Título de la serie (N.° de serie de la agencia): Descripción, retención (cita legal)
Informes Administrativos de Acción Afirmativa (DEAA-001): Informes utilizados para preparar informes de acción afirmativa, EEO-4 o similares. Estos informes incluyen, entre otros, listas de clasificación de puestos, revisiones salariales, listas de elegibilidad, datos de la División de Empleo de Oregón y similares.
Retención: Conservación por 3 años. (MOAR 166-150-0160 (1))
Informes de Monitoreo de Acción Afirmativa (DEAA-002): Informes que comparan la representación proyectada de género y raza/etnia en los empleos del condado con la representación real. Los informes muestran información estadística sobre empleados, raza/etnia, género, disponibilidad de objetivos, representación esperada, representación real e información relacionada.
Conservación: Conservar durante 5 years after la emisión del informe. (MOAR 166-150-0160 (1))
Planes de Acción Afirmativa (DEAA-003): Plan anual que documenta el cumplimiento del condado con las leyes federales, estatales y locales relativas a la no discriminación en el lugar de trabajo. Estos registros se denominaban anteriormente "informes anuales". Los planes incluyen información diversa sobre los departamentos del condado, incluyendo, entre otros, la política de acción afirmativa, los objetivos, la capacitación, los procedimientos de quejas, el progreso hacia las metas, la implementación del plan, la evaluación/informes, la difusión/contratación, el análisis de clasificación, el logro de metas, los planes de estrategia de cumplimiento departamental, los informes especiales departamentales y datos relacionados.
Retención: Conservar permanentemente. (MOAR 166-150-0160 (1))
Informes Trimestrales de Acción Afirmativa (DEAA-004): Informes estadísticos enviados a la comisión del condado y a los jefes de departamento, que documentan las estadísticas de empleo por raza/etnia y género. Los informes muestran la clasificación del puesto, el departamento y la división, el número y el porcentaje de personas empleadas por género y raza/etnia, la variación con respecto al trimestre anterior y los totales acumulados.
Retención: Conservar durante 3 años. (29 CFR 1602.30)
Autoevaluaciones de la Ley de Estadounidenses con Discapacidades ( ADA ) (DEAA-005): Registros que documentan las evaluaciones del departamento sobre su cumplimiento de los requisitos de la ADA. Las evaluaciones muestran hallazgos, recomendaciones y autoevaluaciones del programa en cuanto a comunicaciones, servicios auxiliares, disponibilidad de TDD, accesibilidad de edificios y sitios, señalización, servicios prestados, reclutamiento e información de contacto.
Retención: Conservar durante 5 años. (ORS 447.241)
Planes de Transición de la Ley de Estadounidenses con Discapacidades ( ADA ) (DEAA-006): Registros que documentan los planes departamentales del condado para que los edificios y terrenos cumplan con la ADA. Los registros incluyen borradores y planos finales, comentarios del departamento y de la Oficina de Acción Afirmativa sobre los elementos del plan, estimaciones de costos, material de referencia y correspondencia relacionada.
Retención: Conservar durante 10 years after la aprobación del plan final. (ORS 447.241(7C))
Registros de Comités (DEAA-007): Registros que documentan reuniones gubernamentales no sujetas a la Ley de Reuniones Públicas de Oregón (ORS 192.610 a 192.690). Estas reuniones abordan tareas y acciones dentro de las políticas y procedimientos vigentes. Los registros pueden incluir actas, notas, informes y documentos relacionados.
Retención: Conservación por 3 años. (MOAR 166-150-0005 (16))
Correspondencia: Registros que: 1. documentan comunicaciones creadas o recibidas por una agencia, 2. se relacionan directamente con un programa o administración de la agencia, y 3. no se especifican de otra manera en los Programas de Retención del Condado de Multnomah. Los registros pueden incluir, entre otros, cartas, memorandos, notas y mensajes electrónicos que comunican aprobaciones formales, instrucciones de acción e información sobre contratos, compras, subvenciones, personal y proyectos o programas específicos.
Conservación: Archivar en el programa asociado o en los registros administrativos. Las comunicaciones que no cumplan con los criterios anteriores no necesitan archivarse y pueden conservarse según sea necesario. (OAR 166-150-0005 (10)) Actualizado el 01/08/2018
Registros Departamentales de Acción Afirmativa (DEAA-013): Registros que documentan las iniciativas departamentales del condado en la implementación del programa de acción afirmativa del condado. Los registros incluyen puntos de referencia, artículos periodísticos, material de referencia, correspondencia y registros relacionados. Véase también Planes de Acción Afirmativa (DEAA-003).
Retención: Conservar por 10 años. (MOAR 166-150-0160 (1))
Registros de Investigación de Quejas por Discriminación (DEAA-014): Documenta las investigaciones de quejas presentadas ante la Oficina de Acción Afirmativa por prácticas laborales discriminatorias en los departamentos del condado. Los registros incluyen el formulario de queja por discriminación, notas de entrevistas, hallazgos, registro de contactos, declaraciones del denunciante, declaraciones del demandado, declaraciones de testigos, documentos, correspondencia, documentación de apoyo y registros relacionados. También incluye un registro de quejas que detalla todas las quejas registradas y su estado.
Retención: Conservar durante 5 years after la emisión de los hallazgos. (MOAR 166-150-0160 (15))
Informes EEO-4 (DEAA-015): Documenta el informe anual a la Comisión Federal para la Igualdad de Oportunidades en el Empleo (EEOC) sobre las estadísticas de empleo del condado. Incluye una hoja de resumen (formulario 352 de la EEOC) y un informe estadístico detallado que muestra la categoría laboral, el género, la raza/etnia, el salario e información relacionada.
Retención: 5 años. (MOAR 166-1150-0160(14))
Registros de Procedimientos (DEAA-016(a) y DEAA-016(b)): Esta serie documenta la revisión, evaluación, desarrollo y autorización de los procedimientos administrativos del condado relacionados con las funciones de Diversidad, Equidad y Acción Afirmativa con impacto en todo el condado, así como los procedimientos específicos para las operaciones internas rutinarias de la oficina. Los registros incluyen registros de procedimientos administrativos, registros de procedimientos de oficina y documentación relacionada.
Retención: DEAA-016(a) Registros de procedimientos administrativos del condado: Conservar 20 years after su sustitución o caducidad. DEAA-016(b) Registros de procedimientos de oficina: Conservar 2 years after su sustitución o caducidad. (MOAR 166-150-0005 (24,25))
Informes de Investigación y Políticas (DEAA-017): Informes que documentan el desarrollo de políticas de acción afirmativa e investigaciones sobre temas relacionados. Los temas de los informes incluyen, entre otros, la participación de la población negra en el gobierno, tendencias históricas, revisiones de programas, relaciones raciales/étnicas en Portland y temas similares.
Retención: Conservar permanentemente. (MOAR 166-150-0005 (31))
Registros de Seminarios (DEAA-018): Registros que documentan las actividades de seminarios, conferencias, talleres, convenciones y reuniones similares no patrocinadas por la agencia, pero a las que asistieron funcionarios o personal de la misma. Pueden incluir informes del personal, materiales didácticos, recomendaciones, correspondencia y memorandos relacionados, y registros similares.
Retención: 5 años. (MOAR 166-150-0005 (37))