Tên loạt series (Số hiệu series của cơ quan): Mô tả, Thời gian lưu giữ (Trích dẫn pháp lý)
Hồ sơ cơ quan (DV1-004) : Hồ sơ ghi chép các hoạt động, chính sách và thông tin liên hệ của các cơ quan mà bộ phận này hợp tác. Hồ sơ bao gồm báo cáo, tài liệu quảng cáo, tuyên bố chính sách, báo cáo địa phương và quốc gia do các cơ quan khác lập ra, và các tài liệu liên quan khác.
Thời hạn lưu giữ: Lưu giữ cho đến khi được thay thế hoặc lỗi thời. (Không phải hồ sơ, tài liệu tham khảo)
Hồ sơ chuẩn bị ngân sách (DV1-012) : Hồ sơ ghi chép việc chuẩn bị các yêu cầu ngân sách của bộ phận để đưa vào ngân sách của phòng ban. Có thể bao gồm báo cáo của nhân viên, hướng dẫn ngân sách, bảng tính, khảo sát, báo cáo phân bổ, kế hoạch chi tiêu, kế hoạch dự phòng, đề xuất ngân sách, báo cáo dự báo tài chính và các hồ sơ tương tự. Phần lớn thông tin này được lưu trữ dưới dạng điện tử trong bảng tính và các tài liệu tương tự.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 2 năm. (MOAR 166-150-0110 (8))
Lịch và hồ sơ lập kế hoạch (DV1-013) : Hồ sơ ghi chép và hỗ trợ việc lập kế hoạch, sắp xếp lịch trình thường xuyên và các hoạt động tương tự liên quan đến các cuộc họp, cuộc hẹn, chuyến đi, thăm viếng và các hoạt động khác. Bao gồm lịch, công cụ tổ chức điện tử (bao gồm cả thiết bị cầm tay), sổ hẹn, ghi chú, tin nhắn điện thoại, nhật ký và các hồ sơ tương tự.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 1 năm. (MOAR 166-150-0005 (6))
Hồ sơ quản lý hợp đồng (DV1-002) : Ghi chép việc quản lý các hoạt động và thanh toán của nhà thầu cho tất cả các hợp đồng của bộ phận. Hồ sơ bao gồm báo cáo chi phí, bản sao chứng từ thanh toán (bao gồm cả biên nhận thanh toán và hóa đơn), phê duyệt hợp đồng, sửa đổi hợp đồng, danh sách kiểm tra xem xét hợp đồng, biểu mẫu chuyển tiếp hợp đồng, bản sao hợp đồng, thông tin nhà thầu (phá sản, kiện tụng, v.v.) và thư từ liên quan. Thông tin hợp đồng cũng được lưu trữ trong cơ sở dữ liệu được chia sẻ với Thành phố Portland. Hồ sơ cũng có thể được bao gồm trong SAP và trong nhiều tài liệu điện tử và giấy tờ hỗ trợ khác nhau.
Giữ lại: Giữ lại 6 years after hợp đồng hết hạn. (MOAR 166-150-0005 (7))
Thư từ: Hồ sơ: 1. ghi lại các thông tin liên lạc được tạo ra hoặc nhận được bởi một cơ quan VÀ 2. liên quan trực tiếp đến chương trình hoặc hoạt động quản lý của cơ quan đó VÀ 3. không được quy định cụ thể trong Lịch trình Lưu trữ của Quận Multnomah. Hồ sơ có thể bao gồm nhưng không giới hạn ở thư từ, bản ghi nhớ, ghi chú và tin nhắn điện tử truyền đạt các phê duyệt chính thức, chỉ đạo hành động và thông tin về hợp đồng, mua sắm, tài trợ, nhân sự và các dự án hoặc chương trình cụ thể.
Lưu giữ: Lưu trữ cùng với chương trình liên quan hoặc hồ sơ hành chính. Các thông tin liên lạc không đáp ứng các tiêu chí nêu trên không cần phải được lưu trữ và có thể được giữ lại khi cần thiết. (OAR 166-150-0005 (10)) Cập nhật 01/08/2018
Cẩm nang về nguồn lực hỗ trợ nạn nhân bạo lực gia đình (DV1-005) : "Mục đích của cẩm nang này là cung cấp thông tin cơ bản về cách chúng ta có thể giải quyết vấn nạn bạo lực gia đình trong cuộc sống của nhân viên Sở, khách hàng và công chúng nói chung." Cẩm nang có các phần về nguồn lực, thông tin cơ bản, biểu mẫu, thông tin liên hệ và các thông tin liên quan khác. Có cả phiên bản tiếng Anh và tiếng Tây Ban Nha.
Giữ lại 20 years after bị thay thế. (MOAR 166-150-0005 (25))
Bảng chấm công nhân viên (DV1-010) : Hồ sơ ghi lại số giờ làm việc, số giờ nghỉ phép tích lũy và số giờ nghỉ phép đã sử dụng của nhân viên trong bộ phận. Thông tin thường bao gồm tên và mã số an sinh xã hội của nhân viên, số giờ làm việc, loại và số giờ nghỉ phép đã sử dụng, tổng số giờ, ngày tháng và các dữ liệu liên quan. Bao gồm cả đơn xin nghỉ phép. Thông tin này được lưu trữ chủ yếu trong hệ thống SAP với nhiều tài liệu hỗ trợ bằng giấy và điện tử.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 4 năm. (MOAR 166-150-0155 (3))
Hồ sơ Hội đồng Điều phối Bạo lực Gia đình (DV1-001) : Tài liệu này ghi lại hoạt động của Hội đồng Điều phối Bạo lực Gia đình. "Hội đồng là một diễn đàn đa cơ quan, đa khu vực pháp lý để liên lạc, phối hợp và hợp tác trong các nỗ lực can thiệp bạo lực gia đình tại Quận Multnomah." (Tài liệu quảng cáo của FVCC). Điều phối viên Bạo lực Gia đình đóng vai trò là nhân viên và người lưu giữ hồ sơ cho Hội đồng. Hồ sơ bao gồm biên bản, biên bản ủy ban, nghiên cứu, báo cáo, tài liệu tham khảo, thư từ và các hồ sơ liên quan khác.
Lưu giữ: Lưu giữ vĩnh viễn. (MOAR 166-150-0005 (15))
Hồ sơ quản lý tài trợ (DV1-003(a) và DV1-003(b)) : Hồ sơ ghi lại quá trình xin và quản lý các khoản tài trợ mà bộ phận này là người nhận hoặc người quản lý. Hồ sơ có thể bao gồm nhưng không giới hạn ở các đơn xin tài trợ, bao gồm đề xuất dự án, tóm tắt, mục tiêu, hoạt động, ngân sách, phụ lục và thông báo trúng thầu; hồ sơ đánh giá tài trợ và các khuyến nghị liên quan đến đơn xin tài trợ; hồ sơ quản lý tài trợ, bao gồm báo cáo tiến độ, ngân sách, mục tiêu dự án, đề xuất và tóm tắt; hồ sơ ghi lại việc phân bổ kinh phí; hợp đồng; hồ sơ giám sát kế hoạch dự án và đo lường thành tựu; danh mục thiết bị; báo cáo tài chính, hồ sơ kế toán, báo cáo kiểm toán, báo cáo chi tiêu và thư từ, tài liệu liên quan.
Lưu giữ: DV1-003(a) Lưu giữ vĩnh viễn các báo cáo cuối cùng từ các khoản tài trợ quan trọng cho quận; DV1-003(b) Lưu giữ các hồ sơ tài trợ khác: 3 years after báo cáo chi tiêu hàng năm hoặc cuối cùng được nộp và phê duyệt hoặc, theo quy định trong thỏa thuận, tùy theo thời gian nào dài hơn. (MOAR 166-150-0110 (17))
Nghiên cứu và Báo cáo Dự án (DV1-006) : Hồ sơ ghi lại các báo cáo hoặc nghiên cứu đặc biệt được thực hiện về các chương trình, dịch vụ hoặc dự án của bộ phận, do nhân viên bộ phận hoặc các chuyên gia tư vấn theo hợp đồng biên soạn. Bao gồm báo cáo cuối cùng được phân phối nội bộ hoặc cho các đơn vị khác và các tài liệu làm việc được sử dụng để biên soạn báo cáo hoặc nghiên cứu. Đối với các báo cáo và nghiên cứu được lưu trữ ở định dạng điện tử, vui lòng liên hệ với Chương trình Quản lý Hồ sơ Quận để được hỗ trợ bảo quản.
Lưu giữ: Lưu giữ vĩnh viễn. (MOAR 166-150-0005 (31))
Hồ sơ mua hàng (DV1-011) : Hồ sơ ghi chép các đơn đặt hàng, ủy quyền và bằng chứng nhận hàng hóa và dịch vụ được mua bởi bộ phận và các chương trình của bộ phận. Bao gồm các đơn đặt hàng và yêu cầu mua hàng, ủy quyền mua hàng, yêu cầu mua hàng, lệnh phát hành hợp đồng, thông số kỹ thuật vật liệu và chi phí, đơn đặt hàng kho trung tâm hoặc in ấn, đơn đặt hàng dịch vụ điện thoại và các hồ sơ tương tự. Hồ sơ giao dịch chính được lưu giữ trong SAP, với các tài liệu hỗ trợ, bao gồm thông tin điện tử, được lưu giữ riêng biệt.
Lưu giữ: Lưu giữ 3 năm. (MOAR 166-150-0110 (21))