CẬP NHẬT MỚI!
Các quy định của OAR về việc lưu giữ hồ sơ cấp quận đã được cập nhật vào tháng 11 năm 2025. Chuỗi hồ sơ lưu giữ của Quận Multnomah đã được cập nhật tương ứng. Vui lòng kiểm tra kỹ - một số chuỗi hồ sơ có thể có thời hạn lưu giữ mới.
Tên loạt phim (Số hiệu loạt phim của cơ quan)
Mô tả. (Trích dẫn pháp lý)
Giữ lại
Bản đồ đánh giá (DART7-002)
Tài liệu này ghi lại tất cả thông tin về lô đất thuế và quyền sở hữu. Có bốn loại bản đồ được bao gồm trong loạt hồ sơ này: bản đồ đường màu xanh hàng năm, bản đồ máy tính được cập nhật gần đây nhất, bản đồ máy tính kỹ thuật số và bản đồ lỗi thời có thể hiển thị thông tin không có trong hệ thống kỹ thuật số. Những bản đồ này thể hiện kích thước, hình dạng, vị trí và phạm vi của từng tài khoản bất động sản ở Quận Multnomah. (OAR 166-150-0015(7))
Khả năng ghi nhớ:
Giữ lại cho đến khi được thay thế hoặc lỗi thời.
Hồ sơ vụ án trưng thu (DART7-009)
Tài liệu ghi lại tài sản có quyền sở hữu và tình trạng thuế đã thay đổi từ chịu thuế sang không chịu thuế do bị chính phủ trưng thu. Hồ sơ khác nhau tùy từng trường hợp, nhưng có thể bao gồm đơn kiến nghị hoặc lệnh trưng thu, bản đồ, mô tả tài sản, báo cáo của nhân viên, thư từ và các tài liệu liên quan. (Không được lên lịch) (OAR 166-017-0045(2,4)) (MCC § 8.500)
Khả năng ghi nhớ:
Lưu giữ vĩnh viễn - chuyển vào kho lưu trữ khi không còn hoạt động hoặc sau 10 năm, tùy điều kiện nào đến trước.
Chứng từ gốc của phiếu điều chỉnh (DART7-010)
Được sử dụng để tìm các chứng từ điều chỉnh thuế và bảng đánh giá. Hiển thị số chứng từ, số tài khoản, ngày chứng từ và thông tin liên quan. (OAR 166-150-0015(13))
Khả năng ghi nhớ:
Giữ lại trong 10 năm.
Bản đồ mã số thuế (DART7-003)
Tài liệu ghi lại những thay đổi trong mã thuế. Bản đồ hiển thị những thay đổi hiện tại và ranh giới của các khu vực. Thông tin được sao chép một phần trong Hồ sơ thay đổi ranh giới khu vực thuế. (OAR 166-150-0015(7))
Khả năng ghi nhớ:
Giữ lại cho đến khi được thay thế hoặc lỗi thời.
Bản ghi nhớ phân loại tài sản (DART7-004)
Các bản ghi nhớ từ Sở Thuế vụ Oregon gửi cho quận liên quan đến tình trạng thuế của các tài sản cụ thể (thường là đường sắt và quyền sử dụng đất của các công trình công cộng). Các bản ghi nhớ thể hiện ngày tháng, mô tả pháp lý của tài sản, hành động mà quận phải thực hiện và sự ủy quyền. (Không được lên lịch) (OAR 166-017-0045(2,4)) (MCC § 8.500)
Khả năng ghi nhớ:
Lưu giữ vĩnh viễn - chuyển vào kho lưu trữ khi không còn hoạt động hoặc sau 10 năm, tùy điều kiện nào đến trước.
Chỉ mục chủ sở hữu bất động sản (DART7-012)
Hồ sơ được sử dụng để xác định chủ sở hữu bất động sản và tài sản cá nhân chịu thuế ở Quận Multnomah. Chỉ mục hiển thị tên chủ sở hữu tài sản, địa chỉ chủ sở hữu tài sản và lô đất chịu thuế. (OAR 166-150-0015(4))
Khả năng ghi nhớ:
Giữ lại vĩnh viễn.
Hồ sơ chuyển nhượng bất động sản (DART7-005)
Ghi chép mọi thay đổi về quyền sở hữu tài sản có thể ảnh hưởng đến tình trạng của các lô đất thuế, tài khoản hoặc việc thu thuế. Hồ sơ bao gồm bản sao giấy chứng nhận quyền sở hữu, thế chấp, hồ sơ bất động sản, hồ sơ kết hôn và ly hôn, và các hồ sơ khác cho thấy sự thay đổi về quyền sở hữu tài sản. Những hồ sơ này còn được gọi là Chuyển nhượng Giấy chứng nhận quyền sở hữu. (OAR 166-150-0166(5)) (OAR 166-017-0045(2,4)) (MCC § 8.500)
Khả năng ghi nhớ:
Lưu giữ vĩnh viễn - chuyển vào kho lưu trữ khi không còn hoạt động hoặc sau 10 năm, tùy điều kiện nào đến trước.
Điều chỉnh Sổ Thuế và Đánh giá (DART7-006)
Hồ sơ ghi chép các thay đổi đối với sổ thuế và sổ đánh giá. Bao gồm bản sao của sổ, ghi chú về các thay đổi đã thực hiện, chứng từ ghi chép các thay đổi và thông tin liên quan. (OAR 166-150-0015(4)) (OAR 166-017-0045(2,4)) (MCC § 8.500)
Khả năng ghi nhớ:
Lưu giữ vĩnh viễn - chuyển vào kho lưu trữ khi không còn hoạt động hoặc sau 10 năm, tùy điều kiện nào đến trước.
Thẻ lô thuế (DART7-008)
Hồ sơ ghi chép những thay đổi đối với sổ thuế và sổ đánh giá. Một lô đất thuế là một tài sản mà mô tả pháp lý đầy đủ quá dài để hiển thị trên hệ thống máy tính. Mục đích chính của những thẻ này là để hiển thị mô tả ban đầu và phản ánh bất kỳ thay đổi nào do việc chia tách hoặc hợp nhất. Bao gồm bản sao giấy chứng nhận quyền sở hữu, ghi chú về những thay đổi đã thực hiện, chứng từ ghi chép những thay đổi và thông tin liên quan. (OAR 166-150-0015(4)) (OAR 166-017-0045(2,4)) (MCC § 8.500)
Khả năng ghi nhớ:
Lưu giữ vĩnh viễn - chuyển vào kho lưu trữ khi không còn hoạt động hoặc sau 10 năm, tùy điều kiện nào đến trước.
Sổ thuế (DART7-011)
Loạt tài liệu này ghi lại việc đánh giá tài sản thực và tài sản cá nhân, xác định nghĩa vụ thuế và thu thuế của quận. Bao gồm sổ thuế, sổ đánh giá và sổ ghi chép. Sổ đánh giá riêng biệt không được lập kể từ năm 1990. Hồ sơ thể hiện chủ sở hữu tài sản; mô tả và giá trị đất đô thị và nông nghiệp, tài sản cá nhân; các khoản đánh giá, cân bằng và thuế phải nộp; và các ghi chú về việc thanh toán và chậm thanh toán thuế. (OAR 166-150-0015(4)) (OAR 166-017-0045(2,4)) (MCC § 8.500)
Khả năng ghi nhớ:
Lưu giữ vĩnh viễn - chuyển vào kho lưu trữ khi không còn hoạt động hoặc sau 10 năm, tùy điều kiện nào đến trước.
Hồ sơ thay đổi ranh giới khu vực thuế (AT5-001)
Hồ sơ ghi chép những thay đổi về ranh giới của tất cả các khu vực thuế của quận. Được sử dụng để áp dụng mức thuế phù hợp cho các tài sản cụ thể và làm hồ sơ về những thay đổi đối với các khu vực thuế. Hồ sơ bao gồm bản đồ thể hiện ranh giới khu vực hiện tại và trước đây, lệnh sáp nhập, điều lệ, thay đổi mã thuế, thư từ và các hồ sơ liên quan. Phần lớn thông tin này được chứa trong hệ thống quản lý thửa đất. (OAR 166-150-0015(28))
Khả năng ghi nhớ:
AT5-001(a) Thông báo về việc đánh thuế tài sản và chứng nhận phân loại: Giữ lại 6 năm.
AT5-001(b) Tất cả các hồ sơ khác: Giữ lại 2 năm.
(LƯU Ý: Mới đây đã được chia thành hai phần.)