Título de la serie (N.° de serie de la agencia) : Descripción, retención (cita legal)
Registros de Cuentas por Pagar (PAO1-004): Registros que documentan el pago de facturas de cuentas generales, excluyendo subvenciones. Incluye informes, facturas, extractos, comprobantes, órdenes de compra, autorizaciones de pago, registros de recibos, cheques o warrants cancelados y registros similares. Esta información se mantiene principalmente en SAP con diversos documentos de respaldo en papel y electrónicos.
Retención: Conservación por 3 años. (MOAR 166-150-0110 (1))
Informes de Actividad (PAO1-012): Los registros documentan informes o estudios especiales realizados sobre aspectos no fiscales de los programas, servicios o proyectos de una agencia. Incluyen el informe final distribuido internamente o a otras entidades, y los documentos de trabajo utilizados para compilar el informe o estudio. Los estudios incluyen métricas mensuales, informes resumidos semanales e informes de seguimiento de proyectos.
Retención: Conservar por 5 años. (MOAR 166-150-0005 (34))
Registros de Preparación Presupuestaria (PAO1-003): Registros que documentan la preparación de las solicitudes presupuestarias de división para su inclusión en el presupuesto departamental. Pueden incluir informes del personal, instrucciones presupuestarias, hojas de trabajo, encuestas, informes de asignación de recursos, planes de gastos, planes de contingencia, propuestas presupuestarias, informes de previsión financiera y registros similares. Gran parte de esta información se mantiene en formato electrónico en hojas de cálculo y documentos similares.
Retención: Conservar por 2 años. (MOAR 166-150-0110 (8))
Registros de Reuniones de Comités y Grupos de Trabajo (PAO1-009): Registros que documentan las deliberaciones de juntas, comisiones, grupos de trabajo, comités, consejos asesores y otros grupos similares, según lo descrito en la Ley de Reuniones Públicas de Oregón (ORS 192.610 a 192.710), de los cuales el departamento mantiene el registro oficial. Los registros pueden incluir actas, órdenes del día, anexos, resoluciones, informes del personal, índices, grabaciones audiovisuales, correspondencia y documentación relacionada.
Retención: Conservar permanentemente. (MOAR 166-150-0005 (17))
Correspondencia: Registros que: 1. documentan comunicaciones creadas o recibidas por una agencia, 2. se relacionan directamente con un programa o administración de la agencia, y 3. no se especifican de otra manera en los Programas de Retención del Condado de Multnomah. Los registros pueden incluir, entre otros, cartas, memorandos, notas y mensajes electrónicos que comunican aprobaciones formales, instrucciones de acción e información sobre contratos, compras, subvenciones, personal y proyectos o programas específicos.
Conservación: Archivar en el programa asociado o en los registros administrativos. Las comunicaciones que no cumplan con los criterios anteriores no necesitan archivarse y pueden conservarse según sea necesario. (OAR 166-150-0005 (10)) Actualizado el 01/08/2018
Expedientes Personales de Empleados Individuales (PAO1-013(a) y PAO1-013(b)): Registros que documentan el historial laboral de empleados individuales no voluntarios. Generalmente se conservan como expedientes. Pueden incluir solicitudes de empleo, currículums, nombramientos, registros de acciones de personal, registros de quejas y reclamos, registros disciplinarios, registros de capacitación, evaluaciones de desempeño, informes de accidentes, comisiones, licencias y otros registros utilizados para documentar el historial laboral del empleado.
Conservación: PAO1-013(a) Cartas de amonestación y notificaciones de medidas disciplinarias: conservar durante 3 años; PAO1-013(b) Todos los demás registros: conservar durante 6 years after la separación del servicio. (MOAR 166-150-0160 (10))
Registros de Cabildeo (PAO1-010): Los registros documentan las actividades de cabildeo de la Oficina de Asuntos Públicos. Estos registros pueden incluir, entre otros, informes de gastos, declaraciones de registro, registros de despido, directrices y correspondencia.
Retención: Conservar por 5 años. (MOAR 166-150-0005 (14))
Comunicados de Prensa (PAO1-001(a) y PAO1-001(b)): Declaraciones preparadas, anuncios, transcripciones de conferencias de prensa y registros similares emitidos a los medios de comunicación. Los temas incluyen la adopción de nuevos programas, la terminación de programas antiguos, cambios de políticas, cambios en la situación de funcionarios electos o personal administrativo de alto nivel, entre otros. También pueden incluir comunicados de prensa que anuncien eventos rutinarios o acciones llevadas a cabo en el marco de las políticas vigentes.
Retención: PAO1-001(a) Conservar permanentemente las políticas y los comunicados de prensa históricos; PAO1-001(b) Conservar los comunicados de prensa rutinarios durante 2 años. (MOAR 166-150-0005 (20))
Correspondencia del Programa (PAO1-014): Los registros documentan las comunicaciones recibidas o enviadas que contienen información importante sobre los programas de la división y requieren una respuesta, generalmente para analizar o explicar las políticas, procedimientos o la postura del programa sobre un tema específico. Los registros pueden incluir, entre otros, cartas, memorandos, correos electrónicos, comunicados de prensa, notas, documentos adjuntos y documentos adjuntos.
Retención: Conservar por 5 años. (MOAR 166-150-0005 (10))
Registros de Proyecto (PAO1-006): Registros que documentan diversos proyectos a corto y largo plazo, principalmente relacionados con mejoras de capital, de los cuales el programa es el principal responsable de la gestión de registros. Los registros varían según el proyecto, pero suelen incluir documentos e informes de investigación, resoluciones, informes de proyecto, material de referencia, planes y objetivos del proyecto, correspondencia y material similar.
Retención: Conservar por 10 años. (MOAR 166-150-0005 (34))
Registros Promocionales (PAO1-011): Registros utilizados para promocionar el Condado de Multnomah y sus programas. Incluye diversos tipos de registros, como carteles, volantes, folletos, fotografías (principalmente digitales) y materiales relacionados.
Conservación: Conserve dos copias de cada artículo de forma permanente. (MOAR 166-150-0005 (3))
Publicaciones (PAO1-002(a) y PAO1-002(b)): La Oficina de Comunicaciones publica diversos materiales informativos. Estos se utilizan para informar al público sobre diversos proyectos y eventos del condado. Los registros incluyen hojas informativas, artículos web, boletines, panfletos, folletos, informes, estudios, propuestas, carteles y publicaciones similares. No incluye publicaciones recibidas de fuentes federales, estatales, privadas ni de otras fuentes. Estas publicaciones, así como las copias adicionales de las publicaciones producidas por la agencia, deben conservarse según sea necesario.
Retención: PAO1-002(a) Conservar permanentemente las políticas y publicaciones históricas; PAO1-002(b) Conservar todas las demás hasta que sean reemplazadas o queden obsoletas. (MOAR 166-150-0005 (33))
Registros de Compras (PAO1-005): Registros que documentan pedidos, autorizaciones y comprobantes de recepción de la compra de bienes y servicios. Incluye órdenes y solicitudes de compra, autorizaciones de compra, requisiciones, órdenes de liberación de contrato, especificaciones de materiales y costos, órdenes de almacén central o de impresión, órdenes de servicio telefónico y registros similares. El registro transaccional principal se mantiene en SAP, y la documentación de respaldo, incluida la información electrónica, se conserva por separado.
Retención: Conservación por 3 años. (MOAR 166-150-0110 (21))
Registros de Reuniones del Personal (PAO1-008): Registros que documentan las reuniones rutinarias del personal que no están sujetas a la Ley de Reuniones Públicas de Oregón (ORS 192.610 a 192.710). Estas reuniones abordan tareas y acciones dentro de las políticas y procedimientos vigentes. Los registros pueden incluir actas, notas, informes y documentos relacionados. Algunos registros pueden incluirse en otras series de registros con periodos de conservación más largos si el tema de la reunión aporta información significativa a dicha serie.
Retención: Conservar por 2 años. (MOAR 166-150-0005 (18))