Tên loạt series (Số hiệu series của cơ quan): Mô tả, Thời gian lưu giữ (Trích dẫn pháp lý)
Hồ sơ chương trình ngoài giờ (ADS6-012) : Tài liệu ghi lại phản hồi của chương trình đối với các nhu cầu khẩn cấp thông qua các nhà thầu làm việc ngoài giờ. Chuỗi tài liệu này bao gồm báo cáo phản hồi, tường thuật và thông tin liên quan đến khách hàng.
Thời gian lưu giữ: 6 năm kể từ khi tạo (45 CFR 164.530(j))
Đánh giá kết quả của khách hàng (ADS6-002) : Được sử dụng để xác định tác động của các dịch vụ của bộ phận đối với khách hàng trong một khoảng thời gian cụ thể. Nhóm đa ngành của bộ phận thực hiện các đánh giá này. Biểu mẫu đánh giá hiển thị tên và số an sinh xã hội của khách hàng, ngày đánh giá ban đầu, ngày đánh giá cuối cùng, tên người đánh giá và đánh giá về sự an toàn, tình trạng sống, tình hình tài chính và sức khỏe của khách hàng. Cũng bao gồm nhật ký giới thiệu khách hàng hàng tháng.
Thời hạn lưu giữ: Lưu giữ 6 năm. (45 CFR 164.530(j))
Hồ sơ quản lý hợp đồng dịch vụ cộng đồng (ADS6-006) : Tài liệu ghi lại các nghĩa vụ hợp đồng của ADS, các Trung tâm dịch vụ quận và các nhà cung cấp phi lợi nhuận khác cung cấp dịch vụ cho người cao tuổi và được tài trợ theo Đạo luật Người cao tuổi Hoa Kỳ của liên bang và Dự án Độc lập Oregon của tiểu bang. Hợp đồng phải được gia hạn hàng năm. Hồ sơ bao gồm hợp đồng, mẫu phê duyệt hợp đồng, các sửa đổi, đề xuất của nhà cung cấp, giấy chứng nhận bảo hiểm, báo cáo tình trạng hàng tháng, báo cáo giám sát (thăm địa điểm, đánh giá tại chỗ, thư từ, lịch sử công việc), biên bản cuộc họp hội đồng cố vấn chương trình, báo cáo kiểm toán, báo cáo tài chính, yêu cầu đề xuất, hồ sơ đấu thầu và thư từ liên quan.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 10 năm. (MOAR 166-150-0005 (7))
Hồ sơ Dịch vụ Khẩn cấp (ADS6-008) : Ghi chép các đơn xin của khách hàng về nhà ở khẩn cấp, nhu cầu đặc biệt (như xe lăn hoặc đường dốc), hoặc thuốc kê đơn khẩn cấp được bảo hiểm theo Dự án Độc lập Multnomah. Hồ sơ bao gồm giấy giới thiệu, phê duyệt hoặc từ chối dịch vụ, yêu cầu của khách hàng, tờ thông tin, thư từ và các hồ sơ liên quan.
Thời hạn lưu giữ: Lưu giữ 6 năm. (45 CFR 164.530(j))
Chương trình Hỗ trợ Người chăm sóc Gia đình (ADS6-009) : Tài liệu ghi chép về dịch vụ chăm sóc tạm thời dành cho người chăm sóc gia đình. Hồ sơ bao gồm đơn xin trợ cấp, báo cáo tài chính, thông tin lý lịch người chăm sóc và các hồ sơ liên quan.
Thời hạn lưu giữ: Lưu giữ trong 5 năm. (2014-0005/010)
Hồ sơ Chương trình Ông bà Nuôi dưỡng (ADS6-013) : Tài liệu, dữ liệu và hồ sơ được thu thập trong quá trình thực hiện các hoạt động được tài trợ bằng nguồn vốn tài trợ, bao gồm nhưng không giới hạn ở các hồ sơ tài chính, tình nguyện viên và các hồ sơ liên quan.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 3 years after nộp báo cáo tài chính cuối cùng (FFR) cho giai đoạn dự án, hoặc 3 years after lần kiểm toán cuối cùng, tùy theo thời điểm nào muộn hơn. (Chương trình tài trợ dành cho ông bà nuôi dưỡng, mục 11.2.6 Thu thập và lưu giữ dữ liệu)
Báo cáo tổng quan về số lượng hồ sơ và đặc điểm khách hàng (ADS6-003) : Báo cáo hoạt động hỗ trợ quản lý trong việc xác định đối tượng khách hàng và phân bổ khối lượng công việc. Bao gồm tên nhân viên phụ trách hồ sơ và đặc điểm nhân khẩu học của khách hàng do mỗi nhân viên phụ trách.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 3 năm. (MOAR 166-150-0005 (2))
Yêu cầu dịch vụ tại nhà (ADS6-004) : Ghi chép việc cung cấp thiết bị y tế cho khách hàng theo yêu cầu của người quản lý trường hợp. Bao gồm các biểu mẫu Yêu cầu và Ủy quyền Y tế Khác của OPI, báo cáo, phiếu chuyển tiếp và thư từ liên quan.
Thời hạn lưu giữ: Lưu giữ 6 năm. (45 CFR 164.530(j))
Báo cáo và Nghiên cứu Chương trình (ADS6-005(a) và ADS6-005(b)) : Tài liệu tóm tắt chính thức các nghiên cứu được thực hiện bởi hoặc cho Chương trình Tiếp cận Cộng đồng. Các báo cáo có thể khác nhau về định dạng và thiết kế, nhưng nhìn chung đều bao gồm ngày tháng, tác giả và nội dung tường thuật. Một số báo cáo có thể bao gồm phụ lục, bảng biểu và các tài liệu thứ cấp khác.
Lưu giữ: ADS6-005(a) Báo cáo thường kỳ: lưu giữ 5 năm; ADS6-005(b) Tất cả các báo cáo khác: lưu giữ vĩnh viễn. (MOAR 166-150-0005 (31))
Hồ sơ nhập dữ liệu đăng ký khách hàng toàn cầu (ADS6-001) : Tài liệu ghi lại nhiều loại hồ sơ được sử dụng để nhập thông tin vào hệ thống đăng ký khách hàng toàn cầu. Các hồ sơ này bao gồm nhật ký giới thiệu cuộc gọi, báo cáo tư vấn khách hàng, giới thiệu người giữ cổng, giấy phép vận chuyển khẩn cấp, bảng tính dinh dưỡng, biểu mẫu SHIP talk và các hồ sơ khác được sử dụng để nhập thông tin khách hàng vào hệ thống đăng ký.
Thời hạn lưu trữ: Lưu trữ trong 5 năm. (2014-0005/009)
Hồ sơ cựu chiến binh (ADS6-007) : Ghi chép việc cung cấp và phối hợp các dịch vụ cho cựu chiến binh. Hồ sơ bao gồm đơn xin trợ cấp, kháng cáo, thông tin về tiền sử bệnh tật và tài chính, thư từ và các hồ sơ liên quan.
Lưu giữ: Lưu giữ 6 years after vụ việc kết thúc. (45 CFR 164.530(j))