Título de la serie (N.° de serie de la agencia) : Descripción, retención (cita legal)
Registros de Cuentas por Pagar (LPSCC1-008): Registros que documentan el pago de facturas municipales. Incluye informes, facturas, estados de cuenta, comprobantes, órdenes de compra, autorizaciones de pago, registros de recibos, cheques o warrants cancelados y registros similares.
Retención: Conservación por 3 años. (MOAR 166-150-0110 (1))
Registros de Proyectos del Programa de Tecnología de Bonos (LPSCC1-019(a) y LPSCC1-019(b)): Registros que documentan los proyectos aprobados por el Consejo y financiados por un bono de $8.6 millones aprobado por los votantes del Condado de Multnomah en 1996. Los proyectos tienen como objetivo mejorar el intercambio de información entre los proveedores de justicia y adquirir tecnología de la información para ellos. Los registros incluyen notas de trabajo, informes de gastos, libro de gastos, resumen del proyecto, correspondencia, revisiones del proyecto, facturas y registros relacionados. Puede encontrar información sobre cada proyecto en multco.us/lpscc .
Conservación: LPSCC1-019(a) Facturas: conservar durante 3 years after la finalización del proyecto; LPSCC1-019(b) Otros registros: conservar permanentemente. (2001-0051/001)
Registros de Preparación Presupuestaria (LPSCC1-001): Registros que documentan la preparación de las solicitudes de presupuesto del consejo presentadas a la comisión del condado. Pueden incluir informes del personal, instrucciones presupuestarias, hojas de trabajo, encuestas, informes de ingresos y gastos, planes de gastos, planes de contingencia, propuestas presupuestarias, informes de previsión financiera, presupuestos de proyectos, presupuestos aprobados por el consejo y registros similares.
Retención: Conservar 5 años (MOAR 166-150-0110 (8))
Correspondencia: Registros que: 1. documentan comunicaciones creadas o recibidas por una agencia, 2. se relacionan directamente con un programa o administración de la agencia, y 3. no se especifican de otra manera en los Programas de Retención del Condado de Multnomah. Los registros pueden incluir, entre otros, cartas, memorandos, notas y mensajes electrónicos que comunican aprobaciones formales, instrucciones de acción e información sobre contratos, compras, subvenciones, personal y proyectos o programas específicos.
Conservación: Archivar en el programa asociado o en los registros administrativos. Las comunicaciones que no cumplan con los criterios anteriores no necesitan archivarse y pueden conservarse según sea necesario. (OAR 166-150-0005 (10)) Actualizado el 01/08/2018
Actas de las Reuniones del Consejo (LPSCC1-018): Actas que documentan las actas de cualquier sesión regular, extraordinaria, ejecutiva o de emergencia del Consejo Coordinador Local de Seguridad Pública. El Consejo tiene la responsabilidad legal de planificar el uso de los recursos estatales y locales para gestionar a los infractores locales y coordinar la política local de justicia penal. Los registros pueden incluir actas, órdenes del día, anexos, resoluciones, informes del personal, índices, grabaciones y correspondencia y memorandos importantes. Las actas y órdenes del día se encuentran en línea en multco.us/lpscc . Incluyen los registros del consejo en pleno, del comité ejecutivo, del grupo de trabajo y del Equipo Directivo del Programa de Tecnología de Bonos.
Retención: Conservar permanentemente. (MOAR 166-150-0005 (15))
Registros de Membresía del Consejo (LPSCC1-017(a) y LPSCC1-017(b)): Documentan el servicio de los miembros en el Consejo Coordinador de Seguridad Pública. Los registros incluyen cartas de solicitud, nominaciones, cartas de aceptación y renuncia, formularios de interés, cuadernos de miembros, correspondencia relacionada y registros similares. La información actual sobre la membresía también se encuentra en multco.us/lpscc
Retención: LPSCC1-017(a) Cuaderno de miembro: conservar hasta su reemplazo; LPSCC1-017(b) Todos los demás registros: conservar 5 years after finalizar el servicio. (2001-0051/002)
Registros Organizativos del Consejo (LPSCC1-016): Registros que documentan la organización y estructura del Consejo Coordinador de Seguridad Pública. Los registros incluyen planes de acción, declaraciones de visión y objetivos, copia de la ordenanza que establece el consejo, copias de los acuerdos intergubernamentales que rigen el consejo, políticas y procedimientos operativos, correspondencia, diagramas de flujo, listas de personal, prioridades y registros relacionados.
Retención: Conservar por 20 años. (MOAR 166-150-0005 (20))
Registros de Horas de Empleados (LPSCC1-013): Registros que documentan las horas trabajadas, las horas de licencia acumuladas y las horas de licencia tomadas por los empleados del consejo. La información suele incluir el nombre y número de seguro social del empleado, las horas trabajadas, el tipo y número de horas de licencia tomadas, el total de horas, las fechas y otros datos relacionados.
Retención: Conservación por 5 años. (MOAR 166-150-0155 (3))
Registros de mantenimiento de equipos (LPSCC1-007): Los registros incluyen órdenes de compra, contratos de arrendamiento, garantías, declaraciones de proveedores, contratos de servicio, facturas de llamadas de cobro, informes de actividad de fax, solicitudes de disposición de propiedad, facturas de reparación de equipos, formularios de solicitud de compra y registros relacionados.
Retención: Conservar durante 1 year after desechar el equipo. (MOAR 166-150-0105 (8))
Informes de Gastos e Ingresos (LPSCC1-009): Registros que documentan detalles de transacciones, como las relacionadas con ingresos y gastos, con frecuencia diaria, mensual, trimestral o similar. Incluye informes que documentan los ingresos y gastos de las cuentas para respaldar el libro mayor. Pueden incluir detalles de ingresos, gastos, gravámenes, cobros, órdenes de compra y otros. La información suele incluir fecha, beneficiario, propósito, fondo abonado o debitado, número de cheque y datos similares o relacionados.
Retención: 3 años. (MOAR 166-150-0110 (23))
Registros de personal de empleados individuales (LPSCC1-015(a) y LPSCC1-015(b)): Los registros pueden incluir solicitudes de empleo originales y posteriores, acciones de personal, documentos de información de personal, hojas de recuperación combinadas, formularios de historial de empleados, renuncias, despidos, listas de certificación, acuerdos de conciliación, recomendaciones y elogios, acciones disciplinarias, calificaciones de mérito, información de horas extra, evaluaciones de desempeño, solicitudes de licencia por ausencia, formulario de notificación de emergencia, información de pase de autobús, currículum, correspondencia y registros relacionados.
Retención: LPSCC1-015(a) Medidas disciplinarias: conservar durante 3 años o según lo especifique el convenio colectivo; LPSCC1-015(b) Todos los demás registros: conservar durante 6 years after la baja del empleado. (MOAR 166-150-0160 (10))
Registros de Inventario (LPSCC1-006): Registros de inventario de bienes o activos de la agencia. La información suele incluir el número de activo, su descripción, el número de orden de compra, su ubicación, la fecha de recepción, el precio de compra, el costo de reposición, la depreciación y otros datos relacionados.
Conservación: Conservar durante 2 years after su sustitución. (MOAR 166-150-0110 (19))
Registros de Caja Chica (LPSCC1-010): Documentos que autentican las compras de caja chica y solicitan el reembolso de fondos de caja chica. Los registros incluyen recibos, extractos de transacciones, formularios de caja chica y memorandos de solicitud de pago.
Retención: 3 años. (MOAR 166-150-0110 (20))
Lecturas del programa (LPSCC1-020): Incluye una variedad de informes, estudios, artículos, nuevos recortes y otros materiales de referencia/investigación utilizados para difundir información a los miembros del consejo o para la investigación del personal.
Retención: Conservar hasta que sea reemplazado o quede obsoleto. (MOAR 166-150-0005 (8))
Registros de Compras (LPSCC1-012): Registros que documentan pedidos, autorizaciones y comprobantes de recepción de la compra de bienes y servicios por parte del ayuntamiento. La mayor parte de esta información se mantiene exclusivamente en formato electrónico en el sistema SAP. Incluye cotizaciones, requisiciones, órdenes de compra, órdenes de compra limitadas y registros relacionados. La mayor parte de la información impresa se integra posteriormente en los registros de cuentas por pagar.
Retención: 3 años. (MOAR 166-150-0110 (21))
Registros de Reclutamiento y Selección (LPSCC1-014(a), LPSCC1-014(b) y LPSCC1-014(c)): Registros relacionados con el proceso de reclutamiento y selección para cubrir puestos vacantes en el personal del consejo. Estos registros incluyen anuncios de reclutamiento, solicitudes, exámenes (incluida una copia codificada del examen escrito, criterios de calificación, preguntas orales del comité y criterios de calificación, examen de desempeño y criterios de calificación), certificación de evaluadores de los miembros del comité, análisis de impacto adverso, lista maestra de elegibles, informe resumido de solicitantes del TRAC, informe de flujo de solicitantes del TRAC, registro de cualquier impugnación de candidatos y su resolución, certificación de elegibles, documentación del proceso de selección y correspondencia relacionada.
Retención: LPSCC1-014(a) Conservar los registros de anuncios, la descripción del puesto y los registros que documenten la creación de la escala de prueba y calificación durante 10 años; LPSCC1-014(b) Conservar las solicitudes y currículums no solicitados durante 3 meses si no se devuelven al abogado; LPSCC1-014(c) Conservar las solicitudes no seleccionadas y otros registros 3 years after que se cubra el puesto o se cancele el reclutamiento) (MOAR 166-150-0160 (23))
Registros de Gastos de Viaje (LPSCC1-011): Registros que documentan solicitudes, autorizaciones, reembolsos y otras acciones relacionadas con los viajes de empleados y miembros del consejo. Incluye informes de gastos y recibos, comprobantes, solicitudes, autorizaciones y documentos relacionados. La retención también aplica al uso de vehículos privados. La información suele incluir costos estimados, pagos anticipados, costos finales, destino, medio de transporte, fechas de viaje, firmas de aprobación y datos relacionados.
Retención: 3 años. (MOAR 166-150-0110 (24))