh toán, mục đích, quỹ được ghi có hoặc ghi nợ, số séc và các dữ liệu tương tự hoặc liên quan.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 3 năm. (MOAR 166-150-0110 (23))
Hồ sơ nhân sự cá nhân của nhân viên (LPSCC1-015(a) và LPSCC1-015(b)): Hồ sơ có thể bao gồm đơn xin việc ban đầu và các đơn xin việc tiếp theo, các hành động nhân sự, tài liệu thông tin nhân sự, bảng tổng hợp đánh giá, biểu mẫu lịch sử nhân viên, đơn xin nghỉ việc, đơn sa thải, danh sách chứng nhận, thỏa thuận dàn xếp, thư giới thiệu và khen thưởng, các hành động kỷ luật, xếp hạng thành tích, thông tin làm thêm giờ, đánh giá hiệu suất, đơn xin nghỉ phép, biểu mẫu thông báo khẩn cấp, thông tin thẻ xe buýt, sơ yếu lý lịch, thư từ và các hồ sơ liên quan.
Lưu giữ: LPSCC1-015(a) Các hành động kỷ luật: lưu giữ 3 năm hoặc theo quy định của hợp đồng công đoàn; LPSCC1-015(b) Tất cả các hồ sơ khác: lưu giữ 6 years after nhân viên thôi việc. (MOAR 166-150-0160 (10))
Hồ sơ kiểm kê (LPSCC1-006): Hồ sơ kiểm kê tài sản hoặc vật dụng của cơ quan. Thông tin thường bao gồm số hiệu tài sản, mô tả, số đơn đặt hàng, vị trí tài sản, ngày nhận, giá mua, chi phí thay thế, khấu hao và các dữ liệu liên quan.
Lưu giữ: Lưu giữ 2 years after thay thế. (MOAR 166-150-0110 (19))
Hồ sơ chi tiêu tiền mặt (LPSCC1-010): Tài liệu xác thực các khoản mua sắm bằng tiền mặt và yêu cầu hoàn trả quỹ tiền mặt. Hồ sơ bao gồm biên lai, bảng sao kê giao dịch, mẫu phiếu chi tiêu tiền mặt và ghi nhớ yêu cầu thanh toán.
Lưu giữ: Lưu giữ 3 năm. (MOAR 166-150-0110 (20))
Tài liệu đọc chương trình (LPSCC1-020): Bao gồm nhiều báo cáo, nghiên cứu, bài báo, tin tức cắt dán và các tài liệu tham khảo/nghiên cứu khác được sử dụng để phổ biến thông tin cho các thành viên hội đồng hoặc phục vụ nghiên cứu của nhân viên.
Lưu giữ: Lưu giữ cho đến khi được thay thế hoặc lỗi thời. (MOAR 166-150-0005 (8))
Hồ sơ mua hàng (LPSCC1-012): Hồ sơ ghi chép các đơn đặt hàng, ủy quyền và bằng chứng nhận hàng hóa và dịch vụ mà hội đồng đã mua. Hầu hết thông tin này được lưu trữ dưới dạng điện tử trong hệ thống SAP. Bao gồm báo giá, yêu cầu mua hàng, đơn đặt hàng, đơn đặt hàng hạn chế và các hồ sơ liên quan. Hầu hết thông tin bản cứng cuối cùng sẽ được tích hợp vào hồ sơ phải trả.
Lưu giữ: Lưu giữ 3 năm. (MOAR 166-150-0110 (21))
Hồ sơ Tuyển dụng và Lựa chọn (LPSCC1-014(a) và LPSCC1-014(b) và LPSCC1-014(c)): Hồ sơ liên quan đến quy trình tuyển dụng và lựa chọn để lấp đầy các vị trí còn trống trong đội ngũ nhân viên hội đồng. Hồ sơ bao gồm thông báo tuyển dụng vị trí, đơn xin việc, kỳ thi (bao gồm bản sao bài thi viết đã được đánh máy, tiêu chí chấm điểm, câu hỏi phỏng vấn và tiêu chí chấm điểm, bài kiểm tra năng lực và tiêu chí chấm điểm), chứng nhận của người đánh giá từ các thành viên hội đồng phỏng vấn, phân tích tác động bất lợi, danh sách ứng viên đủ điều kiện chính, báo cáo tóm tắt ứng viên từ TRAC, báo cáo luồng ứng viên từ TRAC, hồ sơ về bất kỳ khiếu nại nào của ứng viên và cách giải quyết, chứng nhận đủ điều kiện, tài liệu về quy trình lựa chọn và thư từ liên quan.
Lưu giữ: LPSCC1-014(a) Lưu giữ hồ sơ thông báo, mô tả vị trí và hồ sơ ghi lại việc tạo bài kiểm tra và thang điểm đánh giá trong 10 năm; LPSCC1-014(b) Lưu giữ đơn xin việc và sơ yếu lý lịch không được yêu cầu trong 3 tháng nếu không được trả lại cho người yêu cầu; LPSCC1-014(c) Lưu giữ đơn xin việc không thành công và các hồ sơ khác 3 years after vị trí được lấp đầy hoặc việc tuyển dụng bị hủy bỏ) (MOAR 166-150-0160 (23))
Hồ sơ chi phí đi lại (LPSCC1-011): Hồ sơ ghi chép các yêu cầu, phê duyệt, hoàn trả và các hành động khác liên quan đến việc đi lại của nhân viên và thành viên hội đồng. Bao gồm báo cáo chi phí và biên lai, chứng từ, yêu cầu, phê duyệt và các tài liệu liên quan. Việc lưu giữ cũng áp dụng cho việc sử dụng phương tiện cá nhân. Thông tin thường bao gồm chi phí ước tính, khoản trả trước, chi phí cuối cùng, điểm đến, phương thức vận chuyển, ngày đi, chữ ký phê duyệt và dữ liệu liên quan.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 3 năm. (MOAR 166-150-0110 (24))