Título de la serie (Número de serie de la agencia)
Descripción. (Citas legales)
Retención
Registros de cuentas por pagar (HSD1-001)
Registros que documentan el pago de las facturas de la división. Incluye informes, facturas, estados de cuenta, comprobantes, órdenes de compra, autorizaciones de pago, recibos, cheques o órdenes canceladas y registros similares. (NOTA: Archivar las facturas utilizadas específicamente para informar los gastos a un proveedor de subvenciones según HSD-016 ). (OAR 166-150-0110(1))
Retención:
Consérvese durante 3 años después de que se haya completado el informe de auditoría anual.
Registros de cuentas por cobrar (HSD1-002)
Registros que documentan los ingresos adeudados al condado por proveedores, ciudadanos, organizaciones, gobiernos y otros, que se acreditarán a cuentas generales, excluyendo subvenciones. También documenta la facturación y el cobro de fondos, así como las cancelaciones de cuentas. Puede incluir informes, recibos, notas de crédito de clientes, facturas, premios, registros, listas, resúmenes, estados de cuenta y registros similares. La información suele incluir el importe del recibo, el número de factura, el nombre, el número de cuenta, el saldo de la cuenta, los ajustes y datos similares. (OAR 166-150-0110(2))
Retención:
Conservar durante 3 años después de su cobro o cancelación.
Informe de actividad (HSD1-003)
Informes diarios, semanales, mensuales o similares, distintos de los informes anuales, que documentan las actividades de los empleados. Útiles para la elaboración de informes anuales, la planificación y el presupuesto, el seguimiento del progreso del trabajo y otros fines. Generalmente, registran el tipo de actividad, los empleados y/o voluntarios involucrados, el tiempo dedicado a la actividad, el trabajo realizado e información relacionada en formato narrativo o estadístico. Los registros pueden incluir informes no específicos de vivienda: Informe trimestral del proveedor (número de personas atendidas) y registros de asistencia al cliente. (OAR 166-150-0005(1)) (OAR 166-017-0045(2,4)) (MCC § 8.500)
Retención:
HSD-003(a) Informes anuales y otros informes de años en los que no exista informe anual: Conservar permanentemente. Transferir a los archivos al quedar inactivos o después de 10 años, lo que ocurra primero.
HSD-003(b) Todos los demás informes: Conservar durante 2 años.
Registros de servicios de alcohol y drogas (HSD1-004)
Los registros documentan la evaluación de los clientes para su derivación a un programa que les proporcione la información o los servicios de rehabilitación adecuados. Estos registros pueden incluir resultados de la evaluación, informes de entrevistas, copias de los registros de conducción, documentación del nivel de alcohol en sangre del cliente, copias de los informes de diagnóstico y derivación, y documentación relacionada. (OAR 166-150-0167(2))
Retención:
Conservar durante 5 años a partir de la fecha de finalización o interrupción de los servicios de tratamiento.
Registros de preparación del presupuesto (HSD1-005)
Registros que documentan la preparación de las solicitudes de presupuesto departamental presentadas al órgano rector correspondiente. Pueden incluir informes del personal, instrucciones presupuestarias, hojas de cálculo, encuestas, informes de asignación, planes de gastos, planes de contingencia, propuestas presupuestarias, informes de previsión financiera y registros similares. Gran parte de esta información se conserva electrónicamente en diversos formatos de documentos, principalmente hojas de cálculo, pero también documentos de procesamiento de texto y correos electrónicos. (OAR 166-150-0110(11))
Retención:
Retener 2 años.
Consultar registros (HSD1-006)
Los registros documentan los cheques emitidos. La información incluye los números de cheque, a quién se emitieron, los importes, las direcciones, los números de cuenta y las autorizaciones de la gerencia. El registro de cheques se mantiene únicamente en línea. Existen informes de pago de depósitos y registros de partidas abiertas asociados que se generan en formato impreso. (OAR 166-150-0110(25)(c))
Retención:
Retener 3 años.
Registros de casos de clientes (HSD1-007)
Los registros documentan los servicios prestados a los clientes a través de los programas del departamento de servicios para personas sin hogar. Los servicios pueden incluir atención médica, salud mental y otras derivaciones. (OAR 166-150-0065(19)(d))
Retención:
Consérvese durante 10 años después del último servicio.
Registros de licitaciones competitivas: Licitaciones de construcción (HSD1-008)
Documenta la publicación, evaluación y adjudicación de licitaciones formales a proveedores y otras personas u organizaciones. Proporciona evidencia de ofertas aceptadas y rechazadas. Incluye solicitudes de publicidad, listas de proveedores, especificaciones, comprobantes de publicidad, adendas, respuestas de proveedores, tabulaciones de ofertas, notificaciones de adjudicación, copias de contratos, cartas de transmisión de agencias, hojas de calificación telefónica, solicitudes de propuestas y solicitudes de calificación, registros del comité de RFP/RFQ, declaraciones de conflicto de intereses, correspondencia y otros registros relacionados. (NOTA: Los registros de licitaciones no relacionadas con la construcción deben archivarse bajo HSD-009 ). (OAR 166-150-0110(14))
Retención:
HSD-008(a) Ofertas rechazadas y registros de exención: Conservar durante 2 años.
HSD-008(b) Registros de licitaciones de construcción exitosas: Conservar durante 10 años después de la finalización sustancial, según se define en ORS 12.135.
HSD-008(c) Registros de precalificación: Conservar durante 10 años después de su vencimiento.
Registros de licitación competitiva: No relacionados con la construcción (HSD1-009)
Documenta la publicación, evaluación y adjudicación de licitaciones formales a proveedores y otras personas u organizaciones. Proporciona evidencia de ofertas aceptadas y rechazadas. Incluye solicitudes de publicidad, listas de proveedores, especificaciones, comprobantes de publicidad, adendas, respuestas de proveedores, tabulaciones de ofertas, notificaciones de adjudicación, copias de contratos, cartas de transmisión de agencias, hojas de calificación telefónica, solicitudes de propuestas y solicitudes de calificación, registros del comité de RFP/RFQ, declaraciones de conflicto de intereses, correspondencia y otros registros relacionados. (NOTA: Presente los registros de licitación de construcción bajo el código HSD-008 ). (OAR 166-150-0110(14)(b))
Retención:
HSD-009(a) Ofertas rechazadas y registros de exención: Conservar durante 2 años.
HSD-009(b) Otros registros: Conservar durante 6 años después de su concesión o cancelación.
Contratos (HSD1-010)
Documenta los acuerdos contractuales debidamente ejecutados y vinculantes entre el condado y otras partes. Puede incluir contratos, contratos de servicios, enmiendas, anexos, certificados de seguro, órdenes de cambio, fianzas y correspondencia relevante. La información en los contratos generalmente incluye el número de contrato, el certificado de seguro requerido, las fechas, los términos, las partes involucradas, el período cubierto y las firmas. (NOTA: Los contratos de construcción deben archivarse bajo el formulario HSD-011 ). (OAR 166-150-0005(7)(b))
Retención:
Conservar durante 6 años después de su vencimiento.
Contratos: Construcción (HSD1-011)
Documenta los acuerdos contractuales debidamente ejecutados y vinculantes entre el condado y otras partes. Puede incluir contratos, enmiendas, anexos, certificados de seguro, órdenes de cambio, fianzas y correspondencia relevante. La información en los contratos generalmente incluye el número de contrato, el certificado de seguro requerido, las fechas, los términos, las partes involucradas, el período cubierto y las firmas. También incluye los registros de precalificación del contratista. (NOTA: Los contratos que no sean de construcción deben archivarse bajo el formulario HSD-010 ). (OAR 166-150-0005(7)(a))
Retención:
Conservar durante 10 años después de la finalización sustancial según se define en ORS 12.135(4).
Registros de autorización de deducción (HSD1-012)
Los registros documentan las solicitudes y aprobaciones de los empleados para deducciones de nómina, depósitos bancarios directos y acciones relacionadas. Estos registros pueden incluir solicitudes, tarjetas de inscripción, aprobaciones de solicitudes y formularios de suspensión de deducciones. (OAR 166-150-0155(1))
Retención:
Conservar durante 3 años después de que el empleado sea reemplazado, despedido o se separe del puesto.
Registros de disciplina de empleados (HSD1-013)
Los registros documentan cada paso que da el condado cuando el desempeño o la conducta de un empleado conllevan medidas disciplinarias o el despido. Estos registros incluyen la documentación de las medidas disciplinarias progresivas (advertencias verbales, advertencias escritas, medidas disciplinarias, despido); los registros de las investigaciones con entrevistas a testigos y pruebas físicas o fotografías relacionadas con un incidente; los registros de las reuniones disciplinarias (incluidas las audiencias, si se celebraron); la documentación de la decisión final; y otros registros relacionados. (OAR 166-150-0160(7))
Retención:
ES04-014(a) Investigaciones que resulten en medidas disciplinarias, exoneración o que se determine que no tienen fundamento: Conservar durante 5 años después de su resolución.
Investigaciones ES04-014(b) que resultan en despido: 10 años después de la separación del empleado.
Registros de personal de empleados (HSD1-014)
Los registros documentan el historial laboral de un empleado. Estos registros pueden incluir, entre otros: solicitudes; notificaciones de nombramiento; solicitudes de empleo; registros de capacitación y certificación; registros de limitaciones de salud; tablas salariales; registros de reembolso de matrícula; acciones de personal; evaluaciones de desempeño; cartas de felicitación y recomendación; cartas de amonestación; notificaciones de medidas disciplinarias; notificaciones de despidos; cartas de renuncia; direcciones particulares y números de teléfono; formularios de notificación de emergencias; registros de quejas y reclamaciones; cambios de horario; y correspondencia y documentación relacionada. (NOTA: Los registros disciplinarios y los expedientes médicos de los empleados tienen diferentes plazos de conservación. Por favor, archive en la serie correspondiente). (OAR 166-150-0160(12))
Retención:
Conservar durante 6 años después de la separación.
Registros de seguimiento de equipos (HSD1-0015)
Los registros documentan el equipo entregado a los empleados del departamento y su devolución cuando ya no se necesita. Los registros pueden incluir inventarios y hojas de seguimiento. (OAR 166-150-0166(9))
Retención:
Conservar hasta que sea reemplazado u obsoleto.
Registros de subvenciones (HSD1-016)
Documenta las subvenciones recibidas por el departamento para apoyar la labor de reducción de la falta de vivienda. Incluye subvenciones del Programa de Atención Integral y otras subvenciones federales, así como subvenciones metropolitanas y estatales. (OAR 166-150-0110(20)) (OAR 166-017-0045(2,4)) (MCC § 8.500)
Retención:
HSD-016(a) Informes finales y comentarios de la comunidad: Conservar permanentemente; transferir a los archivos cuando queden inactivos o después de 10 años, lo que ocurra primero.
HSD-016(b) Registros que documentan la compra o enajenación de bienes inmuebles: Conservar: 10 años después de la finalización sustancial [según se define en ORS 12.135], o 3 años después de la enajenación final, o según se especifique en el acuerdo, lo que sea más largo.
HSD-016(c) Solicitudes de subvención no exitosas: Conservar: 1 año después del rechazo o retiro.
HSD-016(d) Todos los demás registros de subvenciones: Conservar: 10 años después de la aprobación del informe final de gastos o según lo especificado en el acuerdo, lo que sea más largo.
Registros de gestión de programas de la Autoridad de Vivienda (HSD1-017)
Los registros documentan el desempeño de los diversos programas y su gestión diaria . Estos registros pueden incluir actas e informes de reuniones, listas de espera, registros de mantenimiento, estadísticas de inquilinos y otros registros relacionados generados en la administración de los programas de la autoridad de vivienda que no se especifican en otras partes del anexo. (OAR 166-150-0120(5))
Retención:
Conservar durante 3 años después de la presentación del informe anual o final de gastos.
Registros de administración de propiedades de la Autoridad de Vivienda (HSD1-018)
Los registros documentan las acciones de gestión de viviendas que no son propiedad de la agencia. Estos registros pueden incluir solicitudes de financiación, subvenciones, pólizas de seguro, contratos y registros de organizaciones sin fines de lucro, como estatutos, reglamentos internos, presupuestos, actas, agendas y documentación relacionada. (OAR 166-150-0120(6))
Retención:
Conservar durante 6 años después de su vencimiento.
Registros del proyecto de desarrollo de viviendas (HSD1-019)
Los registros documentan la utilización de fondos para ampliar la oferta de viviendas dignas y asequibles, en particular viviendas de alquiler para residentes de ingresos muy bajos y bajos. Los registros pueden incluir documentación sobre la evaluación, la determinación de la financiación, la planificación, el diseño y la construcción de diversos proyectos de desarrollo de vivienda, incluyendo instalaciones, estructuras y sistemas, así como documentación sobre la adquisición de estructuras existentes para vivienda. Los registros también pueden incluir planes y especificaciones de trabajo, información sobre licitaciones y contratos, registros de gestión y seguimiento de proyectos, estudios de viabilidad, planos, enmiendas, informes de inspección, órdenes de cambio, informes de estado y documentación relacionada. (OAR 166-150-0120(8))
Retención:
Conservar durante 10 años después de la finalización sustancial [según lo define ORS 12.135] de nuevas estructuras o adquisición de unidades de vivienda existentes.
Registros de nómina de empleados individuales (HSD1-020)
Documenta las autorizaciones de deducción y retención de empleados individuales, correcciones y ajustes realizados al registro de pago de un empleado, transacciones relacionadas con la jubilación, verificación de empleo y otras acciones que afectan la compensación de un empleado. Los registros incluyen formularios de ajuste de nómina, formularios W-4 federales, autorizaciones de depósito directo, autorizaciones de deducción sindical/de participación justa, solicitudes de verificación de empleo/salario, donaciones de licencias, acuerdos y planes de compensación diferida, acciones del PERS (aviso de empleo cubierto por el PERS, cambios de clase de empleo, licencia de ausencia), registros de embargos, registros de bancarrota, registros de pago de manutención infantil, correspondencia relacionada e información similar. (OAR 166-150-0160(9)(a)) (OAR 166-150-0155(1,4,11))
Retención:
HSD-020(a) Registros relacionados con PERS y compensación diferida: Conservar durante 75 años.
HSD-020(b) Otros registros: Conservar durante 6 años después de la separación del empleado.
Registros individuales del historial de inquilinos (HSD1-021)
Los registros documentan el historial de cada cliente y las acciones de la agencia desde la solicitud hasta la separación del programa. Estos registros pueden incluir solicitudes, referencias de arrendadores, contratos de alquiler, arrendamientos, registros de reevaluación periódica y de dificultades económicas, registros de verificación de ingresos, estados de cuenta, solicitudes de mantenimiento, quejas por daños, avisos de desalojo, registros de audiencias de quejas y documentación relacionada. (OAR 166-150-0120(4))
Retención:
Conservar durante 5 años después de la separación del programa.
Registros de inventario (HSD1-022)
Registros de inventario de bienes o activos fungibles y no fungibles. La información suele incluir el número de activo, la descripción, el número de orden de compra, la ubicación del activo, la fecha de recepción, el precio de compra, el costo de reposición, la depreciación y datos relacionados. Esta serie de registros se aplica a los inventarios rutinarios de control de bienes. Consulte la serie de Registros de Subvenciones para los inventarios de bienes adquiridos con fondos de subvención. (OAR 166-150-0110(6)(b))
Retención:
Conservar durante 3 años después de su sustitución.
Registros de negociación y administración de contratos laborales (HSD1-023)
Documentos relativos a las negociaciones entre la Unidad de Relaciones Laborales y los sindicatos, así como a la administración de los contratos laborales por parte de dicha Unidad durante la vigencia de los mismos. Pueden incluir, entre otros, correspondencia, propuestas de intercambio, documentos técnicos, actas y notas de negociación, borradores de propuestas contractuales, contratos y enmiendas, memorandos de acuerdo, entendimiento o excepción, acuerdos de conciliación y materiales relacionados. (OAR 166-150-0160(4)) (OAR 166-017-0045(2,4)) (MCC § 8.500)
Retención:
Conservar de forma permanente; transferir al archivo cuando quede inactivo o después de 10 años, lo que ocurra primero.
Informes mensuales de gastos (HSD1-024)
Registros que documentan los detalles de las transacciones fiscales de la división. Los informes pueden incluir detalles de ingresos, gastos, compromisos, recibos de efectivo, órdenes de pago y otros. La información suele incluir fecha, beneficiario, propósito, fondo acreditado o debitado, número de cheque y datos similares o relacionados. (NOTA: Presente los gastos relacionados con subvenciones bajo HSD-016 ) (OAR 166-150-0110(25)(c))
Retención:
Retener 3 años.
Declaraciones de política y directivas (HSD1-025)
La serie documenta la revisión, evaluación, desarrollo y autorización de las políticas y procedimientos del programa. Los registros pueden incluir boletines y avisos de autorización, declaraciones de misión y objetivos, manuales y declaraciones y directivas de política finales. La información suele incluir números de política y procedimiento, fechas de revisión, identificación del tema, descripción narrativa, información de autorización y fecha de entrada en vigor. (OAR 166-150-00005(13)) (OAR 166-150-0005(31))
Retención:
HSD-025(a) Políticas o procedimientos promulgados, 2 años después de haber sido reemplazados u obsoletos.
HSD-025(b) Declaraciones y directivas de política pública, permanentes .
Actas de reuniones ejecutivas (HSD1-026)
Los registros documentan las actas de cualquier sesión ordinaria, extraordinaria, ejecutiva o de emergencia de cualquier órgano de gobierno, según lo descrito en la Ley de Reuniones Públicas de Oregón (ORS 192.610 a 192.705), incluyendo juntas, comisiones, consejos asesores, grupos de trabajo y grupos similares. Los registros pueden incluir actas, agendas, anexos, resoluciones, informes del personal, índices, paquetes de reuniones, peticiones, notas tomadas por los miembros del órgano de gobierno durante la reunión, grabaciones de audio y video, y documentación relacionada. (NOTA: Archivar los registros de reuniones del personal bajo HSD-027 ) ( OAR 166-150-0005(17)) (OAR 166-017-0045(2,4)) (MCC § 8.500)
Retención:
(a) Actas (excepto las actas de sesiones ejecutivas), agendas, resoluciones, paquetes, índices y anexos (que no se conserven permanentemente en otros lugares de los registros de la agencia), Conservar permanentemente: transferir a los Archivos al quedar inactivos o después de 10 años, lo que ocurra primero.
(b) Actas de la sesión ejecutiva, 10 años.
(c) Grabación de audio y videordings, 1 año después de la aprobación de las actas, si no se aprueban las actas, las grabaciones se tratan como actas.
(d) Todos los demás registros y pruebas no pertinentes a las actas, 5 años.
Registros de reuniones, personal (HSD1-027)
Los registros documentan las reuniones internas de la agencia que no están sujetas a la Ley de Reuniones Públicas de Oregón (ORS 192.610 a 192.705). Estos registros pueden incluir actas, notas, conversaciones de reuniones virtuales, informes y documentación relacionada. (OAR 166-150-0005(18))
Retención:
Consérvelo hasta que ya no sea necesario.
Manuales de operación y guías (HSD1-028)
Instrucciones, reglas y directrices escritas en formato manual que documentan las políticas y procedimientos autorizados actuales y anteriores de la agencia. Se utilizan para la orientación de nuevos empleados y como referencia continua. Incluyen documentación rutinaria y procedimientos básicos de instrucción administrativa que abarcan temas como el formato de cartas, la entrada de datos, la etiqueta telefónica, entre otros. (OAR 166-150-0005(13)(a))
Retención:
Conservar durante 2 años después de que sea reemplazado u obsoleto.
Documentos de identidad con fotografía (HSD1-029)
La serie documenta fotografías y otros registros utilizados para identificar a empleados de la agencia, personal de seguridad privada, trabajadores contratados y otros. (OAR 166-150-0160(22)
Retención:
Consérvelo hasta que se actualice o el empleado se desvincule de la empresa.
Recuento puntual (HSD1-030)
Los registros documentan un esfuerzo coordinado para atender a todas las personas sin hogar durante una sola noche en la comunidad. Estos registros documentan tanto a las personas que viven en refugios como a las que no, así como a las que se encuentran en viviendas de transición, con el fin de monitorear el progreso hacia la reducción de la falta de vivienda, identificar necesidades o poblaciones que requieren recursos específicos y mantener la elegibilidad para recibir financiamiento. Incluyen información sobre edad, raza/etnia, duración de la falta de vivienda y discapacidades, y se utilizan para contribuir a la formulación de políticas. (OAR 166-017-0045(2,4)) (MCC § 8.500)
Retención:
Conservar de forma permanente; transferir al archivo cuando quede inactivo o después de 10 años, lo que ocurra primero.
Registros de clasificación de puestos y compensación (HSD1-031)
Los registros documentan la descripción, clasificación (perfil del puesto) y compensación de los puestos. Los registros pueden incluir informes, descripciones de puestos, evaluaciones de puestos, estudios de compensación, análisis de puestos, datos de entrevistas, criterios de selección, autorizaciones, acuerdos y registros relacionados. (OAR 166-150-0160(23)
Retención:
Conservar durante 3 años después de la actualización o supresión del puesto.
Registros de compras (HSD1-032)
Registros que documentan pedidos, autorizaciones y comprobantes de recepción de la compra de bienes y servicios por parte de la división. Incluye órdenes y solicitudes de compra, autorizaciones de compra, requisiciones, órdenes de liberación de proveedores, órdenes de liberación de contratos, especificaciones de materiales y costos, órdenes de almacén central o de impresión, órdenes de servicio telefónico, copias de ofertas y cotizaciones relacionadas con las compras y registros similares. (OAR 166-150-0110(23))
Retención:
Retener 3 años.
Informes y estudios (HSD1-033)
Esta serie documenta informes o estudios especiales sobre aspectos no fiscales de los programas, servicios o proyectos de una agencia, elaborados por personal de la agencia o por consultores contratados, que no se mencionan en ninguna otra parte de este anexo. Los registros pueden incluir informes finales distribuidos internamente o a otras entidades, así como los documentos de trabajo utilizados para elaborar el informe o estudio. (OAR 166-150-0005(36)) (OAR 166-017-0045(2,4)) (MCC § 8.500)
Retención:
Conservar de forma permanente; transferir al archivo cuando quede inactivo o después de 10 años, lo que ocurra primero.
Registros de control de asistencia (HSD1-034)
Registros que documentan las horas trabajadas, las horas de licencia acumuladas y las horas de licencia disfrutadas por los empleados de la agencia. Incluye hojas de registro de horas y autorizaciones de licencia. La información generalmente incluye el nombre y el número de seguro social del empleado, las horas trabajadas, el tipo y la cantidad de horas de licencia disfrutadas, el total de horas, las fechas y datos relacionados. (OAR 166-150-0155(2))
Retención:
Retener 4 años.
Registros del programa de capacitación (HSD1-035)
Registros relacionados con el diseño e implementación de programas de capacitación ofrecidos a los empleados por la agencia. Pueden incluir descripciones de clases, certificaciones de instructores, documentación de planificación, material didáctico, esquemas de cursos, registros de inscripción y asistencia, y otros registros relevantes. Parte de esta información se conserva en la base de datos de capacitación del departamento. (OAR 166-150-0005(6))
Retención:
Retener durante 5 años.
Registros de viaje (HSD1-036)
Registros que documentan solicitudes, autorizaciones, reembolsos y otras acciones relacionadas con los viajes de los empleados. Incluye informes de gastos y recibos, comprobantes, solicitudes, autorizaciones y documentos relacionados. La retención también se aplica al uso de vehículos privados. La información suele incluir costos estimados, pagos anticipados, costos finales, destino, medio de transporte, fechas de viaje, firmas de aprobación y datos relacionados. (OAR 166-150-0110(26))
Retención:
Retener 3 años.
Una nota sobre la correspondencia:
En el condado de Multnomah, toda la correspondencia electrónica (chats, mensajes de texto y correos electrónicos) se gestiona a través del programa Multnomah County Capstone . Si tiene correspondencia física y necesita conocer los plazos de conservación, póngase en contacto con el Departamento de Registros y Archivos y le ayudaremos a entenderlo.