CẬP NHẬT MỚI!
Các quy định của OAR về việc lưu giữ hồ sơ cấp quận đã được cập nhật vào tháng 11 năm 2025. Chuỗi hồ sơ lưu giữ của Quận Multnomah đã được cập nhật tương ứng. Vui lòng kiểm tra kỹ - một số chuỗi hồ sơ có thể có thời hạn lưu giữ mới.
Tên loạt phim (Số hiệu loạt phim của cơ quan)
Mô tả. (Trích dẫn pháp lý)
Giữ lại
Hồ sơ khoản phải trả (ES05-001)
Hồ sơ ghi chép việc thanh toán các hóa đơn chương trình cho các tài khoản chung. Bao gồm báo cáo, hóa đơn, bảng sao kê, chứng từ, đơn đặt hàng, giấy ủy quyền thanh toán, biên lai và các hồ sơ tương tự. (OAR 166-150-0110(1))
Khả năng ghi nhớ:
Lưu giữ hồ sơ trong 3 năm sau khi báo cáo kiểm toán thường niên hoàn tất.
Hồ sơ chuẩn bị ngân sách (F01-003)
Hồ sơ ghi chép việc chuẩn bị các yêu cầu ngân sách của bộ trình lên cơ quan quản lý được chỉ định. Có thể bao gồm báo cáo của nhân viên, hướng dẫn ngân sách, bảng tính, khảo sát, báo cáo phân bổ, kế hoạch chi tiêu, kế hoạch dự phòng, đề xuất ngân sách, báo cáo dự báo tài chính và các hồ sơ tương tự. (OAR 166-150-0110(11))
Khả năng ghi nhớ:
Giữ lại trong 2 năm.
Hồ sơ Ủy ban Nhân sự (ES05-003)
Hồ sơ ghi lại các cuộc họp trong quận không thuộc phạm vi Luật Họp Công khai của Oregon (ORS 192.610 đến 192.690). Các cuộc họp nhân viên thường kỳ này giải quyết các nhiệm vụ và hành động trong khuôn khổ các chính sách và thủ tục hiện hành. Hồ sơ có thể bao gồm biên bản, ghi chú, báo cáo và các mục liên quan. Các ủy ban bao gồm, nhưng không giới hạn ở, Nhóm Người dùng TRAC, Diễn đàn Nhân sự, Nhân viên Nhân sự, Đơn vị Nhân sự, Nhóm A và Ủy ban Nhân sự. (OAR 166-150-0005(18))
Khả năng ghi nhớ:
Giữ lại cho đến khi không còn cần thiết nữa.
(LƯU Ý: Thời hạn gần đây đã được giảm từ 2 năm)
Hồ sơ theo dõi lập pháp (F01-012)
Loạt tài liệu được sử dụng để theo dõi luật có thể tác động đến hoạt động hoặc chính sách hiện tại của cơ quan. Hồ sơ bao gồm các tuyên bố khái niệm, đề xuất, nhật ký dự luật, các bài báo phân tích tác động tài chính/tổ chức, bản sao dự luật, tóm tắt lời khai, báo cáo của ủy ban, chương trình nghị sự và thư từ. (OAR 166-150-0005(14))
Khả năng ghi nhớ:
Giữ lại trong 4 năm.
(LƯU Ý: Gần đây đã được tăng từ 2 năm.)
Hồ sơ tổ chức (ES05-007)
Hồ sơ ghi chép về sự sắp xếp và cấu trúc hành chính của một cơ quan. Bao gồm biểu đồ, báo cáo, nghiên cứu và các hồ sơ tương tự. Cũng có thể bao gồm các nghiên cứu để xác định giá trị và tính khả thi của các kế hoạch tái tổ chức, cũng như các nghiên cứu quan trọng khác liên quan đến hệ thống phân cấp hành chính. (OAR 166-150-005(21))
Khả năng ghi nhớ:
Giữ lại trong 2 năm sau khi được thay thế hoặc lỗi thời.
Hồ sơ quy hoạch (F01-016)
Loạt tài liệu này ghi lại các kế hoạch dài hạn và quá trình phát triển tuyên ngôn sứ mệnh và mục tiêu công việc của một cơ quan. Hồ sơ bao gồm các kế hoạch chiến lược, tuyên ngôn sứ mệnh, bản thảo sơ bộ, ghi chú công việc và thư từ liên quan. (OAR 166-150-0005(45))
Khả năng ghi nhớ:
F01-016(a) Tuyên bố sứ mệnh và kế hoạch: Giữ lại 20 năm.
F01-016(b) Các hồ sơ khác: Lưu giữ 10 năm.
( LƯU Ý: Thời gian lưu giữ hồ sơ đã thay đổi gần đây.)
Kỷ lục thời gian (ES05-006)
Hồ sơ ghi chép số giờ làm việc, số giờ nghỉ phép tích lũy và số giờ nghỉ phép đã sử dụng của nhân viên cơ quan. Thông tin thường bao gồm tên nhân viên và số an sinh xã hội, số giờ làm việc, loại và số giờ nghỉ phép đã sử dụng, tổng số giờ, ngày tháng và dữ liệu liên quan. (OAR 166-150-0155(2))
Khả năng ghi nhớ:
Giữ lại trong 4 năm.
(LƯU Ý: Thời hạn gần đây đã được giảm từ 5 năm.)
Hồ sơ công tác (Nhân viên) (ES05-005)
Hồ sơ ghi lại các yêu cầu, ủy quyền, hoàn trả và các hành động khác liên quan đến việc đi lại của nhân viên. Bao gồm báo cáo chi phí và biên lai, chứng từ, yêu cầu, ủy quyền và các tài liệu liên quan. Việc lưu giữ cũng áp dụng cho việc sử dụng phương tiện cá nhân. Thông tin thường bao gồm chi phí ước tính, khoản trả trước, chi phí cuối cùng, điểm đến, phương thức vận chuyển, ngày đi, chữ ký phê duyệt và dữ liệu liên quan. (OAR 166-150-0110(26))
Khả năng ghi nhớ:
Giữ lại trong 3 năm.