Biblioteca: Servicios Administrativos
Descripciones de las series
Título de la serie (N.° de serie de la agencia) : Descripción, retención (cita legal)
Informes Contables (L01-004):
Documenta los gastos e ingresos de la biblioteca en personal, materiales y servicios, así como en costos indirectos. Los informes se utilizan para preparar la sección de ingresos y gastos del informe anual de la Biblioteca Estatal. Consisten en copias de los informes generados por los sistemas contables del condado, incluyendo informes detallados y resumidos de ingresos, gastos, gravámenes, saldos de caja, balances de comprobación, nóminas y otros informes utilizados para el seguimiento y la conciliación de las cuentas presupuestarias.
Retención: Conservar por 3 años . (OAR 166-150-0110 (13))
Presupuesto Departamental Aprobado (L01-008):
Registros que documentan el plan financiero anual final aprobado por un órgano rector para todos los gastos del departamento. La información puede incluir el mensaje presupuestario, resúmenes financieros, ingresos y gastos, programas operativos, servicio de la deuda, análisis de puestos y salarios, asignación de gastos generales, organigramas, importes reales y presupuestados anteriores, y datos relacionados. Se deben conservar copias según sea necesario.
Retención: Conservar por 10 años. (OAR 166-150-0110 (6))
Registros de preparación de presupuesto (L01-007):
Registros que documentan la preparación de las solicitudes presupuestarias departamentales presentadas al órgano rector correspondiente. Pueden incluir informes del personal, instrucciones presupuestarias, hojas de trabajo, encuestas, informes de asignación, planes de gastos, planes de contingencia, propuestas presupuestarias, informes de previsión financiera y registros similares.
Retención: Conservar durante 5 años. (OAR 166-150-0110 (7))
Registros de administración de contratos (L01-005):
Documenta la gestión de las actividades de los contratistas y los pagos de todos los contratos de la Biblioteca. Los registros incluyen informes de gastos, copias de comprobantes de pago (incluyendo memorandos y facturas), aprobaciones y modificaciones de contratos, listas de verificación para la revisión de contratos, pantallas de entrada de datos, formulario de enrutamiento de contratos, copias de contratos, certificados de seguro, información de contratistas (quiebras, demandas, etc.) y correspondencia relacionada.
Retención: Conservar por 10 años. (OAR 166-150-0005 (9))
Registros de depósito (L01-002):
Documenta los depósitos realizados con los ingresos provenientes de las operaciones de la biblioteca. No incluye los recibos de la biblioteca sucursal. Los registros incluyen avisos de depósito, recibos de depósitos, copias de cheques, correspondencia y documentación relacionada.
Retención: Conservar por 3 años. (OAR 166-150-0110 (2))
Comprobantes del Diario General (L01-006):
Se utiliza para corregir errores de codificación en comprobantes de pago. Muestra la fecha, la información de codificación de la cuenta original, la información de codificación correcta, las observaciones y las iniciales del contador.
Retención: Conservar por 3 años. (OAR 166-150-0110 (22))
Registros de informes de subvenciones (L01-010):
Documenta las subvenciones otorgadas, los gastos declarados y las solicitudes de subvenciones de fuentes de financiación federales, estatales y locales. Incluye notificaciones de concesión de subvenciones, contratos de subvención con sus enmiendas y modificaciones, informes de progreso y gastos finales, solicitudes con documentación justificativa y correspondencia relacionada.
Retención: Conservar 5 años. (OAR 166-150-0110 (16)
Comprobantes de Pago (L01-003):
Documenta los pagos de bienes y servicios. Incluye comprobantes de pago que indican el importe y la descripción del pago, la firma autorizada y el código contable desde el que se realizará el pago, así como copias de las facturas.
Retención: Conservar por 3 años. (OAR 166-150-0110 (1))
Informes estadísticos del servicio público (L01-009(a) y L01-009(b)):
Documenta el uso público del sistema de la Biblioteca del Condado de Multnomah. Los registros incluyen informes estadísticos mensuales del sistema integrado de la biblioteca, información estadística de las bibliotecas sucursales, hojas de cálculo (Excel 97) con resúmenes de la información estadística y un sitio web en la intranet de la biblioteca con enlaces a los resúmenes de las hojas de cálculo. La información incluye estadísticas mensuales sobre el uso público de cada biblioteca del sistema de bibliotecas del condado y los totales de todo el sistema.
Conservación: L01-009(a) Informes estadísticos: conservar permanentemente; L01-009(b) Registros de preparación: conservar durante 2 años. (2000-0025/013)
Registros de compras (L01-001):
Registros que documentan pedidos, autorizaciones y comprobantes de recepción de la compra de bienes y servicios por parte del departamento. No incluye los registros de compras del programa de servicios técnicos. Incluye órdenes y solicitudes de compra, autorizaciones de compra, requisiciones, órdenes de liberación de contrato, especificaciones de materiales y costos, órdenes de almacenamiento central o de impresión, órdenes de servicio telefónico y registros similares.
Retención: Conservar por 3 años. (OAR 166-150-0110 (20))