Thư viện: Ban quản lý dịch vụ cộng đồng
Mô tả loạt phim
Tên loạt series (Số hiệu series của cơ quan) : Mô tả, Thời gian lưu giữ (Trích dẫn pháp lý)
Thư từ chi nhánh (L07-002):
Tài liệu này ghi lại các thông tin liên lạc với từng thư viện chi nhánh trong Hệ thống Thư viện Quận Multnomah. Hồ sơ bao gồm lịch sử chi nhánh, thư mời và biên bản sự kiện, thư từ, ảnh chụp, bản vẽ và các tài liệu khác liên quan đến mỗi thư viện chi nhánh.
Lưu giữ: Lưu giữ vĩnh viễn. (OAR 166-150-0005 (10))
Báo cáo thư viện chi nhánh (L07-009):
Dùng để báo cáo hoạt động của chi nhánh cho giám đốc. Bao gồm cả báo cáo thường niên và báo cáo quý. Thông tin bao gồm: kỳ báo cáo; tên và địa điểm chi nhánh; thông tin thống kê về số lượng sách, người dùng và chương trình; báo cáo tường thuật về chương trình và nhân viên; và thông tin liên quan khác về hoạt động thư viện.
Lưu giữ: Lưu giữ vĩnh viễn. (OAR 166-150-0140 (8))
Sổ lưu niệm chi nhánh (L07-008):
Sách ghi chép theo trình tự thời gian hoặc tương tự về hoạt động của các thư viện chi nhánh trong quận. Có thể bao gồm ảnh, bài báo hoặc bài viết trên tạp chí, bình luận và các mục khác liên quan đến hoạt động, hành động và phản ứng của các quan chức, nhân viên và công dân của cơ quan.
Lưu giữ: Lưu giữ vĩnh viễn. (OAR 166-150-0005 (44))
Hồ sơ an ninh chi nhánh (L07-010):
Tài liệu chứa thông tin liên quan đến an ninh chi nhánh. Hồ sơ bao gồm danh sách mã truy cập báo động, báo cáo báo động đột nhập, thư từ và các tài liệu liên quan khác.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 2 năm. (OAR 166-150-0005 (38))
Thư từ liên lạc:
Các hồ sơ: 1. ghi lại các thông tin liên lạc được tạo ra hoặc nhận được bởi một cơ quan VÀ 2. liên quan trực tiếp đến chương trình hoặc hoạt động quản lý của cơ quan đó VÀ 3. không được quy định cụ thể trong Lịch trình Lưu trữ của Quận Multnomah. Hồ sơ có thể bao gồm nhưng không giới hạn ở thư từ, bản ghi nhớ, ghi chú và tin nhắn điện tử truyền đạt các phê duyệt chính thức, chỉ đạo hành động và thông tin về hợp đồng, mua sắm, tài trợ, nhân sự và các dự án hoặc chương trình cụ thể.
Lưu giữ: Lưu trữ cùng với chương trình liên quan hoặc hồ sơ hành chính. Các thông tin liên lạc không đáp ứng các tiêu chí nêu trên không cần phải được lưu trữ và có thể được giữ lại khi cần thiết. (OAR 166-150-0005 (10)) Cập nhật 01/08/2018
Hồ sơ quy hoạch (L07-001):
Bộ tài liệu này ghi lại các kế hoạch dài hạn cho Phòng Dịch vụ Cộng đồng. Hồ sơ bao gồm các kế hoạch chiến lược, tuyên ngôn sứ mệnh, bản thảo sơ bộ, ghi chú công việc và thư từ liên quan.
Thời hạn lưu giữ: Lưu giữ 20 năm. (OAR 166-150-0005 (25))
Biên bản cuộc họp nhân viên (L07-004):
Các biên bản ghi lại các cuộc họp nhân viên thường kỳ không thuộc phạm vi điều chỉnh của Luật Họp Công khai của Oregon (ORS 192.610 đến 192.690). Các cuộc họp nhân viên này thảo luận về các nhiệm vụ và hành động nằm trong khuôn khổ các chính sách và quy trình hiện hành. Biên bản có thể bao gồm biên bản cuộc họp, ghi chú, báo cáo và các tài liệu liên quan.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 2 năm. (OAR 166-150-0005 (18))
Dòng sản phẩm lỗi thời:
Hồ sơ thư viện chi nhánh (L07-006):
Thông tin về từng thư viện chi nhánh, các dịch vụ và cộng đồng của thư viện đó. Hồ sơ bao gồm phần giới thiệu/phỏng vấn, lịch sử, mô tả vật lý, khuyết điểm/hạn chế, "không gian", số lượng người dùng, khu vực phục vụ, lựa chọn vai trò, tóm tắt nhân khẩu học cộng đồng và báo cáo tóm tắt nhóm khảo sát.
Lưu giữ: Lưu giữ vĩnh viễn. (MOAR 166-103-0005 (10))