Tên loạt series (Số hiệu series của cơ quan): Mô tả, Thời gian lưu giữ (Trích dẫn pháp lý)
Báo cáo hành chính về chính sách ưu đãi (DEAA-001): Các báo cáo được sử dụng để chuẩn bị cho chính sách ưu đãi, báo cáo EEO-4 hoặc các báo cáo tương tự. Các báo cáo bao gồm, nhưng không giới hạn ở, danh sách phân loại công việc, đánh giá lương, danh sách đủ điều kiện, dữ liệu của Sở Việc làm Oregon và các báo cáo tương tự.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 3 năm. (MOAR 166-150-0160 (1))
Báo cáo Giám sát Hành động Khẳng định (DEAA-002): Báo cáo so sánh tỷ lệ đại diện dự kiến về giới tính và chủng tộc/dân tộc trong các công việc của quận với tỷ lệ đại diện thực tế. Báo cáo hiển thị thông tin thống kê về nhân viên, chủng tộc/dân tộc, giới tính, mục tiêu tuyển dụng, tỷ lệ đại diện dự kiến, tỷ lệ đại diện thực tế và các thông tin liên quan.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 5 years after báo cáo được phát hành. (MOAR 166-150-0160 (1))
Kế hoạch Hành động Khẳng định (DEAA-003): Kế hoạch hàng năm ghi lại việc tuân thủ của quận đối với luật liên bang, tiểu bang và địa phương về chống phân biệt đối xử tại nơi làm việc. Trước đây, các hồ sơ này được gọi là "báo cáo thường niên". Kế hoạch bao gồm nhiều thông tin về các phòng ban của quận, bao gồm nhưng không giới hạn ở chính sách hành động khẳng định, mục tiêu, đào tạo, quy trình khiếu nại, tiến độ đạt được mục tiêu, thực hiện kế hoạch, đánh giá/báo cáo, tiếp cận/tuyển dụng, phân tích phân loại, đạt được mục tiêu, kế hoạch chiến lược tuân thủ của phòng ban, báo cáo đặc biệt của phòng ban và các dữ liệu liên quan.
Lưu giữ: Lưu giữ vĩnh viễn. (MOAR 166-150-0160 (1))
Báo cáo hàng quý về chính sách bình đẳng cơ hội (DEAA-004): Báo cáo thống kê được gửi đến hội đồng quận và các trưởng phòng ban, ghi lại số liệu thống kê việc làm theo chủng tộc/dân tộc và giới tính. Báo cáo thể hiện phân loại công việc, phòng ban và bộ phận, số lượng và tỷ lệ phần trăm người được tuyển dụng theo giới tính và chủng tộc/dân tộc, sự thay đổi so với quý trước và tổng số tích lũy.
Thời hạn lưu trữ: Lưu trữ trong 3 năm. (29 CFR 1602.30)
Bản tự đánh giá theo Đạo luật Người khuyết tật Hoa Kỳ ( ADA ) (DEAA-005): Hồ sơ ghi lại các đánh giá của bộ phận về việc tuân thủ các yêu cầu của ADA. Các đánh giá thể hiện các phát hiện, khuyến nghị và tự đánh giá chương trình về truyền thông, dịch vụ hỗ trợ, khả năng sử dụng thiết bị hỗ trợ người khiếm thính (TDD), khả năng tiếp cận tòa nhà và địa điểm, biển báo, dịch vụ được cung cấp, tuyển dụng và thông tin liên hệ.
Thời hạn lưu giữ: Lưu giữ trong 5 năm. (ORS 447.241)
Kế hoạch chuyển đổi theo Đạo luật Người khuyết tật Hoa Kỳ ( ADA ) (DEAA-006): Hồ sơ ghi lại kế hoạch của các phòng ban cấp quận nhằm đảm bảo các tòa nhà và địa điểm tuân thủ ADA. Hồ sơ bao gồm bản dự thảo và bản cuối cùng, ý kiến của phòng ban và Văn phòng Hành động Khẳng định về các yếu tố của kế hoạch, ước tính chi phí, tài liệu nền và thư từ liên quan.
Lưu giữ: Lưu giữ 10 years after kế hoạch cuối cùng được phê duyệt. (ORS 447.241(7C))
Hồ sơ Ủy ban (DEAA-007): Hồ sơ ghi chép các cuộc họp trong chính phủ không thuộc phạm vi điều chỉnh của Luật Họp Công khai của Oregon (ORS 192.610 đến 192.690). Các cuộc họp này liên quan đến các nhiệm vụ và hành động trong khuôn khổ các chính sách và thủ tục hiện hành. Hồ sơ có thể bao gồm biên bản, ghi chú, báo cáo và các mục liên quan.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 3 năm. (MOAR 166-150-0005 (16))
Thư từ: Hồ sơ: 1. ghi lại các thông tin liên lạc được tạo ra hoặc nhận được bởi một cơ quan VÀ 2. liên quan trực tiếp đến chương trình hoặc hoạt động quản lý của cơ quan đó VÀ 3. không được quy định cụ thể trong Lịch trình Lưu trữ của Quận Multnomah. Hồ sơ có thể bao gồm nhưng không giới hạn ở thư từ, bản ghi nhớ, ghi chú và tin nhắn điện tử truyền đạt các phê duyệt chính thức, chỉ đạo hành động và thông tin về hợp đồng, mua sắm, tài trợ, nhân sự và các dự án hoặc chương trình cụ thể.
Lưu giữ: Lưu trữ cùng với chương trình liên quan hoặc hồ sơ hành chính. Các thông tin liên lạc không đáp ứng các tiêu chí nêu trên không cần phải được lưu trữ và có thể được giữ lại khi cần thiết. (OAR 166-150-0005 (10)) Cập nhật 01/08/2018
Hồ sơ về Chính sách Bình đẳng Cơ hội của Sở (DEAA-013): Hồ sơ ghi chép các nỗ lực của các sở thuộc quận liên quan đến việc thực hiện chương trình bình đẳng cơ hội của quận. Hồ sơ bao gồm các mốc thời gian, bài báo, tài liệu tham khảo, thư từ và các hồ sơ liên quan. Xem thêm Kế hoạch Bình đẳng Cơ hội (DEAA-003).
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 10 năm. (MOAR 166-150-0160 (1))
Hồ sơ điều tra khiếu nại phân biệt đối xử (DEAA-014): Tài liệu ghi lại quá trình điều tra các khiếu nại gửi đến Văn phòng Hành động Khẳng định về các hành vi phân biệt đối xử trong tuyển dụng tại các phòng ban của quận. Hồ sơ bao gồm mẫu đơn khiếu nại phân biệt đối xử, ghi chú phỏng vấn, kết quả điều tra, nhật ký liên lạc, lời khai của người khiếu nại, lời khai của người bị khiếu nại, lời khai của nhân chứng, tài liệu, thư từ, tài liệu hỗ trợ và các hồ sơ liên quan. Cũng bao gồm nhật ký khiếu nại chi tiết tất cả các khiếu nại đã được ghi nhận và tình trạng của chúng.
Lưu giữ: Lưu giữ 5 years after kết quả được ban hành. (MOAR 166-150-0160 (15))
Báo cáo EEO-4 (DEAA-015): Tài liệu báo cáo thường niên gửi Ủy ban Cơ hội Việc làm Bình đẳng Liên bang về thống kê việc làm của quận. Bao gồm bảng tóm tắt (mẫu EEOC 352) và báo cáo thống kê chi tiết thể hiện loại công việc, giới tính, chủng tộc/dân tộc, mức lương và các thông tin liên quan.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 5 năm. (MOAR 166-1150-0160(14))
Hồ sơ quy trình (DEAA-016(a) và DEAA-016(b)): Chuỗi tài liệu xem xét, đánh giá, phát triển và phê duyệt các quy trình hành chính của quận liên quan đến các chức năng Đa dạng, Công bằng & Hành động Khẳng định có tác động trên toàn quận, cũng như các quy trình cụ thể cho hoạt động văn phòng nội bộ thường xuyên. Hồ sơ bao gồm hồ sơ quy trình hành chính, hồ sơ quy trình văn phòng và các tài liệu nền liên quan.
Lưu giữ: DEAA-016(a) Hồ sơ thủ tục hành chính của quận: Lưu giữ 20 years after bị thay thế hoặc lỗi thời. DEAA-016(b) Hồ sơ thủ tục của văn phòng: Lưu giữ 2 years after bị thay thế hoặc lỗi thời. (MOAR 166-150-0005 (24,25))
Báo cáo Nghiên cứu và Chính sách (DEAA-017): Các báo cáo ghi lại quá trình phát triển chính sách hành động khẳng định và nghiên cứu về các vấn đề hành động khẳng định. Các chủ đề báo cáo bao gồm, nhưng không giới hạn ở, người Mỹ gốc Phi trong chính phủ, xu hướng lịch sử, đánh giá chương trình, quan hệ chủng tộc/sắc tộc ở Portland và các chủ đề tương tự.
Lưu giữ: Lưu giữ vĩnh viễn. (MOAR 166-150-0005 (31))
Hồ sơ hội thảo (DEAA-018): Hồ sơ ghi chép các hoạt động của các hội thảo, hội nghị, khóa học, đại hội và các cuộc họp tương tự không do cơ quan tài trợ nhưng có sự tham dự của các quan chức hoặc nhân viên của cơ quan. Có thể bao gồm báo cáo của nhân viên, tài liệu hướng dẫn, khuyến nghị, thư từ và bản ghi nhớ liên quan, và các hồ sơ tương tự.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 5 năm. (MOAR 166-150-0005 (37))