Departamento de Salud: Servicios Ambientales
Título de la serie (N.° de serie de la agencia) : Descripción, retención (cita legal)
Registros de inspección de hogares de acogida para adultos y guarderías infantiles (DOH15-001):
Documenta las inspecciones de guarderías y centros de acogida para adultos. Los centros de acogida para adultos cuentan con la licencia del Departamento de Servicios para la Tercera Edad y las Discapacidades del condado; las guarderías cuentan con la licencia de la División de Cuidado Infantil del Departamento Estatal de Empleo. Los registros incluyen informes de inspección, registros de pagos y recibos de cuotas, planes y revisiones de planes, información sobre las instalaciones, registros de licencias, quejas y solicitudes de servicio, correspondencia y otros documentos relacionados.
Retención: Conservar por 7 años. (OAR 166-150-0055 (1))
Correspondencia:
Registros que: 1. documentan comunicaciones creadas o recibidas por una agencia, 2. se relacionan directamente con un programa o administración de la agencia, y 3. no se especifican de otra manera en los Programas de Retención del Condado de Multnomah. Los registros pueden incluir, entre otros, cartas, memorandos, notas y mensajes electrónicos que comunican aprobaciones formales, instrucciones de acción e información sobre contratos, compras, subvenciones, personal y proyectos o programas específicos.
Conservación: Archivar en el programa asociado o en los registros administrativos. Las comunicaciones que no cumplan con los criterios anteriores no necesitan archivarse y pueden conservarse según sea necesario. (OAR 166-150-0005 (10)) Actualizado el 01/08/2018
Registros de actividad diaria (DOH15-019):
Documenta las actividades de todos los especialistas en salud ambiental. Los registros muestran el tipo de actividad, el nombre del inspector y la fecha, y se utilizan para identificar el tiempo dedicado a diversos programas de inspección para la elaboración de costos.
Retención: Conservar durante 5 años. (OAR 166-150-0215 (3))
Registros de incentivos para la remediación de viviendas (DOH15-004):
Registros electrónicos que documentan los incentivos otorgados a propietarios de viviendas para la remediación de problemas relacionados con el asma en sus viviendas. La información incluye el nombre y la dirección del beneficiario, así como el tipo de incentivo.
Retención: Conservar durante 3 years after la prestación del servicio. (OAR 166-150-0110 (17))
Registros de licencias emitidas (DOH15-020):
Los registros electrónicos documentan las licencias emitidas por el programa de Servicios de Salud Ambiental. Muestran el tipo de licencia, la fecha de emisión, la tarifa pagada, el número de licenciatario, la dirección y el número de licencia.
Retención: 7 años. (OAR 166-150-0070 (8)) Retención actualizada el 08/05/2021
Expedientes de casos familiares de PHHC (DOH15-006(a), DOH15-006(b) y DOH15-006(c)):
Documenta los planes individuales de gestión de casos familiares en el marco del proyecto PHHC. Los planes buscan alcanzar los objetivos del proyecto: reducir la exposición a múltiples peligros domésticos que contribuyen a las exacerbaciones del asma y otras enfermedades graves en niños menores de 9 años en vecindarios identificados del condado de Multnomah, e implementar conceptos de hogares saludables sostenibles a nivel programático y de políticas. Los registros incluyen información diversa sobre casos médicos, a menudo extraída de expedientes clínicos; planes de gestión de casos; planes de acción contra el asma; derivaciones; evaluaciones ambientales; registros de rehabilitación de viviendas; y documentación relacionada.
Retención: DOH15-006(a) Evaluaciones ambientales: conservar permanentemente; DOH15-006(b) Registros de remediación de viviendas: conservar durante 10 years after la finalización sustancial; DOH15-006(c) Registros médicos: conservar 6 years after la última acción. (OAR 166-150-0120 (1,2), OAR 410-141-3520 (10))
Acuerdos de socios de PHHC (DOH15-007):
Documenta los acuerdos contractuales debidamente firmados y vinculantes entre el Departamento de Salud y sus socios del proyecto. Los socios de PHHC incluyen agencias federales, estatales y locales, el sector privado y organizaciones comunitarias. Los acuerdos describen las responsabilidades de la organización socia en relación con el proyecto. La información incluye el nombre y la información de contacto del socio, los términos del acuerdo y las firmas autorizadas.
Retención: Conservar durante 6 years after del vencimiento. (OAR 166-150-0005 (7))
Registros de evaluación de proyectos de PHHC (DOH15-008):
Registros utilizados para evaluar y dar seguimiento a los logros del proyecto PHHC. Incluye diversos informes, bases de datos, hojas de cálculo y documentación de apoyo.
Retención: Conservar 10 years after la finalización del proyecto (OAR 166-150-0005 (23))
Registros de revisión de planos de piscinas, chapoteaderos y spas (DOH15-009):
Proceso de aprobación de documentos, revisión de planos previos a la apertura o remodelación, requeridos para obtener la licencia de nueva construcción o ampliación de piscinas y spas, de acuerdo con OAR 333-60-0025 y 333-62-025. Los registros incluyen planos arquitectónicos, permisos de construcción, planos, solicitudes de permisos, cartas de aprobación o permisos, documentación de procedimientos alternativos, notas e informes del inspector, hojas de trabajo de revisión de planos, registros de licencias, quejas y solicitudes de servicio, y correspondencia relacionada.
Retención: Conservar permanentemente. (OAR 166-150-0070 (8))
Registros de administración de subvenciones de Portland Healthy Homes Collaborative (PHHC) (DOH15-010(a) y DOH15-010(b)):
Los registros documentan la solicitud, evaluación, adjudicación, administración, supervisión y estado de la subvención del HUD que financia el proyecto de PHHC. Los registros pueden incluir, entre otros, solicitudes, incluyendo propuestas de proyecto, resúmenes, objetivos, actividades, presupuestos, anexos y notificaciones de adjudicación; registros de evaluación de subvenciones y recomendaciones sobre las solicitudes de subvención; registros de administración de subvenciones, incluyendo informes de progreso, presupuestos, objetivos de proyecto, propuestas y resúmenes; registros que documentan la asignación de fondos; contratos; registros de supervisión de los planes del proyecto y medición de logros; inventarios de equipos; informes financieros, registros contables, informes de auditoría, informes de gastos, y correspondencia y documentación relacionadas.
Retención: DOH15-010(a) Informe narrativo final: conservar permanentemente; DOH15-010(b) Conservar otros registros 3 years after la presentación del informe final. (OAR 166-150-0110 (17))
Registros de negocios de spas y piscinas públicas (DOH15-011):
Los registros electrónicos documentan la concesión de licencias y la inspección de piscinas y spas, según lo estipulado en las Divisiones 333, 60 y 62 del Reglamento de Registro de Piscinas (OAR). Los registros firmados se conservan en papel. Incluyen informes de inspección, registros de pago de tasas, quejas, correspondencia y otros documentos relacionados. La información puede incluir el nombre y la dirección del titular de la licencia, el nombre y la dirección de la empresa, la fecha de la inspección, el tipo de licencia, el importe de la tasa y la fecha de vencimiento. Las licencias se renuevan anualmente.
Retención: 7 años. (OAR 166-150-0070 (8))
Registros comerciales de restaurantes (DOH15-013):
Documenta la concesión de licencias y la inspección de restaurantes, según lo estipulado en OAR 333, División 157. Los registros incluyen informes electrónicos de inspección, solicitudes de licencia, registros de pago de cuotas, revisiones de planos, correspondencia, consultas telefónicas, quejas y otros registros relacionados. Los registros firmados se conservan en papel. La información puede incluir el nombre y la dirección del titular de la licencia, el nombre y la dirección del negocio, la fecha de la inspección, los resultados de la inspección, el tipo de licencia, el importe de la cuota y la fecha de vencimiento. Las licencias se renuevan anualmente. También se incluyen quejas y solicitudes de servicio.
Retención: 7 años. (OAR 166-150-0070 (8))
Registros de revisión de planes de restaurantes, unidades móviles, comisariatos, almacenes, máquinas expendedoras de alimentos y alojamiento con desayuno (DOH15-012):
Proceso de aprobación de documentos, revisiones de planes previos a la apertura o remodelación requeridas para nuevas construcciones o cambios en restaurantes, unidades móviles, comisarías, almacenes, máquinas expendedoras de alimentos y hostales de acuerdo con OAR 333, divisiones 150-158, 162 y 170. Los registros incluyen dibujos arquitectónicos, planos, solicitudes, cartas de aprobación o permisos, documentación de procedimientos alternativos, informes de inspectores, hojas de trabajo de revisión de planes y correspondencia de revisión de planes, quejas y solicitudes de servicio y registros relacionados.
Retención: Conservar permanentemente. (OAR 166-150-0070 (8))
Registros de inspección del servicio de alimentos escolares (DOH15-014):
Documenta la inspección de los servicios de alimentación escolar. Este servicio se presta mediante un acuerdo con los distritos escolares del condado de Multnomah. Los registros incluyen acuerdos de inspección, solicitudes para el programa de almuerzos de verano, registros de facturación electrónica, inspecciones (electrónicas e impresas), correspondencia y otros documentos relacionados.
Retención: 7 años. (OAR 166-150-0070 (8))
Solicitudes de servicio (DOH15-015):
Documenta la asignación de inspecciones a los inspectores de área. Los registros electrónicos de solicitudes muestran la licencia del establecimiento, su número, el nombre del inspector, las observaciones y las medidas adoptadas. También documenta las quejas públicas sobre enfermedades transmitidas por alimentos en el condado de Multnomah. Incluye las quejas presentadas directamente al programa de Salud Ambiental y a la División de Salud Estatal o al Departamento de Agricultura de Oregón sobre establecimientos o funciones en el condado de Multnomah. Las quejas muestran la queja, su descripción, los síntomas, la descripción del alimento sospechoso y su resolución.
Retención: Conservar 7 años. (2009-0001/005)
Informes estadísticos (DOH15-016):
Serie utilizada para resumir las actividades del programa de Servicios de Salud Ambiental. Los informes muestran los tipos y números de licencias emitidas, las inspecciones realizadas, las tarifas recibidas e información relacionada.
Retención: Conservar por 10 años. (OAR 166-150-0005 (31))
Registros temporales de negocios y licencias de restaurantes (DOH15-017):
Documenta la licencia y la inspección de restaurantes temporales, según lo estipulado en OAR 333, Divisiones 150 y 157. Los registros incluyen la solicitud de licencia, el informe de licencia/inspección temporal, la correspondencia, el acuerdo y los registros relacionados. Los registros firmados se conservan en papel. La información puede incluir el nombre y la dirección del titular de la licencia, el nombre y la dirección del negocio, la fecha de la inspección, los resultados de la inspección, el tipo de licencia, el importe de la tarifa y la fecha de vencimiento. También incluye quejas y solicitudes de servicio. Las licencias tienen una validez de 30 días.
Retención: Conservar por 1 año. (OAR 166-150-0070 (8))
Registros de alojamiento turístico (DOH15-022):
Documenta la concesión de licencias y la inspección de instalaciones turísticas y de viajeros. Los registros pueden incluir solicitudes, informes de inspección que detallen el tipo de inspección, las deficiencias detectadas, la puntuación de la inspección, la fecha y hora de la inspección, las firmas, las copias de las licencias emitidas y otros registros relacionados.
Retención: 7 años. (OAR 166-150-0070 (8))
Registros de inspección del sistema de agua (DOH15-018):
Documenta la inspección de los sistemas de agua comunitarios del condado de Multnomah. La mayoría de los sistemas pertenecen a la ciudad o al distrito de agua. Los registros incluyen análisis de laboratorio de la calidad del agua, informes de actividad, fichas técnicas del sistema de agua (con fecha de creación, área de servicio, fuente de agua e información relacionada), informes de inspección, informes de contacto de inspectores, planos y dibujos, correspondencia y registros relacionados. Se proporciona una copia de los resultados del muestreo de agua a la base de datos de la División de Salud del Estado.
Retención: Conservar permanentemente. (2009-0001/006) Actualizado el 06/04/2022
Series obsoletas y superadas
Título de la serie (N.° de serie de la agencia) : Descripción, retención (cita legal)
Registros de negocios de venta de alimentos (DOH15-003):
Documenta la concesión de licencias y la inspección de negocios de venta de alimentos, según lo estipulado en OAR 333, División 162. Los registros incluyen informes electrónicos de inspección, solicitudes de licencia, registros de pago de tasas, correspondencia y otros registros relacionados. Los registros firmados se conservan en papel. La información puede incluir el nombre y la dirección del titular de la licencia, el nombre y la dirección del negocio, la fecha de la inspección, los resultados de la inspección, el tipo de licencia, el importe de la tasa y la fecha de vencimiento. Las licencias se renuevan anualmente.
Retención: 7 años. (OAR 166-150-0070 (8))
Avisos de renovación de licencia (DOH15-005):
Los registros electrónicos documentan la notificación enviada a los licenciatarios sobre la necesidad de renovar sus licencias. Los avisos muestran el número, nombre y dirección del establecimiento; el tipo de licencia; la cuota a pagar; la fecha de vencimiento; el nombre del propietario; y el sello de pago con la fecha de pago (si corresponde).
Retención: 7 años. (OAR 166-150-0070 (8))
Licencias (DOH15-021):
Los registros electrónicos documentan todas las licencias emitidas por el programa de Salud Ambiental. La información puede incluir el nombre y la dirección del titular de la licencia, el nombre y la dirección de la empresa, la fecha de inspección, los resultados de la inspección, el tipo de licencia, el monto de la tarifa y la fecha de vencimiento. Las licencias, excepto las temporales para restaurantes, se renuevan anualmente.
Retención: 7 años. (OAR 166-150-0070 (8))