Sở Y tế: Dịch vụ Môi trường
Tên loạt series (Số hiệu series của cơ quan) : Mô tả, Thời gian lưu giữ (Trích dẫn pháp lý)
Hồ sơ kiểm tra cơ sở chăm sóc người lớn/nhà trẻ (DOH15-001):
Hồ sơ kiểm tra các cơ sở trông trẻ ban ngày và chăm sóc người lớn tại gia. Các cơ sở chăm sóc người lớn tại gia được cấp phép bởi Sở Dịch vụ Người cao tuổi và Người khuyết tật của quận; các cơ sở trông trẻ ban ngày được cấp phép bởi Phòng Chăm sóc Trẻ em, Sở Lao động Tiểu bang. Hồ sơ bao gồm báo cáo kiểm tra, biên lai và chứng từ thanh toán phí, kế hoạch và đánh giá kế hoạch, thông tin cơ sở, hồ sơ cấp phép, khiếu nại và yêu cầu dịch vụ, thư từ và các hồ sơ liên quan khác.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 7 năm. (OAR 166-150-0055 (1))
Thư từ liên lạc:
Các hồ sơ: 1. ghi lại các thông tin liên lạc được tạo ra hoặc nhận được bởi một cơ quan VÀ 2. liên quan trực tiếp đến chương trình hoặc hoạt động quản lý của cơ quan đó VÀ 3. không được quy định cụ thể trong Lịch trình Lưu trữ của Quận Multnomah. Hồ sơ có thể bao gồm nhưng không giới hạn ở thư từ, bản ghi nhớ, ghi chú và tin nhắn điện tử truyền đạt các phê duyệt chính thức, chỉ đạo hành động và thông tin về hợp đồng, mua sắm, tài trợ, nhân sự và các dự án hoặc chương trình cụ thể.
Lưu giữ: Lưu trữ cùng với chương trình liên quan hoặc hồ sơ hành chính. Các thông tin liên lạc không đáp ứng các tiêu chí nêu trên không cần phải được lưu trữ và có thể được giữ lại khi cần thiết. (OAR 166-150-0005 (10)) Cập nhật 01/08/2018
Nhật ký hoạt động hàng ngày (DOH15-019):
Ghi chép các hoạt động của tất cả các Chuyên viên Y tế Môi trường. Nhật ký thể hiện loại hoạt động, tên người kiểm tra, ngày tháng và được sử dụng để xác định thời gian dành cho các chương trình kiểm tra khác nhau nhằm tính toán chi phí.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 5 năm. (OAR 166-150-0215 (3))
Hồ sơ về các ưu đãi cải tạo nhà ở (DOH15-004):
Hồ sơ điện tử ghi lại các khoản ưu đãi dành cho chủ nhà nhằm khắc phục các vấn đề gây ra cơn hen suyễn trong nhà. Thông tin bao gồm tên và địa chỉ người nhận, và loại ưu đãi.
Lưu giữ: Lưu giữ 3 years after cung cấp dịch vụ. (OAR 166-150-0110 (17))
Nhật ký cấp giấy phép (DOH15-020):
Hồ sơ điện tử ghi lại các giấy phép được cấp bởi chương trình Dịch vụ Y tế Môi trường. Hồ sơ bao gồm loại giấy phép, ngày cấp, lệ phí đã nộp, số hiệu người được cấp phép, địa chỉ và số giấy phép.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 7 năm. (OAR 166-150-0070 (8)) Thời gian lưu giữ được cập nhật ngày 08/05/2021
Hồ sơ vụ việc gia đình PHHC (DOH15-006(a) và DOH15-006(b) và DOH15-006(c)):
Tài liệu này ghi lại các kế hoạch quản lý trường hợp cá nhân của từng gia đình thuộc dự án PHHC. Các kế hoạch này nhằm mục đích đạt được các mục tiêu của dự án là giảm thiểu sự tiếp xúc với nhiều mối nguy hiểm trong nhà góp phần gây ra các đợt bùng phát hen suyễn và các bệnh nghiêm trọng khác ở trẻ em dưới 9 tuổi tại các khu dân cư được xác định ở Quận Multnomah, và thực hiện các khái niệm về nhà ở lành mạnh bền vững ở cấp độ chương trình và chính sách. Hồ sơ bao gồm nhiều thông tin về trường hợp y tế, thường được sao chép từ hồ sơ bệnh án lâm sàng; kế hoạch quản lý trường hợp; kế hoạch hành động hen suyễn; giấy giới thiệu; đánh giá môi trường; hồ sơ khắc phục nhà ở; và các tài liệu liên quan khác.
Lưu giữ: DOH15-006(a) Đánh giá môi trường: lưu giữ vĩnh viễn; DOH15-006(b) Hồ sơ khắc phục nhà ở: lưu giữ 10 years after hoàn thành cơ bản; DOH15-006(c) Hồ sơ y tế: lưu giữ 6 years after hành động cuối cùng. (OAR 166-150-0120 (1,2), OAR 410-141-3520 (10))
Thỏa thuận đối tác PHHC (DOH15-007):
Tài liệu này ghi lại các thỏa thuận hợp đồng đã được ký kết hợp lệ và có tính ràng buộc giữa Sở Y tế và các đối tác dự án. Các đối tác của PHHC bao gồm các cơ quan liên bang, tiểu bang và địa phương, khu vực tư nhân và các tổ chức cộng đồng. Các thỏa thuận mô tả trách nhiệm của tổ chức đối tác đối với dự án. Thông tin bao gồm tên và thông tin liên hệ của đối tác, các điều khoản của thỏa thuận và chữ ký ủy quyền.
Lưu giữ: Lưu giữ 6 years after hết hạn. (OAR 166-150-0005 (7))
Hồ sơ đánh giá dự án PHHC (DOH15-008):
Hồ sơ được sử dụng để đánh giá và theo dõi thành tựu của dự án PHHC. Bao gồm nhiều loại báo cáo, cơ sở dữ liệu, bảng tính và tài liệu hỗ trợ.
Lưu giữ: Lưu giữ 10 years after hoàn thành dự án (OAR 166-150-0005 (23))
Hồ sơ xem xét kế hoạch xây dựng bể bơi, bể bơi trẻ em và spa (DOH15-009):
Quy trình phê duyệt tài liệu, xem xét kế hoạch trước khi khai trương hoặc cải tạo là điều kiện cần thiết để cấp phép xây dựng mới hoặc bổ sung cho bể bơi và spa theo quy định của OAR 333-60-0025 và 333-62-025. Hồ sơ bao gồm bản vẽ kiến trúc, giấy phép xây dựng, bản thiết kế, đơn xin cấp phép, thư chấp thuận hoặc giấy phép, tài liệu về các thủ tục thay thế, ghi chú và báo cáo của thanh tra, bảng tính xem xét kế hoạch, hồ sơ cấp phép, khiếu nại và yêu cầu dịch vụ, và thư từ liên quan.
Lưu giữ: Lưu giữ vĩnh viễn. (OAR 166-150-0070 (8))
Hồ sơ quản lý khoản tài trợ của Portland Healthy Homes Collaborative (PHHC) (DOH15-010(a) và DOH15-010(b)):
Hồ sơ ghi lại quá trình nộp đơn, đánh giá, trao giải, quản lý, giám sát và tình trạng của khoản tài trợ HUD dành cho dự án PHHC. Hồ sơ có thể bao gồm nhưng không giới hạn ở: đơn xin tài trợ, bao gồm đề xuất dự án, tóm tắt, mục tiêu, hoạt động, ngân sách, phụ lục và thông báo trúng thầu; hồ sơ đánh giá tài trợ và các khuyến nghị liên quan đến đơn xin tài trợ; hồ sơ quản lý tài trợ, bao gồm báo cáo tiến độ, ngân sách, mục tiêu dự án, đề xuất và tóm tắt; hồ sơ ghi lại việc phân bổ kinh phí; hợp đồng; hồ sơ giám sát kế hoạch dự án và đo lường thành tựu; danh mục thiết bị; báo cáo tài chính, hồ sơ kế toán, báo cáo kiểm toán, báo cáo chi tiêu và thư từ, tài liệu liên quan.
Lưu giữ: DOH15-010(a) Báo cáo tường thuật cuối cùng: lưu giữ vĩnh viễn; DOH15-010(b) Lưu giữ các hồ sơ khác 3 years after báo cáo cuối cùng được nộp. (OAR 166-150-0110 (17))
Hồ sơ kinh doanh spa và bể bơi công cộng (DOH15-011):
Hồ sơ điện tử ghi lại việc cấp phép và kiểm tra bể bơi và spa theo quy định tại OAR, Phần 333, 60 và 62. Hồ sơ đã ký được lưu giữ dưới dạng giấy. Bao gồm báo cáo kiểm tra, hồ sơ thanh toán phí, khiếu nại, thư từ và các hồ sơ liên quan. Thông tin có thể bao gồm tên và địa chỉ người được cấp phép, tên và địa chỉ doanh nghiệp, ngày kiểm tra, loại giấy phép, số tiền phí và ngày hết hạn. Giấy phép được gia hạn hàng năm.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 7 năm. (OAR 166-150-0070 (8))
Hồ sơ kinh doanh nhà hàng (DOH15-013):
Hồ sơ cấp phép và kiểm tra nhà hàng được lập theo quy định tại OAR 333, Phần 157. Hồ sơ bao gồm báo cáo kiểm tra điện tử, đơn xin cấp phép, hồ sơ thanh toán phí, đánh giá kế hoạch, thư từ, tư vấn qua điện thoại, khiếu nại và các hồ sơ liên quan. Hồ sơ đã ký được lưu giữ dưới dạng giấy. Thông tin có thể bao gồm tên và địa chỉ người được cấp phép, tên và địa chỉ doanh nghiệp, ngày kiểm tra, kết quả kiểm tra, loại giấy phép, số tiền phí và ngày hết hạn. Giấy phép được gia hạn hàng năm. Hồ sơ cũng bao gồm các khiếu nại và yêu cầu dịch vụ.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 7 năm. (OAR 166-150-0070 (8))
Hồ sơ xem xét kế hoạch kinh doanh nhà hàng, xe bán hàng lưu động, kho hàng, nhà kho, máy bán thực phẩm tự động và nhà nghỉ B&B (DOH15-012):
Quy trình phê duyệt tài liệu, xem xét kế hoạch trước khi khai trương hoặc cải tạo là bắt buộc đối với các công trình xây dựng mới hoặc thay đổi đối với Nhà hàng, Xe bán hàng lưu động, Bếp ăn tập thể, Kho hàng, Máy bán thực phẩm tự động và Nhà nghỉ B&B theo quy định của OAR 333, Mục 150-158, 162 và 170. Hồ sơ bao gồm bản vẽ kiến trúc, bản thiết kế, đơn xin phép, thư chấp thuận hoặc giấy phép, tài liệu về các thủ tục thay thế, báo cáo của thanh tra, bảng tính xem xét kế hoạch và thư từ liên quan đến việc xem xét kế hoạch, khiếu nại và yêu cầu dịch vụ, và các hồ sơ liên quan khác.
Lưu giữ: Lưu giữ vĩnh viễn. (OAR 166-150-0070 (8))
Hồ sơ kiểm tra dịch vụ ăn uống trường học (DOH15-014):
Tài liệu này ghi lại quá trình kiểm tra các cơ sở phục vụ ăn uống trong trường học. Dịch vụ này được cung cấp thông qua thỏa thuận với các học khu tại Quận Multnomah. Hồ sơ bao gồm thỏa thuận kiểm tra, đơn đăng ký chương trình bữa trưa mùa hè, hồ sơ thanh toán điện tử, báo cáo kiểm tra (điện tử và bản cứng), thư từ và các hồ sơ liên quan khác.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 7 năm. (OAR 166-150-0070 (8))
Yêu cầu dịch vụ (DOH15-015):
Tài liệu này ghi lại việc phân công kiểm tra cho các thanh tra viên khu vực. Hồ sơ yêu cầu điện tử hiển thị giấy phép kinh doanh, số giấy phép, tên thanh tra viên, ghi chú và các hành động đã thực hiện. Cũng ghi lại các khiếu nại của công chúng về các bệnh do thực phẩm gây ra tại Quận Multnomah. Bao gồm các khiếu nại được gửi trực tiếp đến chương trình Sức khỏe Môi trường và các khiếu nại được gửi trực tiếp đến Sở Y tế Tiểu bang hoặc Bộ Nông nghiệp Oregon về các cơ sở hoặc hoạt động tại Quận Multnomah. Các khiếu nại hiển thị nội dung khiếu nại, mô tả khiếu nại, triệu chứng, mô tả thực phẩm nghi ngờ và kết quả giải quyết.
Thời gian lưu trữ: Lưu trữ trong 7 năm. (2009-0001/005)
Báo cáo thống kê (DOH15-016):
Chuỗi báo cáo này được sử dụng để tóm tắt các hoạt động của chương trình Dịch vụ Y tế Môi trường. Báo cáo thể hiện loại và số lượng giấy phép đã cấp, các cuộc kiểm tra đã thực hiện, phí thu được và các thông tin liên quan khác.
Thời hạn lưu giữ: Lưu giữ 10 năm. (OAR 166-150-0005 (31))
Hồ sơ tạm thời về kinh doanh và cấp phép nhà hàng (DOH15-017):
Hồ sơ cấp phép và kiểm tra các nhà hàng tạm thời được lập theo quy định tại OAR 333, Phần 150 và 157. Hồ sơ bao gồm đơn xin cấp phép, giấy phép tạm thời/báo cáo kiểm tra, thư từ, thỏa thuận và các hồ sơ liên quan. Hồ sơ đã ký được lưu giữ dưới dạng giấy. Thông tin có thể bao gồm tên và địa chỉ người được cấp phép, tên và địa chỉ doanh nghiệp, ngày kiểm tra, kết quả kiểm tra, loại giấy phép, số tiền phí và ngày hết hạn. Cũng bao gồm các khiếu nại và yêu cầu dịch vụ. Giấy phép có hiệu lực trong 30 ngày.
Thời hạn lưu giữ: Lưu giữ 1 năm. (OAR 166-150-0070 (8))
Hồ sơ lưu trú du lịch (DOH15-022):
Hồ sơ cấp phép và kiểm tra các cơ sở du lịch và lữ hành. Hồ sơ có thể bao gồm đơn xin cấp phép, báo cáo kiểm tra ghi rõ loại kiểm tra, các thiếu sót, điểm kiểm tra, ngày giờ kiểm tra, chữ ký, bản sao giấy phép đã cấp và các hồ sơ liên quan khác.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 7 năm. (OAR 166-150-0070 (8))
Hồ sơ kiểm tra hệ thống cấp nước (DOH15-018):
Tài liệu này ghi lại quá trình kiểm tra các hệ thống cấp nước cộng đồng tại Quận Multnomah. Hầu hết các hệ thống này thuộc hệ thống cấp nước của thành phố hoặc các quận quản lý nước. Hồ sơ bao gồm các phân tích phòng thí nghiệm về chất lượng nước, báo cáo hoạt động, bảng thông tin hệ thống cấp nước (thể hiện ngày thành lập, khu vực phục vụ, nguồn nước và các thông tin liên quan), báo cáo kiểm tra, báo cáo liên hệ của thanh tra viên, bản vẽ và sơ đồ, thư từ và các hồ sơ liên quan khác. Một bản sao kết quả lấy mẫu nước được cung cấp cho cơ sở dữ liệu của Sở Y tế Tiểu bang.
Lưu trữ: Lưu trữ vĩnh viễn. (2009-0001/006) Cập nhật ngày 04/06/2022
Các dòng sản phẩm lỗi thời và đã được thay thế
Tên loạt series (Số hiệu series của cơ quan) : Mô tả, Thời gian lưu giữ (Trích dẫn pháp lý)
Hồ sơ kinh doanh bán thực phẩm tự phục vụ (DOH15-003):
Hồ sơ cấp phép và kiểm tra các cơ sở kinh doanh bán thực phẩm theo quy định tại OAR 333, Mục 162. Hồ sơ bao gồm báo cáo kiểm tra điện tử, đơn xin cấp phép, hồ sơ thanh toán phí, thư từ và các hồ sơ liên quan. Hồ sơ đã ký được lưu giữ dưới dạng giấy. Thông tin có thể bao gồm tên và địa chỉ người được cấp phép, tên và địa chỉ doanh nghiệp, ngày kiểm tra, kết quả kiểm tra, loại giấy phép, số tiền phí và ngày hết hạn. Giấy phép được gia hạn hàng năm.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 7 năm. (OAR 166-150-0070 (8))
Thông báo gia hạn giấy phép (DOH15-005):
Hồ sơ điện tử ghi lại thông báo gửi đến người được cấp phép rằng giấy phép của họ cần được gia hạn. Thông báo hiển thị số hiệu cơ sở, tên và địa chỉ; loại giấy phép; lệ phí; ngày đến hạn; tên chủ sở hữu; và dấu đóng dấu thể hiện ngày thanh toán (nếu có).
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 7 năm. (OAR 166-150-0070 (8))
Giấy phép (DOH15-021):
Hồ sơ điện tử ghi lại tất cả các giấy phép do chương trình Y tế Môi trường cấp. Thông tin có thể bao gồm tên và địa chỉ người được cấp phép, tên và địa chỉ doanh nghiệp, ngày kiểm tra, kết quả kiểm tra, loại giấy phép, mức phí và ngày hết hạn. Các giấy phép, ngoại trừ giấy phép tạm thời cho nhà hàng, được gia hạn hàng năm.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 7 năm. (OAR 166-150-0070 (8))