Título de la serie (N.° de serie de la agencia): Descripción, retención (cita legal)
Registros del Programa Fuera de Horario (ADS6-012) : Documenta la respuesta del programa a las necesidades urgentes de los contratistas fuera de horario. La serie incluye informes de respuesta, narrativas e información relacionada con los clientes.
Retención: 6 años desde su creación (45 CFR 164.530(j))
Evaluaciones de Resultados de Clientes (ADS6-002) : Se utilizan para identificar el impacto de los servicios del departamento en los clientes durante un período específico. El Equipo Multidisciplinario del departamento realiza las evaluaciones. Los formularios de revisión muestran el nombre y número de seguro social del cliente, la fecha de la revisión inicial, la fecha de la revisión final, el nombre del evaluador y una evaluación de la seguridad, la situación vital, la situación financiera y la salud del cliente. También incluye un registro mensual de referencias de clientes.
Retención: Conservar durante 6 años. (45 CFR 164.530(j))
Registros de Gestión de Contratos de Servicios Comunitarios (ADS6-006) : Documentan las obligaciones contractuales de ADS, los Centros de Servicios Distritales y otros proveedores sin fines de lucro que prestan servicios a personas mayores y reciben financiación de la Ley de Estadounidenses de la Tercera Edad (OWA) federal y el Proyecto de Independencia de Oregón estatal. Los contratos deben renovarse anualmente. Los registros incluyen contratos, formularios de aprobación de contratos, modificaciones, propuestas de proveedores, certificados de seguro, informes mensuales de situación, informes de seguimiento (visitas in situ, evaluaciones in situ, correspondencia, historial laboral), actas del consejo asesor del programa, informes de auditoría, estados financieros, solicitudes de propuestas, registros de licitaciones y correspondencia relacionada.
Retención: Conservar por 10 años. (MOAR 166-150-0005 (7))
Registros de Servicios de Emergencia (ADS6-008) : Documenta las solicitudes de los clientes para vivienda de emergencia, necesidades especiales (como sillas de ruedas o rampas) o medicamentos recetados de emergencia cubiertos por el Proyecto Independencia de Multnomah. Los registros incluyen referencias, autorizaciones o denegaciones de servicios, solicitudes de clientes, hojas informativas, correspondencia y registros relacionados.
Retención: Conservar durante 6 años. (45 CFR 164.530(j))
Programa de Cuidadores Familiares (ADS6-009) : Documenta el cuidado de relevo brindado a los cuidadores familiares. Los registros incluyen la solicitud de subvención, informes financieros, información sobre los antecedentes del cuidador y otros documentos relacionados.
Retención: Conservar 5 años. (2014-0005/010)
Registros del Programa de Abuelos de Crianza (ADS6-013) : Documenta datos y registros recopilados durante la implementación de actividades financiadas por subvenciones, incluidos, entre otros, registros financieros, voluntarios y relacionados.
Retención: Conservar durante 3 years after la presentación del Informe Final de Financiamiento (FFR) final para el período del proyecto, o 3 years after la última auditoría, lo que ocurra más tarde. (Subvención 11.2.6 del Programa de Abuelos de Acogida, Recopilación y Retención de Datos)
Informe general de recuento de casos y características de los clientes (ADS6-003) : Informe operativo que ayuda a la gerencia a identificar clientes y determinar la carga de trabajo. Incluye los nombres de los trabajadores sociales y las características demográficas de los clientes atendidos por cada uno.
Retención: Conservación por 3 años. (MOAR 166-150-0005 (2))
Solicitudes de Servicios a Domicilio (ADS6-004) : Documenta la provisión de equipo médico a los clientes en respuesta a las solicitudes del gestor de casos. Incluye formularios de Solicitud y Autorización Médica Miscelánea de OPI, informes, hojas de ruta y correspondencia relacionada.
Retención: Conservar durante 6 años. (45 CFR 164.530(j))
Informes y Estudios del Programa (ADS6-005(a) y ADS6-005(b)) : Documentan el resumen formal de la investigación realizada por o para el Programa de Acceso Comunitario. Los informes varían en formato y diseño, pero generalmente incluyen la fecha, el autor y la narrativa. Algunos incluyen apéndices, anexos y otro material secundario.
Retención: ADS6-005(a) Informes de rutina: conservar durante 5 años; ADS6-005(b) Todos los demás informes: conservar permanentemente. (MOAR 166-150-0005 (31))
Registros de Entrada de Datos del Registro Universal de Clientes (ADS6-001) : Documenta diversos registros utilizados para ingresar información en el registro universal de clientes. Estos registros incluyen registros de derivación de llamadas, informes de consejería, derivaciones de personal de control, autorizaciones de transporte inmediato, hojas de trabajo de nutrición, formularios de conversación SHIP y otros registros utilizados para ingresar información de los clientes en el registro.
Retención: Conservar 5 años. (2014-0005/009)
Expedientes de Veteranos (ADS6-007) : Documentan la prestación y coordinación de servicios a veteranos. Los registros incluyen solicitudes de beneficios, apelaciones, información médica y financiera, correspondencia y otros documentos relacionados.
Retención: Conservar durante 6 years after del cierre del caso. (45 CFR 164.530(j))