CẬP NHẬT MỚI!
Các quy định của OAR về việc lưu giữ hồ sơ cấp quận đã được cập nhật vào tháng 11 năm 2025. Chuỗi hồ sơ lưu giữ của Quận Multnomah đã được cập nhật tương ứng. Vui lòng kiểm tra kỹ - một số chuỗi hồ sơ có thể có thời hạn lưu giữ mới.
Tên loạt phim (Số hiệu loạt phim của cơ quan)
Mô tả. (Trích dẫn pháp lý)
Giữ lại
Hồ sơ khoản phải trả (PUR1-015)
Hồ sơ ghi chép việc thanh toán các hóa đơn chương trình. Bao gồm báo cáo, hóa đơn, bảng sao kê, chứng từ, đơn đặt hàng, giấy ủy quyền thanh toán, biên lai, séc hoặc lệnh thanh toán đã hủy và các hồ sơ tương tự. (OAR 166-150-0110(1))
Khả năng ghi nhớ:
Lưu giữ hồ sơ trong 3 năm sau khi báo cáo kiểm toán thường niên hoàn tất.
Hồ sơ khoản phải thu (PUR1-005)
Hồ sơ ghi chép doanh thu mà các nhà cung cấp, công dân, tổ chức, chính phủ và những người khác nợ Bộ phận Mua sắm, được ghi có vào các tài khoản chung, không bao gồm các khoản tài trợ. Hồ sơ cũng ghi chép việc lập hóa đơn, thu tiền và gửi tiền. Có thể bao gồm báo cáo, biên lai, hóa đơn, giải thưởng, nhật ký, danh sách, tóm tắt, báo cáo, thông báo gửi tiền và các hồ sơ tương tự. Thông tin thường bao gồm số tiền nhận được, ngày, số hóa đơn, tên, số tài khoản, số dư tài khoản, điều chỉnh và dữ liệu tương tự. (OAR 166-150-0110(2))
Khả năng ghi nhớ:
Lưu giữ 3 năm sau khi thu thập hoặc sau khi được coi là không thể thu hồi.
Hồ sơ chuẩn bị ngân sách (PUR1-009)
Hồ sơ ghi chép việc chuẩn bị các yêu cầu ngân sách chương trình được trình lên bộ phận. Có thể bao gồm báo cáo của nhân viên, hướng dẫn ngân sách, bảng tính, khảo sát, báo cáo phân bổ, kế hoạch chi tiêu, kế hoạch dự phòng, đề xuất ngân sách, báo cáo dự báo tài chính và các hồ sơ tương tự. (OAR 166-150-0110(11))
Khả năng ghi nhớ:
Giữ lại trong 2 năm.
Hồ sơ mời thầu cạnh tranh: Mời thầu xây dựng: Phương pháp hợp đồng thay thế (CM/GC và ESCO) (PUR1-021)
Các hoạt động mua sắm tài liệu liên quan đến việc chào giá sử dụng các phương pháp hợp đồng thay thế như được định nghĩa trong Quy tắc PCRB 49-0610(1). Bao gồm Báo cáo Tác động Môi trường, ý kiến công chúng, kế hoạch và thông số kỹ thuật kiến trúc và kỹ thuật, và các hồ sơ liên quan ngoài các tài liệu liên quan đến xây dựng tiêu chuẩn. (OAR 166-150-0005(7)(a))
Khả năng ghi nhớ:
Giữ lại 10 năm sau khi hoàn thành về cơ bản [như được định nghĩa bởi ORS 12.135].
Hồ sơ mời thầu cạnh tranh: Mời thầu xây dựng (PUR1-001C)
Tài liệu ghi lại việc công bố, đánh giá và trao thầu các gói thầu chính thức cho nhà cung cấp và các cá nhân hoặc tổ chức khác. Cung cấp bằng chứng về các đề nghị được chấp nhận và bị từ chối. Bao gồm các yêu cầu quảng cáo, danh sách nhà cung cấp, thông số kỹ thuật, bằng chứng quảng cáo, phụ lục, phản hồi của nhà cung cấp, bảng tổng hợp đề nghị, thông báo trao thầu, bản sao hợp đồng, thư chuyển giao của cơ quan, phiếu đánh giá năng lực qua điện thoại, yêu cầu đề xuất và yêu cầu đủ điều kiện, hồ sơ tiền đủ điều kiện, hồ sơ của ủy ban RFP/RFQ, tuyên bố về xung đột lợi ích, thư từ và các hồ sơ liên quan khác. (LƯU Ý: Lưu trữ hồ sơ gói thầu phi xây dựng theo PUR1-001 .) (OAR 166-150-0110(14)(c)) (OAR 166-150-0110(14)(a))
Khả năng ghi nhớ:
PUR1-001C(a) Các đề nghị bị từ chối và hồ sơ miễn trừ: Giữ lại 2 năm.
PUR1-001C(b) Hồ sơ mời thầu xây dựng thành công: Lưu giữ 10 năm sau khi hoàn thành cơ bản, như được định nghĩa trong ORS 12.135(3)
Hồ sơ mời thầu cạnh tranh: Không thuộc lĩnh vực xây dựng (PUR1-001)
Tài liệu này ghi lại việc công khai, đánh giá và trao thầu các gói thầu chính thức cho các nhà cung cấp và các cá nhân hoặc tổ chức khác. Cung cấp bằng chứng về các đề nghị được chấp nhận và bị từ chối. Bao gồm các yêu cầu quảng cáo, danh sách nhà cung cấp, thông số kỹ thuật, bằng chứng quảng cáo, phụ lục, phản hồi của nhà cung cấp, bảng tổng hợp đề nghị, thông báo trao thầu, bản sao hợp đồng, thư chuyển giao của cơ quan, phiếu đánh giá năng lực qua điện thoại, yêu cầu đề xuất và yêu cầu đủ điều kiện, hồ sơ của ủy ban RFP/RFQ, tuyên bố về xung đột lợi ích, thư từ và các hồ sơ liên quan khác. (LƯU Ý: Lưu trữ hồ sơ chào thầu xây dựng theo PUR1-001C .) (OAR 166-150-0110(14)(c)) (OAR 166-150-0110(14)(b))
Khả năng ghi nhớ:
PUR1-001(a) Hồ sơ đề nghị bị từ chối và miễn trừ: Lưu giữ 2 năm
PUR1-001(b) Các hồ sơ khác: Lưu giữ 6 năm sau khi được cấp hoặc bị hủy bỏ.
Hợp đồng (PUR1-016)
Tài liệu này ghi lại các thỏa thuận hợp đồng đã được thực hiện đúng quy trình và có tính ràng buộc giữa quận và các bên khác. Có thể bao gồm hợp đồng, sửa đổi, phụ lục, giấy chứng nhận bảo hiểm, lệnh thay đổi, trái phiếu và thư từ liên quan quan trọng. Thông tin trong hợp đồng thường bao gồm số hợp đồng, giấy chứng nhận bảo hiểm bắt buộc, ngày tháng, điều khoản, các bên liên quan, thời hạn được bảo hiểm và chữ ký. (LƯU Ý: Lưu trữ hợp đồng xây dựng theo PUR1-016C .) (OAR 166-150-0005(7)(b))
Khả năng ghi nhớ:
Giữ lại trong vòng 6 năm sau khi hết hạn.
Hợp đồng: Xây dựng (PUR1-016C)
Tài liệu này ghi lại các thỏa thuận hợp đồng đã được thực hiện đúng quy trình và có tính ràng buộc giữa quận và các bên khác. Có thể bao gồm hợp đồng, sửa đổi, phụ lục, giấy chứng nhận bảo hiểm, lệnh thay đổi, trái phiếu và thư từ liên quan quan trọng. Thông tin trong hợp đồng thường bao gồm số hợp đồng, giấy chứng nhận bảo hiểm bắt buộc, ngày tháng, điều khoản, các bên liên quan, thời hạn được bảo hiểm và chữ ký. Cũng bao gồm hồ sơ đủ điều kiện của nhà thầu. (LƯU Ý: Lưu trữ các hợp đồng không liên quan đến xây dựng theo PUR1-016 .) (OAR 166-150-0005(7)(a))
Khả năng ghi nhớ:
Giữ lại 10 năm sau khi hoàn thành cơ bản theo định nghĩa trong ORS 12.135(4).
Hợp đồng: Phương pháp hợp đồng thay thế trong xây dựng (CM/GC và ESCO) (PUR1-020)
Các tài liệu liên quan đến hoạt động ký kết hợp đồng có sử dụng phương pháp ký kết hợp đồng thay thế như được định nghĩa trong Quy tắc PCRB 49-0610(1). Bao gồm hợp đồng, sửa đổi, phụ lục, giấy chứng nhận bảo hiểm, lệnh thay đổi, trái phiếu, thư từ liên quan quan trọng, kế hoạch, thông số kỹ thuật và hồ sơ liên quan. Thông tin trong hợp đồng thường bao gồm số hợp đồng, giấy chứng nhận bảo hiểm bắt buộc, ngày tháng, điều khoản, các bên liên quan, thời hạn được bảo hiểm, chữ ký và các tài liệu liên quan khác. (OAR 166-150-0005(7a))
Khả năng ghi nhớ:
Giữ lại 10 năm sau khi hoàn thành cơ bản theo định nghĩa trong ORS 12.135(4).
Hồ sơ kỷ luật nhân viên (PUR1-023)
Hồ sơ ghi lại mọi bước mà quận thực hiện khi hiệu suất hoặc hành vi của nhân viên dẫn đến kỷ luật hoặc chấm dứt hợp đồng. Hồ sơ bao gồm tài liệu về kỷ luật tăng dần (cảnh cáo bằng lời nói, cảnh cáo bằng văn bản, hành động, sa thải); hồ sơ điều tra với các cuộc phỏng vấn nhân chứng và bằng chứng vật lý hoặc hình ảnh liên quan đến một sự việc; hồ sơ cuộc họp kỷ luật (bao gồm cả các phiên điều trần, nếu có); tài liệu về quyết định cuối cùng; và các hồ sơ liên quan. (OAR 166-150-0160(7))
Khả năng ghi nhớ:
PUR1-023(a) Các cuộc điều tra dẫn đến hành động kỷ luật, tuyên bố vô tội hoặc được xác định là không có cơ sở: Lưu giữ 5 năm sau khi kết thúc.
PUR1-023(b) Điều tra dẫn đến chấm dứt hợp đồng: Lưu giữ 10 năm sau khi nhân viên thôi việc.
Hồ sơ nhân sự của nhân viên (PUR1-019)
Hồ sơ ghi lại lịch sử làm việc của từng nhân viên. Hồ sơ có thể bao gồm nhưng không giới hạn ở: đơn xin việc; thông báo bổ nhiệm; đơn xin việc làm; hồ sơ đào tạo và chứng nhận; hồ sơ về hạn chế sức khỏe; bảng lương; hồ sơ hoàn trả học phí; các hành động nhân sự; đánh giá hiệu suất; thư khen ngợi và đề cử; thư khiển trách; thông báo về hành động kỷ luật; thông báo sa thải; thư từ chức; địa chỉ nhà và số điện thoại được tiết lộ; mẫu thông báo khẩn cấp; hồ sơ khiếu nại và tố cáo; và thư từ và tài liệu liên quan. (LƯU Ý: Hồ sơ kỷ luật nhân viên và hồ sơ y tế có thời gian lưu giữ khác nhau. Vui lòng lưu trữ theo loạt hồ sơ thích hợp.) (OAR 166-150-0160(12))
Khả năng ghi nhớ:
Giữ lại hồ sơ trong 6 năm sau khi ly thân.
Bảng chấm công nhân viên (PUR1-014)
Hồ sơ ghi chép số giờ làm việc, số giờ nghỉ phép tích lũy và số giờ nghỉ phép đã sử dụng của nhân viên chương trình. Thông tin thường bao gồm tên nhân viên, số giờ làm việc, loại và số giờ nghỉ phép đã sử dụng, tổng số giờ, ngày tháng và dữ liệu liên quan. (OAR 166-150-0155(2))
Khả năng ghi nhớ:
Giữ lại trong 4 năm.
Hồ sơ công tác phí của nhân viên (PUR1-008)
Hồ sơ ghi lại các yêu cầu, ủy quyền, hoàn trả và các hành động khác liên quan đến việc đi lại của nhân viên. Bao gồm báo cáo chi phí và biên lai, chứng từ, yêu cầu, ủy quyền và các tài liệu liên quan. Việc lưu giữ cũng áp dụng cho việc sử dụng phương tiện cá nhân. Thông tin thường bao gồm chi phí ước tính, khoản trả trước, chi phí cuối cùng, điểm đến, phương thức vận chuyển, ngày đi, chữ ký phê duyệt và dữ liệu liên quan. (OAR 166-150-0110(26))
Khả năng ghi nhớ:
Giữ lại trong 3 năm.
Các cuộc vận động không chính thức (PUR1-002)
Các tài liệu yêu cầu báo giá cho các giao dịch mua không yêu cầu đấu thầu cạnh tranh chính thức (dưới 150.000 đô la và không liên quan đến xây dựng vốn) như được quy định trong PCRB 47.0270. Hồ sơ bao gồm hồ sơ bằng văn bản của mỗi báo giá và các biểu mẫu tổng hợp báo giá. (OAR 166-150-0110(23)
Khả năng ghi nhớ:
Giữ lại trong 3 năm.
Hồ sơ theo dõi lập pháp (PUR1-006) : Loạt hồ sơ được sử dụng để theo dõi luật có thể tác động đến hoạt động hoặc chính sách hiện tại của chương trình. Hồ sơ bao gồm các tuyên bố khái niệm, đề xuất, nhật ký dự luật, các bài báo phân tích tác động tài chính/tổ chức, bản sao dự luật, tóm tắt lời khai, báo cáo của ủy ban, chương trình nghị sự và thư từ. (OAR 166-150-0005(14))
Khả năng ghi nhớ:
Giữ lại trong 4 năm.
(LƯU Ý: Mới đây đã được tăng từ 2 năm)
Hồ sơ hành chính của Chương trình Doanh nghiệp Nhỏ dành cho Người thiểu số, Phụ nữ và Doanh nghiệp Mới nổi (PUR1-018)
Hồ sơ ghi lại việc theo dõi và quản lý các nhà thầu MWESB của quận. Hồ sơ chủ yếu được lưu giữ dưới dạng điện tử, nhưng các báo cáo định kỳ được in để sử dụng nội bộ và các thông tin liên quan khác cũng được lưu giữ. Thông tin bao gồm tên nhà thầu, trạng thái, ngày trao hợp đồng, số tiền được trao và các thông tin liên quan. (OAR 166-150-0005(7)
Khả năng ghi nhớ:
PUR1-018(a) Hồ sơ ghi chép việc xây dựng, sửa đổi hoặc sửa chữa công trình: Lưu giữ 10 năm sau khi hoàn thành cơ bản [như được định nghĩa bởi ORS 12.135].
PUR1-018(b)Tất cả các hồ sơ khác: Giữ lại 6 năm sau khi hết hạn.
Sổ tay quy trình văn phòng (PUR1-012)
Hướng dẫn, quy tắc và chỉ dẫn bằng văn bản dưới dạng sổ tay ghi lại các chính sách và thủ tục hiện hành và trước đây được ủy quyền của cơ quan. Được sử dụng để định hướng cho nhân viên mới và để tham khảo thường xuyên. Bao gồm tài liệu thường xuyên và các thủ tục hướng dẫn văn thư cơ bản bao gồm các chủ đề như định dạng thư, nhập dữ liệu, phép lịch sự khi giao tiếp qua điện thoại và những chủ đề khác. (OAR 166-150-0005(13)(a))
Khả năng ghi nhớ:
Giữ lại trong 2 năm sau khi được thay thế hoặc lỗi thời.
Giấy chứng nhận tiền lương (Nhà thầu) (PUR1-022)
Mẫu bảng lương/bảng sao kê được chứng nhận theo mức lương hiện hành do các nhà thầu nộp để báo cáo bảng lương của họ, theo yêu cầu của ORS 279C.845, đối với các dự án công trình công cộng thuộc phạm vi áp dụng của Luật Mức lương Hiện hành (PWR). (OAR 839-025-0025)
Khả năng ghi nhớ:
Lưu giữ hồ sơ trong 3 năm sau khi hoàn thành công việc theo hợp đồng.
Các Tuyên bố và Chỉ thị Chính sách (PUR1-010)
Loạt tài liệu này xem xét, đánh giá, phát triển và phê duyệt các chính sách và thủ tục của chương trình. Hồ sơ có thể bao gồm các bản tin và khuyến cáo phê duyệt, tuyên bố sứ mệnh và mục tiêu, sổ tay hướng dẫn và các tuyên bố và chỉ thị chính sách cuối cùng. Thông tin thường bao gồm số chính sách và thủ tục, ngày sửa đổi, nhận dạng chủ đề, mô tả tường thuật, thông tin phê duyệt và ngày có hiệu lực. (OAR 166-150-0005(31))
Khả năng ghi nhớ:
PUR1-010(a) Chính sách hoặc thủ tục đã ban hành: Giữ lại 2 năm sau khi bị thay thế hoặc lỗi thời.
PUR1-010(b) Các tuyên bố và chỉ thị chính sách công: Lưu giữ vĩnh viễn .
(LƯU Ý: Có những thay đổi gần đây về chính sách lưu trữ.)
Lịch trình mua sắm (PUR1-017)
Tài liệu này ghi lại các hoạt động mua sắm đang diễn ra trong tuần dương lịch. Lịch trình bao gồm ngày mở và đóng, số hiệu và tên các hoạt động mua sắm, và nhân viên mua sắm được chỉ định. (OAR 166-150-0005(39))
Khả năng ghi nhớ:
Giữ lại trong 1 năm.
Biên bản cuộc họp nhân viên (PUR1-007)
Hồ sơ ghi lại các cuộc họp nhân viên không thuộc phạm vi Luật Họp Công khai của Oregon (ORS 192.610 đến 192.690). Các cuộc họp nhân viên thường kỳ này giải quyết các nhiệm vụ và hành động trong khuôn khổ các chính sách và thủ tục hiện hành. Hồ sơ có thể bao gồm biên bản, ghi chú, báo cáo và các mục liên quan. Một số hồ sơ có thể được xem xét đưa vào các chuỗi hồ sơ khác có thời gian lưu giữ dài hơn nếu nội dung bổ sung thông tin quan trọng cho chuỗi đó. (OAR 166-150-0005(18))
Khả năng ghi nhớ:
Giữ lại cho đến khi không còn cần thiết nữa.
(LƯU Ý: Gần đây đã giảm từ 2 năm)