Título de la serie (N.° de serie de la agencia) : Descripción, retención (cita legal)
Extractos Bancarios (DOH45-001) : Registros que documentan el estado actual y la actividad transaccional de los fondos del departamento depositados en los bancos. Incluye extractos bancarios y cheques cancelados. La información incluye números de banco y de cuenta, fechas de transacción, saldo inicial, importe del cheque o depósito, números de documento, ajustes, descripción de la transacción, saldo final y datos relacionados.
Retención: Conservación por 5 años. (MOAR 166-150-0210 (2))
Registros de Administración de Contratos (DOH45-002) : Documenta la recepción y revisión de todos los contratos que involucran al DOH. Los registros incluyen una copia del contrato, adendas al contrato, informes de seguimiento, informes anuales del contratista, folletos del contratista y otros documentos informativos, correspondencia, solicitudes de propuestas y otros registros de licitación, certificados de seguro y otros registros relacionados.
Retención: Conservar 6 años (MOAR 166-150-0005 (7))
Contratos (DOH45-003) : Documenta los acuerdos contractuales debidamente firmados y vinculantes entre el departamento y otras partes. Incluye contratos, anexos, pliegos de condiciones, órdenes de cambio, propuestas y correspondencia relevante relacionada. La información de los contratos suele incluir el número de contrato, el certificado de seguro requerido, las fechas, los términos, las partes involucradas, el período cubierto y las firmas.
Retención: Conservar durante 10 years after del vencimiento. (OAR 410-141-3180 (12))
Correspondencia: Registros que: 1. documentan comunicaciones creadas o recibidas por una agencia, 2. se relacionan directamente con un programa o administración de la agencia, y 3. no se especifican de otra manera en los Programas de Retención del Condado de Multnomah. Los registros pueden incluir, entre otros, cartas, memorandos, notas y mensajes electrónicos que comunican aprobaciones formales, instrucciones de acción e información sobre contratos, compras, subvenciones, personal y proyectos o programas específicos.
Conservación: Archivar en el programa asociado o en los registros administrativos. Las comunicaciones que no cumplan con los criterios anteriores no necesitan archivarse y pueden conservarse según sea necesario. (OAR 166-150-0005 (10)) Actualizado el 01/08/2018
Registros de Pago de Bienes y Servicios (DOH45-005) : Registros que documentan el pago de las facturas del departamento. Incluyen facturas, albarán, impresión con número de documento y documentación de respaldo. La información incluye el número e importe de la factura, el número del recibo, el número de la orden de compra, el número del documento, la firma y fecha de aprobación, e información relacionada.
Retención: Conservar por 5 años. (MOAR 166-150-0110 (1))
Reclamaciones Médicas (DOH45-006) : Registros que documentan el pago de facturas presentadas por proveedores médicos fuera del condado. Incluye principalmente los formularios 1500 y UB92 de la Agencia de Financiamiento de la Atención Médica (HCFA), que son formularios de reclamación de seguros. La información incluye el nombre y la dirección del proveedor, el nombre y la información personal del paciente, los procedimientos realizados y el monto facturado. También puede incluir documentación de respaldo.
Retención: Conservar durante 6 años. (45 CFR 164.530(j))
Solicitudes de Pedidos (DOH45-007) : Registros que documentan las solicitudes de pedidos especiales de diversos programas del Departamento de Salud. Los pedidos muestran la fecha, el programa o persona que los realiza, la dirección, los artículos pedidos, la cantidad e información relacionada.
Retención: Conservar por 5 años. (MOAR 166-150-0110 (21))
Solicitudes de Propuestas (DOH45-008) : Documenta los requisitos del condado para los contratistas que prestan servicios al departamento y sus propuestas para la prestación de dichos servicios. Incluye información sobre presupuestos, personal, resúmenes de servicios, requisitos del programa del condado, currículum vítae del contratista e información relacionada.
Retención: Conservar durante 6 years after la adjudicación de la licitación. (MOAR 166-150-0110 (10))