Thư viện: Dịch vụ hành chính
Mô tả loạt phim
Tên loạt series (Số hiệu series của cơ quan) : Mô tả, Thời gian lưu giữ (Trích dẫn pháp lý)
Báo cáo kế toán (L01-004):
Tài liệu này ghi chép các khoản chi và thu của thư viện về nhân sự, vật liệu và dịch vụ, cũng như chi phí gián tiếp. Các báo cáo được sử dụng để chuẩn bị phần thu và chi của báo cáo thường niên của Thư viện Tiểu bang. Bao gồm các bản sao báo cáo được tạo ra bởi hệ thống kế toán của quận, bao gồm các báo cáo chi tiết và tóm tắt về doanh thu, chi phí, các khoản cam kết, số dư tiền mặt, bảng cân đối thử, bảng lương và các báo cáo khác được sử dụng trong việc theo dõi và đối chiếu các tài khoản ngân sách.
Lưu giữ: Lưu giữ 3 năm . (OAR 166-150-0110 (13))
Ngân sách Bộ đã được thông qua (L01-008):
Hồ sơ ghi chép kế hoạch tài chính thường niên cuối cùng đã được cơ quan quản lý phê duyệt cho tất cả các khoản chi tiêu của phòng ban. Thông tin có thể bao gồm thông điệp ngân sách, tóm tắt tài chính, doanh thu và chi phí, chương trình hoạt động, trả nợ, phân tích vị trí và tiền lương, phân bổ chi phí chung, sơ đồ tổ chức, số tiền thực tế và dự toán trước đó, và các dữ liệu liên quan. Cần lưu giữ bản sao khi cần thiết.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 10 năm. (OAR 166-150-0110 (6))
Hồ sơ chuẩn bị ngân sách (L01-007):
Hồ sơ ghi chép quá trình chuẩn bị các yêu cầu ngân sách của phòng ban trình lên cơ quan quản lý được chỉ định. Có thể bao gồm báo cáo của nhân viên, hướng dẫn ngân sách, bảng tính, khảo sát, báo cáo phân bổ, kế hoạch chi tiêu, kế hoạch dự phòng, đề xuất ngân sách, báo cáo dự báo tài chính và các hồ sơ tương tự.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 5 năm. (OAR 166-150-0110 (7))
Hồ sơ quản lý hợp đồng (L01-005):
Hồ sơ này ghi chép việc quản lý các hoạt động và thanh toán của nhà thầu cho tất cả các hợp đồng của Thư viện. Hồ sơ bao gồm báo cáo chi phí, bản sao chứng từ thanh toán (bao gồm cả biên nhận thanh toán và hóa đơn), phê duyệt hợp đồng, sửa đổi hợp đồng, danh sách kiểm tra xem xét hợp đồng, màn hình nhập dữ liệu, mẫu chuyển tiếp hợp đồng, bản sao hợp đồng, giấy chứng nhận bảo hiểm, thông tin nhà thầu (phá sản, kiện tụng, v.v.) và thư từ liên quan.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 10 năm. (OAR 166-150-0005 (9))
Hồ sơ tiền gửi (L01-002):
Hồ sơ này ghi nhận các khoản tiền gửi thu được từ hoạt động thư viện. Không bao gồm biên lai của các thư viện chi nhánh. Hồ sơ bao gồm thông báo gửi tiền, biên lai gửi tiền, bản sao séc, thư từ và các tài liệu liên quan.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 3 năm. (OAR 166-150-0110 (2))
Phiếu ghi sổ kế toán chung (L01-006):
Dùng để sửa lỗi mã hóa trên phiếu thanh toán. Hiển thị ngày tháng, thông tin mã hóa tài khoản ban đầu, thông tin mã hóa tài khoản chính xác, ghi chú và chữ viết tắt của kế toán.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 3 năm. (OAR 166-150-0110 (22))
Hồ sơ báo cáo tài trợ (L01-010):
Hồ sơ bao gồm các quyết định cấp kinh phí, báo cáo chi tiêu và yêu cầu thanh toán kinh phí từ các nguồn tài trợ liên bang, tiểu bang và địa phương. Bao gồm thông báo cấp kinh phí, hợp đồng tài trợ (bao gồm cả các sửa đổi và bổ sung), báo cáo tiến độ và báo cáo chi tiêu cuối cùng, các yêu cầu thanh toán kèm theo tài liệu chứng minh và thư từ liên quan.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 5 năm. (OAR 166-150-0110 (16)
Phiếu thanh toán (L01-003):
Hồ sơ thanh toán cho hàng hóa và dịch vụ. Bao gồm các chứng từ thanh toán ghi rõ số tiền và mô tả thanh toán, chữ ký được ủy quyền và mã tài khoản dùng để thanh toán, cùng với bản sao hóa đơn.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 3 năm. (OAR 166-150-0110 (1))
Báo cáo thống kê dịch vụ công (L01-009(a) và L01-009(b)):
Tài liệu này ghi lại việc sử dụng hệ thống thư viện Quận Multnomah của công chúng. Hồ sơ bao gồm các báo cáo thống kê hàng tháng từ hệ thống thư viện tích hợp của thư viện, thông tin thống kê từ các thư viện chi nhánh, bảng tính (Excel 97) chứa tóm tắt thông tin thống kê, và một trang web trên mạng nội bộ của thư viện liên kết đến các bảng tính tóm tắt đó. Thông tin bao gồm thống kê hàng tháng về việc sử dụng của công chúng tại mỗi thư viện trong hệ thống thư viện của quận và tổng số liệu cho toàn hệ thống.
Lưu trữ: L01-009(a) Báo cáo thống kê: lưu trữ vĩnh viễn; L01-009(b) Hồ sơ chuẩn bị: lưu trữ 2 năm. (2000-0025/013)
Hồ sơ mua hàng (L01-001):
Hồ sơ ghi chép các đơn đặt hàng, ủy quyền và bằng chứng nhận hàng hóa và dịch vụ mà bộ phận đã mua. Không bao gồm hồ sơ mua hàng cho chương trình dịch vụ kỹ thuật. Bao gồm đơn đặt hàng và yêu cầu mua hàng, ủy quyền mua hàng, yêu cầu thanh toán, lệnh phát hành hợp đồng, thông số kỹ thuật vật liệu và chi phí, đơn đặt hàng kho trung tâm hoặc in ấn, đơn đặt hàng dịch vụ điện thoại và các hồ sơ tương tự.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 3 năm. (OAR 166-150-0110 (20))