Mô tả loạt phim
Tên loạt series (Số hiệu series của cơ quan) : Mô tả, Thời gian lưu giữ (Trích dẫn pháp lý)
Báo cáo kế toán (TR07-004): Báo cáo ghi chép tình hình tài chính chung và hoạt động của bộ phận. Bao gồm việc hạch toán tất cả các khoản thu và chi liên quan đến ngân sách cuối kỳ. Hồ sơ có thể bao gồm báo cáo hàng tháng, hàng quý, hàng năm và các báo cáo tương tự.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 3 năm. (MOAR 166-150-0110 (5))
Hồ sơ phải trả (TR07-001): Hồ sơ ghi lại việc thanh toán các hóa đơn của phòng ban. Bao gồm báo cáo, hóa đơn, bảng sao kê, chứng từ, đơn đặt hàng, giấy ủy quyền thanh toán, biên lai, séc hoặc lệnh thanh toán đã hủy và các hồ sơ tương tự. Phần lớn thông tin này được lưu trữ trong hệ thống doanh nghiệp.
Lưu giữ: Lưu giữ 6 năm kể từ khi hoàn tất tài liệu cuối cùng (trừ khi có quy định khác trong khoản tài trợ). (OAR 732-040-0020 (4))
Hồ sơ khoản phải thu (TR07-002): Hồ sơ ghi chép doanh thu mà bộ phận được hưởng. Cũng ghi chép việc lập hóa đơn và thu tiền. Có thể bao gồm báo cáo, biên lai, hóa đơn, chứng từ, nhật ký, danh sách, tóm tắt, bảng sao kê và các hồ sơ tương tự. Thông tin thường bao gồm số tiền nhận được, ngày, số hóa đơn, tên, số tài khoản, số dư tài khoản, điều chỉnh và các dữ liệu tương tự. Phần lớn thông tin này được lưu trữ trong hệ thống doanh nghiệp.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 6 years after thu thập, được coi là không thể thu hồi hoặc từ tài liệu kết thúc cuối cùng (trừ khi có quy định khác trong khoản tài trợ), tùy theo thời gian nào dài hơn. (OAR 732-040-0020 (4))
Hồ sơ kiểm toán nội bộ (TR07-011): Hồ sơ ghi lại quá trình kiểm tra tình hình tài chính, kiểm soát nội bộ và các chính sách, thủ tục tuân thủ của cơ quan. Hồ sơ cũng có thể ghi lại hiệu quả hoạt động hoặc các cuộc kiểm toán liên quan đến tài chính khác do cơ quan hoặc kiểm toán viên được thuê thực hiện. Hồ sơ có thể bao gồm báo cáo kiểm toán, tài liệu hỗ trợ, nhận xét và thư từ.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 10 năm. (MOAR 166-150-0005 (5))
Hồ sơ giao dịch ngân hàng (TR07-006): Hồ sơ ghi chép tình trạng hiện tại và hoạt động giao dịch của quỹ cơ quan được giữ tại ngân hàng. Có thể bao gồm sao kê tài khoản, phiếu gửi và rút tiền, séc và các hồ sơ liên quan. Thông tin bao gồm số ngân hàng và số tài khoản, ngày giao dịch, số dư đầu kỳ, số tiền séc hoặc tiền gửi, số chứng từ, điều chỉnh, mô tả giao dịch, số dư cuối kỳ và dữ liệu liên quan.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 3 năm. (OAR 166-150-0210 (2))
Hồ sơ trái phiếu (TR07-007): Hồ sơ ghi lại sự cho phép tài trợ cho các cải tiến thông qua nợ trái phiếu. Bao gồm các giấy phép, tài liệu tài chính hỗ trợ, xếp hạng trái phiếu, bản sao mẫu trái phiếu đã phát hành và các hồ sơ liên quan.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 3 năm. (OAR 166-150-0210 (3,4,5))
Biên lai thu tiền mặt (TR07-009): Ghi nhận phí dịch vụ và tài liệu do khách hàng của LUT thanh toán. Hiển thị ngày, số tham chiếu, phí, số tiền thanh toán, số dư cần thanh toán, tên khách hàng và băng giấy ghi nhận tổng số tiền hàng ngày.
Lưu giữ: Lưu giữ 3 năm. (MOAR 166-150-0110 (2))
Thư từ: Hồ sơ: 1. ghi lại các thông tin liên lạc được tạo ra hoặc nhận được bởi một cơ quan VÀ 2. liên quan trực tiếp đến chương trình hoặc hoạt động quản lý của cơ quan đó VÀ 3. không được quy định cụ thể trong Lịch trình Lưu trữ của Quận Multnomah. Hồ sơ có thể bao gồm nhưng không giới hạn ở thư từ, bản ghi nhớ, ghi chú và tin nhắn điện tử truyền đạt các phê duyệt chính thức, chỉ đạo hành động và thông tin về hợp đồng, mua sắm, tài trợ, nhân sự và các dự án hoặc chương trình cụ thể.
Lưu giữ: Lưu trữ cùng với chương trình liên quan hoặc hồ sơ hành chính. Các thông tin liên lạc không đáp ứng các tiêu chí nêu trên không cần phải được lưu trữ và có thể được giữ lại khi cần thiết. (OAR 166-150-0005 (10)) Cập nhật 01/04/2018
Hồ sơ lương nhân viên cá nhân (TR07-016): Tài liệu ghi lại các khoản khấu trừ và giữ lại tiền lương của nhân viên, các điều chỉnh và sửa đổi đối với hồ sơ lương của nhân viên, các giao dịch liên quan đến hưu trí, xác minh việc làm và các hành động khác ảnh hưởng đến tiền lương của nhân viên. Hồ sơ bao gồm các biểu mẫu điều chỉnh lương, mẫu W-4 liên bang, ủy quyền chuyển khoản trực tiếp, ủy quyền khấu trừ công đoàn/đóng góp công bằng, yêu cầu xác minh việc làm hoặc lương, quyên góp nghỉ phép, thay đổi loại hình việc làm, nghỉ phép không lương, hồ sơ tịch thu tài sản, hồ sơ phá sản, hồ sơ thanh toán tiền cấp dưỡng nuôi con, thư từ liên quan và các thông tin tương tự.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 5 năm. (MOAR 166-150-0150 (1,5,6,13))
Hồ sơ hợp đồng bảo hiểm (TR07-013): Hồ sơ ghi chép các điều khoản và điều kiện của hợp đồng bảo hiểm giữa sở và các công ty bảo hiểm. Hồ sơ thường bao gồm hợp đồng, phụ lục, thông báo thay đổi phí bảo hiểm, đại lý được ủy quyền và các tài liệu liên quan.
Giữ lại: 6 years after hết hạn nếu không có yêu cầu bồi thường nào đang chờ xử lý. (MOAR 166-150-0200 (8))
Báo cáo lương (TR07-01): Các báo cáo, nghiên cứu thống kê và các hồ sơ khác được thiết kế và sử dụng để lập ngân sách, dự báo, quản lý khối lượng công việc và nhân sự, nghiên cứu và tham khảo chung. Thường bao gồm các báo cáo tổng hợp sắp xếp tiền lương, các khoản khấu trừ và các dữ liệu khác thành các danh mục như từ đầu quý đến nay, từ đầu năm đến nay, từ đầu năm tài chính đến nay, phòng ban, bộ phận, phân khu, đóng góp của người lao động/người sử dụng lao động, và các danh mục khác.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 3 năm. (MOAR 166-150-0155 (8))
Báo cáo lương (TR07-017): Các báo cáo, nghiên cứu thống kê và các hồ sơ khác được thiết kế và sử dụng để lập ngân sách, dự báo, quản lý khối lượng công việc và nhân sự, nghiên cứu và tham khảo chung. Thường bao gồm các báo cáo tổng hợp sắp xếp tiền lương, các khoản khấu trừ và các dữ liệu khác thành các danh mục như từ đầu quý đến nay, từ đầu năm đến nay, từ đầu năm tài chính đến nay, phòng ban, bộ phận, phân khu, đóng góp của người lao động/người sử dụng lao động, và các danh mục khác.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 3 năm. (MOAR 166-150-0155 (8))
Hồ sơ quỹ tiền mặt (TR07-003): Hồ sơ ghi chép hoạt động chi tiêu quỹ tiền mặt của bộ phận. Hồ sơ bao gồm các yêu cầu và ủy quyền thiết lập quỹ tiền mặt, sổ cái, báo cáo, yêu cầu chi trả, bản sao biên lai và hóa đơn. Phần lớn thông tin này được lưu trữ trong hệ thống SAP của doanh nghiệp.
Lưu giữ: Lưu giữ 3 năm. (MOAR 166-150-0110 (20))
Các Tuyên bố về Chính sách và Quy trình (TR07-008(a) và TR07-008(b)): Tài liệu thuộc chuỗi này xem xét, đánh giá, phát triển và phê duyệt các chính sách và quy trình của bộ phận dịch vụ kinh doanh. Hồ sơ có thể bao gồm các bản tin và khuyến cáo phê duyệt, tuyên bố sứ mệnh và mục tiêu, sổ tay hướng dẫn và các tuyên bố chính sách và chỉ thị cuối cùng. Thông tin thường bao gồm số hiệu chính sách và quy trình, ngày sửa đổi, nhận dạng chủ đề, mô tả bằng văn bản, thông tin phê duyệt và ngày có hiệu lực.
Lưu giữ: TR07-008(a) Sổ tay quy trình văn thư thông thường: lưu giữ 2 years after lỗi thời hoặc bị thay thế; TR07-008(b) Các hồ sơ khác: Lưu giữ 20 years after bị thay thế. (MOAR 166-150-0005 (24,25))
Hồ sơ thu và chi doanh thu (TR07-012):
Lưu giữ: Lưu giữ 3 năm. (MOAR 166-150-0110 (2)
Hồ sơ ủy quyền chữ ký (TR07-010): Tài liệu ghi lại sự ủy quyền của các nhân viên được chỉ định để ký các tài liệu tài chính và hợp đồng. Bao gồm danh sách ủy quyền chữ ký, ghi rõ tên, chữ ký, cơ quan và cấp độ ủy quyền.
Thời gian lưu giữ: 6 years after giấy phép bị thay thế hoặc hết hạn. (MOAR 166-150-0110 (22))
Hồ sơ chi phí đi lại (TR07-015): Hồ sơ ghi chép các yêu cầu, phê duyệt, hoàn trả và các hành động khác liên quan đến việc đi lại của nhân viên. Bao gồm đơn xin đi lại và đào tạo, yêu cầu tạm ứng thanh toán, biên lai chi phí, hoàn trả tiền xăng xe, bảng tính phụ cấp hàng ngày, bảng tính chuyến đi, thư từ liên quan và các hồ sơ liên quan khác.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 3 năm. (MOAR 166-150-0110 (24))
Dòng sản phẩm lỗi thời:
Hồ sơ thanh toán các khoản phải trả cho các khoản tài trợ của liên bang (TR07-018): Hồ sơ ghi lại việc thanh toán các hóa đơn của bộ phận cho các tài khoản cụ thể liên quan đến các khoản tài trợ của liên bang. Bao gồm báo cáo, hóa đơn, bảng sao kê, chứng từ, đơn đặt hàng, giấy ủy quyền thanh toán, biên lai, séc hoặc lệnh chi đã hủy và các hồ sơ tương tự.
Lưu giữ: Lưu giữ 6 năm kể từ khi hoàn tất tài liệu cuối cùng (trừ khi có quy định khác trong khoản tài trợ). (OAR 166-150-0110 (16c))