Descripciones de las series
Título de la serie (N.° de serie de la agencia) : Descripción, retención (cita legal)
Registros de Preparación Presupuestaria (TR06-014): Registros que documentan la preparación de las solicitudes presupuestarias de división para su inclusión en el presupuesto departamental. Pueden incluir informes del personal, instrucciones presupuestarias, hojas de trabajo, encuestas, informes de asignación de recursos, planes de gastos, planes de contingencia, propuestas presupuestarias, informes de previsión financiera y registros similares. Gran parte de esta información se mantiene en formato electrónico en hojas de cálculo y documentos similares.
Retención: Conservar por 2 años. (MOAR 166-150-0110 (8))
Registros de Licitaciones Públicas (TR06-032): Registros que documentan la publicación, evaluación y adjudicación de las licitaciones a los contratistas. Proporcionan evidencia registrada de las licitaciones aceptadas y rechazadas. Los registros incluyen la solicitud de propuestas original con adenda, el aviso de licitación pública abierta, los registros de calificación de las licitaciones, los acuses de recibo de las licitaciones, las respuestas a la solicitud de propuestas del contratista (incluye la oferta, la hoja de identificación y transmisión de la organización, y la hoja de puntuación de la evaluación de la licitación) y la correspondencia relacionada.
Retención: Conservación por 6 años. (MOAR 166-150-0110 (10))
Registros de Mantenimiento de Sistemas Informáticos (TR06-011(a) y TR06-011(b)): Documentan el mantenimiento de los sistemas informáticos del programa y se utilizan para garantizar el cumplimiento de las garantías o contratos de servicio; programar el mantenimiento regular y diagnosticar problemas del sistema o de los componentes; y documentar las copias de seguridad del sistema. Los registros pueden incluir inventarios de equipos informáticos, informes de rendimiento del hardware, registros de mantenimiento de componentes (facturas, garantías, informes de rendimiento del hardware, informes de mantenimiento y registros relacionados), informes de copias de seguridad del sistema e inventarios de cintas de copia de seguridad.
Retención: TR06-011(a) Registros relacionados con la reparación o el servicio del sistema o componente: conservar durante la vida útil del sistema o componente; TR06-011(b) Registros relacionados con copias de seguridad periódicas o esenciales: conservar 1 year after su reemplazo u obsolescencia. (MOAR 166-150-0125 (1))
Contratos y Acuerdos (TR06-015): Documenta los acuerdos contractuales debidamente firmados y vinculantes entre la división y otras partes. Puede incluir contratos, anexos, pliegos de condiciones, órdenes de cambio, propuestas y correspondencia relevante relacionada. La información de los contratos suele incluir el número de contrato, el certificado de seguro requerido, las fechas, las condiciones, las partes involucradas, el período cubierto y las firmas. Véase también Contratos de Construcción, Acuerdos Intergubernamentales y Registros de Administración de Contratos en este programa de retención.
Retención: Conservar durante 6 years after del vencimiento. (MOAR 166-150-0005 (7))
Correspondencia: Registros que: 1. documentan comunicaciones creadas o recibidas por una agencia, 2. se relacionan directamente con un programa o administración de la agencia, y 3. no se especifican de otra manera en los Programas de Retención del Condado de Multnomah. Los registros pueden incluir, entre otros, cartas, memorandos, notas y mensajes electrónicos que comunican aprobaciones formales, instrucciones de acción e información sobre contratos, compras, subvenciones, personal y proyectos o programas específicos.
Conservación: Archivar en el programa asociado o en los registros administrativos. Las comunicaciones que no cumplan con los criterios anteriores no necesitan archivarse y pueden conservarse según sea necesario. (OAR 166-150-0005 (10)) Actualizado el 01/08/2018
Delegaciones de Autoridad (TR06-007): Registros que documentan la delegación de autoridad de los altos directivos a otros miembros del personal. La información describe los límites de la delegación, las fechas que abarca, la(s) persona(s) que recibe(n) la autoridad y las firmas que autorizan.
Retención: Conservar durante 6 years after su rescisión o vencimiento. (MOAR 166-150-0110 (31))
Registros de Licencias de Conducir (TR06-021): Documenta las licencias de los empleados para operar diversos vehículos utilizados por la división. Estos registros se basan en el Archivo Maestro de Registros de Conducción y el Sistema de Emisión de Licencias de Conducir. Proporcionan información completa sobre las licencias de los empleados de la división, incluyendo tipo, fechas de validez, certificaciones, accidentes y exámenes. También se incluye información sobre solicitudes, información general sobre licencias y correspondencia.
Retención: Conservar la información general hasta que sea reemplazada; otra información: conservar durante 6 years after la separación del empleado. (2007-0011/005)
Registros de Beneficios para Empleados (TR06-029): Estos registros documentan la información sobre los beneficios de cada empleado de la división, como la selección de planes de seguro, planes de jubilación, pensión e invalidez, beneficios flexibles, planes de compensación diferida y otra información sobre programas de beneficios. Los registros pueden incluir, entre otros, formularios de selección y solicitud de planes, registros de inscripción, resúmenes de contribuciones y deducciones, registros de datos personales, autorizaciones, información sobre beneficiarios, informes de saldo de vacaciones de fin de año y documentación relacionada. La copia oficial de la selección de beneficios se conserva en el departamento central de Recursos Humanos.
Retención: 3 years after la separación del empleado o del vencimiento de su elegibilidad. (MOAR 166-150-0160 (8))
Registros de Tiempo de Empleados (TR06-023): Registros que documentan las horas trabajadas, las horas de vacaciones acumuladas y las horas de vacaciones tomadas por los empleados de la división. La información suele incluir el nombre y número de seguro social del empleado, las horas trabajadas, el tipo y número de horas de vacaciones tomadas, el total de horas, las fechas y otros datos relacionados. Incluye las solicitudes de vacaciones. Esta información se mantiene principalmente en SAP con diversos documentos de respaldo, tanto en papel como electrónicos.
Retención: 4 años. (MOAR 166-150-0155 (3))
Registros de la Comisión para la Igualdad de Oportunidades en el Empleo (TR06-025): Informes y registros que mantiene la agencia con 15 o más empleados, de conformidad con las regulaciones de la Comisión para la Igualdad de Oportunidades de EE. UU. Contiene informes y todos los registros relacionados con la elaboración de los informes, los expedientes de casos relacionados con quejas por discriminación presentadas contra la agencia y los registros relacionados de la EEOC.
Retención: 3 años. (MOAR 166-150-0160 (14,15))
Registros de mantenimiento de equipos (TR06-010): Los registros pueden incluir órdenes de compra, contratos de arrendamiento, garantías, declaraciones de proveedores, contratos de servicio, facturas de llamadas de cobro, informes de actividad de fax, solicitudes de disposición de propiedad, facturas de reparación de equipos, formularios de solicitud de compra y memorandos.
Retención: Conservar durante 1 year after desechar el equipo. (MOAR 166-150-0105 (8))
Manuales y Especificaciones de Equipo (TR06-036): Manuales del propietario y garantías para vehículos y equipos propiedad de la división. Los manuales suelen incluir especificaciones, instrucciones de funcionamiento e información de seguridad. Las garantías incluyen las condiciones de cobertura para la reparación o el reemplazo del equipo.
Retención: Manuales: conservar hasta la disposición del vehículo o equipo; garantías: conservar hasta su vencimiento. (MOAR 166-150-0105 (13))
Registros de Mantenimiento de Instalaciones (TR06-013): Registros de todo el mantenimiento y las reparaciones de los edificios y terrenos, propios o arrendados por la división. Pueden incluir resúmenes, registros, informes y registros similares, generalmente recopilados a partir de los registros diarios de trabajo, con una periodicidad mensual o trimestral. La información suele incluir la ubicación, la descripción del trabajo realizado, los materiales utilizados, el personal que realizó el trabajo, la autorización, las fechas de las actividades y otros datos relacionados.
Retención: Conservar por 2 años. (MOAR 166-150-0175 (2))
Registros de Seguridad de las Instalaciones (TR06-012): La serie documenta la seguridad de los edificios y terrenos de la división. Los registros incluyen registros de seguridad, hojas de registro, informes de seguridad, informes de incidentes y otros registros relacionados.
Retención: Conservar por 2 años. (MOAR 166-150-0005 (35))
Informes de Fax (TR06-037): Registra las transacciones de fax de la división. La información incluye la fecha y hora de transmisión o recepción del fax, así como el número de fax del destinatario/remitente.
Retención: 1 año. (MOAR 166-150-0005 (11))
Registros de personal de empleados individuales (TR06-024(a) y TR06-024(b)): Los registros pueden incluir solicitudes de empleo originales y posteriores, acciones de personal, documentos de información de personal, hojas de recuperación combinadas, formularios de historial de empleados, renuncias, despidos, listas de certificación, acuerdos de conciliación, recomendaciones y elogios, acciones disciplinarias, calificaciones de mérito, información de horas extra, evaluaciones de desempeño, registros de capacitación, certificaciones y premios profesionales y técnicos, solicitudes de licencia por ausencia, formulario de notificación de emergencia, información de pases de autobús, currículum, correspondencia y registros relacionados.
Retención: TR06-024(a) Medidas disciplinarias: conservar durante 3 años o según lo especifique el convenio colectivo; TR06-024(b) Todos los demás registros: conservar durante 6 years after la baja del empleado. (MOAR 166-150-0160 (10))
Registros de Reclamaciones por Lesiones y Daños (TR06-018): Registros que documentan diversos tipos de reclamaciones de responsabilidad civil presentadas contra la división. Estas incluyen lesiones personales, daños a la propiedad, accidentes automovilísticos, arrestos injustificados y otras. Los registros suelen incluir informes, fotografías, resúmenes, revisiones, avisos, grabaciones de audio y video, transcripciones de declaraciones grabadas, memorandos, correspondencia y documentos relacionados. (Conservación mínima: (a) Si se toman medidas: 10 years after del cierre del caso, la desestimación o la fecha de la última acción; (b) Si no se toman medidas: 3 años).
Retención: 10 years after la última acción. (MOAR 166-150-0200 (9))
Acuerdos Intergubernamentales (TR06-016(a) y TR06-016(b)): Acuerdos suscritos por la división con el estado, distritos escolares, distritos de servicio, ciudades u otras unidades gubernamentales. Suelen referirse a la consolidación de departamentos, la asignación conjunta de funcionarios administrativos y el uso compartido de instalaciones o equipos. Los acuerdos principales suelen establecer las responsabilidades de financiación, la distribución de cuotas, la duración del acuerdo, el derecho a rescindirlo y las transferencias de bienes, personal y prestaciones laborales.
Retención: TR06-016(a) Acuerdos significativos e históricos: permanente; TR06-016(b) Otros acuerdos: 6 years after su vencimiento. (MOAR 166-150-0005 (12))
Registros de Inventario (TR06-035(a) y TR06-035(b)): Registros de inventario que documentan los activos capitalizados y los bienes fungibles de la agencia. Ejemplos de activos capitalizados incluyen, entre otros, edificios, bienes inmuebles, activos de infraestructura, vehículos, equipos y mobiliario. Ejemplos de activos fungibles incluyen oficinas, pisos y otras compras menores de oficina. La información suele incluir el número de activo, su descripción, el número de orden de compra, su ubicación, la fecha de recepción, el precio de compra, el costo de reposición, la depreciación y datos relacionados. Esta serie de registros se aplica a los inventarios de control rutinarios.
Retención: TR06-035(a) Conservar los registros de activos capitalizados: 3 years after la enajenación o reemplazo del activo; TR06-035(b) Conservar los registros de bienes fungibles: 3 años o hasta su reemplazo, lo que sea más largo. (MOAR 166-150-0110 (17))
Registros de Apoyo Legal (TR06-020): Serie utilizada para proporcionar referencia y documentar asuntos legales en los que participa la división. Incluye opiniones legales, registros de casos legales, información de antecedentes y correspondencia relacionada.
Retención: Conservar 10 años. (2007-0011/004)
Registros de Seguimiento Legislativo (TR06-019): Serie utilizada para monitorear la legislación que pueda afectar las operaciones o políticas actuales de la división. Los registros incluyen declaraciones conceptuales, propuestas, registros de proyectos de ley, análisis de impacto fiscal/organizacional, copias de proyectos de ley, resúmenes de testimonios, informes de comités, órdenes del día y correspondencia.
Retención: Conservar por 2 años. (OAR 166-150-0005 (14))
Registros de mantenimiento de equipos de oficina (TR06-034): Los registros pueden incluir órdenes de compra, contratos de arrendamiento, garantías, declaraciones de proveedores, contratos de servicio, facturas de llamadas de cobro, informes de actividad de fax, solicitudes de disposición de propiedad, facturas de reparación de equipos, formularios de solicitud de compra y memorandos.
Retención: Conservar durante 1 year after desechar el equipo. (MOAR 166-150-0105 (8))
Registros Organizacionales (TR06-009): Registros que documentan la organización y la estructura administrativa de la división. Incluyen organigramas, estados financieros, estudios y registros similares. También pueden incluir estudios para determinar la validez y viabilidad de los planes de reorganización, así como otros estudios importantes relacionados con la jerarquía administrativa.
Conservación: Conservar durante 2 years after su sustitución. (OAR 166-150-0005 (20))
Registros de Políticas y Procedimientos (TR06-001(a), TR06-001(b) y TR06-001(c)): La serie documenta la revisión, evaluación, desarrollo y autorización de las políticas y procedimientos formales de una agencia aprobados por un órgano rector. Los registros pueden incluir procedimientos administrativos, boletines y avisos de autorización, declaraciones de misión y objetivos, manuales y declaraciones y directivas finales de políticas. La información suele incluir los números de política y procedimiento, las fechas de revisión, la identificación del sujeto, la descripción narrativa, la información de la autorización y la fecha de entrada en vigor.
Retención: TR06-001(a) Manuales administrativos de rutina: conservar durante 2 years after su sustitución; TR06-001(b) Otros manuales y procedimientos administrativos: conservar permanentemente; TR06-001(c) Otros registros: conservar 20 years after su sustitución o su obsolescencia. (MOAR 166-150-0005 (26,27))
Registros de Control de Puestos (TR06-028): Los registros documentan la descripción, clasificación, reclasificación y remuneración de los puestos y puestos de la división. Generalmente incluyen detalles de las funciones y responsabilidades de cada puesto, desgloses porcentuales de tiempo de las tareas, habilidades y capacidades necesarias para cada puesto, y registros relacionados que documentan el desarrollo, la modificación o la redefinición de cada puesto o puesto. Los registros suelen incluir informes, análisis de puestos, datos de entrevistas, criterios de selección, autorizaciones, acuerdos y otros documentos relevantes.
Conservación: 3 years after su sustitución o de su obsolescencia. (MOAR 166-150-0160 (22))
Registros de Disposición de Bienes (TR06-033): Registros que documentan la disposición de bienes no inmobiliarios propiedad de la división, generalmente mediante subasta pública, licitación pública o destrucción. La información suele incluir la fecha, el departamento, la descripción del bien, el valor, la disposición, el motivo de la disposición, el estado de conservación y la autorización.
Retención: Conservar durante 3 years after la enajenación de la propiedad. (MOAR 166-150-0105 (10))
Registros de Compras (TR06-031): Registros que documentan pedidos, autorizaciones y comprobantes de recepción de la compra de bienes y servicios por parte de la división y sus programas. Incluye órdenes y solicitudes de compra, autorizaciones de compra, requisiciones, órdenes de liberación de contrato, especificaciones de materiales y costos, órdenes de almacén central o de impresión, órdenes de servicio telefónico y registros similares. El registro transaccional principal se mantiene en SAP, y la documentación de respaldo, incluida la información electrónica, se mantiene por separado.
Retención: Conservación por 3 años. (MOAR 166-150-0110 (21))
Registros de Gestión de Registros (TR06-017): Los registros documentan las interacciones de la división con el programa de registros del condado en relación con la programación de la retención, el inventario y el uso del centro de registros y los archivos. Los registros pueden incluir, entre otros, programas de retención de registros, hojas de inventario, autorizaciones de programación, directrices de procedimiento, transmisiones, autorizaciones de destrucción, informes y correspondencia.
Retención: 5 años. (MOAR 166-150-0125 (10))
Registros de Reclutamiento y Selección (TR06-026(a), TR06-026(b) y TR06-026(c)): Registro relacionado con el proceso de reclutamiento y selección para cubrir puestos vacantes en la división. Suele incluir anuncios de empleo, listas de solicitantes, registros de anuncios de puestos, registros de exámenes de servicio civil y otros exámenes, especificaciones de clasificación, hojas estadísticas de acción afirmativa, preguntas de entrevistas, videos, información sobre la investigación de antecedentes del solicitante, formularios de autorización de puestos, certificación de elegibilidad, formularios de verificación de elegibilidad de empleo y registros relacionados.
Retención: TR06-026(a) Conservar los registros de anuncios, descripción del puesto y registros que documenten la creación de la escala de prueba y calificación durante 10 años; TR06-026(b) Conservar las solicitudes y currículums no solicitados durante 3 meses si no se devuelven al abogado; TR06-026(c) Conservar las solicitudes no seleccionadas y otros registros 3 years after que se cubra el puesto o se cancele el reclutamiento) (MOAR 166-150-0160 (23))
Informes y Estudios (TR06-002): Los registros documentan informes o estudios especiales realizados sobre los programas, servicios o proyectos de la división, elaborados por el personal de la división o por consultores contratados. Incluyen el informe final distribuido internamente o a otras entidades, y los documentos de trabajo utilizados para elaborar el informe o estudio. Para obtener información sobre informes y estudios en formato electrónico, comuníquese con el Programa de Gestión de Registros del Condado para obtener asistencia con su conservación.
Conservación: Informe final: conservar permanentemente; otros registros: conservar durante 5 años. (MOAR 166-150-0005 (34))
Registros de Reuniones del Personal (TR06-008): Registros que documentan las reuniones rutinarias del personal de la división, no sujetas a la Ley de Reuniones Públicas de Oregón (ORS 192.610 a 192.710). Estas reuniones abordan tareas y acciones dentro de las políticas y procedimientos vigentes. Los registros pueden incluir actas, notas, informes y documentos relacionados. Algunos registros pueden incluirse en otras series de registros con periodos de conservación más largos si el tema de la reunión aporta información significativa a dicha serie.
Retención: Conservar por 2 años. (MOAR 166-150-0005 (16))
Registros de Licencias de Vehículos (TR06-022): Registros que documentan la propiedad y la matrícula de todos los vehículos de la división. Incluyen la descripción del vehículo, el nombre del propietario e información relacionada.
Retención: Conservar hasta que se deseche el vehículo. (MOAR 166-150-0105 )(15))
Registros de Trabajadores Voluntarios (TR06-027): Registros que documentan el trabajo realizado para la división por ciudadanos sin remuneración por sus servicios. Pueden incluir acuerdos, solicitudes, resultados de pruebas de habilidades, documentación de capacitación, registros de asignación y supervisión de tareas, e información relacionada.
Retención: Conservar durante 3 years after la separación. (MOAR 166-150-0160 (26))
Informes Meteorológicos (TR06-038): Los registros documentan la información meteorológica recibida por la división y utilizada para la planificación de trabajos y la difusión de información. Incluyen diversos informes meteorológicos de estaciones del condado y del estado. La información incluye lecturas y predicciones meteorológicas.
Retención: Conservar 90 días. (2007-0011/006)
Registros de Programación de Trabajo (TR06-030): Registros que documentan la programación y asignación de turnos, tareas, proyectos u otras tareas a los empleados de la división. Útiles para la planificación y revisión de presupuestos y personal, la evaluación del desempeño laboral de los empleados y otros fines. Pueden incluir calendarios, horarios, listas, gráficos, listas de personal y registros relacionados.
Retención: 5 años. (MOAR 166-150-0005 (46))