Biblioteca: Administración de Servicios Comunitarios
Descripciones de las series
Título de la serie (N.° de serie de la agencia) : Descripción, retención (cita legal)
Correspondencia de sucursal (L07-002):
Documenta las comunicaciones con cada sucursal del Sistema de Bibliotecas del Condado de Multnomah. Los registros incluyen historiales de las sucursales, invitaciones y registros de eventos, cartas, fotografías, dibujos y otros documentos relacionados con cada sucursal.
Retención: Conservar permanentemente. (OAR 166-150-0005 (10))
Informes de la biblioteca sucursal (L07-009):
Se utiliza para informar al director sobre las actividades de la sucursal. Incluye informes anuales y trimestrales. La información incluye el período del informe; el nombre y la ubicación de la sucursal; información estadística sobre fondos, usuarios y programas; informes descriptivos sobre programas y personal; e información relacionada con las actividades de la biblioteca.
Retención: Conservar permanentemente. (OAR 166-150-0140 (8))
Álbumes de recortes de sucursales (L07-008):
Libros que documentan un registro cronológico o similar de las bibliotecas del condado. Pueden contener fotografías, recortes de periódicos o revistas, comentarios y otros materiales relacionados con las actividades, acciones y reacciones de los funcionarios, el personal y los ciudadanos de la agencia.
Retención: Conservar permanentemente. (OAR 166-150-0005 (44))
Registros de seguridad de la sucursal (L07-010):
Documenta información relacionada con la seguridad de la sucursal. Los registros incluyen listas de códigos de entrada de alarma, informes de alarmas de intrusión, correspondencia y registros relacionados.
Retención: Conservar por 2 años. (OAR 166-150-0005 (38))
Correspondencia:
Registros que: 1. documentan comunicaciones creadas o recibidas por una agencia, 2. se relacionan directamente con un programa o administración de la agencia, y 3. no se especifican de otra manera en los Programas de Retención del Condado de Multnomah. Los registros pueden incluir, entre otros, cartas, memorandos, notas y mensajes electrónicos que comunican aprobaciones formales, instrucciones de acción e información sobre contratos, compras, subvenciones, personal y proyectos o programas específicos.
Conservación: Archivar en el programa asociado o en los registros administrativos. Las comunicaciones que no cumplan con los criterios anteriores no necesitan archivarse y pueden conservarse según sea necesario. (OAR 166-150-0005 (10)) Actualizado el 01/08/2018
Registros de planificación (L07-001):
La serie documenta los planes a largo plazo de la División de Servicios Comunitarios. Los registros incluyen planes estratégicos, declaraciones de misión, borradores preliminares, notas de trabajo y correspondencia relacionada.
Retención: Conservar por 20 años. (OAR 166-150-0005 (25))
Actas de reuniones de personal (L07-004):
Registros que documentan las reuniones rutinarias del personal que no están sujetas a la Ley de Reuniones Públicas de Oregón (ORS 192.610 a 192.690). Estas reuniones abordan tareas y acciones dentro de las políticas y procedimientos vigentes. Los registros pueden incluir actas, notas, informes y documentos relacionados.
Retención: Conservar por 2 años. (OAR 166-150-0005 (18))
Serie obsoleta:
Perfiles de bibliotecas sucursales (L07-006):
Información sobre cada sucursal, sus servicios y su comunidad. Los perfiles incluyen una introducción/entrevista, historial, descripción física, defectos/limitaciones, ambiente, usuarios, áreas de servicio, selección de puestos, resumen demográfico de la comunidad e informe resumido del grupo focal.
Retención: Conservar permanentemente. (MOAR 166-103-0005 (10))