CẬP NHẬT MỚI!
Các quy định của OAR về việc lưu giữ hồ sơ cấp quận đã được cập nhật vào tháng 11 năm 2025. Chuỗi hồ sơ lưu giữ của Quận Multnomah đã được cập nhật tương ứng. Vui lòng kiểm tra kỹ - một số chuỗi hồ sơ có thể có thời hạn lưu giữ mới.
Tên loạt phim (Số hiệu loạt phim của cơ quan)
Mô tả. (Trích dẫn pháp lý)
Giữ lại
Hồ sơ quy trình khiếu nại và giải quyết tranh chấp (LR3-004)
Tài liệu quy trình điều tra được thực hiện liên quan đến quản lý hợp đồng lao động. Bao gồm thư từ, khiếu nại và phản hồi, đơn khiếu nại, hồ sơ, biên bản phiên điều trần trọng tài, tài liệu chứng cứ phiên điều trần, bản tóm tắt pháp lý và quyết định của cán bộ điều trần. (OAR 166-150-0160(4,18)) (OAR 166-017-0045(2,4)) (MCC § 8.500)
Khả năng ghi nhớ:
Lưu giữ vĩnh viễn - chuyển vào kho lưu trữ khi không còn hoạt động hoặc sau 10 năm, tùy điều kiện nào đến trước.
Báo cáo xét nghiệm ma túy và rượu (LR3-005)
Báo cáo kết quả xét nghiệm ma túy và rượu do công ty xét nghiệm ma túy của quận cung cấp. Hầu hết các xét nghiệm là xét nghiệm ngẫu nhiên đối với nhân viên thuộc nhóm lái xe thương mại và nhân viên thực hiện các thỏa thuận cơ hội cuối cùng. Báo cáo hiển thị ngày và kết quả đạt/không đạt cho mỗi nhân viên. Kết quả xét nghiệm cá nhân được lưu giữ trong hồ sơ y tế của từng nhân viên. Cũng bao gồm các hồ sơ thanh toán liên quan. (49 CFR 382.401)
Khả năng ghi nhớ:
Giữ lại trong 5 năm.
Hồ sơ đàm phán và quản lý hợp đồng lao động (LR3-003)
Các tài liệu thương lượng giữa Đơn vị Quan hệ Lao động và các công đoàn, cũng như việc quản lý các hợp đồng lao động của Đơn vị Quan hệ Lao động trong suốt thời hạn của hợp đồng. Có thể bao gồm nhưng không giới hạn ở thư từ, đề xuất trao đổi, tài liệu kỹ thuật, ghi chú và biên bản thương lượng, dự thảo đề xuất hợp đồng, hợp đồng và các sửa đổi, biên bản thỏa thuận, hiểu biết hoặc ngoại lệ, thỏa thuận dàn xếp và các tài liệu liên quan. (OAR 166-150-0160(4)) (OAR 166-017-0045(2,4)) (MCC § 8.500)
Khả năng ghi nhớ:
Lưu giữ vĩnh viễn - chuyển vào kho lưu trữ khi không còn hoạt động hoặc sau 10 năm, tùy điều kiện nào đến trước.
Hồ sơ khiếu nại của Hội đồng công chức theo hệ thống chế độ công vụ (LR3-010)
Tài liệu ghi lại các khiếu nại cá nhân được trình lên MSCSC để giải quyết. Hồ sơ bao gồm khiếu nại, bằng chứng và tài liệu nền liên quan đến khiếu nại, quyết định cuối cùng (bao gồm các trang liên quan từ biên bản của hội đồng chứa quyết định của hội đồng trong một trường hợp cụ thể) và thư từ liên quan. (OAR 166-150-0160(18))
Khả năng ghi nhớ:
Lưu giữ hồ sơ trong vòng 5 năm sau quyết định cuối cùng hoặc khi nhân viên thôi việc, tùy theo thời điểm nào đến sau.
(LƯU Ý: Tăng từ 3 năm.)
Biên bản cuộc họp Hội đồng công chức theo chế độ công vụ (LR3-011)
Tài liệu này ghi lại các cuộc họp thường kỳ của MSCSC và kết quả các quyết định của hội đồng. MSCSC họp hàng tháng (nếu có việc cần giải quyết) để xem xét các khiếu nại về việc thăng chức, tuyển dụng và một số hành động kỷ luật đối với nhân viên không thuộc công đoàn (không áp dụng cho nhân viên điều hành hoặc tạm thời). Hội đồng được điều chỉnh bởi các điều khoản 9.310 đến 9.340 của bộ luật quận. Hồ sơ bao gồm biên bản, chương trình nghị sự và băng ghi âm các cuộc họp. Thông tin bao gồm các thành viên có mặt, ngày và địa điểm họp, khiếu nại và tên (các) khiếu nại, bằng chứng được trình bày và các quyết định của hội đồng. (OAR 166-150-0005(17))
Khả năng ghi nhớ:
LR3-011(a) Biên bản (trừ biên bản phiên họp kín), chương trình nghị sự, nghị quyết, tài liệu, chỉ mục và tài liệu đính kèm (không được lưu giữ vĩnh viễn ở nơi khác trong hồ sơ của cơ quan): Lưu giữ vĩnh viễn.
LR3-011(b) Biên bản phiên họp kín: Lưu giữ 10 năm.
LR3-011(c) Bản ghi âm và video: Lưu giữ 1 năm sau khi biên bản được phê duyệt, nếu không có biên bản nào được phê duyệt thì các bản ghi này được coi là biên bản.
LR3-011(d) Tất cả các hồ sơ và tài liệu khác không liên quan đến biên bản: Lưu giữ 5 năm.