Tên loạt phim (Số hiệu loạt phim của cơ quan)
Mô tả. (Trích dẫn pháp lý)
Giữ lại
Hồ sơ khoản phải trả (HSD1-001)
Hồ sơ ghi chép việc thanh toán các hóa đơn của bộ phận. Bao gồm báo cáo, hóa đơn, bảng kê, chứng từ, đơn đặt hàng, giấy ủy quyền thanh toán, biên lai, séc hoặc lệnh thanh toán đã hủy và các hồ sơ tương tự. (LƯU Ý: Lưu trữ các hóa đơn được sử dụng cụ thể để báo cáo chi tiêu cho nhà cung cấp tài trợ theo HSD1-016 ). (OAR 166-150-0110(1))
Khả năng ghi nhớ:
Lưu giữ hồ sơ trong 3 năm sau khi báo cáo kiểm toán thường niên hoàn tất.
Hồ sơ khoản phải thu (HSD1-002)
Hồ sơ ghi chép doanh thu mà các nhà cung cấp, công dân, tổ chức, chính phủ và những người khác nợ quận được ghi vào tài khoản chung, không bao gồm các khoản tài trợ. Hồ sơ cũng ghi chép việc lập hóa đơn và thu tiền cũng như việc xóa nợ. Có thể bao gồm báo cáo, biên lai, phiếu ghi nợ khách hàng, hóa đơn, giải thưởng, nhật ký, danh sách, tóm tắt, báo cáo và các hồ sơ tương tự. Thông tin thường bao gồm số tiền nhận được, số hóa đơn, tên, số tài khoản, số dư tài khoản, điều chỉnh và dữ liệu tương tự. (OAR 166-150-0110(2))
Khả năng ghi nhớ:
Giữ lại 3 năm sau khi thu hồi hoặc xóa sổ.
Báo cáo hoạt động (HSD1-003)
Báo cáo hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng hoặc các báo cáo tương tự khác ngoài báo cáo thường niên ghi lại các hoạt động của nhân viên. Hữu ích cho việc tổng hợp báo cáo thường niên, lập kế hoạch và ngân sách, theo dõi tiến độ công việc và các mục đích khác. Thường theo dõi loại hoạt động, nhân viên và/hoặc tình nguyện viên tham gia, thời gian dành cho hoạt động, công việc đã hoàn thành và thông tin liên quan dưới dạng văn bản hoặc thống kê. Hồ sơ có thể bao gồm các báo cáo không cụ thể về nhà ở: Báo cáo hàng quý của nhà cung cấp (# số người được phục vụ) và nhật ký hỗ trợ khách hàng. (OAR 166-150-0005(1)) (OAR 166-017-0045(2,4)) (MCC § 8.500)
Khả năng ghi nhớ:
HSD1-003(a) Báo cáo thường niên và các báo cáo khác cho những năm không có báo cáo thường niên: Lưu giữ vĩnh viễn. Chuyển đến Kho lưu trữ khi ngừng hoạt động hoặc sau 10 năm, tùy điều kiện nào đến trước.
HSD1-003(b) Tất cả các báo cáo khác: Giữ lại 2 năm.
Hồ sơ dịch vụ rượu và ma túy (HSD1-004)
Hồ sơ ghi lại việc đánh giá khách hàng để giới thiệu đến một chương trình cung cấp thông tin hoặc dịch vụ phục hồi chức năng phù hợp. Hồ sơ có thể bao gồm kết quả đánh giá, tường thuật phỏng vấn, bản sao hồ sơ lái xe, tài liệu về nồng độ cồn trong máu của khách hàng, bản sao báo cáo Chẩn đoán và Giới thiệu và các tài liệu liên quan. (OAR 166-150-0167(2))
Khả năng ghi nhớ:
Lưu giữ hồ sơ trong vòng 5 năm kể từ ngày hoàn thành hoặc ngừng cung cấp dịch vụ điều trị.
Hồ sơ chuẩn bị ngân sách (HSD1-005)
Hồ sơ ghi chép việc chuẩn bị các yêu cầu ngân sách của bộ phận được trình lên cơ quan quản lý được chỉ định. Có thể bao gồm báo cáo của nhân viên, hướng dẫn ngân sách, bảng tính, khảo sát, báo cáo phân bổ, kế hoạch chi tiêu, kế hoạch dự phòng, đề xuất ngân sách, báo cáo dự báo tài chính và các hồ sơ tương tự. Phần lớn thông tin này được lưu trữ điện tử dưới nhiều định dạng tài liệu khác nhau, chủ yếu là bảng tính, nhưng cũng bao gồm các tài liệu xử lý văn bản và thư điện tử. (OAR 166-150-0110(11))
Khả năng ghi nhớ:
Giữ lại trong 2 năm.
Kiểm tra nhật ký (HSD1-006)
Hồ sơ ghi lại các séc đã phát hành. Thông tin bao gồm số séc, người nhận séc, số tiền, địa chỉ, số tài khoản và ủy quyền quản lý. Sổ đăng ký séc hiện chỉ được duy trì trực tuyến. Có các báo cáo thanh toán tiền gửi liên quan và sổ đăng ký các khoản mục chưa thanh toán được tạo ra ở dạng giấy. (OAR 166-150-0110(25)(c))
Khả năng ghi nhớ:
Giữ lại trong 3 năm.
Hồ sơ vụ việc khách hàng (HSD1-007)
Hồ sơ ghi lại các dịch vụ được cung cấp cho khách hàng thông qua các chương trình của bộ phận dịch vụ dành cho người vô gia cư. Các dịch vụ có thể bao gồm y tế, sức khỏe tâm thần và các giới thiệu khác. (OAR 166-150-0065(19)(d))
Khả năng ghi nhớ:
Giữ lại trong 10 năm sau lần bảo dưỡng cuối cùng.
Hồ sơ mời thầu cạnh tranh: Mời thầu xây dựng (HSD1-008)
Tài liệu ghi lại việc công bố, đánh giá và trao thầu các gói thầu chính thức cho các nhà cung cấp và các cá nhân hoặc tổ chức khác. Cung cấp bằng chứng về các đề nghị được chấp nhận và bị từ chối. Bao gồm các yêu cầu quảng cáo, danh sách nhà cung cấp, thông số kỹ thuật, bằng chứng quảng cáo, phụ lục, phản hồi của nhà cung cấp, bảng tổng hợp đề nghị, thông báo trao thầu, bản sao hợp đồng, thư chuyển giao của cơ quan, phiếu đánh giá năng lực qua điện thoại, yêu cầu đề xuất và yêu cầu đủ điều kiện, hồ sơ của ủy ban RFP/RFQ, tuyên bố về xung đột lợi ích, thư từ và các hồ sơ liên quan khác. (LƯU Ý: Lưu trữ hồ sơ gói thầu phi xây dựng theo HSD1-009 .) (OAR 166-150-0110(14))
Khả năng ghi nhớ:
HSD1-008(a) Các đề nghị bị từ chối và hồ sơ miễn trừ: Giữ lại 2 năm.
HSD1-008(b) Hồ sơ mời thầu xây dựng thành công: Lưu giữ 10 năm sau khi hoàn thành cơ bản, theo định nghĩa trong ORS 12.135.
HSD1-008(c) Hồ sơ tiền thẩm định: Lưu giữ 10 năm sau khi hết hạn.
Hồ sơ mời thầu cạnh tranh: Không thuộc lĩnh vực xây dựng (HSD1-009)
Hồ sơ này ghi lại quá trình công bố, đánh giá và trao thầu các gói thầu chính thức cho nhà cung cấp và các cá nhân hoặc tổ chức khác. Nó cung cấp bằng chứng về các đề nghị được chấp nhận và bị từ chối. Bao gồm các yêu cầu quảng cáo, danh sách nhà cung cấp, thông số kỹ thuật, bằng chứng quảng cáo, phụ lục, phản hồi của nhà cung cấp, bảng tổng hợp đề nghị, thông báo trúng thầu, bản sao hợp đồng, thư chuyển giao của cơ quan, phiếu đánh giá năng lực qua điện thoại, yêu cầu đề xuất và yêu cầu đủ điều kiện, hồ sơ của ủy ban RFP/RFQ, tuyên bố về xung đột lợi ích, thư từ và các hồ sơ liên quan khác. (LƯU Ý: Lưu trữ hồ sơ mời thầu xây dựng theo mã số HSD1-008 .) (OAR 166-150-0110(14)(b))
Khả năng ghi nhớ:
HSD1-009(a) Các đề nghị bị từ chối và hồ sơ miễn trừ: Giữ lại 2 năm.
HSD1-009(b) Các hồ sơ khác: Lưu giữ 6 năm sau khi được cấp hoặc hủy bỏ.
Hợp đồng (HSD1-010)
Hồ sơ này ghi lại các thỏa thuận hợp đồng đã được ký kết hợp lệ và có hiệu lực ràng buộc giữa quận và các bên khác. Có thể bao gồm hợp đồng, hợp đồng dịch vụ, sửa đổi, phụ lục, giấy chứng nhận bảo hiểm, lệnh thay đổi, bảo lãnh và thư từ liên quan quan trọng. Thông tin trong hợp đồng thường bao gồm số hợp đồng, giấy chứng nhận bảo hiểm bắt buộc, ngày tháng, điều khoản, các bên liên quan, thời hạn bảo hiểm và chữ ký. (LƯU Ý: Lưu trữ hợp đồng xây dựng theo mẫu HSD1-011 .) (OAR 166-150-0005(7)(b))
Khả năng ghi nhớ:
Giữ lại trong vòng 6 năm sau khi hết hạn.
Hợp đồng: Xây dựng (HSD1-011)
Hồ sơ này ghi lại các thỏa thuận hợp đồng đã được ký kết hợp lệ và có tính ràng buộc giữa quận và các bên khác. Có thể bao gồm hợp đồng, sửa đổi, phụ lục, giấy chứng nhận bảo hiểm, lệnh thay đổi, bảo lãnh và thư từ liên quan quan trọng. Thông tin trong hợp đồng thường bao gồm số hợp đồng, giấy chứng nhận bảo hiểm bắt buộc, ngày tháng, điều khoản, các bên liên quan, thời hạn bảo hiểm và chữ ký. Cũng bao gồm hồ sơ sơ tuyển của nhà thầu. (LƯU Ý: Lưu trữ các hợp đồng không liên quan đến xây dựng theo mẫu HSD1-010 .) (OAR 166-150-0005(7)(a))
Khả năng ghi nhớ:
Giữ lại 10 năm sau khi hoàn thành cơ bản theo định nghĩa trong ORS 12.135(4).
Hồ sơ ủy quyền khấu trừ (HSD1-012)
Hồ sơ ghi lại các yêu cầu và phê duyệt của nhân viên về việc khấu trừ lương, gửi tiền trực tiếp vào ngân hàng và các hành động liên quan. Hồ sơ có thể bao gồm đơn đăng ký, thẻ đăng ký, phê duyệt yêu cầu và mẫu đơn dừng khấu trừ. (OAR 166-150-0155(1))
Khả năng ghi nhớ:
Giữ lại hồ sơ trong 3 năm sau khi hợp đồng bị thay thế, chấm dứt hoặc nhân viên thôi việc.
Hồ sơ kỷ luật nhân viên (HSD1-013)
Hồ sơ ghi lại mọi bước mà quận thực hiện khi hiệu suất hoặc hành vi của nhân viên dẫn đến kỷ luật hoặc chấm dứt hợp đồng. Hồ sơ bao gồm tài liệu về kỷ luật tăng dần (cảnh cáo bằng lời nói, cảnh cáo bằng văn bản, hành động, sa thải); hồ sơ điều tra với các cuộc phỏng vấn nhân chứng và bằng chứng vật lý hoặc hình ảnh liên quan đến một sự việc; hồ sơ cuộc họp kỷ luật (bao gồm cả các phiên điều trần, nếu có); tài liệu về quyết định cuối cùng; và các hồ sơ liên quan. (OAR 166-150-0160(7))
Khả năng ghi nhớ:
HSD1-013(a) Các cuộc điều tra dẫn đến hành động kỷ luật, tuyên bố vô tội hoặc được xác định là không có cơ sở: Lưu giữ 5 năm sau khi kết thúc.
HSD1-013(b) điều tra dẫn đến chấm dứt: 10 năm sau khi nhân viên thôi việc.
Hồ sơ nhân sự của nhân viên (HSD1-014)
Hồ sơ ghi lại lịch sử làm việc của từng nhân viên. Hồ sơ có thể bao gồm nhưng không giới hạn ở: đơn xin việc; thông báo bổ nhiệm; đơn xin việc làm; hồ sơ đào tạo và chứng nhận; hồ sơ về hạn chế sức khỏe; bảng lương; hồ sơ hoàn trả học phí; các hành động nhân sự; đánh giá hiệu suất; thư khen ngợi và đề cử; thư khiển trách; thông báo về hành động kỷ luật; thông báo sa thải; thư từ chức; địa chỉ nhà và số điện thoại được tiết lộ; mẫu thông báo khẩn cấp; hồ sơ khiếu nại và tố cáo; thay đổi lịch trình; và thư từ và tài liệu liên quan. (LƯU Ý: Hồ sơ kỷ luật nhân viên và hồ sơ y tế có thời gian lưu giữ khác nhau. Vui lòng lưu trữ theo loạt hồ sơ thích hợp.) (OAR 166-150-0160(12))
Khả năng ghi nhớ:
Giữ lại hồ sơ trong vòng 6 năm sau khi ly thân.
Hồ sơ theo dõi thiết bị (HSD1-0015)
Hồ sơ ghi lại việc cấp phát thiết bị cho nhân viên bộ phận và việc trả lại khi không còn cần thiết nữa. Hồ sơ có thể bao gồm danh mục và bảng theo dõi. (OAR 166-150-0166(9))
Khả năng ghi nhớ:
Giữ lại cho đến khi được thay thế hoặc lỗi thời.
Hồ sơ tài trợ (HSD1-016)
Tài liệu chứng minh khoản tài trợ mà bộ phận nhận được để hỗ trợ công việc giảm thiểu tình trạng vô gia cư. Bao gồm Chương trình Chăm sóc Liên tục và các khoản tài trợ Liên bang khác cũng như các khoản tài trợ của Thành phố và Tiểu bang. (OAR 166-150-0110(20)) (OAR 166-017-0045(2,4)) (MCC § 8.500)
Khả năng ghi nhớ:
HSD1-016(a) Báo cáo cuối cùng & Ý kiến đóng góp của cộng đồng: Lưu giữ vĩnh viễn - chuyển đến kho lưu trữ khi không còn hoạt động hoặc sau 10 năm, tùy điều kiện nào đến trước.
HSD1-016(b) Hồ sơ ghi lại việc mua hoặc bán bất động sản: Lưu giữ: 10 năm sau khi hoàn thành cơ bản [như được định nghĩa bởi ORS 12.135], hoặc 3 năm sau khi thanh lý cuối cùng, hoặc theo quy định trong thỏa thuận, tùy theo thời hạn nào dài hơn.
HSD1-016(c) Các đơn xin tài trợ không thành công: Giữ lại: 1 năm sau khi bị từ chối hoặc rút lại.
HSD1-016(d) Tất cả các hồ sơ tài trợ khác: Lưu giữ: 10 năm sau khi báo cáo chi tiêu cuối cùng được phê duyệt hoặc theo quy định trong thỏa thuận, tùy theo thời hạn nào dài hơn.
Hồ sơ quản lý chương trình của Cơ quan Nhà ở (HSD1-017)
Hồ sơ ghi lại cách các chương trình khác nhau đang hoạt động và cách chúng được quản lý hàng ngày . Hồ sơ có thể bao gồm biên bản và báo cáo cuộc họp, danh sách chờ, hồ sơ bảo trì, thống kê người thuê nhà và các hồ sơ liên quan được tạo ra trong quá trình quản lý các chương trình của cơ quan nhà ở không được quy định ở nơi khác trong phụ lục.(OAR 166-150-0120(5))
Khả năng ghi nhớ:
Lưu giữ hồ sơ trong 3 năm sau khi báo cáo chi tiêu hàng năm hoặc báo cáo chi tiêu cuối cùng được nộp.
Hồ sơ quản lý tài sản của Cơ quan Nhà ở (HSD1-018)
Hồ sơ ghi lại các hoạt động quản lý nhà ở không thuộc sở hữu của cơ quan. Hồ sơ có thể bao gồm đơn xin tài trợ, trợ cấp phụ, hợp đồng bảo hiểm, hợp đồng và hồ sơ của tổ chức phi lợi nhuận như điều lệ thành lập, quy chế, ngân sách, biên bản, chương trình nghị sự và các tài liệu liên quan. (OAR 166-150-0120(6))
Khả năng ghi nhớ:
Giữ lại trong vòng 6 năm sau khi hết hạn.
Hồ sơ dự án phát triển nhà ở (HSD1-019)
Hồ sơ ghi lại việc sử dụng nguồn tài trợ để mở rộng nguồn cung nhà ở tử tế và giá cả phải chăng, đặc biệt là nhà ở cho thuê cho cư dân có thu nhập rất thấp và thấp. Hồ sơ có thể bao gồm tài liệu về việc đánh giá, xác định nguồn tài trợ, lập kế hoạch, thiết kế và xây dựng các dự án phát triển nhà ở khác nhau, bao gồm cơ sở vật chất, cấu trúc và hệ thống cũng như tài liệu về việc mua lại các cấu trúc hiện có để làm nhà ở. Hồ sơ cũng có thể bao gồm kế hoạch và thông số kỹ thuật công việc, thông tin đấu thầu và hợp đồng, hồ sơ quản lý/giám sát dự án, nghiên cứu khả thi, kế hoạch, sửa đổi, báo cáo của thanh tra, lệnh thay đổi, báo cáo tình trạng và các tài liệu liên quan. (OAR 166-150-0120(8))
Khả năng ghi nhớ:
Giữ lại trong 10 năm sau khi hoàn thành đáng kể [theo định nghĩa của ORS 12.135] các công trình mới hoặc việc mua lại các đơn vị nhà ở hiện có.
Hồ sơ lương của từng nhân viên (HSD1-020)
Tài liệu này ghi lại các ủy quyền khấu trừ và giữ lại tiền lương của từng nhân viên, các điều chỉnh và sửa đổi được thực hiện đối với hồ sơ lương của nhân viên, các giao dịch liên quan đến hưu trí, xác minh việc làm và các hành động khác ảnh hưởng đến tiền lương của nhân viên. Hồ sơ bao gồm các biểu mẫu điều chỉnh lương, mẫu W-4 liên bang, ủy quyền gửi tiền trực tiếp, ủy quyền khấu trừ công đoàn/chia sẻ công bằng, yêu cầu xác minh việc làm/lương, quyên góp nghỉ phép, thỏa thuận và kế hoạch bồi thường hoãn lại, các hành động của PERS (thông báo về việc làm được bảo hiểm PERS, thay đổi loại hình việc làm, nghỉ phép), hồ sơ tịch thu tài sản, hồ sơ phá sản, hồ sơ thanh toán tiền cấp dưỡng nuôi con, thư từ liên quan và thông tin tương tự. (OAR 166-150-0160(9)(a)) (OAR 166-150-0155(1,4,11))
Khả năng ghi nhớ:
HSD1-020(a) Hồ sơ liên quan đến PERS và chế độ bồi thường hoãn lại: Lưu giữ 75 năm.
HSD1-020(b) Các hồ sơ khác: Lưu giữ 6 năm sau khi nhân viên thôi việc.
Hồ sơ lịch sử thuê nhà cá nhân (HSD1-021)
Hồ sơ ghi lại lịch sử của từng khách hàng và các hành động của cơ quan từ khi nộp đơn đến khi rời khỏi chương trình. Hồ sơ có thể bao gồm đơn đăng ký, thư giới thiệu của chủ nhà, hợp đồng thuê nhà, hợp đồng cho thuê, hồ sơ tái kiểm tra định kỳ và khó khăn, hồ sơ xác minh thu nhập, bảng sao kê, yêu cầu bảo trì, khiếu nại thiệt hại, thông báo trục xuất, hồ sơ phiên điều trần khiếu nại và các tài liệu liên quan. (OAR 166-150-0120(4))
Khả năng ghi nhớ:
Giữ lại hồ sơ trong 5 năm sau khi kết thúc chương trình.
Hồ sơ kiểm kê (HSD1-022)
Hồ sơ kiểm kê tài sản tiêu hao và không tiêu hao. Thông tin thường bao gồm số tài sản, mô tả, số đơn đặt hàng, vị trí tài sản, ngày nhận, giá mua, chi phí thay thế, khấu hao và các dữ liệu liên quan. Chuỗi hồ sơ này áp dụng cho việc kiểm kê tài sản thường xuyên. Xem chuỗi Hồ sơ Tài trợ để biết thông tin về kiểm kê tài sản được mua bằng kinh phí tài trợ. (OAR 166-150-0110(6)(b))
Khả năng ghi nhớ:
Giữ lại trong 3 năm sau khi bị thay thế.
Hồ sơ đàm phán và quản lý hợp đồng lao động (HSD1-023)
Các tài liệu thương lượng giữa Đơn vị Quan hệ Lao động và các công đoàn, cũng như việc quản lý các hợp đồng lao động của Đơn vị Quan hệ Lao động trong suốt thời hạn của hợp đồng. Có thể bao gồm nhưng không giới hạn ở thư từ, đề xuất trao đổi, tài liệu kỹ thuật, ghi chú và biên bản thương lượng, dự thảo đề xuất hợp đồng, hợp đồng và các sửa đổi, biên bản thỏa thuận, hiểu biết hoặc ngoại lệ, thỏa thuận dàn xếp và các tài liệu liên quan. (OAR 166-150-0160(4)) (OAR 166-017-0045(2,4)) (MCC § 8.500)
Khả năng ghi nhớ:
Lưu giữ vĩnh viễn - chuyển vào kho lưu trữ khi không còn hoạt động hoặc sau 10 năm, tùy điều kiện nào đến trước.
Báo cáo chi tiêu hàng tháng (HSD1-024)
Hồ sơ ghi chép chi tiết các giao dịch tài chính của bộ phận. Báo cáo có thể bao gồm chi tiết về doanh thu, chi tiêu, cam kết, biên lai tiền mặt, lệnh chi và các thông tin khác. Thông tin thường bao gồm ngày, người nhận thanh toán, mục đích, quỹ được ghi có hoặc ghi nợ, số séc và các dữ liệu tương tự hoặc liên quan. (LƯU Ý: Nộp các khoản chi tiêu liên quan đến trợ cấp theo HSD1-016 ) (OAR 166-150-0110(25)(c))
Khả năng ghi nhớ:
Giữ lại trong 3 năm.
Các tuyên bố và chỉ thị chính sách (HSD1-025)
Loạt tài liệu này xem xét, đánh giá, phát triển và phê duyệt các chính sách và thủ tục của chương trình. Hồ sơ có thể bao gồm các bản tin và khuyến cáo phê duyệt, tuyên bố sứ mệnh và mục tiêu, sổ tay hướng dẫn và các tuyên bố và chỉ thị chính sách cuối cùng. Thông tin thường bao gồm số chính sách và thủ tục, ngày sửa đổi, nhận dạng chủ đề, mô tả tường thuật, thông tin phê duyệt và ngày có hiệu lực. (OAR 166-150-00005(13)) (OAR 166-150-0005(31))
Khả năng ghi nhớ:
HSD1-025(a) Các chính sách hoặc thủ tục đã ban hành, 2 năm sau khi bị thay thế hoặc lỗi thời.
HSD1-025(b) Các tuyên bố và chỉ thị chính sách công, vĩnh viễn .
Biên bản cuộc họp, Ban điều hành (HSD1-026)
Hồ sơ ghi lại các thủ tục của bất kỳ cuộc họp định kỳ, đặc biệt, phiên họp kín hoặc cuộc họp khẩn cấp nào của bất kỳ cơ quan quản lý nào, như được mô tả trong Luật Họp Công khai của Oregon (ORS 192.610 đến 192.705), bao gồm các hội đồng, ủy ban, hội đồng tư vấn, nhóm đặc nhiệm và các nhóm tương tự. Hồ sơ có thể bao gồm biên bản, chương trình nghị sự, tài liệu đính kèm, nghị quyết, báo cáo của nhân viên, chỉ mục, tài liệu cuộc họp, đơn kiến nghị, ghi chú của các thành viên cơ quan quản lý trong cuộc họp, bản ghi âm và video, và các tài liệu liên quan. (LƯU Ý: Lưu trữ hồ sơ cuộc họp của nhân viên theo HSD1-027 ) ( OAR 166-150-0005(17)) (OAR 166-017-0045(2,4)) (MCC § 8.500)
Khả năng ghi nhớ:
HSD1-026(a) Biên bản (trừ biên bản phiên họp kín), chương trình nghị sự, nghị quyết, tài liệu, chỉ mục và tài liệu trưng bày (không được lưu giữ vĩnh viễn ở nơi khác trong hồ sơ của cơ quan), Lưu giữ vĩnh viễn - chuyển đến Kho lưu trữ khi không còn hoạt động hoặc sau 10 năm, tùy điều kiện nào đến trước.
HSD1-026(b) Biên bản phiên họp kín, 10 năm.g>
HSD1-026(c) Bản ghi âm và video, 1 năm sau khi biên bản được phê duyệt, nếu không có biên bản nào được phê duyệt thì các bản ghi này được coi là biên bản.
(d) Tất cả các hồ sơ và tài liệu khác không liên quan đến biên bản, 5 năm.
Biên bản cuộc họp, Nhân viên (HSD1-027)
Hồ sơ ghi lại các cuộc họp trong cơ quan không thuộc phạm vi Luật Họp Công khai của Oregon (ORS 192.610 đến 192.705). Hồ sơ có thể bao gồm biên bản, ghi chú, cuộc trò chuyện trong cuộc họp ảo, báo cáo và các tài liệu liên quan. (OAR 166-150-0005(18))
Khả năng ghi nhớ:
Giữ lại cho đến khi không còn cần thiết nữa.
Sổ tay vận hành và hướng dẫn sử dụng (HSD1-028)
Hướng dẫn, quy tắc và chỉ dẫn bằng văn bản dưới dạng sổ tay ghi lại các chính sách và thủ tục hiện hành và trước đây được ủy quyền của cơ quan. Được sử dụng để định hướng cho nhân viên mới và để tham khảo thường xuyên. Bao gồm tài liệu thường xuyên và các thủ tục hướng dẫn văn thư cơ bản bao gồm các chủ đề như định dạng thư, nhập dữ liệu, phép lịch sự khi giao tiếp qua điện thoại và những chủ đề khác. (OAR 166-150-0005(13)(a))
Khả năng ghi nhớ:
Giữ lại trong 2 năm sau khi được thay thế hoặc lỗi thời.
Thẻ căn cước có ảnh (HSD1-029)
Loạt tài liệu này ghi lại hình ảnh và các hồ sơ khác được sử dụng để xác định nhân viên của cơ quan, nhân viên an ninh tư nhân, người lao động hợp đồng và những người khác. (OAR 166-150-0160(22)
Khả năng ghi nhớ:
Lưu giữ cho đến khi cập nhật hoặc nhân viên thôi việc.
Kiểm kê tại một thời điểm cụ thể (HSD1-030)
Hồ sơ ghi lại nỗ lực phối hợp nhằm hỗ trợ mọi người vô gia cư trong một đêm duy nhất trong cộng đồng. Hồ sơ ghi lại thông tin về cả những người có nơi trú ẩn và không có nơi trú ẩn cũng như những người đang ở trong nhà ở chuyển tiếp nhằm theo dõi tiến độ giảm thiểu tình trạng vô gia cư, xác định những khoảng trống hoặc nhóm dân cư cần nguồn lực chuyên biệt và duy trì điều kiện nhận tài trợ. Hồ sơ bao gồm thông tin về tuổi tác, chủng tộc/dân tộc, thời gian vô gia cư và tình trạng khuyết tật, và được sử dụng để giúp định hình các quyết định chính sách. (OAR 166-017-0045(2,4)) (MCC § 8.500)
Khả năng ghi nhớ:
Lưu giữ vĩnh viễn - chuyển vào kho lưu trữ khi không còn hoạt động hoặc sau 10 năm, tùy điều kiện nào đến trước.
Hồ sơ phân loại chức vụ và mức lương (HSD1-031)
Hồ sơ ghi lại mô tả, phân loại (hồ sơ công việc) và mức lương của các vị trí. Hồ sơ có thể bao gồm báo cáo, mô tả vị trí, đánh giá vị trí, nghiên cứu về lương thưởng, phân tích công việc, dữ liệu phỏng vấn, tiêu chí lựa chọn, giấy ủy quyền, thỏa thuận và các hồ sơ liên quan. (OAR 166-150-0160(23)
Khả năng ghi nhớ:
Giữ lại trong 3 năm sau khi cập nhật hoặc vị trí bị bãi bỏ.
Hồ sơ mua hàng (HSD1-032)
Hồ sơ ghi chép các đơn đặt hàng, ủy quyền và bằng chứng nhận được việc mua hàng hóa và dịch vụ của bộ phận. Bao gồm đơn đặt hàng và yêu cầu mua hàng, ủy quyền mua hàng, yêu cầu mua hàng, lệnh xuất kho của nhà cung cấp, lệnh xuất kho theo hợp đồng, thông số kỹ thuật vật liệu và chi phí, đơn đặt hàng kho trung tâm hoặc in ấn, đơn đặt hàng dịch vụ điện thoại, bản sao hồ sơ dự thầu và báo giá liên quan đến việc mua hàng, và các hồ sơ tương tự. (OAR 166-150-0110(23))
Khả năng ghi nhớ:
Giữ lại trong 3 năm.
Báo cáo và nghiên cứu (HSD1-033)
Tài liệu chuỗi này bao gồm các báo cáo hoặc nghiên cứu đặc biệt được thực hiện về các khía cạnh phi tài chính của các chương trình, dịch vụ hoặc dự án của một cơ quan, do nhân viên của cơ quan hoặc các nhà tư vấn theo hợp đồng biên soạn mà không được ghi chú ở nơi khác trong phụ lục này. Hồ sơ có thể bao gồm các báo cáo cuối cùng được phân phối nội bộ hoặc cho các thực thể khác và các giấy tờ làm việc được sử dụng để biên soạn báo cáo hoặc nghiên cứu. (OAR 166-150-0005(36)) (OAR 166-017-0045(2,4)) (MCC § 8.500)
Khả năng ghi nhớ:
Lưu giữ vĩnh viễn - chuyển vào kho lưu trữ khi không còn hoạt động hoặc sau 10 năm, tùy điều kiện nào đến trước.
Sổ ghi chép thời gian làm việc (HSD1-034)
Hồ sơ ghi chép số giờ làm việc, số giờ nghỉ phép tích lũy và số giờ nghỉ phép đã sử dụng của nhân viên cơ quan. Bao gồm bảng chấm công và giấy phép nghỉ phép. Thông tin thường bao gồm tên nhân viên và số an sinh xã hội, số giờ làm việc, loại và số giờ nghỉ phép đã sử dụng, tổng số giờ, ngày tháng và dữ liệu liên quan. (OAR 166-150-0155(2))
Khả năng ghi nhớ:
Giữ lại trong 4 năm.
Hồ sơ chương trình đào tạo (HSD1-035)
Hồ sơ liên quan đến thiết kế và thực hiện các chương trình đào tạo do cơ quan cung cấp cho nhân viên. Có thể bao gồm mô tả lớp học, chứng chỉ giảng viên, tài liệu lập kế hoạch, tài liệu giảng dạy, đề cương khóa học, hồ sơ đăng ký và tham dự lớp học, và các hồ sơ quan trọng liên quan khác. Một phần thông tin này được lưu giữ trong cơ sở dữ liệu đào tạo của bộ. (OAR 166-150-0005(6))
Khả năng ghi nhớ:
Giữ lại trong 5 năm.
Hồ sơ du lịch (HSD1-036)
Hồ sơ ghi lại các yêu cầu, ủy quyền, hoàn trả và các hành động khác liên quan đến việc đi lại của nhân viên. Bao gồm báo cáo chi phí và biên lai, chứng từ, yêu cầu, ủy quyền và các tài liệu liên quan. Việc lưu giữ cũng áp dụng cho việc sử dụng phương tiện cá nhân. Thông tin thường bao gồm chi phí ước tính, khoản trả trước, chi phí cuối cùng, điểm đến, phương thức vận chuyển, ngày đi, chữ ký phê duyệt và dữ liệu liên quan. (OAR 166-150-0110(26))
Khả năng ghi nhớ:
Giữ lại trong 3 năm.
Lưu ý về việc liên lạc:
Tại Quận Multnomah, tất cả thư từ điện tử (tin nhắn trò chuyện, tin nhắn văn bản và email) đều được quản lý thông qua Chương trình Capstone của Quận Multnomah . Nếu bạn có thư từ bản cứng cần tìm hiểu về thời hạn lưu trữ, vui lòng liên hệ với Phòng Lưu trữ và Hồ sơ , chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn.