Tên loạt series (Số hiệu series của cơ quan) : Mô tả, Thời gian lưu giữ (Trích dẫn pháp lý)
Hồ sơ phải trả (DOHGEN-001) : Hồ sơ ghi chép việc thanh toán các hóa đơn của bộ phận cho các tài khoản chung, không bao gồm các khoản tài trợ. Bao gồm báo cáo, hóa đơn, bảng sao kê, chứng từ, đơn đặt hàng, giấy ủy quyền thanh toán, biên lai, séc hoặc lệnh chi đã hủy, hồ sơ phân phối tiền thưởng không được tài trợ từ nguồn tài trợ và các hồ sơ tương tự. Thông tin này được lưu trữ chủ yếu trong hệ thống SAP với nhiều tài liệu hỗ trợ bằng giấy và điện tử.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 3 năm. (MOAR 166-150-0110 (1))
Hồ sơ khoản phải thu (DOHGEN-002) : Hồ sơ ghi chép doanh thu mà bộ phận được hưởng, cần được ghi có vào tài khoản chung, không bao gồm các khoản tài trợ. Hồ sơ này cũng ghi chép việc lập hóa đơn và thu tiền. Có thể bao gồm báo cáo, biên lai, hóa đơn, giải thưởng, nhật ký, danh sách, tóm tắt, bảng sao kê và các hồ sơ tương tự. Thông tin thường bao gồm số tiền nhận được, ngày, số hóa đơn, tên, số tài khoản, số dư tài khoản, điều chỉnh và các dữ liệu tương tự. Thông tin này được lưu trữ chủ yếu trong hệ thống SAP với nhiều tài liệu hỗ trợ bằng giấy và điện tử.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 3 years after thu thập hoặc được coi là không thể thu thập được. (MOAR 166-150-0110 (2))
Báo cáo thống kê hàng năm (DOHGEN-003) : Ghi chép các hoạt động của chương trình để nghiên cứu và tham khảo. Được biên soạn và lưu giữ để tham khảo nội bộ cũng như tuân thủ các yêu cầu của bộ phận. Báo cáo thể hiện loại hình thăm khám, dịch vụ được cung cấp, chuyển tuyến chuyên khoa và các thủ tục, hủy bỏ và so sánh lịch sử.
Lưu giữ: Lưu giữ vĩnh viễn. (MOAR 166-150-0005 (31))
Hồ sơ chuẩn bị ngân sách (DOHGEN-004) : Hồ sơ ghi lại quá trình chuẩn bị các yêu cầu ngân sách của bộ phận để đưa vào ngân sách của phòng ban. Có thể bao gồm báo cáo của nhân viên, hướng dẫn ngân sách, bảng tính, khảo sát, báo cáo phân bổ, kế hoạch chi tiêu, kế hoạch dự phòng, đề xuất ngân sách, báo cáo dự báo tài chính và các hồ sơ tương tự. Phần lớn thông tin này được lưu trữ dưới dạng điện tử trong bảng tính và các tài liệu tương tự.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 2 năm. (MOAR 166-150-0110 (8))
Lịch và Hồ sơ Lập kế hoạch (DOHGEN-005) : Hồ sơ ghi chép và hỗ trợ việc lập kế hoạch, sắp xếp lịch trình thường xuyên và các hoạt động tương tự liên quan đến các cuộc họp, cuộc hẹn, chuyến đi, thăm viếng và các hoạt động khác. Bao gồm lịch, công cụ tổ chức điện tử (bao gồm cả thiết bị cầm tay), sổ hẹn, ghi chú, tin nhắn điện thoại, nhật ký và các hồ sơ tương tự.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 1 năm. (MOAR 166-150-0005 (6))
Báo cáo lạm dụng trẻ em (DOHGEN-006) : Hồ sơ ghi lại các trường hợp nghi ngờ lạm dụng trẻ em được nhân viên chương trình báo cáo. Hồ sơ có thể bao gồm nhưng không giới hạn ở các ghi chú và quan sát về trẻ, hồ sơ liên hệ với Văn phòng Dịch vụ Trẻ em và Gia đình Tiểu bang hoặc cơ quan thực thi pháp luật, và các tài liệu liên quan.
Thời hạn lưu trữ: Lưu trữ trong 5 năm. (2009-0001/039)
Báo cáo sự cố khách hàng (DOHGEN-039) : Ghi lại bất kỳ sự cố nào liên quan đến khách hàng, bệnh nhân hoặc khách đến thăm tại nơi làm việc của MCHD. Báo cáo bao gồm tên khách hàng, bệnh nhân hoặc khách, số vụ việc, địa điểm xảy ra sự cố, ngày và giờ xảy ra sự cố, mô tả sự cố, hành động được nhân viên thực hiện và chữ ký có ngày tháng của nhân viên báo cáo.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 10 năm. (MOAR 166-150-0200 (9))
Khảo sát sự hài lòng của khách hàng (DOHGEN-007) : Khảo sát này thể hiện sự hài lòng của khách hàng đối với các dịch vụ của chương trình. Bao gồm các khảo sát và báo cáo tóm tắt chi tiết về các dịch vụ được cung cấp và mức độ hài lòng của khách hàng đối với chúng. Thông tin khảo sát bao gồm thông tin về chương trình, mô tả các dịch vụ được cung cấp, số lượng người được phục vụ và phân tích chi tiết các phản hồi của khách hàng.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 5 năm. (MOAR 166-150-0005 (42))
Nhật ký liên lạc (DOHGEN-043) : Nhật ký ghi lại các cuộc liên lạc được thực hiện hoặc nhận được thông qua nhiều thiết bị điện tử khác nhau, bao gồm nhưng không giới hạn ở điện thoại, điện thoại thông minh, máy fax, radio, hệ thống điều phối hỗ trợ bằng máy tính, máy nhắn tin và máy điện báo, VÀ không được quy định cụ thể trong lịch trình lưu giữ của quận. Thông tin được ghi lại có thể bao gồm thời gian, ngày tháng và kết quả của cuộc liên lạc, tên người gọi, số điện thoại được gọi hoặc nhận và hành động đã thực hiện. Bao gồm các biểu mẫu ghi lại tiến độ liên hệ với khách hàng về các cuộc hẹn.
Thời hạn lưu giữ: Lưu giữ 1 năm. (OAR 166-150-0005 (8))
Khảo sát cộng đồng (DOHGEN-040) : Các khảo sát ghi lại ý kiến, phản hồi hoặc kinh nghiệm của một cộng đồng cụ thể hoặc chung về một lĩnh vực chủ đề nhất định. Các khảo sát này có thể thu thập thông tin về hành vi của các cộng đồng cụ thể hoặc thái độ, nhu cầu và ý kiến của một cộng đồng cụ thể xung quanh các vấn đề hoặc sáng kiến khác nhau. Thông tin này có thể được sử dụng để tạo ra các dịch vụ và/hoặc chiến dịch tiếp cận cộng đồng có mục tiêu, giúp đưa ra các quyết định liên quan đến chương trình, chính sách và tài trợ, và cung cấp thông tin về các xu hướng mới nổi.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 3 năm. (MOAR 166-150-0005 (45))
Thỏa thuận bảo mật - Nhà thầu và khách tham quan (DOHGEN-042) : Hồ sơ ghi lại việc nhà thầu và khách tham quan tuân thủ các chính sách liên quan đến việc bảo vệ quyền riêng tư của khách hàng khi có mặt tại địa điểm làm việc. Đây là các thỏa thuận được ký bởi những cá nhân không thuộc phạm vi của thỏa thuận đối tác kinh doanh hiện có.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 10 năm. (OAR 410-141-3520 (10); 45 CFR § 164.316(b)(2)(i))
Hồ sơ quản lý hợp đồng (DOHGEN-008) : Ghi chép việc quản lý các hoạt động và thanh toán của nhà thầu cho tất cả các hợp đồng của bộ phận. Hồ sơ bao gồm báo cáo chi phí, bản sao chứng từ thanh toán (bao gồm cả biên nhận thanh toán và hóa đơn), phê duyệt hợp đồng, sửa đổi hợp đồng, danh sách kiểm tra xem xét hợp đồng, biểu mẫu chuyển tiếp hợp đồng, bản sao hợp đồng, thông tin nhà thầu (phá sản, kiện tụng, v.v.) và thư từ liên quan. Hồ sơ cũng có thể được bao gồm trong SAP và trong nhiều tài liệu điện tử và giấy tờ hỗ trợ khác nhau.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 10 năm. (MOAR 166-150-0005 (9))
Thư từ: Hồ sơ: 1. ghi lại các thông tin liên lạc được tạo ra hoặc nhận được bởi một cơ quan VÀ 2. liên quan trực tiếp đến chương trình hoặc hoạt động quản lý của cơ quan đó VÀ 3. không được quy định cụ thể trong Lịch trình Lưu trữ của Quận Multnomah. Hồ sơ có thể bao gồm nhưng không giới hạn ở thư từ, bản ghi nhớ, ghi chú và tin nhắn điện tử truyền đạt các phê duyệt chính thức, chỉ đạo hành động và thông tin về hợp đồng, mua sắm, tài trợ, nhân sự và các dự án hoặc chương trình cụ thể.
Lưu giữ: Lưu trữ cùng với chương trình liên quan hoặc hồ sơ hành chính. Các thông tin liên lạc không đáp ứng các tiêu chí nêu trên không cần phải được lưu trữ và có thể được giữ lại khi cần thiết. (OAR 166-150-0005 (10)) Cập nhật 01/08/2018
Sổ ghi thu chi tiền mặt hàng ngày (DOHGEN-013) : Bộ tài liệu này ghi lại số tiền mặt nhận được từ việc cấp giấy phép và khoản tiền mặt được gửi vào ngân hàng hàng ngày. Sổ ghi bao gồm ngày, số lượng giấy phép đã cấp, số tiền mặt thu được, số tiền đã gửi và ngày gửi. Bao gồm sổ ghi thu chi tiền mặt cho người xử lý thực phẩm và thống kê dân số.
Lưu giữ: Lưu giữ 3 năm. (MOAR 166-150-0210 (2))
Bảng chấm công nhân viên (DOHGEN-014) : Hồ sơ ghi lại số giờ làm việc, số giờ nghỉ phép tích lũy và số giờ nghỉ phép đã sử dụng của nhân viên trong phòng ban. Thông tin thường bao gồm tên và mã số an sinh xã hội của nhân viên, số giờ làm việc, loại và số giờ nghỉ phép đã sử dụng, tổng số giờ, ngày tháng và các dữ liệu liên quan. Bao gồm cả đơn xin nghỉ phép. Thông tin này được lưu trữ chủ yếu trong hệ thống SAP với nhiều loại tài liệu hỗ trợ bằng giấy và điện tử.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 4 năm. (MOAR 166-150-0155 (3))
Hồ sơ thăm khám (DOHGEN-015) : Ghi chép thông tin khách hàng và các dịch vụ được cung cấp trong mỗi lần khám tại phòng khám để nhập vào Hệ thống Thông tin Y tế. Bao gồm các biểu mẫu thăm khám ghi rõ thông tin nhân khẩu học của khách hàng và các ô đánh dấu để nhập dữ liệu thể hiện các dịch vụ được cung cấp trong lần khám cụ thể đó.
Thời gian lưu trữ: Lưu trữ trong 3 tháng. (2009-0001/040)
Hồ sơ bảo trì thiết bị (DOHGEN-016) : Hồ sơ có thể bao gồm đơn đặt hàng, hợp đồng thuê, bảo hành, sao kê nhà cung cấp, hợp đồng dịch vụ, hóa đơn tính phí, báo cáo hoạt động fax, yêu cầu thanh lý tài sản, hóa đơn sửa chữa thiết bị, mẫu đơn yêu cầu mua hàng và biên bản ghi nhớ.
Lưu giữ: Lưu giữ 1 year after thiết bị được thanh lý. (MOAR 166-150-0105 (8))
Hồ sơ tài trợ (DOHGEN-017(a) và DOHGEN-017(b)) : Hồ sơ ghi lại quá trình xin và quản lý các khoản tài trợ mà bộ phận là người nhận hoặc người quản lý. Hồ sơ có thể bao gồm nhưng không giới hạn ở các đơn xin tài trợ, bao gồm đề xuất dự án, tóm tắt, mục tiêu, hoạt động, ngân sách, phụ lục và thông báo trúng thầu; hồ sơ đánh giá tài trợ và các khuyến nghị liên quan đến đơn xin tài trợ; hồ sơ quản lý tài trợ, bao gồm báo cáo tiến độ, ngân sách, mục tiêu dự án, đề xuất và tóm tắt; hồ sơ ghi lại việc phân bổ kinh phí; hợp đồng; hồ sơ giám sát kế hoạch dự án và đo lường thành tựu; danh mục thiết bị; báo cáo tài chính, hồ sơ kế toán, báo cáo kiểm toán, báo cáo chi tiêu và thư từ, tài liệu liên quan.
Lưu giữ: DOHGEN-017(a) Lưu giữ vĩnh viễn các báo cáo cuối cùng từ các khoản tài trợ quan trọng cho quận; DOHGEN-017(b) Lưu giữ các hồ sơ tài trợ khác: 3 years after báo cáo chi tiêu hàng năm hoặc cuối cùng được nộp và phê duyệt hoặc, theo quy định trong thỏa thuận, tùy theo thời gian nào dài hơn. (MOAR 166-150-0110 (17)
Báo cáo sự cố (DOHGEN-018) : Bộ hồ sơ dùng để báo cáo các sự cố an toàn không gây thương tích và thương tích cho người không phải là nhân viên. Hồ sơ có thể bao gồm báo cáo sự cố, báo cáo của cảnh sát, hồ sơ điều tra và thư từ liên quan.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 5 năm. (MOAR 166-150-0200 (5))
Hồ sơ chìa khóa và thẻ khóa (DOHGEN-019) : Hồ sơ ghi lại việc cấp phát chìa khóa và thẻ khóa cho nhân viên để cho phép truy cập vào các tòa nhà và địa điểm. Hồ sơ có thể bao gồm nhưng không giới hạn ở danh mục chìa khóa, biểu mẫu cấp phát chìa khóa, hồ sơ thay thế chìa khóa và hồ sơ xử lý chìa khóa.
Thời hạn lưu giữ: Lưu giữ 10 năm. (OAR 410-141-3520 (10)) Thời hạn lưu giữ được cập nhật ngày 01/07/2021
Hồ sơ theo dõi lập pháp (DOHGEN-020) : Chuỗi hồ sơ được sử dụng để theo dõi các dự luật có thể ảnh hưởng đến hoạt động hoặc chính sách hiện tại của bộ. Hồ sơ bao gồm các tuyên bố khái niệm, đề xuất, nhật ký dự luật, các bài phân tích tác động tài chính/tổ chức, bản sao dự luật, tóm tắt lời khai, báo cáo của ủy ban, chương trình nghị sự và thư từ.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 2 năm. (OAR 166-150-0005 (14))
Bảng dữ liệu an toàn vật liệu (DOHGEN-037) : Bộ tài liệu này ghi lại tất cả các hóa chất nguy hiểm được sử dụng và lưu giữ bởi một cơ quan. Hồ sơ bao gồm bảng an toàn vật liệu nguy hiểm, hướng dẫn an toàn và hướng dẫn khẩn cấp.
Lưu giữ: Lưu giữ cho đến khi được thay thế. (MOAR 166-150-0200 (11))
Báo cáo phòng khám hàng tháng (DOHGEN-021) : Báo cáo hàng tháng chứa dữ liệu thống kê về số lượt khám bệnh của khách hàng tại các cơ sở y tế. Thông tin này được sử dụng cho nhiều mục đích nghiên cứu và báo cáo khác nhau. Tiêu đề và số liệu trong báo cáo có thể thay đổi theo thời gian, nhưng nhìn chung bao gồm số lượt khám bệnh và nha khoa theo địa điểm dịch vụ, khu vực chương trình và nhà cung cấp dịch vụ; so sánh số lượt khám thực tế so với số lượt khám dự kiến; và số bệnh nhân bỏ đi mà không sử dụng dịch vụ.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 5 năm. (MOAR 166-150-0005 (31))
Báo cáo sự cố tai nạn lao động (DOHGEN-038) : Bộ hồ sơ dùng để báo cáo tai nạn của nhân viên cho người giám sát chương trình. Hồ sơ có thể bao gồm báo cáo tai nạn SAIF, báo cáo tai nạn, báo cáo và điều tra thương tích nghề nghiệp, và mẫu nhận dạng nhân viên và đánh giá thể chất.
Lưu giữ: Lưu giữ 10 years after vụ việc kết thúc. (OAR 166-150-0200 (13))
Hồ sơ chi tiêu vặt (DOHGEN-022) : Tài liệu xác thực các khoản mua sắm bằng tiền mặt vặt và yêu cầu hoàn trả từ quỹ tiền mặt vặt của phòng ban. Hồ sơ bao gồm biên lai, bảng sao kê giao dịch, mẫu chi tiêu vặt và biên bản yêu cầu thanh toán. Hồ sơ giao dịch chính được lưu giữ trong hệ thống SAP, với các tài liệu hỗ trợ, bao gồm thông tin điện tử, được lưu giữ riêng biệt.
Lưu giữ: Lưu giữ 3 năm. (MOAR 166-150-0110 (20))
Hồ sơ Chính sách và Quy trình (DOHGEN-023(a) và DOHGEN-023(b)) : Tài liệu thuộc chuỗi này ghi lại quá trình xem xét, đánh giá, phát triển và phê duyệt các chính sách và quy trình chính thức của phòng ban. Hồ sơ có thể bao gồm các bản tin và thông báo phê duyệt, tuyên bố sứ mệnh và mục tiêu, sổ tay hướng dẫn, và các tuyên bố và chỉ thị chính sách cuối cùng. Được sử dụng để định hướng cho nhân viên mới và để tham khảo thường xuyên. Cũng hữu ích trong việc xác lập các chính sách hoặc quy trình trước đây trong các vụ kiện trách nhiệm pháp lý, tranh chấp nhân sự và các trường hợp khác. Chuỗi tài liệu này cũng bao gồm các tài liệu thường xuyên và các quy trình hướng dẫn văn thư cơ bản bao gồm các chủ đề như định dạng thư từ, nhập dữ liệu, quy tắc ứng xử qua điện thoại, và các chủ đề khác. Đối với các hồ sơ được lưu trữ ở định dạng điện tử, vui lòng liên hệ với Chương trình Quản lý Hồ sơ của Quận để được hỗ trợ bảo quản.
Lưu giữ: DOHGEN-023(a) Sổ tay văn thư thông thường: Lưu giữ 2 years after được thay thế hoặc lỗi thời; DOHGEN-023(b) Tất cả các sổ tay khác: Lưu giữ vĩnh viễn. (MOAR 166-150-0005 (27,28))
Hồ sơ thành viên chuyên nghiệp (DOHGEN-024) : Hồ sơ ghi lại các khoản phí thành viên cá nhân do bộ phận chi trả và các hoạt động trong các tổ chức chuyên nghiệp.
Lưu giữ: Lưu giữ 3 năm. (MOAR 166-150-0005 (31))
Hồ sơ dự án (DOHGEN-025(a) và DOHGEN-025(b)) : Hồ sơ ghi chép các dự án dài hạn và ngắn hạn khác nhau mà bộ phận có trách nhiệm chính trong việc lưu giữ hồ sơ. Hồ sơ có thể khác nhau tùy từng dự án, nhưng thường bao gồm các bài nghiên cứu và báo cáo, nghị quyết, báo cáo dự án, tài liệu nền, kế hoạch và mục tiêu dự án, thư từ và các tài liệu tương tự.
Giữ lại: DOHGEN-025(a) Dự án quan trọng: giữ lại vĩnh viễn; DOHGEN-025(b) các dự án khác: giữ lại 10 năm. (MOAR 166-150-0005 (31)) Cập nhật 14/2/2019
Ấn phẩm (DOHGEN-026) : Các tài liệu đã xuất bản do sở hoặc bất kỳ chương trình nào của sở sản xuất và được công bố rộng rãi. Bao gồm bản tin, tập sách nhỏ, tài liệu quảng cáo, tờ rơi, báo cáo, nghiên cứu, đề xuất và các tài liệu đã xuất bản tương tự. Không bao gồm các ấn phẩm nhận được từ các nguồn liên bang, tiểu bang, tư nhân hoặc các nguồn khác - các ấn phẩm này và các bản sao bổ sung của các ấn phẩm do cơ quan sản xuất nên được lưu giữ khi cần thiết. Đối với các ấn phẩm được lưu trữ ở định dạng điện tử, vui lòng liên hệ với Chương trình Quản lý Hồ sơ Quận để được hỗ trợ bảo quản.
Lưu giữ: Lưu giữ vĩnh viễn. (MOAR 166-150-0005 (33))
Hồ sơ mua hàng (DOHGEN-027) : Hồ sơ ghi chép các đơn đặt hàng, ủy quyền và bằng chứng nhận hàng hóa và dịch vụ được mua bởi bộ phận và các chương trình của bộ phận. Bao gồm các đơn đặt hàng và yêu cầu mua hàng, ủy quyền mua hàng, yêu cầu mua hàng, lệnh phát hành hợp đồng, thông số kỹ thuật vật liệu và chi phí, đơn đặt hàng kho trung tâm hoặc in ấn, đơn đặt hàng dịch vụ điện thoại và các hồ sơ tương tự. Hồ sơ giao dịch chính được lưu giữ trong SAP, với các tài liệu hỗ trợ, bao gồm thông tin điện tử, được lưu giữ riêng biệt.
Lưu giữ: Lưu giữ 3 năm. (MOAR 166-150-0110 (21))
Hồ sơ Đảm bảo Chất lượng (DOHGEN-041) : Hồ sơ ghi chép các hoạt động đảm bảo chất lượng nội bộ, chẳng hạn như kiểm toán tuân thủ và xem xét hồ sơ bệnh án. Hồ sơ có thể bao gồm nhưng không giới hạn ở các đánh giá, báo cáo hiệu suất, khuyến nghị cải tiến và các tài liệu liên quan.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 2 năm. (MOAR 166-150-0145 (9))
Báo cáo và Nghiên cứu (DOHGEN-028(a) và DOHGEN-028(b)) : Hồ sơ ghi lại các báo cáo hoặc nghiên cứu đặc biệt được thực hiện về các chương trình, dịch vụ hoặc dự án của phòng ban, do nhân viên của phòng ban hoặc các chuyên gia tư vấn theo hợp đồng biên soạn. Bao gồm báo cáo cuối cùng được phân phối nội bộ hoặc cho các đơn vị khác và các tài liệu làm việc được sử dụng để biên soạn báo cáo hoặc nghiên cứu. Đối với các báo cáo và nghiên cứu được lưu trữ ở định dạng điện tử, vui lòng liên hệ với Chương trình Quản lý Hồ sơ Quận để được hỗ trợ bảo quản.
Lưu giữ: DOHGEN-028(a) Báo cáo cuối cùng: lưu giữ vĩnh viễn; DOHGEN-028(b) Các hồ sơ khác: lưu giữ 5 năm. (MOAR 166-150-0005 (34))
Hồ sơ Chương trình An toàn (DOHGEN-029) : Hồ sơ ghi lại chương trình của bộ phận nhằm thúc đẩy môi trường làm việc an toàn cho nhân viên. Hồ sơ có thể bao gồm các chính sách, kế hoạch và quy trình an toàn, hồ sơ của ủy ban an toàn nơi làm việc, báo cáo kiểm tra do cán bộ an toàn thực hiện, danh sách và báo cáo sơ tán, và các tài liệu và thư từ liên quan.
Thời gian lưu giữ: Báo cáo kiểm tra, đánh giá và khuyến nghị: lưu giữ 10 năm; Tất cả các hồ sơ khác: Lưu giữ 5 năm. (MOAR 166-150-0200 (17))
Hồ sơ hội thảo và hội nghị, bên ngoài (DOHGEN-031) : Hồ sơ ghi chép các hoạt động của các hội thảo, hội nghị, hội thảo chuyên đề, đại hội và các cuộc họp tương tự không do bộ phận tài trợ nhưng có sự tham dự của các cán bộ hoặc nhân viên của bộ phận. Có thể bao gồm báo cáo của nhân viên, tài liệu hướng dẫn, khuyến nghị, thư từ và biên bản liên quan, và các hồ sơ tương tự.
Lưu giữ: Lưu giữ 2 năm. (MOAR 166-150-0005 (40))
Hồ sơ Hội thảo và Hội nghị Nội bộ (DOHGEN-030) : Hồ sơ ghi chép về thiết kế và thực hiện các hội thảo, hội nghị, hội thảo chuyên đề, đại hội và các cuộc họp tương tự do bộ phận tài trợ. Thường bao gồm mô tả lớp học, tài liệu giảng dạy, đề cương khóa học, hồ sơ đăng ký và tham dự, báo cáo, bài phát biểu, tài liệu lập kế hoạch và các hồ sơ liên quan.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 5 năm. (MOAR 166-150-0005 (39))
Biên bản cuộc họp nhân viên (DOHGEN-032) : Hồ sơ ghi lại các cuộc họp thường kỳ của nhân viên phòng ban không thuộc phạm vi điều chỉnh của Luật Họp Công khai của Oregon (ORS 192.610 đến 192.710). Các cuộc họp này thảo luận về các nhiệm vụ và hành động nằm trong khuôn khổ các chính sách và thủ tục hiện hành. Hồ sơ có thể bao gồm biên bản, ghi chú, báo cáo và các mục liên quan. Một số hồ sơ có thể được xem xét đưa vào các chuỗi hồ sơ khác có thời hạn lưu giữ dài hơn nếu nội dung cuộc họp bổ sung thông tin quan trọng cho chuỗi hồ sơ đó.
Giữ lại: Giữ lại 2 năm. (MOAR 166-150-0005 (19))
Hồ sơ Kế hoạch Chiến lược (DOHGEN-033(a) và DOHGEN-033(b)) : Tài liệu thuộc loạt này ghi lại các kế hoạch dài hạn và quá trình phát triển các mục tiêu công việc của bộ phận hoặc đơn vị trực thuộc. Hồ sơ bao gồm các kế hoạch chiến lược, tuyên bố sứ mệnh, bản thảo sơ bộ, ghi chú công việc và thư từ liên quan.
Lưu giữ: DOHGEN-033(a) Kế hoạch chiến lược: Lưu giữ 20 năm; DOHGEN-033(b) Các hồ sơ khác: Lưu giữ 6 năm. (MOAR 166-150-0005 (23))
Sổ tay kỹ thuật, thông số kỹ thuật và bảo hành (DOHGEN-034(a) và DOHGEN-034(b)) : Sổ tay hướng dẫn sử dụng và bảo hành cho các phương tiện và thiết bị thuộc sở hữu của cơ quan. Sổ tay thường bao gồm thông số kỹ thuật, hướng dẫn vận hành và thông tin an toàn. Bảo hành bao gồm các điều khoản về phạm vi bảo hiểm cho việc sửa chữa hoặc thay thế thiết bị.
Lưu giữ: DOHGEN-034(a) Sổ tay: Lưu giữ cho đến khi thanh lý xe hoặc thiết bị; DOHGEN-034(b) Giấy bảo hành: Lưu giữ cho đến khi hết hạn. (MOAR 166-150-0105 (13))
Hồ sơ Chương trình Đào tạo (DOHGEN-044(a), DOHGEN-044(b) và DOHGEN-044(c)): Hồ sơ liên quan đến việc thiết kế và thực hiện các chương trình đào tạo do cơ quan cung cấp cho nhân viên. Hồ sơ bao gồm mô tả lớp học, chứng chỉ giảng viên, tài liệu lập kế hoạch, tài liệu giảng dạy, đề cương khóa học, hồ sơ đăng ký và tham dự lớp học, và các hồ sơ quan trọng liên quan khác.
Lưu giữ: DOHGEN-044(a) Hồ sơ chương trình quan trọng: Lưu giữ 5 năm; DOHGEN-044(b) Hồ sơ đăng ký và tham dự lớp học: Lưu giữ 2 năm; DOHGEN-044(c) Hồ sơ khác: Lưu giữ 1 năm. (MOAR 166-150-0160 (24))
Phiếu Yêu Cầu Dịch Thuật (DOHGEN-035) : Hồ sơ ghi lại các yêu cầu dịch thuật của chương trình. Hồ sơ bao gồm ngày tháng, ngôn ngữ cần sử dụng, văn bản cần dịch, hướng dẫn và tài liệu hỗ trợ.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 3 năm. (MOAR 166-150-0065 (13))
Hồ sơ chi phí đi lại (DOHGEN-036) : Hồ sơ ghi lại các yêu cầu, phê duyệt, hoàn trả và các hành động khác liên quan đến việc đi lại của nhân viên. Bao gồm báo cáo chi phí và biên lai, chứng từ, yêu cầu, phê duyệt và các tài liệu liên quan. Việc lưu giữ cũng áp dụng cho việc sử dụng phương tiện cá nhân. Thông tin thường bao gồm chi phí ước tính, khoản trả trước, chi phí cuối cùng, điểm đến, phương thức vận chuyển, ngày đi lại, chữ ký phê duyệt và dữ liệu liên quan.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 3 năm. (MOAR 166-150-0110 (24))