Título de la serie (N.° de serie de la agencia) : Descripción, retención (cita legal)
Registros de Cuentas por Pagar (DOHGEN-001) : Registros que documentan el pago de las facturas de la división para cuentas generales, excluyendo subvenciones. Incluye informes, facturas, estados de cuenta, comprobantes, órdenes de compra, autorizaciones de pago, registros de recibos, cheques o warrants cancelados, registros de distribución de incentivos no financiados por subvenciones y registros similares. Esta información se mantiene principalmente en SAP con diversos documentos de respaldo en papel y electrónicos.
Retención: Conservación por 3 años. (MOAR 166-150-0110 (1))
Registros de Cuentas por Cobrar (DOHGEN-002) : Registros que documentan los ingresos adeudados a la división, que se acreditarán a las cuentas generales, excluyendo subvenciones. También documentan la facturación y el cobro de fondos. Pueden incluir informes, recibos, facturas, adjudicaciones, registros, listas, resúmenes, estados de cuenta y registros similares. La información suele incluir el importe del recibo, la fecha, el número de factura, el nombre, el número de cuenta, el saldo de la cuenta, los ajustes y datos similares. Esta información se mantiene principalmente en SAP con diversos documentos de respaldo en papel y electrónicos.
Retención: Conservar durante 3 years after su cobro o su incobrable. (MOAR 166-150-0110 (2))
Informes Estadísticos Anuales (DOHGEN-003) : Documentan las actividades del programa para investigación y referencia. Se compilan y mantienen para consulta interna, así como para cumplir con los requisitos de la división. Los informes muestran el tipo de consulta, los servicios prestados, las derivaciones y procedimientos a especialistas, las cancelaciones y las comparaciones históricas.
Retención: Conservar permanentemente. (MOAR 166-150-0005 (31))
Registros de Preparación de Presupuestos (DOHGEN-004) : Registros que documentan la preparación de las solicitudes presupuestarias de división para su inclusión en el presupuesto departamental. Pueden incluir informes del personal, instrucciones presupuestarias, hojas de trabajo, encuestas, informes de asignación de recursos, planes de gastos, planes de contingencia, propuestas presupuestarias, informes de pronóstico financiero y registros similares. Gran parte de esta información se mantiene en formato electrónico en hojas de cálculo y documentos similares.
Retención: Conservar por 2 años. (MOAR 166-150-0110 (8))
Calendarios y Registros de Programación (DOHGEN-005) : Registros que documentan y facilitan la planificación, programación y otras acciones rutinarias relacionadas con reuniones, citas, viajes, visitas y otras actividades. Incluye calendarios, agendas electrónicas (incluidas las portátiles), agendas, notas, mensajes telefónicos, diarios y registros similares.
Retención: 1 año. (MOAR 166-150-0005 (6))
Informes de Abuso Infantil (DOHGEN-006) : Los registros documentan las sospechas de abuso infantil reportadas por los empleados del programa. Los registros pueden incluir, entre otros, notas y observaciones del niño, registro de contacto con la Oficina Estatal de Servicios para Niños y Familias o una agencia del orden público, y documentación relacionada.
Retención: Conservar 5 años. (2009-0001/039)
Informes de Incidentes de Clientes (DOHGEN-039) : Documentan cualquier incidente que involucre a un cliente, paciente o visitante en un centro de trabajo de MCHD. Los informes muestran el nombre del cliente, paciente o visitante, el número de caso, el lugar del incidente, la fecha y hora del incidente, su descripción, las medidas adoptadas por el personal y la firma fechada del informante.
Retención: Conservar por 10 años. (MOAR 166-150-0200 (9))
Encuestas de Satisfacción del Cliente (DOHGEN-007) : La encuesta indica la satisfacción del cliente con los servicios del programa. Incluye encuestas e informes resumidos que detallan los diversos servicios prestados y la satisfacción del cliente con ellos. La encuesta incluye información sobre el programa, una descripción de los servicios prestados, el número de personas atendidas y un desglose de las respuestas de los clientes.
Retención: 5 años. (MOAR 166-150-0005 (42))
Registros de Comunicación (DOHGEN-043) : Los registros documentan las comunicaciones realizadas o recibidas a través de diversos dispositivos electrónicos, como teléfono, teléfono inteligente, fax, radio, sistema de despacho asistido por computadora, buscapersonas y teletipo, y no se especifican de otra manera en el programa de retención del condado. La información registrada puede incluir la hora, la fecha y el destino de la comunicación, el nombre de la persona que llama, el número llamado o recibido, y las medidas adoptadas. Incluye formularios que documentan el proceso de contacto con los clientes para las citas.
Retención: Conservar por 1 año. (OAR 166-150-0005 (8))
Encuestas Comunitarias (DOHGEN-040) : Encuestas que documentan la opinión, retroalimentación o experiencia de una comunidad, ya sea específica o general, sobre un área temática específica. Estas encuestas pueden recopilar información sobre el comportamiento de comunidades específicas, sus actitudes, necesidades y opiniones en torno a diversos temas o iniciativas. Esta información puede utilizarse para crear servicios específicos o campañas de divulgación, ayudar a tomar decisiones programáticas, políticas y de financiamiento, y proporcionar información sobre tendencias nuevas y emergentes.
Retención: 3 años. (MOAR 166-150-0005 (45))
Acuerdos de Confidencialidad - Contratistas y Visitantes (DOHGEN-042) : Los registros documentan el cumplimiento de las políticas de privacidad de los clientes por parte de contratistas y visitantes durante su estancia en el sitio. Estos son los acuerdos firmados por personas que no están cubiertas por un acuerdo de socio comercial vigente.
Retención: Conservar durante 10 años. (OAR 410-141-3520 (10); 45 CFR § 164.316(b)(2)(i))
Registros de Administración de Contratos (DOHGEN-008) : Documenta la gestión de las actividades y pagos de los contratistas para todos los contratos de la división. Los registros incluyen informes de gastos, copias de comprobantes de pago (incluyendo memorandos de pago y facturas), aprobaciones de contratos, modificaciones de contratos, listas de verificación para la revisión de contratos, formularios de enrutamiento de contratos, copias de contratos, información del contratista (quiebras, demandas, etc.) y correspondencia relacionada. Los registros también pueden incluirse en SAP y en diversos documentos de apoyo, tanto electrónicos como impresos.
Retención: Conservar por 10 años. (MOAR 166-150-0005 (9))
Correspondencia: Registros que: 1. documentan comunicaciones creadas o recibidas por una agencia, 2. se relacionan directamente con un programa o administración de la agencia, y 3. no se especifican de otra manera en los Programas de Retención del Condado de Multnomah. Los registros pueden incluir, entre otros, cartas, memorandos, notas y mensajes electrónicos que comunican aprobaciones formales, instrucciones de acción e información sobre contratos, compras, subvenciones, personal y proyectos o programas específicos.
Conservación: Archivar en el programa asociado o en los registros administrativos. Las comunicaciones que no cumplan con los criterios anteriores no necesitan archivarse y pueden conservarse según sea necesario. (OAR 166-150-0005 (10)) Actualizado el 01/08/2018
Registros Diarios de Caja (DOHGEN-013) : La serie documenta el efectivo recibido por las licencias emitidas y su depósito diario. El registro muestra la fecha, el número de licencias emitidas, el efectivo cobrado, el monto depositado y la fecha de depósito. Incluye registros de caja de manipuladores de alimentos y de estadísticas vitales.
Retención: Conservación por 3 años. (MOAR 166-150-0210 (2))
Registros de Tiempo de Empleados (DOHGEN-014) : Registros que documentan las horas trabajadas, las horas de licencia acumuladas y las horas de licencia tomadas por los empleados del departamento. La información suele incluir el nombre y número de seguro social del empleado, las horas trabajadas, el tipo y número de horas de licencia tomadas, el total de horas, las fechas y otros datos relacionados. Incluye las solicitudes de licencia. Esta información se mantiene principalmente en SAP con diversos documentos de respaldo en papel y electrónicos.
Retención: 4 años. (MOAR 166-150-0155 (3))
Registros de Encuentros (DOHGEN-015) : Documenta la información del cliente y los servicios prestados en cada visita clínica para su ingreso al Sistema de Información de Salud. Incluye formularios de encuentro con información demográfica del cliente y casillas para la entrada de datos que indican los servicios prestados durante la visita.
Retención: Conservar 3 meses. (2009-0001/040)
Registros de mantenimiento de equipos (DOHGEN-016) : Los registros pueden incluir órdenes de compra, contratos de arrendamiento, garantías, declaraciones de proveedores, contratos de servicio, facturas de llamadas de cobro, informes de actividad de fax, solicitudes de disposición de propiedad, facturas de reparación de equipos, formularios de solicitud de compra y memorandos.
Retención: Conservar durante 1 year after desechar el equipo. (MOAR 166-150-0105 (8))
Registros de Subvenciones (DOHGEN-017(a) y DOHGEN-017(b)) : Los registros documentan la solicitud y administración de subvenciones en las que el departamento es beneficiario o administrador. Los registros pueden incluir, entre otros, solicitudes, incluyendo propuestas de proyectos, resúmenes, objetivos, actividades, presupuestos, anexos y notificaciones de adjudicación; registros de evaluación de subvenciones y recomendaciones sobre las solicitudes de subvenciones; registros de administración de subvenciones, incluyendo informes de progreso, presupuestos, objetivos de proyectos, propuestas y resúmenes; registros que documentan la asignación de fondos; contratos; registros de seguimiento de los planes de proyectos y medición de logros; inventarios de equipos; informes financieros, registros contables, informes de auditoría, informes de gastos, y correspondencia y documentación relacionadas.
Retención: DOHGEN-017(a) Conservar los informes finales de las subvenciones significativas al condado de forma permanente; DOHGEN-017(b) Conservar otros registros de subvenciones: 3 years after de la presentación y aprobación del informe de gastos anual o final o, según se especifique en el acuerdo, el plazo que sea más largo. (MOAR 166-150-0110 (17)
Informes de Incidentes (DOHGEN-018) : Serie utilizada para reportar incidentes de seguridad sin lesiones y lesiones a personal no empleado. Los registros pueden incluir informes de incidentes, informes policiales, registros de investigación y correspondencia relacionada.
Retención: Conservar por 5 años. (MOAR 166-150-0200 (5))
Registros de llaves y tarjetas de acceso (DOHGEN-019) : Los registros documentan la entrega de llaves y tarjetas de acceso al personal para permitir el acceso a edificios y sitios. Los registros pueden incluir, entre otros, inventarios de llaves, formularios de entrega de llaves, registros de reemplazo de llaves y registros de eliminación de llaves.
Retención: 10 años. (OAR 410-141-3520 (10)) Periodo de retención actualizado el 01/07/2021
Registros de Seguimiento Legislativo (DOHGEN-020) : Serie utilizada para monitorear la legislación que pueda afectar las operaciones o políticas actuales del departamento. Los registros incluyen declaraciones conceptuales, propuestas, registros de proyectos de ley, análisis de impacto fiscal/organizacional, copias de proyectos de ley, resúmenes de testimonios, informes de comités, órdenes del día y correspondencia.
Retención: Conservar por 2 años. (OAR 166-150-0005 (14))
Hojas de Datos de Seguridad de Materiales (DOHGEN-037) : La serie documenta todos los productos químicos peligrosos utilizados y conservados por una agencia. Los registros incluyen hojas de seguridad de materiales peligrosos, instrucciones de seguridad e instrucciones de emergencia.
Retención: Conservar hasta su sustitución. (MOAR 166-150-0200 (11))
Informes Clínicos Mensuales (DOHGEN-021) : Los informes mensuales contienen datos estadísticos sobre las visitas de los pacientes a los proveedores de salud. Esta información se utiliza para diversos fines de investigación y elaboración de informes. Los títulos y números de los informes cambian con el tiempo, pero generalmente abarcan el número de visitas médicas y dentales por ubicación del servicio, área del programa y proveedor; una comparación entre las visitas reales y las visitas programadas; y las ausencias sin servicio.
Retención: 5 años. (MOAR 166-150-0005 (31))
Informes de Incidentes de Accidentes Personales (DOHGEN-038) : Serie utilizada para reportar accidentes de empleados a los supervisores del programa. Los registros pueden incluir informes de accidentes del SAIF, informes de accidentes, informes e investigaciones de lesiones laborales, y formularios de identificación y evaluación física del empleado.
Retención: Conservar durante 10 years after el cierre del caso. (OAR 166-150-0200 (13))
Registros de Caja Chica (DOHGEN-022) : Documentos que autentican las compras de caja chica y solicitan reembolsos del fondo de caja chica del departamento. Los registros incluyen recibos, extractos de transacciones, formularios de caja chica y memorandos de solicitud de pago. El registro principal de transacciones se mantiene en SAP, y la documentación de respaldo, incluida la información electrónica, se conserva por separado.
Retención: Conservación por 3 años. (MOAR 166-150-0110 (20))
Registros de Políticas y Procedimientos (DOHGEN-023(a) y DOHGEN-023(b)) : Esta serie documenta la revisión, evaluación, desarrollo y autorización de las políticas y procedimientos formales del departamento. Los registros pueden incluir boletines y avisos de autorización, declaraciones de misión y objetivos, manuales, y declaraciones y directivas finales de políticas. Se utilizan para la orientación de nuevos empleados y como referencia continua. También son útiles para establecer políticas o procedimientos anteriores en casos de responsabilidad civil, disputas de personal y otras instancias. Esta serie también incluye documentación rutinaria y procedimientos administrativos básicos que abarcan temas como el formato de cartas, la entrada de datos, el protocolo telefónico y otros. Para obtener información sobre los registros en formato electrónico, comuníquese con el Programa de Gestión de Registros del Condado para obtener asistencia con su conservación.
Retención: DOHGEN-023(a) Manuales administrativos de rutina: Conservar durante 2 years after su reemplazo u obsolescencia; DOHGEN-023(b) Todos los demás manuales: Conservar permanentemente. (MOAR 166-150-0005 (27,28))
Registros de membresía profesional (DOHGEN-024) : registros que documentan las membresías individuales pagadas por el departamento y las actividades en organizaciones profesionales.
Retención: Conservación por 3 años. (MOAR 166-150-0005 (31))
Registros de Proyectos (DOHGEN-025(a) y DOHGEN-025(b)) : Registros que documentan diversos proyectos a corto y largo plazo, de los cuales el departamento es el principal responsable de la gestión documental. Los registros varían según el proyecto, pero suelen incluir documentos e informes de investigación, resoluciones, informes de proyectos, material de referencia, planes y objetivos del proyecto, correspondencia y material similar.
Retención: DOHGEN-025(a) Proyecto significativo: conservar permanentemente; DOHGEN-025(b) Otros proyectos: conservar por 10 años. (MOAR 166-150-0005 (31)) Actualizado el 14/2/2019
Publicaciones (DOHGEN-026) : Registros publicados producidos por o para el departamento o cualquiera de sus programas y puestos a disposición del público. Incluye boletines, panfletos, folletos, informes, estudios, propuestas y registros publicados similares. No incluye publicaciones recibidas de fuentes federales, estatales, privadas ni de otras fuentes. Estas publicaciones, así como copias adicionales de las publicaciones producidas por la agencia, deben conservarse según sea necesario. Para publicaciones en formato electrónico, comuníquese con el Programa de Gestión de Registros del Condado para obtener asistencia con su conservación.
Retención: Conservar permanentemente. (MOAR 166-150-0005 (33))
Registros de Compras (DOHGEN-027) : Registros que documentan pedidos, autorizaciones y comprobantes de recepción de la compra de bienes y servicios por parte del departamento y sus programas. Incluye órdenes y solicitudes de compra, autorizaciones de compra, requisiciones, órdenes de liberación de contrato, especificaciones de materiales y costos, órdenes de almacén central o de impresión, órdenes de servicio telefónico y registros similares. El registro transaccional principal se mantiene en SAP, y la documentación de respaldo, incluida la información electrónica, se mantiene por separado.
Retención: Conservación por 3 años. (MOAR 166-150-0110 (21))
Registros de Aseguramiento de Calidad (DOHGEN-041) : Registros que documentan las actividades internas de aseguramiento de la calidad, como auditorías de cumplimiento y revisiones de historiales clínicos. Los registros pueden incluir, entre otros, evaluaciones, informes de desempeño, recomendaciones de mejora y documentación relacionada.
Retención: Conservar por 2 años. (MOAR 166-150-0145 (9))
Informes y Estudios (DOHGEN-028(a) y DOHGEN-028(b)) : Los registros documentan informes o estudios especiales realizados sobre los programas, servicios o proyectos del departamento, compilados por personal de la división o por consultores contratados. Incluyen el informe final distribuido internamente o a otras entidades, y los documentos de trabajo utilizados para compilar el informe o estudio. Para obtener información sobre informes y estudios en formato electrónico, comuníquese con el Programa de Gestión de Registros del Condado para obtener asistencia con su conservación.
Retención: DOHGEN-028(a) Informe final: conservar permanentemente; DOHGEN-028(b) Otros registros: conservar durante 5 años. (MOAR 166-150-0005 (34))
Registros del Programa de Seguridad (DOHGEN-029) : Los registros documentan el programa del departamento para promover un entorno laboral seguro para sus empleados. Los registros pueden incluir políticas, planes y procedimientos de seguridad, registros del comité de seguridad laboral, informes de inspecciones realizadas por el oficial de seguridad, listas e informes de evacuación, y documentación y correspondencia relacionadas.
Conservación: Informes de inspección, evaluaciones y recomendaciones: conservar durante 10 años; demás registros: conservar durante 5 años. (MOAR 166-150-0200 (17))
Registros de Seminarios y Conferencias Externos (DOHGEN-031) : Registros que documentan las actividades de seminarios, conferencias, talleres, convenciones y reuniones similares no patrocinadas por el departamento, pero a las que asistieron funcionarios o personal del departamento. Pueden incluir informes del personal, materiales didácticos, recomendaciones, correspondencia y memorandos relacionados, y registros similares.
Retención: Conservar por 2 años. (MOAR 166-150-0005 (40))
Registros Internos de Seminarios y Conferencias (DOHGEN-030) : Registros que documentan el diseño y la implementación de seminarios, conferencias, talleres, convenciones y reuniones similares patrocinadas por el departamento. Suele incluir descripciones de clases, materiales didácticos, esquemas de cursos, registros de inscripción y asistencia, informes, discursos, documentación de planificación y otros registros relacionados.
Retención: 5 años. (MOAR 166-150-0005 (39))
Registros de Reuniones del Personal (DOHGEN-032) : Registros que documentan las reuniones rutinarias del personal del departamento, no sujetas a la Ley de Reuniones Públicas de Oregón (ORS 192.610 a 192.710). Estas reuniones abordan tareas y acciones dentro de las políticas y procedimientos vigentes. Los registros pueden incluir actas, notas, informes y documentos relacionados. Algunos registros pueden incluirse en otras series de registros con periodos de conservación más largos si el tema de la reunión aporta información significativa a dicha serie.
Retención: Retener 2 años. (MOAR 166-150-0005 (19))
Registros de Planificación Estratégica (DOHGEN-033(a) y DOHGEN-033(b)) : Esta serie documenta los planes a largo plazo y el desarrollo de los objetivos de trabajo del departamento o de su subdivisión. Los registros incluyen planes estratégicos, declaraciones de misión, borradores preliminares, notas de trabajo y correspondencia relacionada.
Retención: DOHGEN-033(a) Planes estratégicos: Conservar durante 20 años; DOHGEN-033(b) Otros registros: Conservar durante 6 años. (MOAR 166-150-0005 (23))
Manuales Técnicos, Especificaciones y Garantías (DOHGEN-034(a) y DOHGEN-034(b)) : Manuales del propietario y garantías para vehículos y equipos propiedad de la agencia. Los manuales suelen incluir especificaciones, instrucciones de funcionamiento e información de seguridad. Las garantías incluyen las condiciones de cobertura para la reparación o el reemplazo del equipo.
Retención: Manuales DOHGEN-034(a): Conservar hasta la disposición del vehículo o equipo; Garantías DOHGEN-034(b): Conservar hasta su vencimiento. (MOAR 166-150-0105 (13))
Registros del Programa de Capacitación (DOHGEN-044(a), DOHGEN-044(b) y DOHGEN-044(c)): Registros relacionados con el diseño e implementación de los programas de capacitación impartidos por la agencia a los empleados. Estos registros incluyen descripciones de las clases, certificaciones de los instructores, documentación de planificación, materiales didácticos, esquemas de los cursos, registros de inscripción y asistencia a clases, y otros registros relevantes relacionados.
Retención: DOHGEN-044(a) Registros importantes del programa: Conservar durante 5 años; DOHGEN-044(b) Registros de inscripción y asistencia a clases: Conservar durante 2 años; DOHGEN-044(c) Otros registros: Conservar durante 1 año. (MOAR 166-150-0160 (24))
Solicitudes de Servicios de Traducción (DOHGEN-035) : Registros que documentan las solicitudes de servicios de traducción del programa. El registro incluye la fecha, el idioma(s) a utilizar, el texto a traducir, las instrucciones y la documentación de apoyo.
Retención: Conservación por 3 años. (MOAR 166-150-0065 (13))
Registros de Gastos de Viaje (DOHGEN-036) : Registros que documentan solicitudes, autorizaciones, reembolsos y otras acciones relacionadas con los viajes de los empleados. Incluye informes de gastos y recibos, comprobantes, solicitudes, autorizaciones y documentos relacionados. La retención también aplica al uso de vehículos privados. La información suele incluir costos estimados, pagos anticipados, costos finales, destino, medio de transporte, fechas de viaje, firmas de aprobación y datos relacionados.
Retención: 3 años. (MOAR 166-150-0110 (24))