Título de la serie (N.° de serie de la agencia) : Descripción, retención (cita legal)
Informes de Gastos e Ingresos (DOH46-001(a) y DOH46-001(b)) : Registros que documentan detalles de transacciones, como las relacionadas con ingresos y gastos, con frecuencia diaria, mensual, trimestral o similar. Incluye informes que documentan los ingresos y gastos de las cuentas para respaldar el libro mayor. Pueden incluir detalles de ingresos, gastos, gravámenes, cobros, garantías y otros. La información suele incluir fecha, beneficiario, propósito, fondo abonado o debitado, número de cheque y datos similares o relacionados.
Retención: DOH46-001(a) Informes de fin de año (mes 13): conservar 10 años; DOH46-001(b) Otros informes: conservar 3 años. (MOAR 166-150-0110 (23))
Registros de Cierre de Año Fiscal (DOH46-002) : Registros que documentan el cierre de cuentas por cobrar cada año fiscal. Se utilizan para identificar ingresos pendientes y respaldar las cuentas canceladas. Los registros incluyen hojas de cálculo, correspondencia, notas de trabajo y documentación de antecedentes.
Retención: Conservar por 10 años. (MOAR 166-150-0110 (15))
Registros de Administración de Subvenciones (DOH46-003) : Los registros documentan la administración financiera, el seguimiento y el estado de las subvenciones que el departamento recibe. Las subvenciones pueden provenir de gobiernos federales o estatales, fundaciones y otras fuentes de financiación privadas. Los registros pueden incluir, entre otros, informes de progreso, presupuestos, objetivos de proyectos, propuestas y resúmenes, registros que documentan la asignación de fondos, contratos, informes financieros, registros contables, informes de auditoría, informes de gastos y correspondencia y documentación relacionadas.
Retención: Conservar por 10 años. (MOAR 166-150-0110 (17))
Registros de Administración de Acuerdos Interdepartamentales y Contratos de Ingresos (DOH46-004) : Documenta la gestión de las actividades y pagos de los contratistas para todos los contratos del DOH. Los registros incluyen informes de gastos, copias de comprobantes de pago (incluyendo memorandos de pago y facturas), aprobaciones y modificaciones de contratos, listas de verificación para la revisión de contratos, pantallas de ingreso de datos, formulario de enrutamiento de contratos, copias de contratos, certificados de seguro, información de contratistas (quiebras, demandas, etc.) y correspondencia relacionada.
Retención: Conservar por 10 años. (MOAR 166-150-0005 (7))
Comprobantes de Diario (DOH46-005) : Se utilizan para registrar pagos administrativos y corregir errores de codificación en los comprobantes de pago. Muestran la fecha, la información original de codificación de la cuenta, la información correcta de codificación de la cuenta, las observaciones y las iniciales del contador.
Retención: Conservar por 5 años. (MOAR 166-150-0110 (23))