Tên loạt series (Số hiệu series của cơ quan) : Mô tả, Thời gian lưu giữ (Trích dẫn pháp lý)
Hồ sơ bệnh án lao hoạt động (DOH23-001) : Ghi chép lịch sử điều trị của những bệnh nhân mắc bệnh lao hoạt động. Hồ sơ bao gồm mẫu đăng ký TBC/RHC, mẫu sàng lọc lao cho người nhập cư/người tị nạn, mẫu xem xét điều trị bằng thuốc tiêm tĩnh mạch, báo cáo chụp X-quang, đơn thuốc, danh sách vấn đề của người lớn, ghi chú tiến triển bệnh, đánh giá phát ban lao, đánh giá ban đầu, báo cáo xét nghiệm, giấy đồng ý điều trị và thư từ liên quan. Thông tin bao gồm thông tin cá nhân của bệnh nhân, tiền sử bệnh, kết quả các xét nghiệm lao khác nhau và bất kỳ phương pháp điều trị nào được kê đơn.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 70 years after lần phục vụ cuối cùng. (MOAR 166-150-0065 (23))
Hồ sơ tài trợ Burnside (DOH23-002) : Tài liệu về chương trình được tài trợ để giám sát và giáo dục về bệnh lao cho người vô gia cư và người có thu nhập thấp tại khu vực Burnside. Khoản tài trợ được cấp bởi Trung tâm Kiểm soát và Phòng ngừa Dịch bệnh liên bang thông qua Sở Y tế Tiểu bang. Hồ sơ bao gồm thư từ, sửa đổi đơn xin tài trợ, tuyển dụng nhân sự, mục tiêu tài trợ, ngân sách, đơn xin tài trợ, biên bản họp nhóm đánh giá tài trợ, báo cáo tiến độ và báo cáo chi tiêu.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 5 năm. (MOAR 166-150-0110 (17))
Biên bản cuộc họp nhóm quản lý ca bệnh (DOH23-003) : Tài liệu ghi lại các cuộc họp do các nhà quản lý ca bệnh lao tổ chức để thảo luận về các ca bệnh đang điều trị, số lượng ca bệnh và quy trình xử lý ca bệnh. Biên bản có thể bao gồm biên bản cuộc họp, ghi chú, báo cáo và các mục liên quan. Cũng bao gồm bản sao các trang thông tin ca bệnh và danh sách các ca bệnh của mỗi nhà quản lý ca bệnh.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 2 năm. (MOAR 166-150-0005 (16))
Báo cáo thống kê phòng khám (DOH23-005) : Ghi chép các hoạt động của chương trình phòng khám lao, bao gồm cả dự án tại quận Burnside. Báo cáo bao gồm số ca bệnh, xác minh ca bệnh, thông tin nhân khẩu học của ca bệnh, hoàn thành điều trị dự phòng, theo dõi người tiếp xúc, điều trị bằng thuốc, sổ đăng ký ca bệnh và các vấn đề liên quan.
Lưu giữ: Lưu giữ vĩnh viễn. (MOAR 166-150-0005 (31))
Thư từ: Hồ sơ: 1. ghi lại các thông tin liên lạc được tạo ra hoặc nhận được bởi một cơ quan VÀ 2. liên quan trực tiếp đến chương trình hoặc hoạt động quản lý của cơ quan đó VÀ 3. không được quy định cụ thể trong Lịch trình Lưu trữ của Quận Multnomah. Hồ sơ có thể bao gồm nhưng không giới hạn ở thư từ, bản ghi nhớ, ghi chú và tin nhắn điện tử truyền đạt các phê duyệt chính thức, chỉ đạo hành động và thông tin về hợp đồng, mua sắm, tài trợ, nhân sự và các dự án hoặc chương trình cụ thể.
Lưu giữ: Lưu trữ cùng với chương trình liên quan hoặc hồ sơ hành chính. Các thông tin liên lạc không đáp ứng các tiêu chí nêu trên không cần phải được lưu trữ và có thể được giữ lại khi cần thiết. (OAR 166-150-0005 (10)) Cập nhật 01/08/2018
Hồ sơ tài trợ chương trình chăm sóc sức khỏe dự phòng cho người tị nạn (DOH23-006) : Tài liệu ghi chép chương trình được tài trợ nhằm cung cấp giáo dục và phòng ngừa bệnh lao cho các gia đình nhập cư. Khoản tài trợ được cấp bởi Cơ quan Quản lý Trẻ em và Gia đình liên bang thông qua Sở Y tế Tiểu bang. Hồ sơ bao gồm thư từ, sửa đổi đơn xin tài trợ, tuyển dụng nhân sự, mục tiêu tài trợ, ngân sách, đơn xin tài trợ, biên bản họp nhóm đánh giá tài trợ, báo cáo tiến độ và báo cáo chi tiêu.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 5 năm. (MOAR 166-150-0110 (17))
Hồ sơ bệnh án lao (DOH23-007(a) và DOH23-007(b)) : Ghi chép bệnh sử của bệnh nhân được khám chữa bệnh tại phòng khám nhưng không mắc bệnh lao. Các dịch vụ này thường liên quan đến việc xét nghiệm cho những người có phản ứng da dương tính, người vô gia cư cần xét nghiệm để được vào nơi tạm trú, hoặc người nhập cư/tị nạn cần xét nghiệm. Hồ sơ bao gồm mẫu đăng ký TBC/RHC, mẫu sàng lọc lao cho người nhập cư/tị nạn, mẫu xem xét điều trị hóa trị, phiếu thuốc, báo cáo chụp X-quang, đơn thuốc, danh sách vấn đề của người lớn, ghi chú tiến triển bệnh, đánh giá phát ban lao, đánh giá ban đầu, báo cáo xét nghiệm, giấy đồng ý điều trị và thư từ liên quan. Thông tin bao gồm tiền sử bệnh của bệnh nhân, kết quả các xét nghiệm lao khác nhau và bất kỳ phương pháp điều trị nào được kê đơn.
Lưu giữ: DOH23-007(a) Phim chụp X-quang âm tính: lưu giữ 10 years after lần sử dụng cuối cùng; DOH23-007(b) Tất cả các hồ sơ khác: lưu giữ 15 years after lần sử dụng cuối cùng . (MOAR 166-150-0065 (23), OAR 410-141-3180 (12))
Hồ sơ điều trị lao (DOH23-008) : Ghi chép thông tin bệnh nhân đang dùng thuốc để ngăn ngừa bệnh lao tiềm ẩn chuyển biến thành lao hoạt động. Thẻ bao gồm tên và thông tin cá nhân của bệnh nhân, lý do điều trị, kết quả chụp X-quang, thông tin bác sĩ và một ngăn chứa ghi chú bệnh án và đơn thuốc.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 70 years after lần phục vụ cuối cùng. (MOAR 166-150-0065 (23))