Tên loạt series (Số hiệu series của cơ quan) : Mô tả, Thời gian lưu giữ (Trích dẫn pháp lý)
Báo cáo Chi tiêu và Doanh thu (DOH46-001(a) và DOH46-001(b)) : Hồ sơ ghi chép chi tiết các giao dịch như thu và chi hàng ngày, hàng tháng, hàng quý hoặc theo chu kỳ tương tự. Bao gồm các báo cáo ghi chép doanh thu và chi tiêu của tài khoản để cung cấp tài liệu hỗ trợ cho sổ cái chung. Có thể bao gồm chi tiết về doanh thu, chi tiêu, cam kết, thu tiền mặt, lệnh chi và các thông tin khác. Thông tin thường bao gồm ngày, người nhận thanh toán, mục đích, quỹ được ghi có hoặc ghi nợ, số séc và các dữ liệu tương tự hoặc liên quan.
Lưu giữ: DOH46-001(a) Báo cáo cuối năm (tháng 13): lưu giữ 10 năm; DOH46-001(b) Các báo cáo khác: lưu giữ 3 năm. (MOAR 166-150-0110 (23))
Hồ sơ quyết toán cuối năm tài chính (DOH46-002) : Hồ sơ ghi chép việc quyết toán các khoản phải thu mỗi năm tài chính. Được sử dụng để xác định doanh thu chưa thu và hỗ trợ các khoản đã xóa sổ. Hồ sơ bao gồm bảng tính, thư từ, ghi chú công việc và tài liệu liên quan.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 10 năm. (MOAR 166-150-0110 (15))
Hồ sơ quản lý tài trợ (DOH46-003) : Hồ sơ ghi chép việc quản lý tài chính, giám sát và tình trạng của các khoản tài trợ mà bộ phận là người nhận tài trợ. Các khoản tài trợ có thể đến từ chính phủ liên bang hoặc tiểu bang, các quỹ và các nguồn tài trợ tư nhân khác. Hồ sơ có thể bao gồm, nhưng không giới hạn ở, báo cáo tiến độ, ngân sách, mục tiêu dự án, đề xuất và tóm tắt, hồ sơ ghi chép việc phân bổ kinh phí, hợp đồng, báo cáo tài chính, sổ sách kế toán, báo cáo kiểm toán, báo cáo chi tiêu và thư từ, tài liệu liên quan.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 10 năm. (MOAR 166-150-0110 (17))
Hồ sơ quản lý thỏa thuận liên phòng ban và hợp đồng doanh thu (DOH46-004) : Tài liệu ghi chép việc quản lý các hoạt động và thanh toán của nhà thầu cho tất cả các hợp đồng của DOH. Hồ sơ bao gồm báo cáo chi phí, bản sao chứng từ thanh toán (bao gồm cả biên nhận thanh toán và hóa đơn), phê duyệt hợp đồng, sửa đổi hợp đồng, danh sách kiểm tra xem xét hợp đồng, màn hình nhập dữ liệu, biểu mẫu chuyển tiếp hợp đồng, bản sao hợp đồng, giấy chứng nhận bảo hiểm, thông tin nhà thầu (phá sản, kiện tụng, v.v.) và thư từ liên quan.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 10 năm. (MOAR 166-150-0005 (7))
Phiếu ghi sổ kế toán (DOH46-005) : Dùng để nhập các khoản thanh toán hành chính và sửa lỗi mã hóa trên phiếu thanh toán. Hiển thị ngày, thông tin mã hóa tài khoản ban đầu, thông tin mã hóa tài khoản chính xác, ghi chú và chữ viết tắt của kế toán.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 5 năm. (MOAR 166-150-0110 (23))