Mô tả loạt phim
Tên loạt series (Số hiệu series của cơ quan) : Mô tả, Thời gian lưu giữ (Trích dẫn pháp lý)
Hồ sơ chuẩn bị ngân sách (TR06-014): Hồ sơ ghi lại quá trình chuẩn bị các yêu cầu ngân sách của bộ phận để đưa vào ngân sách của phòng ban. Có thể bao gồm báo cáo của nhân viên, hướng dẫn ngân sách, bảng tính, khảo sát, báo cáo phân bổ, kế hoạch chi tiêu, kế hoạch dự phòng, đề xuất ngân sách, báo cáo dự báo tài chính và các hồ sơ tương tự. Phần lớn thông tin này được lưu trữ dưới dạng điện tử trong bảng tính và các tài liệu tương tự.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 2 năm. (MOAR 166-150-0110 (8))
Hồ sơ đấu thầu cạnh tranh (TR06-032): Hồ sơ ghi lại quá trình công bố, đánh giá và trao thầu cho các nhà thầu. Cung cấp bằng chứng ghi nhận về các hồ sơ dự thầu được chấp nhận và bị từ chối. Hồ sơ bao gồm yêu cầu đề xuất ban đầu kèm phụ lục, thông báo đấu thầu cạnh tranh công khai, hồ sơ xếp hạng hồ sơ dự thầu, xác nhận hồ sơ dự thầu, phản hồi của nhà thầu đối với yêu cầu đề xuất (bao gồm hồ sơ dự thầu, thông tin nhận dạng tổ chức và phiếu chuyển giao, và bảng điểm đánh giá hồ sơ dự thầu), và các thư từ liên quan.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 6 năm. (MOAR 166-150-0110 (10))
Hồ sơ bảo trì hệ thống máy tính (TR06-011(a) và TR06-011(b)): Ghi chép việc bảo trì hệ thống máy tính của chương trình và được sử dụng để đảm bảo tuân thủ mọi bảo hành hoặc hợp đồng dịch vụ; lên lịch bảo trì định kỳ và chẩn đoán các sự cố hệ thống hoặc linh kiện; và ghi lại các bản sao lưu hệ thống. Hồ sơ có thể bao gồm danh mục thiết bị máy tính, báo cáo hiệu suất phần cứng, hồ sơ bảo trì linh kiện (hóa đơn, bảo hành, báo cáo hiệu suất phần cứng, báo cáo bảo trì và các hồ sơ liên quan), báo cáo sao lưu hệ thống và danh mục băng sao lưu.
Lưu giữ: TR06-011(a) Hồ sơ liên quan đến việc sửa chữa hoặc bảo dưỡng hệ thống hoặc linh kiện: lưu giữ trong suốt vòng đời của hệ thống hoặc linh kiện; TR06-011(b) Hồ sơ liên quan đến việc sao lưu hồ sơ thường xuyên hoặc quan trọng: lưu giữ 1 year after được thay thế hoặc lỗi thời. (MOAR 166-150-0125 (1))
Hợp đồng và Thỏa thuận (TR06-015): Tài liệu ghi lại các thỏa thuận hợp đồng đã được ký kết hợp lệ và có tính ràng buộc giữa bộ phận và các bên khác. Có thể bao gồm hợp đồng, phụ lục, tài liệu đấu thầu, lệnh thay đổi, đề xuất và thư từ liên quan quan trọng. Thông tin trong hợp đồng thường bao gồm số hợp đồng, giấy chứng nhận bảo hiểm bắt buộc, ngày tháng, điều khoản, các bên liên quan, thời hạn hợp đồng và chữ ký. Xem thêm Hợp đồng Xây dựng, Thỏa thuận Liên chính phủ và Hồ sơ Quản lý Hợp đồng trong lịch trình lưu giữ này.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 6 years after hết hạn. (MOAR 166-150-0005 (7))
Thư từ: Hồ sơ: 1. ghi lại các thông tin liên lạc được tạo ra hoặc nhận được bởi một cơ quan VÀ 2. liên quan trực tiếp đến chương trình hoặc hoạt động quản lý của cơ quan đó VÀ 3. không được quy định cụ thể trong Lịch trình Lưu trữ của Quận Multnomah. Hồ sơ có thể bao gồm nhưng không giới hạn ở thư từ, bản ghi nhớ, ghi chú và tin nhắn điện tử truyền đạt các phê duyệt chính thức, chỉ đạo hành động và thông tin về hợp đồng, mua sắm, tài trợ, nhân sự và các dự án hoặc chương trình cụ thể.
Lưu giữ: Lưu trữ cùng với chương trình liên quan hoặc hồ sơ hành chính. Các thông tin liên lạc không đáp ứng các tiêu chí nêu trên không cần phải được lưu trữ và có thể được giữ lại khi cần thiết. (OAR 166-150-0005 (10)) Cập nhật 01/08/2018
Ủy quyền (TR06-007): Hồ sơ ghi lại việc ủy quyền từ các quản lý cấp cao cho các nhân viên khác. Thông tin mô tả phạm vi ủy quyền, thời gian áp dụng, người được ủy quyền và chữ ký ủy quyền.
Lưu giữ: Lưu giữ 6 years after bị hủy bỏ hoặc hết hạn. (MOAR 166-150-0110 (31))
Hồ sơ Giấy phép Lái xe (TR06-021): Tài liệu ghi lại giấy phép lái xe của nhân viên để vận hành nhiều loại phương tiện khác nhau được sử dụng bởi bộ phận. Các hồ sơ này được hỗ trợ bởi Hồ sơ Chính về Lái xe và Hệ thống Cấp Giấy phép Lái xe. Chúng cung cấp thông tin toàn diện về các giấy phép mà nhân viên của bộ phận nắm giữ, bao gồm loại giấy phép, ngày hết hạn, chứng nhận, tai nạn và kiểm tra. Các thông tin khác bao gồm đơn đăng ký, thông tin cấp phép chung và thư từ.
Lưu trữ: Lưu giữ thông tin chung cho đến khi có thông tin mới thay thế; thông tin khác: lưu giữ trong 6 years after nhân viên thôi việc. (2007-0011/005)
Hồ sơ phúc lợi nhân viên (TR06-029): Hồ sơ ghi lại thông tin phúc lợi của từng nhân viên thuộc bộ phận, chẳng hạn như lựa chọn các gói bảo hiểm, kế hoạch hưu trí, lương hưu và trợ cấp tàn tật, các phúc lợi linh hoạt, kế hoạch bồi thường hoãn lại và các thông tin chương trình phúc lợi khác. Hồ sơ có thể bao gồm nhưng không giới hạn ở các mẫu đơn lựa chọn và đăng ký kế hoạch, hồ sơ đăng ký tham gia, tóm tắt đóng góp và khấu trừ, hồ sơ dữ liệu cá nhân, giấy ủy quyền, thông tin người thụ hưởng, báo cáo số dư nghỉ phép cuối năm và các tài liệu liên quan. Bản sao chính thức của việc lựa chọn phúc lợi được lưu giữ bởi Phòng Nhân sự trung tâm.
Giữ lại: 3 years after nhân viên thôi việc hoặc hết hạn quyền lợi. (MOAR 166-150-0160 (8))
Bảng chấm công nhân viên (TR06-023): Hồ sơ ghi lại số giờ làm việc, số giờ nghỉ phép tích lũy và số giờ nghỉ phép đã sử dụng của nhân viên trong bộ phận. Thông tin thường bao gồm tên và mã số an sinh xã hội của nhân viên, số giờ làm việc, loại và số giờ nghỉ phép đã sử dụng, tổng số giờ, ngày tháng và các dữ liệu liên quan. Bao gồm cả đơn xin nghỉ phép. Thông tin này được lưu trữ chủ yếu trong hệ thống SAP với nhiều tài liệu hỗ trợ bằng giấy và điện tử.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 4 năm. (MOAR 166-150-0155 (3))
Hồ sơ của Ủy ban Cơ hội Việc làm Bình đẳng (TR06-025): Báo cáo và hồ sơ do cơ quan có từ 15 nhân viên trở lên lưu giữ theo quy định của Ủy ban Cơ hội Việc làm Bình đẳng Hoa Kỳ. Bao gồm các báo cáo và tất cả hồ sơ liên quan đến việc hoàn thành báo cáo, hồ sơ vụ việc liên quan đến các khiếu nại phân biệt đối xử chống lại cơ quan, và các hồ sơ EEOC liên quan.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 3 năm. (MOAR 166-150-0160 (14,15))
Hồ sơ bảo trì thiết bị (TR06-010): Hồ sơ có thể bao gồm đơn đặt hàng, hợp đồng thuê, bảo hành, sao kê nhà cung cấp, hợp đồng dịch vụ, hóa đơn tính phí, báo cáo hoạt động fax, yêu cầu thanh lý tài sản, hóa đơn sửa chữa thiết bị, mẫu đơn yêu cầu mua hàng và biên bản ghi nhớ.
Lưu giữ: Lưu giữ 1 year after thiết bị được thanh lý. (MOAR 166-150-0105 (8))
Sổ tay và Thông số kỹ thuật Thiết bị (TR06-036): Sổ tay hướng dẫn sử dụng và bảo hành cho các phương tiện và thiết bị thuộc sở hữu của bộ phận. Sổ tay thường bao gồm thông số kỹ thuật, hướng dẫn vận hành và thông tin an toàn. Bảo hành bao gồm các điều khoản về phạm vi bảo hiểm cho việc sửa chữa hoặc thay thế thiết bị.
Lưu giữ: Sách hướng dẫn: lưu giữ cho đến khi thanh lý xe hoặc thiết bị; bảo hành: lưu giữ cho đến khi hết hạn. (MOAR 166-150-0105 (13))
Hồ sơ bảo trì cơ sở vật chất (TR06-013): Hồ sơ về tất cả các hoạt động bảo trì và sửa chữa các tòa nhà và khuôn viên thuộc sở hữu hoặc do bộ phận thuê. Có thể bao gồm tóm tắt, nhật ký, báo cáo và các hồ sơ tương tự, thường được tổng hợp từ nhật ký công việc hàng ngày theo tháng hoặc quý. Thông tin thường bao gồm vị trí, mô tả công việc đã hoàn thành, vật liệu đã sử dụng, nhân viên thực hiện công việc, người được ủy quyền, ngày tháng hoạt động và các dữ liệu liên quan.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 2 năm. (MOAR 166-150-0175 (2))
Hồ sơ an ninh cơ sở (TR06-012): Tài liệu này ghi chép về công tác an ninh được thực hiện cho các tòa nhà và khuôn viên của đơn vị. Hồ sơ bao gồm nhật ký an ninh, bảng điểm danh, báo cáo an ninh, báo cáo sự cố và các hồ sơ liên quan khác.
Lưu giữ: Lưu giữ 2 năm. (MOAR 166-150-0005 (35))
Báo cáo fax (TR06-037): Ghi lại các giao dịch fax của bộ phận. Thông tin bao gồm ngày và giờ fax được gửi hoặc nhận và số fax của người nhận/người gửi.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 1 năm. (MOAR 166-150-0005 (11))
Hồ sơ nhân sự cá nhân của nhân viên (TR06-024(a) và TR06-024(b)): Hồ sơ có thể bao gồm đơn xin việc ban đầu và các đơn xin việc tiếp theo, các hành động nhân sự, tài liệu thông tin nhân sự, bảng tổng hợp đánh giá, biểu mẫu lịch sử nhân viên, đơn xin nghỉ việc, đơn sa thải, danh sách chứng nhận, thỏa thuận dàn xếp, thư giới thiệu và khen thưởng, các hành động kỷ luật, xếp hạng thành tích, thông tin làm thêm giờ, đánh giá hiệu suất, hồ sơ đào tạo, chứng chỉ và giải thưởng chuyên môn kỹ thuật, đơn xin nghỉ phép, biểu mẫu thông báo khẩn cấp, thông tin thẻ xe buýt, sơ yếu lý lịch, thư từ và các hồ sơ liên quan.
Lưu giữ: TR06-024(a) Các hành động kỷ luật: lưu giữ 3 năm hoặc theo quy định của hợp đồng công đoàn; TR06-024(b) Tất cả các hồ sơ khác: lưu giữ 6 years after nhân viên thôi việc. (MOAR 166-150-0160 (10))
Hồ sơ khiếu nại thương tích và thiệt hại (TR06-018): Hồ sơ ghi lại các loại khiếu nại trách nhiệm pháp lý khác nhau được đệ trình chống lại bộ phận này. Chúng bao gồm thương tích cá nhân, thiệt hại tài sản, tai nạn xe cơ giới, bắt giữ sai trái và các trường hợp khác. Hồ sơ thường bao gồm báo cáo, ảnh chụp, tóm tắt, đánh giá, thông báo, băng ghi âm và video, bản ghi chép các lời khai đã ghi âm, biên bản ghi nhớ, thư từ và các tài liệu liên quan. (Thời gian lưu giữ tối thiểu: (a) Nếu có hành động được thực hiện: 10 years after vụ việc kết thúc, bị bác bỏ hoặc ngày hành động cuối cùng (b) Nếu không có hành động nào được thực hiện: 3 năm).
Thời gian lưu giữ: 10 years after hành động cuối cùng. (MOAR 166-150-0200 (9))
Thỏa thuận liên chính phủ (TR06-016(a) và TR06-016(b)): Các thỏa thuận được ký kết giữa bộ phận với tiểu bang, các học khu, các khu dịch vụ, thành phố hoặc các đơn vị chính phủ khác. Thường đề cập đến việc hợp nhất các phòng ban, cùng cung cấp các cán bộ hành chính và chia sẻ cơ sở vật chất hoặc thiết bị. Các thỏa thuận lớn thường quy định trách nhiệm về tài chính, phân bổ phí, thời hạn của thỏa thuận, quyền chấm dứt thỏa thuận và việc chuyển giao tài sản, nhân sự và các quyền lợi việc làm.
Giữ lại: TR06-016(a) Các thỏa thuận quan trọng và có tính lịch sử: vĩnh viễn; TR06-016(b) Các thỏa thuận khác: 6 years after hết hạn. (MOAR 166-150-0005 (12))
Hồ sơ kiểm kê (TR06-035(a) và TR06-035(b)): Hồ sơ kiểm kê ghi chép tài sản cố định và tài sản tiêu hao của cơ quan. Ví dụ về tài sản cố định có thể bao gồm nhưng không giới hạn ở các tòa nhà, bất động sản, tài sản cơ sở hạ tầng, phương tiện, thiết bị và đồ nội thất. Ví dụ về tài sản tiêu hao bao gồm đồ dùng văn phòng và các vật dụng văn phòng nhỏ khác. Thông tin thường bao gồm số tài sản, mô tả, số đơn đặt hàng, vị trí tài sản, ngày nhận, giá mua, chi phí thay thế, khấu hao và các dữ liệu liên quan. Chuỗi hồ sơ này áp dụng cho việc kiểm kê kiểm soát định kỳ.
Lưu giữ: TR06-035(a) Lưu giữ hồ sơ về tài sản được vốn hóa: 3 years after thanh lý hoặc thay thế tài sản; TR06-035(b) Lưu giữ hồ sơ về tài sản tiêu hao: 3 năm hoặc cho đến khi được thay thế, tùy theo thời gian nào dài hơn. (MOAR 166-150-0110 (17))
Hồ sơ hỗ trợ pháp lý (TR06-020): Bộ hồ sơ được sử dụng để tham khảo và ghi chép các vấn đề pháp lý mà bộ phận này tham gia. Bao gồm các ý kiến pháp lý, hồ sơ vụ án, thông tin nền tảng và thư từ liên quan.
Thời hạn lưu trữ: Lưu trữ trong 10 năm. (2007-0011/004)
Hồ sơ theo dõi lập pháp (TR06-019): Chuỗi hồ sơ được sử dụng để theo dõi các dự luật có thể ảnh hưởng đến hoạt động hoặc chính sách hiện tại của bộ phận. Hồ sơ bao gồm các tuyên bố khái niệm, đề xuất, nhật ký dự luật, các bài phân tích tác động tài chính/tổ chức, bản sao dự luật, tóm tắt lời khai, báo cáo của ủy ban, chương trình nghị sự và thư từ.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 2 năm. (OAR 166-150-0005 (14))
Hồ sơ bảo trì thiết bị văn phòng (TR06-034): Hồ sơ có thể bao gồm đơn đặt hàng, hợp đồng thuê, bảo hành, sao kê nhà cung cấp, hợp đồng dịch vụ, hóa đơn tính phí dịch vụ, báo cáo hoạt động fax, yêu cầu thanh lý tài sản, hóa đơn sửa chữa thiết bị, mẫu đơn yêu cầu mua hàng và biên bản ghi nhớ.
Lưu giữ: Lưu giữ 1 year after thiết bị được thanh lý. (MOAR 166-150-0105 (8))
Hồ sơ tổ chức (TR06-009): Hồ sơ ghi chép về sự sắp xếp và cơ cấu hành chính của bộ phận. Bao gồm biểu đồ, báo cáo, nghiên cứu và các hồ sơ tương tự. Cũng có thể bao gồm các nghiên cứu để xác định tính khả thi và giá trị của các kế hoạch tái tổ chức, cũng như các nghiên cứu quan trọng khác liên quan đến hệ thống phân cấp hành chính.
Lưu giữ: Lưu giữ 2 years after bị thay thế. (OAR 166-150-0005 (20))
Hồ sơ Chính sách và Quy trình (TR06-001(a) và TR06-001(b) và TR06-001(c)): Tài liệu thuộc chuỗi này ghi lại quá trình xem xét, đánh giá, phát triển và phê duyệt các chính sách và quy trình chính thức của một cơ quan đã được cơ quan quản lý phê duyệt. Hồ sơ có thể bao gồm Quy trình Hành chính, các bản tin và hướng dẫn ủy quyền, tuyên bố sứ mệnh và mục tiêu, sổ tay hướng dẫn, và các tuyên bố và chỉ thị chính sách cuối cùng. Thông tin thường bao gồm số hiệu chính sách và quy trình, ngày sửa đổi, nhận dạng chủ đề, mô tả bằng văn bản, thông tin ủy quyền và ngày có hiệu lực.
Lưu giữ: TR06-001(a) Sổ tay công việc văn phòng thông thường: lưu giữ 2 years after được thay thế; TR06-001(b) Sổ tay khác và Quy trình Hành chính: lưu giữ vĩnh viễn; TR06-001(c) Hồ sơ khác: lưu giữ 20 years after được thay thế hoặc lỗi thời. (MOAR 166-150-0005 (26,27))
Hồ sơ kiểm soát vị trí (TR06-028): Hồ sơ ghi lại mô tả, phân loại, phân loại lại và mức lương của các công việc và vị trí trong bộ phận. Thường bao gồm chi tiết về nhiệm vụ và trách nhiệm của từng vị trí, tỷ lệ thời gian thực hiện nhiệm vụ, kỹ năng và khả năng cần thiết cho mỗi vị trí, và các hồ sơ liên quan ghi lại quá trình phát triển, sửa đổi hoặc định nghĩa lại từng công việc hoặc vị trí. Hồ sơ thường bao gồm báo cáo, phân tích công việc, dữ liệu phỏng vấn, tiêu chí lựa chọn, giấy phép, thỏa thuận và các hồ sơ liên quan quan trọng khác.
Thời hạn lưu giữ: 3 years after bị thay thế hoặc lỗi thời. (MOAR 166-150-0160 (22))
Hồ sơ thanh lý tài sản (TR06-033): Hồ sơ ghi lại việc thanh lý tài sản phi bất động sản thuộc sở hữu của bộ phận, thường thông qua đấu giá công khai, đấu thầu cạnh tranh hoặc tiêu hủy. Thông tin thường bao gồm ngày, bộ phận, mô tả mặt hàng, giá trị, hình thức thanh lý, lý do thanh lý, tình trạng và sự cho phép.
Giữ lại: Giữ lại 3 years after thanh lý tài sản. (MOAR 166-150-0105 (10))
Hồ sơ mua hàng (TR06-031): Hồ sơ ghi chép các đơn đặt hàng, ủy quyền và bằng chứng nhận hàng hóa và dịch vụ được mua bởi bộ phận và các chương trình của bộ phận. Bao gồm các đơn đặt hàng và yêu cầu mua hàng, ủy quyền mua hàng, yêu cầu mua hàng, lệnh phát hành hợp đồng, thông số kỹ thuật vật liệu và chi phí, đơn đặt hàng kho trung tâm hoặc in ấn, đơn đặt hàng dịch vụ điện thoại và các hồ sơ tương tự. Hồ sơ giao dịch chính được lưu giữ trong SAP, với các tài liệu hỗ trợ, bao gồm thông tin điện tử, được lưu giữ riêng biệt.
Lưu giữ: Lưu giữ 3 năm. (MOAR 166-150-0110 (21))
Quản lý hồ sơ (TR06-017): Hồ sơ ghi lại các tương tác của bộ phận với chương trình lưu trữ hồ sơ của quận liên quan đến lịch trình lưu giữ, kiểm kê và sử dụng trung tâm lưu trữ hồ sơ. Hồ sơ có thể bao gồm nhưng không giới hạn ở lịch trình lưu giữ hồ sơ, bảng tính kiểm kê, giấy phép lập lịch, hướng dẫn quy trình, văn bản chuyển giao, giấy phép tiêu hủy, báo cáo và thư từ.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 5 năm. (MOAR 166-150-0125 (10))
Hồ sơ Tuyển dụng và Lựa chọn (TR06-026(a) và TR06-026(b) và TR06-026(c)): Hồ sơ liên quan đến quy trình tuyển dụng và lựa chọn để lấp đầy các vị trí còn trống trong bộ phận. Thường bao gồm thông báo tuyển dụng, danh sách ứng viên, hồ sơ quảng cáo vị trí, hồ sơ thi công chức và các kỳ thi khác, bản mô tả phân loại, bảng thống kê về hành động khẳng định, câu hỏi phỏng vấn, băng video, thông tin điều tra lý lịch ứng viên, mẫu ủy quyền vị trí, chứng nhận đủ điều kiện, mẫu xác minh tư cách làm việc và các hồ sơ liên quan khác.
Lưu giữ: TR06-026(a) Lưu giữ hồ sơ thông báo, mô tả vị trí và hồ sơ ghi lại việc tạo bài kiểm tra và thang điểm đánh giá trong 10 năm; TR06-026(b) Lưu giữ đơn xin việc và sơ yếu lý lịch không được yêu cầu trong 3 tháng nếu không được trả lại cho người yêu cầu; TR06-026(c) Lưu giữ đơn xin việc không thành công và các hồ sơ khác 3 years after vị trí được lấp đầy hoặc việc tuyển dụng bị hủy bỏ) (MOAR 166-150-0160 (23))
Báo cáo và Nghiên cứu (TR06-002): Hồ sơ ghi lại các báo cáo hoặc nghiên cứu đặc biệt được thực hiện về các chương trình, dịch vụ hoặc dự án của bộ phận, do nhân viên của bộ phận hoặc các chuyên gia tư vấn theo hợp đồng biên soạn. Bao gồm báo cáo cuối cùng được phân phối nội bộ hoặc cho các đơn vị khác và các tài liệu làm việc được sử dụng để biên soạn báo cáo hoặc nghiên cứu. Đối với các báo cáo và nghiên cứu được lưu trữ ở định dạng điện tử, vui lòng liên hệ với Chương trình Quản lý Hồ sơ của Quận để được hỗ trợ bảo quản.
Lưu trữ: Báo cáo cuối cùng: lưu trữ vĩnh viễn; các hồ sơ khác: lưu trữ 5 năm. (MOAR 166-150-0005 (34))
Biên bản cuộc họp nhân viên (TR06-008): Biên bản ghi lại các cuộc họp thường kỳ của nhân viên bộ phận không thuộc phạm vi điều chỉnh của Luật Họp Công khai của Oregon (ORS 192.610 đến 192.710). Các cuộc họp này giải quyết các nhiệm vụ và hành động nằm trong khuôn khổ các chính sách và thủ tục hiện hành. Biên bản có thể bao gồm biên bản, ghi chú, báo cáo và các mục liên quan. Một số biên bản có thể được xem xét đưa vào các chuỗi hồ sơ khác có thời hạn lưu giữ dài hơn nếu nội dung cuộc họp bổ sung thông tin quan trọng cho chuỗi hồ sơ đó.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 2 năm. (MOAR 166-150-0005 (16))
Hồ sơ cấp phép xe (TR06-022): Hồ sơ ghi lại quyền sở hữu và đăng ký của tất cả các phương tiện thuộc bộ phận. Bao gồm mô tả phương tiện, tên chủ sở hữu và các thông tin liên quan.
Lưu giữ: Lưu giữ cho đến khi xe được thanh lý. (MOAR 166-150-0105 )(15)
Hồ sơ nhân viên tình nguyện (TR06-027): Hồ sơ ghi chép công việc do công dân thực hiện cho bộ phận mà không nhận thù lao. Có thể bao gồm thỏa thuận, đơn xin việc, kết quả kiểm tra kỹ năng, tài liệu đào tạo, hồ sơ phân công và giám sát nhiệm vụ, và các thông tin liên quan khác.
Lưu giữ: Lưu giữ 3 years after tách rời. (MOAR 166-150-0160 (26))
Báo cáo thời tiết (TR06-038): Hồ sơ ghi lại thông tin thời tiết mà bộ phận nhận được và được sử dụng để lập kế hoạch công việc và phát hành thông tin. Hồ sơ bao gồm nhiều báo cáo thời tiết khác nhau từ các trạm trong quận và trên toàn tiểu bang. Thông tin bao gồm các số liệu đo đạc và dự báo khí tượng.
Thời hạn lưu trữ: Lưu trữ trong 90 ngày. (2007-0011/006)
Hồ sơ Lập kế hoạch Công việc (TR06-030): Hồ sơ ghi chép việc lập kế hoạch và phân công ca làm việc, nhiệm vụ, dự án hoặc các công việc khác cho nhân viên trong bộ phận. Hữu ích cho việc lập kế hoạch và xem xét ngân sách và nhân sự, đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên và các mục đích khác. Có thể bao gồm lịch, thời khóa biểu, danh sách, biểu đồ, bảng phân công và các hồ sơ liên quan.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 5 năm. (MOAR 166-150-0005 (46))