Tên loạt series (Số hiệu series của cơ quan) : Mô tả, Thời gian lưu giữ (Trích dẫn pháp lý)
Báo cáo tai nạn cầu (TR02-007): Ghi chép tất cả các tai nạn xảy ra trên các cây cầu và công trình liên quan thuộc quản lý của quận. Hồ sơ bao gồm báo cáo tai nạn của quận, ghi chú, bản sao báo cáo về hư hỏng cầu, ảnh chụp, báo cáo của cảnh sát, yêu cầu công việc, thư từ và các hồ sơ liên quan. Thông tin bao gồm tên và vị trí của cầu, điều kiện thời tiết, ngày và giờ xảy ra tai nạn, người và phương tiện liên quan, lời khai của người điều khiển cầu và mô tả thiệt hại tài sản của quận.
Thời hạn lưu trữ: Lưu trữ 15 năm. (99-0039/0001) Đang chờ cập nhật
Hồ sơ Lịch sử và Thông tin Cầu (TR02-005): Thư từ, biên bản và các hồ sơ tương tự ghi lại các sự kiện lịch sử liên quan đến việc xây dựng, sử dụng hoặc vận hành các cây cầu thuộc Quận Multnomah. Bao gồm thư gửi và nhận, biên bản, ghi chú, báo cáo, nghiên cứu, bài báo, lịch sử, bảng thông tin, tóm tắt xây dựng, bản đồ, ảnh và các hồ sơ liên quan.
Lưu giữ: Lưu giữ vĩnh viễn. (Điều khoản 8.502 Bộ luật Quận Multnomah) Cập nhật ngày 15/12/2017
Báo cáo kiểm tra cầu (TR02-017): Hồ sơ liên quan đến việc kiểm tra cầu theo yêu cầu của Bộ Giao thông vận tải Hoa Kỳ 23 CFR 650.305. Việc kiểm tra thường được thực hiện hai năm một lần. Hồ sơ có thể bao gồm các báo cáo được lập theo tiêu chuẩn liên bang, ảnh chụp, thư từ và các tài liệu liên quan quan trọng. Cũng có thể bao gồm hồ sơ kiểm kê cầu được mô tả trong 23 CFR 650.311.
Giữ lại: Giữ lại 2 years after cầu ngừng hoạt động. (MOAR 166-150-0170 (3)) Đang chờ cập nhật
Sổ nhật ký cầu (TR02-013): Ghi chép tất cả các hoạt động vận hành cầu tại 6 cây cầu bắc qua sông Willamette. Bao gồm tên cầu, ngày, giờ, ghi chú, thông tin về việc mở/đóng cầu (tên thuyền, hướng, thời gian mở/đóng, số phút mở), các hoạt động khác, thời gian làm việc/nghỉ việc của người vận hành cầu và các thông tin liên quan. Xem thêm: Nhật ký hàng ngày và Danh sách kiểm tra của người vận hành. Các bản ghi từ 2002 forward có thể được truy cập trong HPE Content Manager.
Lưu trữ: Lưu trữ vĩnh viễn. (99-0039/0002) Cập nhật ngày 15/12/2017
Hồ sơ bảo trì cầu (TR02-002): Hồ sơ ghi chép việc bảo trì định kỳ và phòng ngừa đối với các cây cầu trong quận. Hiện đang được quản lý thông qua SAP; sẽ được quản lý thông qua Cartegraph bắt đầu từ năm 2018.
Giữ lại: Giữ lại 2 years after cầu được tháo dỡ vĩnh viễn khỏi hoạt động. (MOAR 166-150-0185 (2)) Cập nhật 15/12/17
Báo cáo Kế toán Chi phí Dự án Cầu (TR02-001): Ghi chép tất cả các giao dịch tài chính liên quan đến Dự án Đoạn cầu. Các báo cáo bao gồm Báo cáo Tóm tắt Dự án về Khoản Hoàn trả và Chuyển khoản (TR4601), Báo cáo Tóm tắt Dự án Đường và Cầu Quận (4602), Báo cáo của Trưởng dự án (TR4701), Báo cáo Chi phí Nhân công (TR 4501 và TR 4502), và Báo cáo Lập hóa đơn Thủ công (TR41). Hồ sơ được sao chép tại Yeon Shops.
Thời hạn lưu trữ: Lưu trữ 5 năm. (99-0039/0003) Cập nhật ngày 15/12/2017
Hồ sơ Dự án Cầu (TR02-028): Tài liệu ghi chép tất cả các dự án liên quan đến xây dựng và bảo trì cầu. Bao gồm sáu cây cầu bắc qua sông Willamette và nhiều cây cầu, công trình nhỏ hơn khác trong Quận Multnomah. Hồ sơ bao gồm báo cáo tiến độ, dự toán, quyền sử dụng đất và quyền đi lại, báo cáo kiểm tra và thử nghiệm, điều tra, ảnh chụp, bản vẽ, kết quả đo độ sâu, bản sao hợp đồng và thông số kỹ thuật, thư từ và các hồ sơ liên quan khác.
Lưu giữ: Lưu giữ vĩnh viễn. (MOAR 166-150-0170 (4)) Cập nhật 15/12/17
Hồ sơ sử dụng đặc biệt cầu (TR02-021): Tài liệu ghi lại việc sử dụng cầu cho các sự kiện và chuyến tham quan đặc biệt. Hồ sơ bao gồm các thỏa thuận bồi thường, giấy phép tham quan, giấy phép sử dụng đặc biệt và thư từ liên quan.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 3 năm. (MOAR 166-150-0005 (22)) Cập nhật ngày 15/12/17
Báo cáo thời gian bảo trì cầu hàng ngày (TR02-020): Ghi chép lại lượng thời gian mà các nhân viên khác nhau dành cho các nhiệm vụ bảo trì cầu. Báo cáo bao gồm tên nhân viên, mã số nhân viên, ngày, số công việc, cầu/vị trí, mô tả công việc đã thực hiện, giờ làm việc chính thức, giờ làm việc khác, việc sử dụng thiết bị, chữ ký và sự phê duyệt.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 5 năm. (MOAR 166-150-0155 (3)) Cập nhật ngày 15/12/17
Nhật ký hàng ngày (TR02-041): Ghi chép thời gian bắt đầu và kết thúc ca làm việc của người vận hành, tóm tắt tai nạn/sự cố, các vấn đề bảo trì và các sự kiện quan trọng khác trên cầu. Xem thêm: Nhật ký cầu và Danh sách kiểm tra của người vận hành.
Lưu giữ: Lưu giữ vĩnh viễn. (Điều khoản 8.502 Bộ luật Quận Multnomah) Cập nhật ngày 15/12/2017
Báo cáo vật tư/dịch vụ (TR02-027): Ghi chép các vật tư và/hoặc dịch vụ được sử dụng trong các dự án cầu. Báo cáo bao gồm mã công việc, số khu vực/phần, mô tả dịch vụ hoặc vật tư đã sử dụng, chi phí và số dự án.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 3 năm. (MOAR 166-150-0185 (4)) Đang chờ cập nhật
Danh sách kiểm tra của người vận hành (TR02-040): Ghi chép tình trạng trên các cây cầu trong mỗi ca làm việc, bao gồm mực nước, nhiệt độ, điều kiện thời tiết, PLC có hoạt động đầy đủ hay không, còi hơi/còi báo hiệu có hoạt động không, đèn báo hiệu màu đỏ của tháp phía đông có sáng không, kiểm tra radio và âm lượng, kiểm tra pin cho máy ảnh, đèn pin và điện thoại di động Hawthorne, áp suất không khí Broadway và các thiết bị giám sát bên ngoài có hoạt động không. Xem thêm: Nhật ký cầu và Nhật ký hàng ngày.
Lưu giữ: Lưu giữ vĩnh viễn. (Điều khoản 8.502 Bộ luật Quận Multnomah) Cập nhật ngày 15/12/2017
Hồ sơ An toàn và Vận hành Giao thông (TR08-005): Hồ sơ bao gồm thông tin chung liên quan đến hoạt động kiểm soát giao thông. Bao gồm báo cáo, nghiên cứu, thư từ, tài liệu nghiên cứu và các tài liệu liên quan khác.
Lưu giữ: Lưu giữ 10 years after hoàn thành cơ bản theo định nghĩa của ORS 12.135(3) (OAR 166-150-0170 (4)) Được thêm vào ngày 25/08/2020
DÒNG SẢN PHẨM LỖI THỜI
Những hồ sơ này không còn được tạo ra bởi Bộ phận Cầu nữa.
Báo cáo về sự cố cầu (TR02-019): Tài liệu ghi lại các vấn đề về cầu được báo cáo cho Bộ phận Cầu và lên kế hoạch sửa chữa. Báo cáo bao gồm tên cầu, ngày, tên người báo cáo sự cố, mô tả sự cố, mô tả công việc, ngày, số dự án, nhiệm vụ, thời gian hoàn thành và nhận xét.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 10 năm. (MOAR 166-150-0185 (2)(b))
Hồ sơ hàng ngày (TR02-003): Bản sao của tất cả hoặc một số hồ sơ được lưu giữ để ghi lại các hoạt động hàng ngày. Chúng được lưu giữ chỉ nhằm mục đích thuận tiện cho việc tham khảo. Có thể bao gồm thư từ, phiếu lắp đặt, bản ghi nhớ, hồ sơ nhân viên, thông báo nghỉ phép, bản ghi nhớ hoạt động và các thông tin liên quan. Để biết thêm thông tin về bản gốc hoặc bản sao hồ sơ, vui lòng xem loạt hồ sơ áp dụng.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 2 năm. (MOAR 166-150-0005 (8))
LOẠT LỊCH TRÌNH CHUNG
Các loạt bài này sẽ được đưa vào Lịch trình chung của Quận vào năm 2018. Vui lòng tiếp tục sử dụng cho đến khi Lịch trình chung mới của Quận có hiệu lực.
Báo cáo kế toán (TR02-018): Ghi chép các khoản chi và thu về nhân sự, vật liệu và dịch vụ, và chi phí gián tiếp. Bao gồm các bản sao báo cáo do hệ thống tài chính của quận tạo ra, bao gồm các báo cáo chi tiết và tóm tắt về doanh thu, chi phí, cam kết chi, số dư tiền mặt, bảng cân đối thử, bảng lương và các báo cáo khác được sử dụng trong việc theo dõi và đối chiếu các tài khoản ngân sách.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 5 năm. (MOAR 166-150-0110 (5))
Hồ sơ phải trả (TR02-015): Hồ sơ ghi lại việc thanh toán các hóa đơn của cơ quan cho các tài khoản chung, không bao gồm các khoản tài trợ. Bao gồm báo cáo, hóa đơn, bảng sao kê, chứng từ, đơn đặt hàng, giấy ủy quyền thanh toán, biên lai, séc hoặc lệnh chi đã hủy và các hồ sơ tương tự.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 3 năm. (MOAR 166-150-0110 (1))
Hồ sơ chuẩn bị ngân sách (TR02-026): Hồ sơ ghi lại quá trình chuẩn bị các yêu cầu ngân sách của phòng ban trình lên cơ quan quản lý được chỉ định. Có thể bao gồm báo cáo của nhân viên, hướng dẫn ngân sách, bảng tính, khảo sát, báo cáo phân bổ, kế hoạch chi tiêu, kế hoạch dự phòng, đề xuất ngân sách, báo cáo dự báo tài chính và các hồ sơ tương tự.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 5 năm. (MOAR 166-150-0110 (8))
Hồ sơ Dự án Cải thiện Vốn (TR02-029): Tài liệu về các dự án cải thiện vốn không liên quan đến việc xây dựng hoặc bảo trì cầu. Hồ sơ bao gồm báo cáo tiến độ, dự toán, quyền sử dụng đất và quyền đi lại, báo cáo kiểm tra và thử nghiệm, điều tra, ảnh chụp, bản vẽ, kết quả đo độ sâu, bản sao hợp đồng và thông số kỹ thuật, thư từ và các hồ sơ liên quan.
Lưu giữ: Lưu giữ 10 years after dự án hoàn thành về cơ bản. (MOAR 166-150-0110 (18b))
Hồ sơ đấu thầu cạnh tranh (TR02-011(a) và TR02-011(b)): Hồ sơ ghi lại quá trình công bố, đánh giá và trao thầu cho các nhà cung cấp và các cá nhân hoặc tổ chức khác. Cung cấp bằng chứng được ghi nhận về các hồ sơ dự thầu được chấp nhận và bị từ chối. Có thể bao gồm các tài liệu miễn trừ đấu thầu, danh sách đấu thầu và báo giá, thông báo mở thầu và trao thầu, tóm tắt so sánh, bảng tính, bảng tổng hợp, hồ sơ quảng cáo đấu thầu, bảng kiểm đếm, thông số kỹ thuật đấu thầu, thư từ và các hồ sơ liên quan.
Giữ lại: TR02-011(a) Các hồ sơ dự thầu được chấp nhận: giữ lại vĩnh viễn; TR02-011(b) Các hồ sơ dự thầu bị từ chối: giữ lại trong 2 năm. (MOAR 166-150-0110 (10))
Hồ sơ quản lý hợp đồng (TR02-024): Bộ phận tài liệu tiếp nhận và xem xét tất cả các hợp đồng liên quan đến Bộ phận Cầu. Hồ sơ bao gồm bản sao hợp đồng, phụ lục hợp đồng và thư từ liên quan.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 6 năm. (MOAR 166-150-0005 (7))
Thư từ: Hồ sơ: 1. ghi lại các thông tin liên lạc được tạo ra hoặc nhận được bởi một cơ quan VÀ 2. liên quan trực tiếp đến chương trình hoặc hoạt động quản lý của cơ quan đó VÀ 3. không được quy định khác trong lịch trình lưu giữ của Quận. Hồ sơ có thể bao gồm nhưng không giới hạn ở thư từ, bản ghi nhớ, ghi chú và tin nhắn điện tử truyền đạt các phê duyệt chính thức, chỉ đạo hành động và thông tin về hợp đồng, mua sắm, tài trợ, nhân sự và các dự án hoặc chương trình cụ thể.
Lưu giữ: Lưu trữ cùng với chương trình liên quan hoặc hồ sơ hành chính. Các thông tin liên lạc không đáp ứng các tiêu chí nêu trên không cần phải được lưu trữ và có thể được giữ lại khi cần thiết . (MOAR 166-150-0005 (10))
Hồ sơ kiểm kê tài sản cố định (TR02-010): Hồ sơ kiểm kê tài sản cố định của bộ phận. Hồ sơ bao gồm việc mua sắm tài sản, kiểm kê, chuyển nhượng tài sản và các thư từ liên quan. Thông tin thường bao gồm số hiệu tài sản, mô tả, số đơn đặt hàng, vị trí tài sản, ngày nhận, giá mua, chi phí thay thế, khấu hao và các dữ liệu liên quan.
Lưu giữ: Lưu giữ 3 years after thay thế. (MOAR 166-150-0110 (19))
Hồ sơ nhân sự cá nhân của nhân viên (TR02-016(a) và TR02-016(b)): Hồ sơ ghi lại lịch sử làm việc của các nhân viên cá nhân không phải tình nguyện viên tại cơ quan. Thường được lưu giữ dưới dạng hồ sơ vụ việc. Một số tài liệu được sao chép tại bộ phận nhân sự DES. Có thể bao gồm đơn xin việc, sơ yếu lý lịch, quyết định bổ nhiệm, hồ sơ hành động nhân sự, hồ sơ khiếu nại, hồ sơ kỷ luật, hồ sơ đào tạo, đánh giá hiệu suất, báo cáo tai nạn, giấy ủy nhiệm, giấy phép và các hồ sơ khác được sử dụng để ghi lại lịch sử làm việc của nhân viên.
Lưu giữ: TR02-016(a) Các hành động kỷ luật: lưu giữ 3 năm hoặc theo quy định của hợp đồng công đoàn; TR02-016(b) Tất cả các hồ sơ khác: lưu giữ 6 years after nhân viên thôi việc. (MOAR 166-150-0160 (10))
Phiếu xin nghỉ phép (TR02-004): Tài liệu ghi lại các yêu cầu nghỉ phép của nhân viên trong bộ phận. Phiếu yêu cầu bao gồm tên nhân viên, loại và số ngày nghỉ phép, ngày yêu cầu và sự phê duyệt của người giám sát.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 5 năm. (MOAR 166-150-0155 (3))
Sổ lương (TR02-006): Sổ hoặc hồ sơ có chức năng ghi chép thu nhập, các khoản khấu trừ và tài sản nắm giữ của nhân viên trong bộ phận. Được sao chép tại Phòng Lương Trung ương. Thông tin thường bao gồm tên và mã số nhân viên, số an sinh xã hội, số giờ làm việc, mức lương, tiền làm thêm giờ, giá trị ngày nghỉ phép, số ngày nghỉ đã sử dụng hoặc tích lũy, các khoản phụ cấp khác nhau, tổng lương, các khoản khấu trừ thuế liên bang và tiểu bang, các khoản khấu trừ tự nguyện, lương ròng và các dữ liệu liên quan.
Lưu giữ: Lưu giữ 3 năm. (MOAR 166-1150-0155(9))
Hồ sơ chi tiêu vặt (TR02-012): Tài liệu xác thực các khoản mua sắm bằng tiền mặt và yêu cầu hoàn trả từ bộ phận cho quỹ tiền mặt. Hồ sơ bao gồm biên lai, bảng sao kê giao dịch, mẫu phiếu chi tiêu vặt và biên bản yêu cầu thanh toán.
Lưu giữ: Lưu giữ 3 năm. (MOAR 166-150-0110 (20))
Hồ sơ mua hàng (TR02-008): Hồ sơ ghi chép các đơn đặt hàng, ủy quyền và bằng chứng nhận hàng hóa và dịch vụ đã mua của bộ phận. Bao gồm đơn đặt hàng và yêu cầu mua hàng, ủy quyền mua hàng, yêu cầu mua hàng, lệnh phát hành hợp đồng, thông số kỹ thuật vật liệu và chi phí, đơn đặt hàng kho trung tâm hoặc in ấn, đơn đặt hàng dịch vụ điện thoại và các hồ sơ tương tự.
Lưu giữ: Lưu giữ 3 năm. (MOAR 166-150-0110 (21))
Hồ sơ Tuyển dụng và Lựa chọn (TR02-025): Hồ sơ liên quan đến quy trình tuyển dụng và lựa chọn để lấp đầy các vị trí còn trống trong bộ phận. Thường bao gồm thông báo tuyển dụng, danh sách ứng viên, hồ sơ quảng cáo vị trí, hồ sơ thi công chức và các kỳ thi khác, bản mô tả chức danh, bảng thống kê về chính sách ưu đãi, câu hỏi phỏng vấn, băng video, thông tin điều tra lý lịch ứng viên, mẫu đơn ủy quyền vị trí, chứng nhận đủ điều kiện, mẫu đơn xác minh tư cách làm việc và các hồ sơ liên quan khác.
Lưu giữ: Lưu giữ hồ sơ thông báo, mô tả vị trí và hồ sơ ghi lại việc tạo bài kiểm tra và thang điểm đánh giá trong 10 năm; lưu giữ đơn xin việc và sơ yếu lý lịch không được yêu cầu trong 3 tháng nếu không được trả lại cho người yêu cầu; lưu giữ đơn xin việc không thành công và các hồ sơ khác 3 years after vị trí được lấp đầy hoặc việc tuyển dụng bị hủy bỏ) (MOAR 166-150-0160 (23))
Bảng chấm công (TR02-009): Hồ sơ ghi chép số giờ làm việc, số giờ nghỉ phép tích lũy và số giờ nghỉ phép đã sử dụng của nhân viên trong bộ phận. Thông tin thường bao gồm tên và mã số an sinh xã hội của nhân viên, số giờ làm việc, loại và số giờ nghỉ phép đã sử dụng, tổng số giờ, ngày tháng và các dữ liệu liên quan.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 5 năm. (MOAR 166-150-0155 (3))