Tên loạt series (Số hiệu series của cơ quan) : Mô tả, Thời gian lưu giữ (Trích dẫn pháp lý)
Sao kê ngân hàng (DOH45-001) : Hồ sơ ghi lại tình trạng hiện tại và hoạt động giao dịch của quỹ của bộ phận được giữ tại ngân hàng. Bao gồm sao kê ngân hàng và séc đã hủy. Thông tin bao gồm số ngân hàng và số tài khoản, ngày giao dịch, số dư đầu kỳ, số tiền séc hoặc tiền gửi, số chứng từ, các điều chỉnh, mô tả giao dịch, số dư cuối kỳ và các dữ liệu liên quan.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 5 năm. (MOAR 166-150-0210 (2))
Hồ sơ quản lý hợp đồng (DOH45-002) : Tài liệu tiếp nhận và xem xét tất cả các hợp đồng liên quan đến DOH. Hồ sơ bao gồm bản sao hợp đồng, phụ lục hợp đồng, báo cáo giám sát, báo cáo thường niên của nhà thầu, tài liệu quảng cáo của nhà thầu và các tài liệu thông tin khác, thư từ, yêu cầu đề xuất và các hồ sơ đấu thầu khác, chứng chỉ bảo hiểm và các hồ sơ liên quan.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 6 năm (MOAR 166-150-0005 (7))
Hợp đồng (DOH45-003) : Tài liệu ghi lại các thỏa thuận hợp đồng đã được ký kết hợp lệ và có tính ràng buộc giữa sở và các bên khác. Bao gồm hợp đồng, phụ lục, tài liệu đấu thầu, lệnh thay đổi, đề xuất và thư từ liên quan quan trọng. Thông tin trong hợp đồng thường bao gồm số hợp đồng, giấy chứng nhận bảo hiểm bắt buộc, ngày tháng, điều khoản, các bên liên quan, thời hạn hiệu lực và chữ ký.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 10 years after hết hạn. (OAR 410-141-3180 (12))
Thư từ: Hồ sơ: 1. ghi lại các thông tin liên lạc được tạo ra hoặc nhận được bởi một cơ quan VÀ 2. liên quan trực tiếp đến chương trình hoặc hoạt động quản lý của cơ quan đó VÀ 3. không được quy định cụ thể trong Lịch trình Lưu trữ của Quận Multnomah. Hồ sơ có thể bao gồm nhưng không giới hạn ở thư từ, bản ghi nhớ, ghi chú và tin nhắn điện tử truyền đạt các phê duyệt chính thức, chỉ đạo hành động và thông tin về hợp đồng, mua sắm, tài trợ, nhân sự và các dự án hoặc chương trình cụ thể.
Lưu giữ: Lưu trữ cùng với chương trình liên quan hoặc hồ sơ hành chính. Các thông tin liên lạc không đáp ứng các tiêu chí nêu trên không cần phải được lưu trữ và có thể được giữ lại khi cần thiết. (OAR 166-150-0005 (10)) Cập nhật 01/08/2018
Hồ sơ thanh toán hàng hóa và dịch vụ (DOH45-005) : Hồ sơ ghi lại việc thanh toán các hóa đơn của bộ phận. Hồ sơ bao gồm hóa đơn, phiếu đóng gói, bản in kèm số chứng từ và các tài liệu hỗ trợ. Thông tin bao gồm số hóa đơn và số tiền, số biên nhận, số đơn đặt hàng, số chứng từ, chữ ký và ngày phê duyệt, và các thông tin liên quan.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 5 năm. (MOAR 166-150-0110 (1))
Hồ sơ thanh toán y tế (DOH45-006) : Hồ sơ ghi lại việc thanh toán các hóa đơn do các nhà cung cấp dịch vụ y tế ngoài quận gửi. Chủ yếu bao gồm các mẫu đơn 1500 và UB92 của Cơ quan Tài chính Chăm sóc Sức khỏe (HCFA), là các mẫu đơn yêu cầu bồi thường bảo hiểm. Thông tin bao gồm tên và địa chỉ của nhà cung cấp, tên và thông tin cá nhân của bệnh nhân, (các) thủ tục đã thực hiện và số tiền đã lập hóa đơn. Cũng có thể bao gồm các tài liệu hỗ trợ.
Thời hạn lưu giữ: Lưu giữ 6 năm. (45 CFR 164.530(j))
Phiếu Yêu Cầu Đặt Hàng (DOH45-007) : Hồ sơ ghi lại các yêu cầu đặt hàng đặc biệt của các chương trình khác nhau thuộc Sở Y tế. Phiếu đặt hàng thể hiện ngày đặt hàng, chương trình/người đặt hàng, địa chỉ, mặt hàng đã đặt, số lượng và các thông tin liên quan.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 5 năm. (MOAR 166-150-0110 (21))
Yêu cầu đề xuất (DOH45-008) : Tài liệu nêu rõ các yêu cầu của quận đối với các nhà thầu cung cấp dịch vụ cho sở và đề xuất của nhà thầu về việc cung cấp các dịch vụ đó. Bao gồm thông tin về ngân sách của nhà thầu, nhân sự, tóm tắt dịch vụ, yêu cầu chương trình của quận, sơ yếu lý lịch của nhà thầu và các thông tin liên quan khác.
Lưu giữ: Lưu giữ 6 years after trúng thầu. (MOAR 166-150-0110 (10))