Tên loạt series (Số hiệu series của cơ quan) : Mô tả, Thời gian lưu giữ (Trích dẫn pháp lý)
Tiền phạt đối với xe cứu thương (DOH44-001) : Hồ sơ ghi lại các khoản tiền phạt được áp dụng đối với các công ty xe cứu thương bởi chương trình Dịch vụ Y tế Khẩn cấp. Cũng có thể ghi lại các phiên điều trần được tổ chức để xem xét các khoản tiền phạt. Hồ sơ bao gồm bản sao thông báo phạt, hồ sơ thanh toán, hồ sơ điều tra, hồ sơ phiên điều trần, thư từ và các hồ sơ liên quan.
Thời hạn lưu giữ: Lưu giữ trong 10 years after hợp đồng hết hạn. (Không theo lịch trình)
Hồ sơ cấp phép xe cứu thương (DOH44-002) : Hồ sơ ghi lại việc cấp phép cho xe cứu thương hoạt động tại các quận Multnomah và Clackamas. Hồ sơ bao gồm đơn xin cấp phép, bản sao giấy phép, hồ sơ cấp phép nhân viên công ty xe cứu thương (ví dụ: cấp phép EMT), gia hạn, báo cáo tai nạn và các hồ sơ liên quan được sử dụng để hỗ trợ đơn xin cấp phép.
Thời hạn lưu giữ: Lưu giữ 20 năm. (OAR 166-150-0115 (2))
Quy trình cấp cứu (DOH44-003) : Tài liệu yêu cầu (Quận Multnomah) và khuyến nghị (Quận Clackamas) về các hành động mà nhân viên y tế khẩn cấp cần thực hiện trong môi trường "tiền bệnh viện". Các quy trình này được cập nhật hàng năm và bắt buộc phải có trong tất cả các xe cứu thương. Quy trình bao gồm tuyên bố mục đích, định nghĩa, thủ tục và trích dẫn. Tất cả các quy trình hiện hành có thể được xem xét tại /health/public-health-preparedness.
Lưu giữ: Lưu giữ 20 years after thay thế. (MOAR 166-150-0005 (25))
Thư từ: Hồ sơ: 1. ghi lại các thông tin liên lạc được tạo ra hoặc nhận được bởi một cơ quan VÀ 2. liên quan trực tiếp đến chương trình hoặc hoạt động quản lý của cơ quan đó VÀ 3. không được quy định cụ thể trong Lịch trình Lưu trữ của Quận Multnomah. Hồ sơ có thể bao gồm nhưng không giới hạn ở thư từ, bản ghi nhớ, ghi chú và tin nhắn điện tử truyền đạt các phê duyệt chính thức, chỉ đạo hành động và thông tin về hợp đồng, mua sắm, tài trợ, nhân sự và các dự án hoặc chương trình cụ thể.
Lưu giữ: Lưu trữ cùng với chương trình liên quan hoặc hồ sơ hành chính. Các thông tin liên lạc không đáp ứng các tiêu chí nêu trên không cần phải được lưu trữ và có thể được giữ lại khi cần thiết. (OAR 166-150-0005 (10)) Cập nhật 01/08/2018
Hồ sơ Ủy ban Dịch vụ Y tế Khẩn cấp (DOH44-009): Hồ sơ ghi lại các hoạt động của hội đồng quận, ủy ban, nhóm đặc nhiệm, ban, hội đồng tư vấn và các nhóm tương tự khác, như được mô tả trong Luật Họp Công khai của Oregon (ORS 192.610 đến 192.710). Hồ sơ có thể bao gồm biên bản, chương trình nghị sự, tài liệu đính kèm, nghị quyết, báo cáo của nhân viên, chỉ mục, bản ghi âm hoặc ghi hình, thư từ và các tài liệu liên quan. Bao gồm Ban Tư vấn Chấn thương Khu vực, Ủy ban Cải tiến Chất lượng Liên tục, Ủy ban Tuân thủ Hợp đồng và Quy định Giá cả, Ủy ban Thảm họa, Ủy ban Điều phối, Nhóm Điều hành EMS, Ủy ban Phát triển Quy trình và Ủy ban Đánh giá Khoa học.
Lưu giữ: Lưu giữ vĩnh viễn. (MOAR 166-150-0005 (15))
Quy tắc chính sách (DOH44-006) : Tài liệu theo chuỗi này xem xét, đánh giá, phát triển và phê duyệt các chính sách và thủ tục của chương trình Dịch vụ Y tế Khẩn cấp. Hồ sơ có thể bao gồm các bản tin và khuyến cáo phê duyệt, tuyên bố sứ mệnh và mục tiêu, cẩm nang, và các tuyên bố và chỉ thị chính sách cuối cùng. Thông tin thường bao gồm số hiệu chính sách và thủ tục, ngày sửa đổi, nhận dạng chủ đề, mô tả bằng văn bản, thông tin phê duyệt và ngày có hiệu lực.
Lưu giữ: Lưu giữ 20 years after thay thế. (MOAR 166-150-0005 (25))
Điều tra Đảm bảo Chất lượng (CQI) (DOH44-007) : Hồ sơ ghi lại các cuộc điều tra được thực hiện đối với xe cứu thương, nhân viên y tế khẩn cấp, các hoạt động chương trình và quản lý ca bệnh. Được sử dụng để đảm bảo tuân thủ luật pháp và các thực tiễn tốt nhất, cũng như đảm bảo chăm sóc bệnh nhân đúng cách. Hồ sơ bao gồm báo cáo điều tra, ghi chú công việc, hồ sơ ca bệnh và các tài liệu hỗ trợ.
Thời gian lưu trữ: Lưu trữ 7 năm. (Không theo lịch trình)
Hồ sơ chương trình đào tạo (DOH44-008) : Hồ sơ liên quan đến việc thiết kế và thực hiện các chương trình đào tạo dịch vụ y tế khẩn cấp. Có thể bao gồm mô tả lớp học, chứng chỉ giảng viên, tài liệu lập kế hoạch, tài liệu giảng dạy, đề cương khóa học, hồ sơ đăng ký và điểm danh lớp học, và các hồ sơ quan trọng liên quan khác.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 5 năm. (MOAR 166-150-0160 (24))