Título de la serie (N.° de serie de la agencia) : Descripción, retención (cita legal)
Multas de Ambulancias (DOH44-001) : Registros que documentan las multas impuestas a las compañías de ambulancias por el programa de Servicios Médicos de Emergencia. También pueden documentar las audiencias celebradas para revisar las multas. Los registros incluyen copias de la notificación de la multa, registros de pago, registros de investigación, registros de audiencias, correspondencia y otros registros relacionados.
Retención: Retención durante 10 years after el vencimiento del contrato. (No programado)
Expedientes de Licencias de Ambulancias (DOH44-002) : Registros que documentan la licencia de ambulancias para operar en los condados de Multnomah y Clackamas. Estos registros incluyen solicitudes, copias de licencias, registros de licencias del personal de ambulancias (por ejemplo, licencias de Técnico en Emergencias Médicas), renovaciones, informes de accidentes y otros documentos relacionados que respaldan las solicitudes.
Retención: Conservar por 20 años. (OAR 166-150-0115 (2))
Protocolos de Ambulancias (DOH44-003) : Documentos requeridos (Condado de Multnomah) y recomendados (Condado de Clackamas) para el personal médico de emergencias en entornos prehospitalarios. Los protocolos se renuevan anualmente y son obligatorios en todas las ambulancias. Incluyen una declaración de propósito, definiciones, procedimientos y citaciones. Todos los protocolos vigentes pueden consultarse en /health/public-health-preparedness.
Retención: Conservar durante 20 years after su sustitución. (MOAR 166-150-0005 (25))
Correspondencia: Registros que: 1. documentan comunicaciones creadas o recibidas por una agencia, 2. se relacionan directamente con un programa o administración de la agencia, y 3. no se especifican de otra manera en los Programas de Retención del Condado de Multnomah. Los registros pueden incluir, entre otros, cartas, memorandos, notas y mensajes electrónicos que comunican aprobaciones formales, instrucciones de acción e información sobre contratos, compras, subvenciones, personal y proyectos o programas específicos.
Conservación: Archivar en el programa asociado o en los registros administrativos. Las comunicaciones que no cumplan con los criterios anteriores no necesitan archivarse y pueden conservarse según sea necesario. (OAR 166-150-0005 (10)) Actualizado el 01/08/2018
Registros del Comité de Servicios Médicos de Emergencia (DOH44-009): Registros que documentan las deliberaciones de las juntas, comisiones, grupos de trabajo, comités, consejos asesores y otros grupos similares del condado, según lo descrito en la Ley de Reuniones Públicas de Oregón (ORS 192.610 a 192.710). Los registros pueden incluir actas, órdenes del día, anexos, resoluciones, informes del personal, índices, grabaciones audiovisuales, correspondencia y documentación relacionada. Incluyen la Junta Asesora de Trauma del Área, el Comité de Mejora Continua de la Calidad, el Comité de Cumplimiento de Contratos y Regulación de Tarifas, el Comité de Desastres, el Comité de Despacho, el Grupo de Operaciones de EMS, el Comité de Desarrollo de Protocolos y el Comité de Revisión Científica.
Retención: Conservar permanentemente. (MOAR 166-150-0005 (15))
Normas de Políticas (DOH44-006) : La serie documenta la revisión, evaluación, desarrollo y autorización de las políticas y procedimientos del programa de Servicios Médicos de Emergencia. Los registros pueden incluir boletines y avisos de autorización, declaraciones de misión y objetivos, manuales, y declaraciones y directivas finales de políticas. La información suele incluir los números de política y procedimiento, las fechas de revisión, la identificación del sujeto, la descripción narrativa, la información de la autorización y la fecha de entrada en vigor.
Retención: Conservar durante 20 years after su sustitución. (MOAR 166-150-0005 (25))
Investigaciones de Control de Calidad (CQI) (DOH44-007) : Registros que documentan las investigaciones realizadas al personal de ambulancias, de emergencias médicas, las actividades del programa y la gestión de casos. Se utilizan para garantizar el cumplimiento de las leyes y las mejores prácticas, así como para asegurar la atención adecuada al paciente. Los registros incluyen informes de investigación, notas de trabajo, expedientes de casos y documentación de respaldo.
Retención: 7 años (no programado).
Registros del Programa de Capacitación (DOH44-008) : Registros relacionados con el diseño e implementación de programas de capacitación en servicios médicos de emergencia. Pueden incluir descripciones de clases, certificaciones de instructores, documentación de planificación, material didáctico, esquemas de cursos, registros de inscripción y asistencia a clases, y otros registros relevantes relacionados.
Retención: 5 años. (MOAR 166-150-0160 (24))