¡NUEVAS ACTUALIZACIONES!
Las normas OAR que rigen la retención de datos del condado se actualizaron en noviembre de 2025. Su serie de normas de retención del condado de Multnomah se ha actualizado en consecuencia. Por favor, verifique la información, ya que algunas series pueden tener nuevos períodos de retención.
Título de la serie (Número de serie de la agencia)
Descripción. (Citas legales)
Retención
Registros del proceso de quejas y reclamaciones (LR3-004)
Documenta los procesos de investigación llevados a cabo en relación con la administración de contratos laborales. Incluye correspondencia, quejas y respuestas, reclamaciones, presentaciones, actas de audiencias de arbitraje, materiales probatorios de audiencias, alegatos legales y resoluciones de los funcionarios encargados de las audiencias. (OAR 166-150-0160(4,18)) (OAR 166-017-0045(2,4)) (MCC § 8.500)
Retención:
Conservar de forma permanente; transferir al archivo cuando quede inactivo o después de 10 años, lo que ocurra primero.
Informes de pruebas de detección de drogas y alcohol (LR3-005)
Informes de resultados de pruebas de drogas y alcohol emitidos por la empresa de análisis de drogas del condado. La mayoría de las pruebas son aleatorias y se realizan a empleados del programa de licencias de conducir comerciales y a empleados que cumplen con acuerdos de última oportunidad. Los informes muestran la fecha y los resultados (aprobado/reprobado) de cada empleado. Los resultados individuales de las pruebas se conservan en los expedientes médicos de cada empleado. También incluyen los registros de facturación correspondientes. (49 CFR 382.401)
Retención:
Retener durante 5 años.
Registros de negociación y administración de contratos laborales (LR3-003)
Documentos relativos a las negociaciones entre la Unidad de Relaciones Laborales y los sindicatos, así como a la administración de los contratos laborales por parte de dicha Unidad durante la vigencia de los mismos. Pueden incluir, entre otros, correspondencia, propuestas de intercambio, documentos técnicos, actas y notas de negociación, borradores de propuestas contractuales, contratos y enmiendas, memorandos de acuerdo, entendimiento o excepción, acuerdos de conciliación y materiales relacionados. (OAR 166-150-0160(4)) (OAR 166-017-0045(2,4)) (MCC § 8.500)
Retención:
Conservar de forma permanente; transferir al archivo cuando quede inactivo o después de 10 años, lo que ocurra primero.
Expedientes de quejas del Consejo de la Función Pública del Sistema de Mérito (LR3-010)
Documenta las quejas individuales presentadas ante el MSCSC para su resolución. Los registros incluyen la queja, las pruebas y la información de antecedentes relacionada con la misma, la resolución final (que consta de las páginas pertinentes de las actas del consejo que contienen su decisión en un caso particular) y la correspondencia relacionada. (OAR 166-150-0160(18))
Retención:
Conservar durante 5 años después de la decisión final o la separación del empleado, lo que ocurra más tarde.
(NOTA: Aumento de 3 años.)
Actas de la reunión del Consejo de la Función Pública del Sistema de Mérito (LR3-011)
Documenta las reuniones ordinarias del MSCSC y los resultados de sus decisiones. El MSCSC se reúne mensualmente (si tiene asuntos que tratar) para revisar quejas sobre ascensos, contrataciones y algunas medidas disciplinarias (excepto para ejecutivos y empleados temporales) de empleados no sindicalizados. El consejo se rige por las secciones 9.310 a 9.340 del código del condado. Los registros incluyen actas, agendas y grabaciones de audio de las reuniones. La información incluye los miembros presentes, la fecha y el lugar de la reunión, la queja y el nombre de los denunciantes, las pruebas presentadas y las decisiones del consejo. (OAR 166-150-0005(17))
Retención:
LR3-011(a) Actas (excepto las actas de sesiones ejecutivas), agendas, resoluciones, paquetes, índices y anexos (que no se conserven permanentemente en otros lugares de los registros de la agencia): Conservar permanentemente.
LR3-011(b) Actas de la sesión ejecutiva: Conservar durante 10 años.
LR3-011(c) Grabaciones de audio y video: Conservar durante 1 año después de la aprobación de las actas; si no se aprueban las actas, las grabaciones se tratan como actas.
LR3-011(d) Todos los demás registros y anexos no pertinentes a las actas: Conservar durante 5 años.