¡NUEVAS ACTUALIZACIONES!
Las normas OAR que rigen la retención de datos del condado se actualizaron en noviembre de 2025. Su serie de normas de retención del condado de Multnomah se ha actualizado en consecuencia. Por favor, verifique la información, ya que algunas series pueden tener nuevos períodos de retención.
Título de la serie (Número de serie de la agencia)
Descripción. (Citas legales)
Retención
Registros de cuentas por pagar (ES05-001)
Registros que documentan el pago de facturas de programas para cuentas generales. Incluye informes, facturas, estados de cuenta, comprobantes, órdenes de compra, autorizaciones de pago, registros de recibos y registros similares. (OAR 166-150-0110(1))
Retención:
Conservar durante 3 años después de que se haya completado el informe de auditoría anual.
Registros de preparación del presupuesto (F01-003)
Registros que documentan la preparación de las solicitudes de presupuesto del departamento presentadas al órgano rector correspondiente. Pueden incluir informes del personal, instrucciones presupuestarias, hojas de cálculo, encuestas, informes de asignación, planes de gastos, planes de contingencia, propuestas presupuestarias, informes de previsión financiera y registros similares. (OAR 166-150-0110(11))
Retención:
Retener 2 años.
Registros del Comité de Recursos Humanos (ES05-003)
Registros que documentan reuniones dentro del condado que no están sujetas a la Ley de Reuniones Públicas de Oregón (ORS 192.610 a 192.690). Estas reuniones rutinarias del personal tratan tareas y acciones dentro del marco de las políticas y procedimientos vigentes. Los registros pueden incluir actas, notas, informes y otros documentos relacionados. Los comités incluyen, entre otros, el Grupo de Usuarios de TRAC, el Foro de Recursos Humanos, el Personal de Recursos Humanos, la Unidad de Personal, el Equipo A y el Comité de Recursos Humanos. (OAR 166-150-0005(18))
Retención:
Consérvelo hasta que ya no sea necesario.
(NOTA: Recientemente reducido de 2 años)
Registros de seguimiento legislativo (F01-012)
Serie utilizada para monitorear la legislación que pueda afectar las operaciones o políticas actuales de una agencia. Los registros incluyen declaraciones conceptuales, propuestas, registros de proyectos de ley, documentos de análisis de impacto fiscal/organizacional, copias de proyectos de ley, resúmenes de testimonios, informes de comités, agendas y correspondencia. (OAR 166-150-0005(14))
Retención:
Retener 4 años.
(NOTA: Recientemente se ha aumentado de 2 años.)
Registros Organizacionales (ES05-007)
Registros que documentan la organización y la estructura administrativa de una agencia. Incluyen organigramas, declaraciones, estudios y registros similares. También pueden incluir estudios para determinar la conveniencia y viabilidad de los planes de reorganización, así como otros estudios importantes relacionados con la jerarquía administrativa. (OAR 166-150-005(21))
Retención:
Conservar durante 2 años después de que sea reemplazado u obsoleto.
Registros de planificación (F01-016)
Esta serie documenta los planes a largo plazo y el desarrollo de la declaración de misión y los objetivos de trabajo de una agencia. Los registros incluyen planes estratégicos, declaraciones de misión, borradores preliminares, notas de trabajo y correspondencia relacionada. (OAR 166-150-0005(45))
Retención:
F01-016(a) Declaraciones de misión y planes: Retener 20 años.
F01-016(b) Otros registros: Conservar durante 10 años.
( NOTA: Cambio reciente en la duración de retención.)
Registros de tiempo (ES05-006)
Registros que documentan las horas trabajadas, las horas de licencia acumuladas y las horas de licencia disfrutadas por los empleados de la agencia. La información generalmente incluye el nombre y el número de seguro social del empleado, las horas trabajadas, el tipo y la cantidad de horas de licencia disfrutadas, el total de horas, las fechas y otros datos relacionados. (OAR 166-150-0155(2))
Retención:
Retener 4 años.
(NOTA: Recientemente reducido de 5 años.)
Registros de viaje (empleado) (ES05-005)
Registros que documentan solicitudes, autorizaciones, reembolsos y otras acciones relacionadas con los viajes de los empleados. Incluye informes de gastos y recibos, comprobantes, solicitudes, autorizaciones y documentos relacionados. La retención también se aplica al uso de vehículos privados. La información suele incluir costos estimados, pagos anticipados, costos finales, destino, medio de transporte, fechas de viaje, firmas de aprobación y datos relacionados. (OAR 166-150-0110(26))
Retención:
Retener 3 años.