Mô tả loạt phim
Tên loạt series (Số hiệu series của cơ quan) : Mô tả, Thời gian lưu giữ (Trích dẫn pháp lý)
Hồ sơ chuẩn bị ngân sách (MCSO29-009): Hồ sơ ghi lại quá trình chuẩn bị các yêu cầu ngân sách chương trình trình lên cơ quan quản lý được chỉ định. Có thể bao gồm báo cáo của nhân viên, hướng dẫn ngân sách, bảng tính, khảo sát, báo cáo phân bổ, kế hoạch chi tiêu, kế hoạch dự phòng, đề xuất ngân sách, báo cáo dự báo tài chính và các hồ sơ tương tự.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 2 năm. (MOAR 166-155-0110 (8))
Hồ sơ mua hàng của cửa hàng quân nhu (MCSO29-003): Hồ sơ ghi chép các đơn đặt hàng, ủy quyền và bằng chứng nhận hàng hóa và dịch vụ được cửa hàng quân nhu mua. Hồ sơ được sao chép tại đơn vị tài chính MCSO. Bao gồm đơn đặt hàng và yêu cầu mua hàng, ủy quyền mua hàng, yêu cầu thanh toán, lệnh phát hành hợp đồng, hồ sơ vận chuyển và các hồ sơ tương tự.
Lưu giữ: Lưu giữ 3 năm. (MOAR 166-150-0110 (21))
Thư từ: Hồ sơ: 1. ghi lại các thông tin liên lạc được tạo ra hoặc nhận được bởi một cơ quan VÀ 2. liên quan trực tiếp đến chương trình hoặc hoạt động quản lý của cơ quan đó VÀ 3. không được quy định cụ thể trong Lịch trình Lưu trữ của Quận Multnomah. Hồ sơ có thể bao gồm nhưng không giới hạn ở thư từ, bản ghi nhớ, ghi chú và tin nhắn điện tử truyền đạt các phê duyệt chính thức, chỉ đạo hành động và thông tin về hợp đồng, mua sắm, tài trợ, nhân sự và các dự án hoặc chương trình cụ thể.
Lưu giữ: Lưu trữ cùng với chương trình liên quan hoặc hồ sơ hành chính. Các thông tin liên lạc không đáp ứng các tiêu chí nêu trên không cần phải được lưu trữ và có thể được giữ lại khi cần thiết. (OAR 166-150-0005 (10)) Cập nhật 01/08/2018
Hồ sơ nhân sự cá nhân (MCSO29-011): Hồ sơ ghi lại lịch sử làm việc của các nhân viên cá nhân không phải tình nguyện viên tại cơ quan. Thường được lưu giữ dưới dạng hồ sơ vụ việc. Có thể bao gồm đơn xin việc, sơ yếu lý lịch, quyết định bổ nhiệm, hồ sơ hành động nhân sự, hồ sơ khiếu nại, hồ sơ kỷ luật, hồ sơ đào tạo, đánh giá hiệu suất và các hồ sơ khác được sử dụng để ghi lại lịch sử làm việc của nhân viên.
Giữ lại: Giữ lại 6 years after nhân viên thôi việc. (MOAR 166-150-0160 (10))
Thẻ quần áo tù nhân (MCSO29-015): Tài liệu ghi nhận quần áo nhận được từ tù nhân khi làm thủ tục nhập trại. Hiển thị tên tù nhân, mô tả quần áo, ngày nhận, ngày trả lại và ngày xử lý (nếu không trả lại).
Lưu giữ: Lưu giữ 3 years after phạm nhân được trả tự do. (2007-0017/029)
Phiếu đặt hàng đồ dùng cho phạm nhân (MCSO29-002): Được sử dụng để xác minh các đơn đặt hàng của phạm nhân được thực hiện bởi cửa hàng đồ dùng trong trại giam. Sau khi đặt hàng, thông tin được nhập vào Hệ thống Kế toán Phạm nhân. Hồ sơ bao gồm phiếu đặt hàng và bản in đơn đặt hàng có chữ ký xác nhận của phạm nhân. Thông tin bao gồm tên phạm nhân, các mặt hàng đã đặt, các mặt hàng đã gửi và ngày gửi và ngày nhận.
Thời gian lưu trữ: Lưu trữ trong 30 ngày. (2007-0017/024)
Phiếu yêu cầu trả lại tài sản của phạm nhân (MCSO29-005): Tài liệu ghi lại các yêu cầu của phạm nhân đối với tài sản do sở giam giữ hoặc cửa hàng tạp hóa trong trại giam giữ. Phiếu yêu cầu bao gồm tên và địa điểm giam giữ của phạm nhân, mô tả vật phẩm, mô tả yêu cầu và kết quả giải quyết.
Lưu giữ: Lưu giữ 5 years after khiếu nại được giải quyết. (2007-0017/025)
Biên lai nhận đồ đạc của phạm nhân (MCSO29-013): Ghi chép tất cả đồ đạc nhận được từ phạm nhân khi nhập trại và trả lại khi thả. Cũng ghi chép việc chuyển giao đồ đạc giữa các cơ sở giam giữ. Biên lai thể hiện tên phạm nhân, thông tin nhận dạng, mô tả đồ đạc được gửi nhận, ngày gửi/trả từng món đồ và chữ ký tắt của phạm nhân cho mỗi món đồ.
Lưu giữ: Lưu giữ 5 years after phạm nhân được trả tự do. (2007-0017/027)
Biên lai thu tiền từ tài khoản ủy thác của phạm nhân (MCSO29-014): Ghi chép tất cả số tiền nhận được từ phạm nhân khi nhập trại và trả lại khi thả. Thể hiện số tiền nhận được, ngày, tên phạm nhân, ngày trả lại và các thông tin liên quan. Thông tin được nhập vào Hệ thống Kế toán Phạm nhân.
Lưu giữ: Lưu giữ 5 years after phạm nhân được trả tự do. (2007-0017/028)
Phiếu ghi sổ kế toán (MCSO29-004): Ghi chép các khoản tiền được ghi có và ghi nợ vào tài khoản kho. Hồ sơ bao gồm bản sao các phiếu ghi sổ kế toán chung và bảng so sánh doanh thu với báo cáo ngân sách. Thông tin bao gồm ngày giao dịch, số tiền ghi nợ hoặc ghi có, và thông tin kế toán.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 3 năm. (MOAR 166-150-0110 (1,2))
Hồ sơ an ninh (MCSO29-008): Tài liệu thuộc loạt này ghi chép về công tác an ninh được thực hiện cho các tòa nhà và khuôn viên của cơ quan. Hồ sơ bao gồm nhật ký an ninh, bảng điểm danh, báo cáo an ninh, báo cáo sự cố và các hồ sơ liên quan khác.
Lưu giữ: Lưu giữ 2 năm. (MOAR 166-150-0005 (35))
Bảng chấm công (MCSO29-010): Hồ sơ ghi chép số giờ làm việc, số giờ nghỉ phép tích lũy và số giờ nghỉ phép đã sử dụng của nhân viên cơ quan. Thông tin thường bao gồm tên và số an sinh xã hội của nhân viên, số giờ làm việc, loại và số giờ nghỉ phép đã sử dụng, tổng số giờ, ngày tháng và các dữ liệu liên quan.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 5 năm. (MOAR 166-150-0155 (3))
Hồ sơ đồng phục (MCSO29-012): Ghi chép việc mua và phân phối đồng phục cho các nhân viên được bổ nhiệm chính thức của Văn phòng Cảnh sát trưởng theo khoản phụ cấp đồng phục của họ. Hồ sơ bao gồm các yêu cầu, hóa đơn, đơn đặt hàng đồng phục và thông tin theo dõi được lưu trữ trong cơ sở dữ liệu.
Thời gian lưu trữ: Lưu trữ trong 3 năm. (2007-0017/026)
Hồ sơ hoạt động kho (MCSO29-001): Bộ hồ sơ này ghi chép việc mua, bảo trì và phân phối các mặt hàng được lưu trữ tại kho của MCSO. Hồ sơ bao gồm hồ sơ mua hàng, hồ sơ nhà cung cấp, yêu cầu kho, bảng giá hàng tồn kho, báo cáo quản lý hàng tồn kho (bao gồm báo cáo cho kho MCIJ và Ford), điều chỉnh hàng tồn kho và báo cáo giặt ủi.
Lưu giữ: Lưu giữ 3 năm. (MOAR 166-150-0110 (19,21))