Tên loạt series (Số hiệu series của cơ quan) : Mô tả, Thời gian lưu giữ (Trích dẫn pháp lý)
Hồ sơ phải trả (PAO1-004): Hồ sơ ghi chép việc thanh toán các hóa đơn cho các tài khoản chung, không bao gồm các khoản tài trợ. Bao gồm báo cáo, hóa đơn, bảng sao kê, chứng từ, đơn đặt hàng, giấy ủy quyền thanh toán, biên lai, séc hoặc lệnh thanh toán đã hủy và các hồ sơ tương tự. Thông tin này được lưu trữ chủ yếu trong hệ thống SAP với nhiều tài liệu hỗ trợ bằng giấy và điện tử.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 3 năm. (MOAR 166-150-0110 (1))
Báo cáo hoạt động (PAO1-012): Hồ sơ ghi lại các báo cáo hoặc nghiên cứu đặc biệt được thực hiện về các khía cạnh phi tài chính của các chương trình, dịch vụ hoặc dự án của một cơ quan. Bao gồm báo cáo cuối cùng được phân phối nội bộ hoặc cho các đơn vị khác và các tài liệu làm việc được sử dụng để biên soạn báo cáo hoặc nghiên cứu. Các nghiên cứu bao gồm số liệu thống kê hàng tháng, báo cáo tóm tắt hàng tuần và báo cáo theo dõi dự án.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 5 năm. (MOAR 166-150-0005 (34))
Hồ sơ chuẩn bị ngân sách (PAO1-003): Hồ sơ ghi lại quá trình chuẩn bị các yêu cầu ngân sách của bộ phận để đưa vào ngân sách của phòng ban. Có thể bao gồm báo cáo của nhân viên, hướng dẫn ngân sách, bảng tính, khảo sát, báo cáo phân bổ, kế hoạch chi tiêu, kế hoạch dự phòng, đề xuất ngân sách, báo cáo dự báo tài chính và các hồ sơ tương tự. Phần lớn thông tin này được lưu trữ dưới dạng điện tử trong bảng tính và các tài liệu tương tự.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 2 năm. (MOAR 166-150-0110 (8))
Biên bản cuộc họp của Ủy ban và Nhóm đặc nhiệm (PAO1-009): Hồ sơ ghi lại các hoạt động của hội đồng, ủy ban, nhóm đặc nhiệm, ban cố vấn và các nhóm tương tự khác, như được mô tả trong Luật Họp Công khai của Oregon (ORS 192.610 đến 192.710), mà bộ phận này lưu giữ hồ sơ chính thức. Hồ sơ có thể bao gồm biên bản, chương trình nghị sự, tài liệu đính kèm, nghị quyết, báo cáo của nhân viên, chỉ mục, bản ghi âm hoặc ghi hình, thư từ và các tài liệu liên quan.
Lưu giữ: Lưu giữ vĩnh viễn. (MOAR 166-150-0005 (17))
Thư từ: Hồ sơ: 1. ghi lại các thông tin liên lạc được tạo ra hoặc nhận được bởi một cơ quan VÀ 2. liên quan trực tiếp đến chương trình hoặc hoạt động quản lý của cơ quan đó VÀ 3. không được quy định cụ thể trong Lịch trình Lưu trữ của Quận Multnomah. Hồ sơ có thể bao gồm nhưng không giới hạn ở thư từ, bản ghi nhớ, ghi chú và tin nhắn điện tử truyền đạt các phê duyệt chính thức, chỉ đạo hành động và thông tin về hợp đồng, mua sắm, tài trợ, nhân sự và các dự án hoặc chương trình cụ thể.
Lưu giữ: Lưu trữ cùng với chương trình liên quan hoặc hồ sơ hành chính. Các thông tin liên lạc không đáp ứng các tiêu chí nêu trên không cần phải được lưu trữ và có thể được giữ lại khi cần thiết. (OAR 166-150-0005 (10)) Cập nhật 01/08/2018
Hồ sơ nhân sự cá nhân của nhân viên (PAO1-013(a) và PAO1-013(b)): Hồ sơ ghi lại lịch sử làm việc của các nhân viên cá nhân không phải là tình nguyện viên. Thường được lưu giữ dưới dạng hồ sơ vụ việc. Có thể bao gồm đơn xin việc, sơ yếu lý lịch, quyết định bổ nhiệm, hồ sơ hành động nhân sự, hồ sơ khiếu nại, hồ sơ kỷ luật, hồ sơ đào tạo, đánh giá hiệu suất, báo cáo tai nạn, giấy ủy nhiệm, giấy phép và các hồ sơ khác được sử dụng để ghi lại lịch sử làm việc của nhân viên.
Lưu giữ: PAO1-013(a) Thư khiển trách và thông báo về hành động kỷ luật: lưu giữ 3 năm; PAO1-013(b) Tất cả các hồ sơ khác: lưu giữ 6 years after chấm dứt hợp đồng. (MOAR 166-150-0160 (10))
Hồ sơ vận động hành lang (PAO1-010): Hồ sơ ghi lại các hoạt động vận động hành lang của Văn phòng Quan hệ Công chúng. Hồ sơ có thể bao gồm nhưng không giới hạn ở báo cáo chi tiêu, bản kê khai đăng ký, hồ sơ chấm dứt hợp đồng, hướng dẫn và thư từ.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 5 năm. (MOAR 166-150-0005 (14))
Thông cáo báo chí (PAO1-001(a) và PAO1-001(b)): Các tuyên bố, thông báo, bản ghi chép họp báo và các tài liệu tương tự được phát hành cho giới truyền thông. Các chủ đề bao gồm việc thông qua các chương trình mới, chấm dứt các chương trình cũ, thay đổi chính sách, thay đổi về vị trí của các quan chức được bầu hoặc nhân viên hành chính cấp cao, và các vấn đề khác. Cũng có thể bao gồm các thông cáo báo chí thông báo về các sự kiện hoặc hành động thường lệ được thực hiện trong phạm vi các chính sách hiện hành.
Lưu giữ: PAO1-001(a) Lưu giữ chính sách và các thông cáo báo chí lịch sử vĩnh viễn; PAO1-001(b) Lưu giữ các thông cáo báo chí thường xuyên trong 2 năm. (MOAR 166-150-0005 (20))
Thư từ liên quan đến chương trình (PAO1-014): Hồ sơ ghi lại các thông tin liên lạc nhận được hoặc gửi đi, chứa thông tin quan trọng về các chương trình của bộ phận và cần được phản hồi, thường là để thảo luận hoặc giải thích về các chính sách, thủ tục và/hoặc lập trường của chương trình về một vấn đề cụ thể. Hồ sơ có thể bao gồm nhưng không giới hạn ở thư từ, bản ghi nhớ, tin nhắn email, thông cáo báo chí, ghi chú, tài liệu đính kèm.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 5 năm. (MOAR 166-150-0005 (10))
Hồ sơ dự án (PAO1-006): Hồ sơ ghi chép các dự án dài hạn và ngắn hạn khác nhau, chủ yếu liên quan đến cải tiến cơ sở hạ tầng, mà chương trình chịu trách nhiệm chính về việc lưu giữ hồ sơ. Hồ sơ có thể khác nhau tùy từng dự án, nhưng thường bao gồm các bài nghiên cứu và báo cáo, nghị quyết, báo cáo dự án, tài liệu nền, kế hoạch và mục tiêu dự án, thư từ và các tài liệu tương tự.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 10 năm. (MOAR 166-150-0005 (34))
Hồ sơ quảng bá (PAO1-011): Hồ sơ được sử dụng để quảng bá Quận Multnomah và các chương trình của quận. Bao gồm nhiều loại hồ sơ khác nhau, chẳng hạn như áp phích, tờ rơi, tài liệu quảng cáo, ảnh (chủ yếu là ảnh kỹ thuật số) và các tài liệu liên quan.
Lưu giữ: Giữ lại hai bản sao của mỗi mục vĩnh viễn. (MOAR 166-150-0005 (3))
Ấn phẩm (PAO1-002(a) và PAO1-002(b)): Văn phòng Truyền thông xuất bản nhiều loại tài liệu thông tin. Chúng được sử dụng để thông báo cho công chúng về các dự án và sự kiện khác nhau của quận. Hồ sơ bao gồm các tờ thông tin công cộng, bài viết trên web, bản tin, sách nhỏ, tờ rơi, báo cáo, nghiên cứu, đề xuất, áp phích và các tài liệu xuất bản tương tự. Không bao gồm các ấn phẩm nhận được từ liên bang, tiểu bang, tư nhân hoặc các nguồn khác - những ấn phẩm này và các bản sao bổ sung của các ấn phẩm do cơ quan sản xuất nên được lưu giữ khi cần thiết.
Lưu giữ: PAO1-002(a) Lưu giữ vĩnh viễn các ấn phẩm chính sách và lịch sử; PAO1-002(b) Lưu giữ tất cả các ấn phẩm khác cho đến khi được thay thế hoặc lỗi thời. (MOAR 166-150-0005 (33))
Hồ sơ mua hàng (PAO1-005): Hồ sơ ghi chép các đơn đặt hàng, ủy quyền và bằng chứng nhận hàng hóa và dịch vụ đã mua. Bao gồm đơn đặt hàng và yêu cầu mua hàng, ủy quyền mua hàng, yêu cầu mua hàng, lệnh phát hành hợp đồng, thông số kỹ thuật vật liệu và chi phí, đơn đặt hàng kho trung tâm hoặc in ấn, đơn đặt hàng dịch vụ điện thoại và các hồ sơ tương tự. Hồ sơ giao dịch chính được lưu giữ trong SAP, với các tài liệu hỗ trợ, bao gồm thông tin điện tử, được lưu giữ riêng biệt.
Lưu giữ: Lưu giữ 3 năm. (MOAR 166-150-0110 (21))
Biên bản cuộc họp nhân viên (PAO1-008): Hồ sơ ghi lại các cuộc họp nhân viên thường kỳ không thuộc phạm vi điều chỉnh của Luật Họp Công khai của Oregon (ORS 192.610 đến 192.710). Các cuộc họp này giải quyết các nhiệm vụ và hành động nằm trong khuôn khổ các chính sách và thủ tục hiện hành. Hồ sơ có thể bao gồm biên bản, ghi chú, báo cáo và các mục liên quan. Một số hồ sơ có thể được xem xét đưa vào các chuỗi hồ sơ khác có thời hạn lưu giữ dài hơn nếu nội dung cuộc họp bổ sung thông tin quan trọng cho chuỗi hồ sơ đó.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 2 năm. (MOAR 166-150-0005 (18))