Título de la serie (N.° de serie de la agencia) : Descripción, retención (cita legal)
Informes de Accidentes de Puentes (TR02-007): Documenta todos los accidentes ocurridos en puentes del condado y estructuras relacionadas. Los registros incluyen el informe de accidentes del condado, notas, copias de informes de deficiencias del puente, fotografías, informes policiales, solicitudes de trabajo, correspondencia y registros relacionados. La información incluye el nombre y la ubicación del puente, las condiciones climáticas, la fecha y hora del accidente, las personas y los vehículos involucrados, la declaración del operador del puente y la descripción de los daños a la propiedad del condado.
Retención: Conservar 15 años. (99-0039/0001) Pendiente de actualización
Registros de Historia e Información de Puentes (TR02-005): Correspondencia, memorandos y registros similares que registran eventos históricos relacionados con la construcción, el uso y la operación de los puentes del condado de Multnomah. Incluye cartas enviadas y recibidas, memorandos, notas, informes, estudios, artículos periodísticos, historias, fichas técnicas, resúmenes de construcción, mapas, fotografías y registros relacionados.
Retención: Conservar permanentemente. (Código del Condado de Multnomah, § 8.502) Actualizado el 15/12/17
Informes de Inspección de Puentes (TR02-017): Registros relacionados con las inspecciones de puentes requeridos por el Departamento de Transporte de los Estados Unidos, Título 23 del Código de Reglamentos Federales (CFR), Sección 650.305. Las inspecciones generalmente se realizan cada dos años. Los registros pueden incluir informes elaborados de acuerdo con las normas federales, fotografías, correspondencia y documentos relevantes relacionados. También pueden incluir los registros de inventario de puentes descritos en el Título 23 del CFR, Sección 650.311.
Retención: Conservar durante 2 years after retirar el puente del servicio. (MOAR 166-150-0170 (3)) Actualización pendiente
Registros de Puentes (TR02-013): Documenta todas las operaciones en los 6 puentes que cruzan el río Willamette. Muestra el nombre del puente, la fecha, la hora, las observaciones, información sobre las aperturas (nombre de la embarcación, dirección, hora de apertura/cierre, minutos de apertura), otras operaciones, el tiempo de servicio del operador del puente y demás información relacionada. Consulte también: Diarios y Listas de Verificación del Operador. Se puede acceder a los registros desde 2002 forward en HPE Content Manager.
Retención: Conservar permanentemente. (99-0039/0002) Actualizado el 15/12/17
Registros de Mantenimiento de Puentes (TR02-002): Registros que documentan el mantenimiento rutinario y preventivo de los puentes del condado. Actualmente se gestionan mediante SAP; a partir de 2018, se gestionarán mediante Cartegraph.
Retención: Conservar durante 2 years after el puente sea retirado permanentemente del servicio. (MOAR 166-150-0185 (2)) Actualizado el 15/12/17
Informes de Contabilidad de Costos de Proyectos de Puentes (TR02-001): Documentan todas las transacciones fiscales relacionadas con los proyectos de tramos de puentes. Los informes incluyen el Informe Resumen del Proyecto para Reembolsables y Transferencias (TR4601), el Informe Resumen del Proyecto para Carreteras y Puentes del Condado (4602), el Informe de Líderes de Proyecto (TR4701), los Informes de Costos de Mano de Obra (TR 4501 y TR 4502) y el Informe de Facturación Manual (TR41). Los registros se duplican en Yeon Shops.
Retención: Conservar 5 años. (99-0039/0003) Actualizado 15/12/17
Registros de Proyectos de Puentes (TR02-028): Documenta todos los proyectos relacionados con la construcción y el mantenimiento de puentes. Incluye los seis puentes sobre el río Willamette y numerosos puentes y estructuras menores en el condado de Multnomah. Los registros incluyen informes de progreso, presupuestos, servidumbres y derechos de paso, informes de inspección y pruebas, investigaciones, fotografías, planos, sondeos, copias de contratos y especificaciones, correspondencia y registros relacionados.
Retención: Conservar permanentemente. (MOAR 166-150-0170 (4)) Actualizado el 15/12/17
Registros de Uso Especial de Puentes (TR02-021): Documenta el uso de puentes para eventos y visitas guiadas especiales. Los registros incluyen acuerdos de indemnización, autorizaciones para visitas guiadas, permisos de uso especial y correspondencia relacionada.
Retención: 3 años. (MOAR 166-150-0005 (22)) Actualizado el 15/12/17
Informe Diario de Tiempo de Mantenimiento de Puentes (TR02-020): Documenta el tiempo que los empleados dedican a las tareas de mantenimiento de puentes. El informe muestra el nombre del empleado, su número de empleado, la fecha, el número de trabajo, el puente/ubicación, la descripción del trabajo realizado, las horas habituales, otras horas, el uso del equipo, la firma y la aprobación.
Retención: 5 años. (MOAR 166-150-0155 (3)) Actualizado el 15/12/17
Diarios (TR02-041): Documentan las horas de inicio y fin de servicio del operador, resúmenes de accidentes/incidentes, problemas de mantenimiento y otros eventos significativos en los puentes. Consulte también: Registros de puentes y Listas de verificación del operador.
Retención: Conservar permanentemente. (Código del Condado de Multnomah, § 8.502) Actualizado el 15/12/17
Informe de Materiales/Servicios (TR02-027): Documenta los materiales y/o servicios utilizados en proyectos de puentes. El informe muestra el código de la obra, el número de distrito/sección, la descripción del servicio o material utilizado, el costo y el número de proyecto.
Retención: Conservar por 3 años. (MOAR 166-150-0185 (4)) Pendiente de actualización
Listas de verificación del operador (TR02-040): Documenta las condiciones de los puentes para cada turno cubierto, incluyendo el nivel del agua, la temperatura, las condiciones meteorológicas, si el PLC está completamente operativo, si la bocina/silbato de aire está funcionando, si la luz piloto roja de la torre este está encendida, si la radio y el volumen están activados, si la batería de la cámara, la linterna y el teléfono celular Hawthorne están funcionando, y si la presión de aire de Broadway y los monitores externos están funcionando. Ver también: Registros del puente y Diarios.
Retención: Conservar permanentemente. (Código del Condado de Multnomah, § 8.502) Actualizado el 15/12/17
Registros de Seguridad Vial y Operaciones (TR08-005): Estos registros incluyen información general sobre las operaciones de control de tráfico. Incluyen informes, estudios, correspondencia, material de investigación y otros materiales relacionados.
Retención: Conservar 10 years after la finalización sustancial según lo definido por ORS 12.135(3) (OAR 166-150-0170 (4)) Agregado el 25/08/2020
SERIE OBSOLETA
La Sección de Puentes ya no crea estos registros.
Informes de Deficiencias de Puentes (TR02-019): Documenta los problemas con los puentes reportados a la Sección de Puentes y programados para su corrección. Los informes muestran el nombre del puente, la fecha, el nombre de la persona que reportó el problema, la descripción del problema, la descripción del trabajo, la fecha, el número de proyecto, la tarea, la finalización y los comentarios.
Retención: Conservar por 10 años. (MOAR 166-150-0185 (2)(b))
Archivo Diario (TR02-003): Copias duplicadas de todos o algunos registros, que se mantienen como registro de las actividades diarias. Se conservan únicamente como referencia. Pueden incluir correspondencia, hojas de instalación, memorandos, registros de empleo, avisos de licencia, memorandos operativos e información relacionada. Para obtener copias originales o de registros, consulte la serie de registros correspondiente.
Retención: Conservar por 2 años. (MOAR 166-150-0005 (8))
SERIE DE PROGRAMACIÓN GENERAL
Estas series se incorporarán a un Programa General del Condado en 2018. Continúe usándolas hasta que el nuevo Programa General del Condado esté activo.
Informes Contables (TR02-018): Documenta los gastos e ingresos en personal, materiales y servicios, y costos indirectos. Consiste en copias de los informes generados por el sistema financiero del condado, incluyendo informes detallados y resumidos de ingresos, gastos, gravámenes, saldos de caja, balances de comprobación, nóminas y otros informes utilizados para el seguimiento y la conciliación de las cuentas presupuestarias.
Retención: 5 años. (MOAR 166-150-0110 (5))
Registros de Cuentas por Pagar (TR02-015): Registros que documentan el pago de facturas de la agencia para cuentas generales, excluyendo subvenciones. Incluye informes, facturas, estados de cuenta, comprobantes, órdenes de compra, autorizaciones de pago, registros de recibos, cheques o warrants cancelados y registros similares.
Retención: Conservación por 3 años. (MOAR 166-150-0110 (1))
Registros de Preparación de Presupuestos (TR02-026): Registros que documentan la preparación de las solicitudes presupuestarias departamentales presentadas al órgano rector correspondiente. Pueden incluir informes del personal, instrucciones presupuestarias, hojas de trabajo, encuestas, informes de asignación de fondos, planes de gastos, planes de contingencia, propuestas presupuestarias, informes de previsión financiera y registros similares.
Retención: 5 años. (MOAR 166-150-0110 (8))
Registros de Proyectos de Mejoras de Capital (TR02-029): Documenta proyectos de mejoras de capital no relacionados con la construcción ni el mantenimiento de puentes. Los registros incluyen informes de progreso, presupuestos, servidumbres y derechos de paso, informes de inspección y pruebas, investigaciones, fotografías, planos, sondeos, copias de contratos y especificaciones, correspondencia y registros relacionados.
Retención: Conservar durante 10 years after la finalización sustancial del proyecto. (MOAR 166-150-0110 (18b))
Registros de Licitaciones Competitivas (TR02-011(a) y TR02-011(b)): Registros que documentan la publicación, evaluación y adjudicación de las ofertas cotizadas a proveedores y otras personas u organizaciones. Proporcionan evidencia registrada de las ofertas aceptadas y rechazadas. Pueden incluir documentos de exención de licitación, listas de ofertas y cotizaciones, avisos de apertura y adjudicación de ofertas, resúmenes comparativos, hojas de cálculo, hojas de tabulación, registros de publicidad de ofertas, actas de recuento, especificaciones de licitación, correspondencia y registros relacionados.
Retención: TR02-011(a) Ofertas aceptadas: retención permanente; TR02-011(b) Ofertas rechazadas: retención por 2 años. (MOAR 166-150-0110 (10))
Registros de Administración de Contratos (TR02-024): Sección de Documentos de recepción y revisión de todos los contratos relacionados con la Sección del Puente. Los registros incluyen una copia del contrato, sus adendas y la correspondencia relacionada.
Retención: Conservación por 6 años. (MOAR 166-150-0005 (7))
Correspondencia: Registros que: 1. documentan comunicaciones creadas o recibidas por una agencia, 2. se relacionan directamente con un programa o administración de la agencia, y 3. no se especifican de otra manera en el programa de retención del Condado. Los registros pueden incluir, entre otros, cartas, memorandos, notas y mensajes electrónicos que comunican aprobaciones formales, instrucciones de acción e información sobre contratos, compras, subvenciones, personal y proyectos o programas específicos.
Conservación: Archivar en el programa asociado o en los registros administrativos. Las comunicaciones que no cumplan con los criterios anteriores no necesitan archivarse y pueden conservarse según sea necesario . (MOAR 166-150-0005 (10))
Registros de Inventario de Activos Fijos (TR02-010): Registros de inventario de los activos fijos de la sección. Estos registros incluyen adquisiciones de activos, inventario, transferencias de activos y correspondencia relacionada. La información suele incluir el número de activo, su descripción, el número de orden de compra, su ubicación, la fecha de recepción, el precio de compra, el costo de reposición, la depreciación y otros datos relacionados.
Retención: Conservar durante 3 years after su sustitución. (MOAR 166-150-0110 (19))
Expedientes Personales de Empleados Individuales (TR02-016(a) y TR02-016(b)): Registros que documentan el historial laboral de empleados individuales no voluntarios en la agencia. Generalmente se conservan como expedientes. Parte del material se duplica en el personal del DES. Pueden incluir solicitudes de empleo, currículums, nombramientos, registros de acciones de personal, registros de quejas y reclamos, registros disciplinarios, registros de capacitación, evaluaciones de desempeño, informes de accidentes, comisiones, licencias y otros registros utilizados para documentar el historial laboral del empleado.
Retención: TR02-016(a) Medidas disciplinarias: conservar durante 3 años o según lo especifique el convenio colectivo; TR02-016(b) Todos los demás registros: conservar durante 6 years after la baja del empleado. (MOAR 166-150-0160 (10))
Solicitudes de Licencia (TR02-004): Documenta las licencias solicitadas por los empleados de la sección. Las solicitudes indican el nombre del empleado, el tipo y la duración de la licencia solicitada, la fecha de solicitud y la aprobación del supervisor.
Retención: 5 años. (MOAR 166-150-0155 (3))
Registros de Nómina (TR02-006): Registros o archivos que cumplen la misma función de documentar los ingresos, las deducciones y los haberes de los empleados de la sección. Se duplican en la Nómina Central. La información suele incluir el nombre y número del empleado, el número de seguro social, las horas trabajadas, la tarifa, las horas extra, el valor de las vacaciones, las licencias tomadas o acumuladas, diversas asignaciones, el salario bruto, las retenciones federales y estatales, las deducciones voluntarias, el salario neto y otros datos relacionados.
Retención: Conservación por 3 años. (MOAR 166-1150-0155(9))
Registros de Caja Chica (TR02-012): Documentos que autentican las compras de caja chica y solicitan el reembolso del fondo de caja chica al departamento. Los registros incluyen recibos, extractos de transacciones, formularios de caja chica y memorandos de solicitud de pago.
Retención: Conservación por 3 años. (MOAR 166-150-0110 (20))
Registros de Compras (TR02-008): Registros que documentan pedidos, autorizaciones y comprobantes de recepción de la compra de bienes y servicios por parte de la sección. Incluye órdenes y solicitudes de compra, autorizaciones de compra, requisiciones, órdenes de liberación de contrato, especificaciones de materiales y costos, órdenes de almacenamiento central o de impresión, órdenes de servicio telefónico y registros similares.
Retención: 3 años. (MOAR 166-150-0110 (21))
Registros de Reclutamiento y Selección (TR02-025): Registros relacionados con el proceso de reclutamiento y selección para cubrir puestos vacantes en la sección. Suele incluir anuncios de empleo, listas de solicitantes, registros de anuncios de puestos, registros de exámenes de servicio civil y otros exámenes, especificaciones de clasificación, hojas estadísticas de acción afirmativa, preguntas de entrevistas, videos, información sobre la investigación de antecedentes del solicitante, formularios de autorización de puestos, certificación de elegibilidad, formularios de verificación de elegibilidad de empleo y registros relacionados.
Retención: Conservar los registros de anuncios, la descripción del puesto y los registros que documenten la creación de la escala de prueba y calificación durante 10 años; conservar las solicitudes no solicitadas y los currículos durante 3 meses si no se devuelven al abogado; conservar las solicitudes no seleccionadas y otros registros 3 years after que se cubra el puesto o se cancele el reclutamiento) (MOAR 166-150-0160 (23))
Registros de Tiempo (TR02-009): Registros que documentan las horas trabajadas, las horas de licencia acumuladas y las horas de licencia tomadas por los empleados de la sección. La información suele incluir el nombre y número de seguro social del empleado, las horas trabajadas, el tipo y número de horas de licencia tomadas, el total de horas, las fechas y otros datos relacionados.
Retención: Conservación por 5 años. (MOAR 166-150-0155 (3))