Tên loạt series (Số hiệu series của cơ quan) : Mô tả, Thời gian lưu giữ (Trích dẫn pháp lý)
Sổ ghi nhận khiếu nại (DOH36-010) : Hồ sơ ghi lại tất cả các khiếu nại nhận được tại các phòng khám chăm sóc sức khỏe ban đầu. Được sử dụng để báo cáo khiếu nại cho Chương trình Hỗ trợ Y tế Oregon (OMAP) hàng quý và để ghi lại việc tuân thủ quy trình giải quyết khiếu nại theo HIPAA. Sổ ghi nhận bao gồm ngày khiếu nại, tên người khiếu nại, mô tả khiếu nại và các thông tin liên quan.
Thời hạn lưu giữ: Lưu giữ 6 năm . (45 CFR 164.530(J))
Thư từ: Hồ sơ: 1. ghi lại các thông tin liên lạc được tạo ra hoặc nhận được bởi một cơ quan VÀ 2. liên quan trực tiếp đến chương trình hoặc hoạt động quản lý của cơ quan đó VÀ 3. không được quy định cụ thể trong Lịch trình Lưu trữ của Quận Multnomah. Hồ sơ có thể bao gồm nhưng không giới hạn ở thư từ, bản ghi nhớ, ghi chú và tin nhắn điện tử truyền đạt các phê duyệt chính thức, chỉ đạo hành động và thông tin về hợp đồng, mua sắm, tài trợ, nhân sự và các dự án hoặc chương trình cụ thể.
Lưu giữ: Lưu trữ cùng với chương trình liên quan hoặc hồ sơ hành chính. Các thông tin liên lạc không đáp ứng các tiêu chí nêu trên không cần phải được lưu trữ và có thể được giữ lại khi cần thiết. (OAR 166-150-0005 (10)) Cập nhật 01/08/2018
Danh sách lịch hẹn hàng ngày (DOH36-013) : Ghi chép tất cả các cuộc hẹn khám bệnh. Hiển thị ngày và giờ hẹn, tên bệnh nhân, tên bác sĩ, lý do khám bệnh và các thông tin liên quan.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 1 năm. (MOAR 166-150-0005 (5))
Hồ sơ thăm khám (DOH36-002) : Ghi chép thông tin khách hàng và các dịch vụ được cung cấp trong mỗi lần khám tại phòng khám để nhập vào Hệ thống Thông tin Y tế. Bao gồm các biểu mẫu thăm khám ghi rõ thông tin nhân khẩu học của khách hàng và các ô đánh dấu để nhập dữ liệu cho biết các dịch vụ được cung cấp trong lần khám cụ thể đó.
Thời gian lưu trữ: Lưu trữ trong 3 tháng. (2009-0001/033)
Hồ sơ Dịch vụ Y tế (DOH36-001) : Hồ sơ ghi chép các dịch vụ chăm sóc sức khỏe ban đầu toàn diện tại phòng khám chăm sóc sức khỏe ban đầu, bao gồm khám sức khỏe tổng quát, quản lý bệnh tật và thương tích cấp tính, tiêm chủng, kế hoạch hóa gia đình và chăm sóc sức khỏe sinh sản, các hoạt động giáo dục và nâng cao sức khỏe, và các dịch vụ sức khỏe tâm thần. Hồ sơ có thể bao gồm thư từ; báo cáo; ghi chú chuyên môn; báo cáo xét nghiệm; giấy phép điều trị và chụp X-quang; giấy phép tiết lộ thông tin; hồ sơ lâm sàng hoặc y tế bao gồm thông tin nhận dạng khách hàng, ghi chú tiến trình và hồ sơ các lần khám; lịch sử dịch vụ trước đó; giấy giới thiệu; báo cáo xét nghiệm và đánh giá; kế hoạch điều trị; ghi chú tiến trình; hồ sơ đăng ký, phí và thanh toán; hồ sơ pháp lý; giấy phép điều trị; đánh giá y tế bao gồm xét nghiệm và các xét nghiệm khác, dịch vụ phòng cấp cứu và hồ sơ thuốc và đơn thuốc; báo cáo; và các dữ liệu liên quan khác. Việc truy cập vào các hồ sơ này có thể được miễn tiết lộ theo ORS 179.505; ORS 192.502(2).
Thời gian lưu giữ: Đối với hồ sơ giấy: Lưu giữ 10 years after lần nhập liệu cuối cùng. Đối với hồ sơ điện tử (EHR): Lưu giữ 10 years after lần cung cấp dịch vụ cuối cùng. (MOAR 166-150-0065 (20); OAR 410-141-3520 (10)) Thời gian lưu giữ được cập nhật ngày 10/12/2018
Hồ sơ tiêm chủng - VARS (DOH36-003) : Chuỗi tài liệu ghi lại các mũi tiêm chủng mà bệnh nhân tại phòng khám đã nhận được. Hồ sơ thường là Hồ sơ quản lý vắc-xin (VAR) của quận, nhưng có thể bao gồm bất kỳ hồ sơ nào ghi lại sự đồng ý và việc thực hiện tiêm chủng. Không bao gồm các báo cáo ITARS. Thông tin bao gồm ngày, tên bệnh nhân và thông tin cá nhân, số định danh, thông tin thu nhập và bảo hiểm, chữ ký và ngày đồng ý, mô tả và ngày tiêm chủng, và chữ ký và ngày của người thực hiện tiêm chủng. Việc truy cập vào các hồ sơ này có thể được miễn tiết lộ theo ORS 179.505; ORS 192.502(2).
Thời hạn lưu giữ: Lưu giữ 10 năm. (MOAR 166-150-0065 (10a,11)) Cập nhật ngày 12/10/2018
Hồ sơ đủ điều kiện tài chính (DOH36-011) : Tài liệu được sử dụng để sàng lọc khách hàng nhằm xác định điều kiện tham gia chương trình dịch vụ chăm sóc sức khỏe ban đầu, Medicaid và bất kỳ chương trình hỗ trợ tài chính công hoặc tư nhân nào khác cũng như các tài liệu tài chính cần thiết theo yêu cầu của nguồn tài trợ. Hồ sơ bao gồm tất cả các đơn xin Medicaid của DHS, mẫu đăng ký phòng khám, các đơn xin hỗ trợ tài chính khác và tất cả các tài liệu hỗ trợ (bao gồm tài liệu chứng minh thu nhập, thẻ bảo hiểm, địa chỉ, số và thẻ an sinh xã hội, quốc tịch và giấy tờ tùy thân được sử dụng để xác định điều kiện tham gia chương trình). Cũng bao gồm danh sách gửi thư và danh sách đăng ký có chứa tên khách hàng.
Thời hạn lưu giữ: Lưu giữ 10 năm. (45 CFR 164.530(j), OAR 410-141-3180 (12)) Cập nhật ngày 1/2/2019
Hồ sơ tiếp nhận bệnh nhân không được cung cấp dịch vụ (DOH36-015) : Tài liệu đánh giá bệnh nhân tại phòng khám mà không được cung cấp dịch vụ của quận. Hồ sơ bao gồm thông tin giới thiệu, thông tin bệnh nhân, thông tin y tế và đánh giá tại phòng khám.
Lưu giữ: Lưu giữ 10 năm (MOAR 166-150-0065 (20); OAR 410-141-3520 (10)) Lưu giữ được cập nhật ngày 29/10/2018