Título de la serie (N.° de serie de la agencia): Descripción, retención (cita legal)
Expedientes de Agencias (DV1-004) : Registros que documentan las actividades, políticas e información de contacto de las agencias con las que trabaja la división. Los registros incluyen informes, folletos, declaraciones de políticas, informes locales y nacionales generados por otras agencias y documentación relacionada.
Conservación: Conservar hasta su sustitución o desuso. (Material de referencia no documental)
Registros de Preparación de Presupuestos (DV1-012) : Registros que documentan la preparación de las solicitudes presupuestarias de división para su inclusión en el presupuesto departamental. Pueden incluir informes del personal, instrucciones presupuestarias, hojas de trabajo, encuestas, informes de asignación de recursos, planes de gastos, planes de contingencia, propuestas presupuestarias, informes de previsión financiera y registros similares. Gran parte de esta información se mantiene en formato electrónico en hojas de cálculo y documentos similares.
Retención: Conservar por 2 años. (MOAR 166-150-0110 (8))
Calendarios y Registros de Programación (DV1-013) : Registros que documentan y facilitan la planificación, programación y otras acciones rutinarias relacionadas con reuniones, citas, viajes, visitas y otras actividades. Incluye calendarios, agendas electrónicas (incluidas las portátiles), agendas, notas, mensajes telefónicos, diarios y registros similares.
Retención: 1 año. (MOAR 166-150-0005 (6))
Registros de Administración de Contratos (DV1-002) : Documenta la gestión de las actividades y pagos de los contratistas para todos los contratos de la división. Los registros incluyen informes de gastos, copias de comprobantes de pago (incluyendo memorandos de pago y facturas), aprobaciones de contratos, modificaciones de contratos, listas de verificación para la revisión de contratos, formularios de enrutamiento de contratos, copias de contratos, información de contratistas (quiebras, demandas, etc.) y correspondencia relacionada. La información de los contratos también se mantiene en una base de datos compartida con la Ciudad de Portland. Los registros también pueden incluirse en SAP y en diversos documentos de apoyo, tanto electrónicos como impresos.
Retención: Conservación durante 6 years after el vencimiento del contrato. (MOAR 166-150-0005 (7))
Correspondencia: Registros que: 1. documentan comunicaciones creadas o recibidas por una agencia, 2. se relacionan directamente con un programa o administración de la agencia, y 3. no se especifican de otra manera en los Programas de Retención del Condado de Multnomah. Los registros pueden incluir, entre otros, cartas, memorandos, notas y mensajes electrónicos que comunican aprobaciones formales, instrucciones de acción e información sobre contratos, compras, subvenciones, personal y proyectos o programas específicos.
Conservación: Archivar en el programa asociado o en los registros administrativos. Las comunicaciones que no cumplan con los criterios anteriores no necesitan archivarse y pueden conservarse según sea necesario. (OAR 166-150-0005 (10)) Actualizado el 01/08/2018
Manual de Recursos sobre Violencia Doméstica (DV1-005) : El propósito de este manual es proporcionar información básica sobre cómo abordar la violencia doméstica en la vida del personal del Departamento, los clientes y el público en general. El manual incluye secciones sobre recursos, información general, formularios, información de contacto e información relacionada. Hay versiones en inglés y español.
Conservar 20 years after su sustitución. (MOAR 166-150-0005 (25))
Registros de Tiempo de Empleados (DV1-010) : Registros que documentan las horas trabajadas, las horas de vacaciones acumuladas y las horas de vacaciones tomadas por los empleados de la división. La información suele incluir el nombre y número de seguro social del empleado, las horas trabajadas, el tipo y número de horas de vacaciones tomadas, el total de horas, las fechas y otros datos relacionados. Incluye las solicitudes de vacaciones. Esta información se mantiene principalmente en SAP con diversos documentos de respaldo en papel y electrónicos.
Retención: 4 años. (MOAR 166-150-0155 (3))
Registros del Consejo Coordinador de Violencia Familiar (DV1-001) : Esta serie documenta la labor del Consejo. «El Consejo es un foro multiinstitucional y multijurisdiccional para la comunicación, coordinación y colaboración en las iniciativas de intervención contra la violencia doméstica en el condado de Multnomah». (Folleto del FVCC). El Coordinador de Violencia Doméstica actúa como personal y encargado de los registros del Consejo. Los registros incluyen actas, actas de comités, estudios, informes, material de referencia, correspondencia y otros documentos relacionados.
Retención: Conservar permanentemente. (MOAR 166-150-0005 (15))
Registros de Gestión de Subvenciones (DV1-003(a) y DV1-003(b)) : Los registros documentan la solicitud y administración de subvenciones en las que la división es beneficiaria o administradora. Los registros pueden incluir, entre otros, solicitudes, incluyendo propuestas de proyectos, resúmenes, objetivos, actividades, presupuestos, anexos y notificaciones de adjudicación; registros de evaluación de subvenciones y recomendaciones sobre las solicitudes; registros de administración de subvenciones, incluyendo informes de progreso, presupuestos, objetivos de proyectos, propuestas y resúmenes; registros que documentan la asignación de fondos; contratos; registros de seguimiento de los planes de proyecto y medición de logros; inventarios de equipos; informes financieros, registros contables, informes de auditoría, informes de gastos, y correspondencia y documentación relacionadas.
Conservación: DV1-003(a) Conservar permanentemente los informes finales de las subvenciones significativas al condado; DV1-003(b) Conservar otros registros de subvenciones: 3 years after de la presentación y aprobación del informe anual o final de gastos, o, según se especifique en el acuerdo, el plazo que sea mayor. (MOAR 166-150-0110 (17))
Estudios e Informes de Proyectos (DV1-006) : Los registros documentan informes o estudios especiales realizados sobre los programas, servicios o proyectos de la división, elaborados por el personal de la división o por consultores contratados. Incluyen el informe final distribuido internamente o a otras entidades, y los documentos de trabajo utilizados para elaborar el informe o estudio. Para obtener información sobre informes y estudios en formato electrónico, comuníquese con el Programa de Gestión de Registros del Condado para obtener asistencia con su conservación.
Retención: Conservar permanentemente. (MOAR 166-150-0005 (31))
Registros de Compras (DV1-011) : Registros que documentan pedidos, autorizaciones y comprobantes de recepción de la compra de bienes y servicios por parte de la división y sus programas. Incluye órdenes y solicitudes de compra, autorizaciones de compra, requisiciones, órdenes de liberación de contrato, especificaciones de materiales y costos, órdenes de almacén central o de impresión, órdenes de servicio telefónico y registros similares. El registro transaccional principal se mantiene en SAP, con la documentación de respaldo, incluida la información electrónica, que se conserva por separado.
Retención: 3 años. (MOAR 166-150-0110 (21))