Descripciones de las series
Título de la serie (N.° de serie de la agencia) : Descripción, retención (cita legal)
Informes Contables (TR07-004): Informes que documentan la situación financiera general y el funcionamiento de la división. Incluyen la contabilidad de todos los ingresos y gastos en relación con el presupuesto final. Los registros pueden incluir informes mensuales, trimestrales, anuales y similares.
Retención: 3 años. (MOAR 166-150-0110 (5))
Registros de Cuentas por Pagar (TR07-001): Registros que documentan el pago de las facturas del departamento. Incluye informes, facturas, estados de cuenta, comprobantes, órdenes de compra, autorizaciones de pago, registros de recibos, cheques o warrants cancelados y registros similares. Gran parte de esta información se conserva en el sistema empresarial.
Retención: Conservar la documentación durante 6 años a partir del cierre final (a menos que la concesión especifique lo contrario). (OAR 732-040-0020 (4))
Registros de Cuentas por Cobrar (TR07-002): Registros que documentan los ingresos adeudados al departamento. También documentan la facturación y el cobro de fondos. Pueden incluir informes, recibos, facturas, premios, registros, listas, resúmenes, estados de cuenta y registros similares. La información suele incluir el importe del recibo, la fecha, el número de factura, el nombre, el número de cuenta, el saldo de la cuenta, los ajustes y datos similares. Gran parte de esta información se conserva en el sistema empresarial.
Retención: Conservar durante 6 years after su cobro, su incobrable o desde la documentación de cierre final (a menos que la concesión especifique lo contrario), lo que sea más largo. (OAR 732-040-0020 (4))
Registros de Auditoría Interna (TR07-011): Los registros documentan el análisis de la situación fiscal, el control interno y las políticas y procedimientos de cumplimiento de la agencia. También pueden documentar auditorías de rendimiento u otras auditorías financieras realizadas por la agencia o auditores contratados. Los registros pueden incluir informes de auditoría, documentación de apoyo, comentarios y correspondencia.
Retención: Conservar por 10 años. (MOAR 166-150-0005 (5))
Registros de Transacciones Bancarias (TR07-006): Registros que documentan el estado actual y la actividad transaccional de los fondos de la agencia depositados en bancos. Pueden incluir extractos de cuenta, comprobantes de depósito y retiro, cheques y registros relacionados. La información incluye números de banco y de cuenta, fechas de transacción, saldo inicial, monto del cheque o depósito, números de documento, ajustes, descripción de la transacción, saldo final y datos relacionados.
Retención: Conservar por 3 años. (OAR 166-150-0210 (2))
Registros de Bonos (TR07-007): Registros que documentan la autorización para financiar mejoras mediante deuda garantizada. Incluye autorizaciones, documentación financiera de respaldo, calificaciones de bonos, ejemplos de bonos emitidos y registros relacionados.
Retención: Conservar por 3 años. (OAR 166-150-0210 (3,4,5))
Recibos de Caja (TR07-009): Documenta las tarifas pagadas por los clientes de LUT por documentos y servicios. Muestra la fecha, el número de referencia, los cargos, el importe del pago, el saldo adeudado, el nombre del cliente y una cinta de registro con los totales diarios.
Retención: Conservación por 3 años. (MOAR 166-150-0110 (2))
Correspondencia: Registros que: 1. documentan comunicaciones creadas o recibidas por una agencia, 2. se relacionan directamente con un programa o administración de la agencia, y 3. no se especifican de otra manera en los Programas de Retención del Condado de Multnomah. Los registros pueden incluir, entre otros, cartas, memorandos, notas y mensajes electrónicos que comunican aprobaciones formales, instrucciones de acción e información sobre contratos, compras, subvenciones, personal y proyectos o programas específicos.
Conservación: Archivar en el programa asociado o en los registros administrativos. Las comunicaciones que no cumplan con los criterios anteriores no necesitan archivarse y pueden conservarse según sea necesario. (OAR 166-150-0005 (10)) Actualizado el 01/04/2018
Registros de Nómina de Empleados Individuales (TR07-016): Documenta las autorizaciones de deducciones y retenciones, correcciones y ajustes realizados a su historial salarial, transacciones relacionadas con la jubilación, verificación de empleo y otras acciones que afectan su remuneración. Estos registros incluyen formularios de ajuste de nómina, formularios W-4 federales, autorizaciones de depósito directo, autorizaciones de deducciones sindicales/de participación justa, solicitudes de verificación de empleo o salario, donaciones de licencias, cambios de categoría laboral, licencias, registros de embargos, registros de quiebras, registros de pagos de manutención infantil, correspondencia relacionada e información similar.
Retención: Conservar durante 5 años. (MOAR 166-150-0150 (1,5,6,13))
Registros de Pólizas de Seguro (TR07-013): Registros que documentan los términos y condiciones de las pólizas de seguro entre el departamento y las aseguradoras. Estos registros suelen incluir pólizas, endosos, avisos de cambio de tarifa, agente registrado y documentos relacionados.
Retención: 6 years after del vencimiento si no hay reclamaciones pendientes. (MOAR 166-150-0200 (8))
Informes de Nómina (TR07-01): Informes, estudios estadísticos y otros registros diseñados y utilizados para la elaboración de presupuestos, proyecciones, gestión de la carga de trabajo y del personal, investigación y referencia general. Suelen consistir en informes de recapitulación que organizan salarios, deducciones y otros datos en categorías como acumulado trimestral, acumulado anual, acumulado fiscal, departamento, división, sección, contribuciones del empleado/empleador, entre otras.
Retención: 3 años. (MOAR 166-150-0155 (8))
Informes de Nómina (TR07-017): Informes, estudios estadísticos y otros registros diseñados y utilizados para la elaboración de presupuestos, proyecciones, gestión de la carga de trabajo y del personal, investigación y referencia general. Suelen consistir en informes de recapitulación que organizan salarios, deducciones y otros datos en categorías como acumulado trimestral, acumulado anual, acumulado fiscal, departamento, división, sección, contribuciones del empleado/empleador, entre otras.
Retención: 3 años. (MOAR 166-150-0155 (8))
Registros de Caja Chica (TR07-003): Estos registros documentan la actividad de caja chica del departamento. Incluyen solicitudes y autorizaciones para establecer fondos de caja chica, libros de contabilidad, estados de cuenta, solicitudes de desembolso, copias de recibos y facturas. Gran parte de esta información se conserva en el sistema SAP de la empresa.
Retención: 3 años. (MOAR 166-150-0110 (20))
Declaraciones de Políticas y Procedimientos (TR07-008(a) y TR07-008(b)): La serie documenta la revisión, evaluación, desarrollo y autorización de las políticas y procedimientos de la sección de servicios empresariales. Los registros pueden incluir boletines y avisos de autorización, declaraciones de misión y objetivos, manuales y declaraciones y directivas finales de políticas. La información suele incluir los números de política y procedimiento, las fechas de revisión, la identificación del sujeto, la descripción narrativa, la información de la autorización y la fecha de entrada en vigor.
Retención: TR07-008(a) Manuales de procedimientos administrativos rutinarios: conservar 2 years after su obsolescencia o sustitución; TR07-008(b) Otros registros: conservar durante 20 years after su sustitución. (MOAR 166-150-0005 (24,25))
Registros de recaudación y desembolso de ingresos (TR07-012):
Retención: Conservar por 3 años. (MOAR 166-150-0110 (2)
Registros de Autorización de Firma (TR07-010): Documenta la autorización de los empleados designados para firmar documentos fiscales y contractuales. Incluye listas de autorización de firma que indican nombre, firma, agencia y nivel de autorización.
Retención: 6 years after la fecha de caducidad o sustitución de la autorización. (MOAR 166-150-0110 (22))
Registros de Gastos de Viaje (TR07-015): Registros que documentan solicitudes, autorizaciones, reembolsos y otras acciones relacionadas con los viajes de los empleados. Incluye solicitudes de viajes y capacitación, solicitudes de anticipo de pago, recibos de gastos, reembolsos de kilometraje, hojas de cálculo de viáticos, hojas de cálculo de viajes, correspondencia relacionada y registros relacionados.
Retención: 3 años. (MOAR 166-150-0110 (24))
Serie obsoleta:
Registros de Cuentas por Pagar para Subvenciones con Financiamiento Federal (TR07-018): Registros que documentan el pago de facturas departamentales para cuentas específicas de subvenciones con financiamiento federal. Incluye informes, facturas, estados de cuenta, comprobantes, órdenes de compra, autorizaciones de pago, registros de recibos, cheques o warrants cancelados y registros similares.
Conservación: Conservar la documentación durante 6 años a partir del cierre final (a menos que la subvención especifique lo contrario). (OAR 166-150-0110 (16c))