Descripciones de las series
Título de la serie (N.° de serie de la agencia) : Descripción, retención (cita legal)
Registros de Preparación del Presupuesto (MCSO29-009): Registros que documentan la preparación de las solicitudes de presupuesto por programas presentadas al órgano rector correspondiente. Pueden incluir informes del personal, instrucciones presupuestarias, hojas de trabajo, encuestas, informes de asignación, planes de gastos, planes de contingencia, propuestas presupuestarias, informes de previsión financiera y registros similares.
Retención: Conservar por 2 años. (MOAR 166-155-0110 (8))
Registros de Compras del Economato (MCSO29-003): Registros que documentan pedidos, autorizaciones y comprobantes de recepción de la compra de bienes y servicios por parte del economato. Los registros se duplican en la unidad fiscal del MCSO. Incluyen órdenes y solicitudes de compra, autorizaciones de compra, requisiciones, órdenes de liberación de contrato, registros de envío y registros similares.
Retención: 3 años. (MOAR 166-150-0110 (21))
Correspondencia: Registros que: 1. documentan comunicaciones creadas o recibidas por una agencia, 2. se relacionan directamente con un programa o administración de la agencia, y 3. no se especifican de otra manera en los Programas de Retención del Condado de Multnomah. Los registros pueden incluir, entre otros, cartas, memorandos, notas y mensajes electrónicos que comunican aprobaciones formales, instrucciones de acción e información sobre contratos, compras, subvenciones, personal y proyectos o programas específicos.
Conservación: Archivar en el programa asociado o en los registros administrativos. Las comunicaciones que no cumplan con los criterios anteriores no necesitan archivarse y pueden conservarse según sea necesario. (OAR 166-150-0005 (10)) Actualizado el 01/08/2018
Expedientes Personales de Empleados Individuales (MCSO29-011): Registros que documentan el historial laboral de empleados individuales no voluntarios en la agencia. Generalmente se conservan como expedientes. Pueden incluir solicitudes de empleo, currículums, nombramientos, registros de acciones de personal, registros de quejas y reclamos, registros disciplinarios, registros de capacitación, evaluaciones de desempeño y otros registros utilizados para documentar el historial laboral del empleado.
Retención: Conservar durante 6 years after la baja del empleado. (MOAR 166-150-0160 (10))
Tarjetas de Ropa de Reclusos (MCSO29-015): Documenta la ropa recibida de los reclusos al momento del ingreso. Indica el nombre del recluso, la descripción de la ropa, la fecha de recepción, la fecha de devolución y la fecha de eliminación (si no se devolvió).
Retención: Retención durante 3 years after la liberación del recluso. (2007-0017/029)
Formularios de Pedidos de Comisariato para Reclusos (MCSO29-002): Se utilizan para verificar los pedidos de los reclusos atendidos por el comisariato. Una vez realizado el pedido, la información se ingresa en el Sistema de Contabilidad de Reclusos. Los registros incluyen el formulario de pedido y la impresión del pedido con la firma del recluso. La información incluye el nombre del recluso, los artículos pedidos, los artículos enviados y las fechas de envío y recepción.
Retención: Conservar 30 días. (2007-0017/024)
Reclamaciones de Bienes de Reclusos (MCSO29-005): Documenta las reclamaciones de los reclusos sobre bienes en poder del departamento o del comisariato. La reclamación muestra el nombre y la ubicación del recluso, la descripción del artículo, la descripción de la reclamación y la resolución.
Retención: Conservar durante 5 years after la resolución del reclamo. (2007-0017/025)
Recibos de Bienes de Reclusos (MCSO29-013): Documentan todos los bienes recibidos de los reclusos al momento del ingreso y devueltos al momento de la liberación. También documentan la transferencia de bienes entre instituciones. Los recibos muestran el nombre del recluso, sus datos de identificación, la descripción de los bienes ingresados, la fecha de cada entrada/salida y la inicial del recluso para cada artículo.
Retención: Retener 5 years after la liberación del recluso. (2007-0017/027)
Recibos de Efectivo de la Cuenta Fiduciaria de Reclusos (MCSO29-014): Documenta todo el dinero recibido de los reclusos al momento del ingreso y devuelto al momento de la liberación. Indica el monto recibido, la fecha, el nombre del recluso, la fecha de devolución e información relacionada. La información se ingresa en el Sistema de Contabilidad de Reclusos.
Retención: Retención durante 5 years after la liberación del recluso. (2007-0017/028)
Comprobantes del Diario (MCSO29-004): Documentan los fondos abonados y debitados en las cuentas del almacén. Los registros incluyen copias de los comprobantes del Diario General y un listado de ingresos vs. presupuesto. La información incluye la fecha de la transacción, el importe debitado o abonado, e información contable.
Retención: Conservar por 3 años. (MOAR 166-150-0110 (1,2))
Registros de Seguridad (MCSO29-008): La serie documenta la seguridad de los edificios y terrenos de la agencia. Los registros incluyen registros de seguridad, hojas de registro, informes de seguridad, informes de incidentes y otros registros relacionados.
Retención: Conservar por 2 años. (MOAR 166-150-0005 (35))
Registros de Tiempo (MCSO29-010): Registros que documentan las horas trabajadas, las horas de licencia acumuladas y las horas de licencia tomadas por los empleados de la agencia. La información suele incluir el nombre y número de seguro social del empleado, las horas trabajadas, el tipo y número de horas de licencia tomadas, el total de horas, las fechas y otros datos relacionados.
Retención: 5 años. (MOAR 166-150-0155 (3))
Registros de Uniformes (MCSO29-012): Documenta la compra y distribución de uniformes para los empleados juramentados de la Oficina del Sheriff, conforme a su asignación de uniformes. Los registros incluyen requisiciones, facturas, solicitudes de uniformes e información de seguimiento, la cual se mantiene en una base de datos.
Retención: Conservar 3 años. (2007-0017/026)
Registros de Operaciones de Almacén (MCSO29-001): Esta serie documenta la compra, el mantenimiento y la distribución de los artículos que se conservan en el almacén de MCSO. Los registros incluyen registros de compras, registros de proveedores, requisiciones de almacén, listas de precios de inventario, informes de gestión de inventario (incluidos los informes de los almacenes MCIJ y Ford), ajustes de inventario e informes de lavandería.
Retención: 3 años. (MOAR 166-150-0110 (19,21))