¡NUEVAS ACTUALIZACIONES!
Las normas OAR que rigen la retención de datos del condado se actualizaron en noviembre de 2025. Su serie de normas de retención del condado de Multnomah se ha actualizado en consecuencia. Por favor, verifique la información, ya que algunas series pueden tener nuevos períodos de retención.
Título de la serie (Número de serie de la agencia)
Descripción. (Citas legales)
Retención
Registros de cuentas por pagar (PUR1-015)
Registros que documentan el pago de las facturas del programa. Incluye informes, facturas, estados de cuenta, comprobantes, órdenes de compra, autorizaciones de pago, recibos, cheques o giros cancelados y registros similares. (OAR 166-150-0110(1))
Retención:
Conservar durante 3 años después de que se haya completado el informe de auditoría anual.
Registros de cuentas por cobrar (PUR1-005)
Registros que documentan los ingresos adeudados al Departamento de Compras por proveedores, ciudadanos, organizaciones, gobiernos y otros, que se acreditarán a cuentas generales, excluyendo subvenciones. También documenta la facturación, el cobro y los depósitos de fondos. Puede incluir informes, recibos, facturas, adjudicaciones, registros, listas, resúmenes, estados de cuenta, avisos de depósito y registros similares. La información suele incluir el importe del recibo, la fecha, el número de factura, el nombre, el número de cuenta, el saldo de la cuenta, los ajustes y datos similares. (OAR 166-150-0110(2))
Retención:
Conservar durante 3 años después de su cobro o de que se considere incobrable.
Registros de preparación del presupuesto (PUR1-009)
Registros que documentan la preparación de las solicitudes de presupuesto del programa presentadas al departamento. Pueden incluir informes del personal, instrucciones presupuestarias, hojas de cálculo, encuestas, informes de asignación, planes de gastos, planes de contingencia, propuestas presupuestarias, informes de previsión financiera y registros similares. (OAR 166-150-0110(11))
Retención:
Retener 2 años.
Registros de licitaciones competitivas: Licitaciones de construcción: Métodos de contratación alternativos (CM/GC y ESCO) (PUR1-021)
Documenta las actividades de compra que implican licitaciones que utilizan métodos de contratación alternativos, según se define en la Regla 49-0610(1) de la PCRB. Incluye Declaraciones de Impacto Ambiental, comentarios públicos, planos y especificaciones de arquitectura e ingeniería, y registros relacionados, además de los documentos estándar relacionados con la construcción. (OAR 166-150-0005(7)(a))
Retención:
Conservar durante 10 años después de la finalización sustancial [según lo define ORS 12.135].
Registros de licitaciones competitivas: Licitaciones de construcción (PUR1-001C)
Documenta la publicación, evaluación y adjudicación de licitaciones formales a proveedores y otras personas u organizaciones. Proporciona evidencia de ofertas aceptadas y rechazadas. Incluye solicitudes de publicidad, listas de proveedores, especificaciones, comprobantes de publicidad, adendas, respuestas de proveedores, tabulaciones de ofertas, notificaciones de adjudicación, copias de contratos, cartas de transmisión de agencias, hojas de calificación telefónica, solicitudes de propuestas y solicitudes de calificación, registros de precalificación, registros del comité de RFP/RFQ, declaraciones de conflicto de intereses, correspondencia y otros registros relacionados. (NOTA: Los registros de licitaciones no relacionadas con la construcción deben archivarse bajo PUR1-001 ). (OAR 166-150-0110(14)(c)) (OAR 166-150-0110(14)(a))
Retención:
PUR1-001C(a) Ofertas rechazadas y registros de exención: Conservar durante 2 años.
PUR1-001C(b) Registros de licitaciones de construcción exitosas: Conservar durante 10 años después de la finalización sustancial, según se define en ORS 12.135(3)
Registros de licitación competitiva: No relacionados con la construcción (PUR1-001)
Documenta la publicación, evaluación y adjudicación de licitaciones formales a proveedores y otras personas u organizaciones. Proporciona evidencia de ofertas aceptadas y rechazadas. Incluye solicitudes de publicidad, listas de proveedores, especificaciones, comprobantes de publicidad, adendas, respuestas de proveedores, tabulaciones de ofertas, notificaciones de adjudicación, copias de contratos, cartas de transmisión de agencias, hojas de calificación telefónica, solicitudes de propuestas y solicitudes de calificación, registros del comité de RFP/RFQ, declaraciones de conflicto de intereses, correspondencia y otros registros relacionados. (NOTA: Archivar los registros de licitaciones de construcción bajo PUR1-001C ). (OAR 166-150-0110(14)(c)) (OAR 166-150-0110(14)(b))
Retención:
PUR1-001(a) Ofertas rechazadas y registros de exención: Conservar durante 2 años
PUR1-001(b) Otros registros: Conservar durante 6 años después de su adjudicación o cancelación.
Contratos (PUR1-016)
Documenta los acuerdos contractuales debidamente ejecutados y vinculantes entre el condado y otras partes. Puede incluir contratos, enmiendas, anexos, certificados de seguro, órdenes de cambio, fianzas y correspondencia relevante. La información en los contratos generalmente incluye el número de contrato, el certificado de seguro requerido, las fechas, los términos, las partes involucradas, el período cubierto y las firmas. (NOTA: Los contratos de construcción deben archivarse bajo PUR1-016C ). (OAR 166-150-0005(7)(b))
Retención:
Conservar durante 6 años después de su vencimiento.
Contratos: Construcción (PUR1-016C)
Documenta los acuerdos contractuales debidamente ejecutados y vinculantes entre el condado y otras partes. Puede incluir contratos, enmiendas, anexos, certificados de seguro, órdenes de cambio, fianzas y correspondencia relevante. La información en los contratos generalmente incluye el número de contrato, el certificado de seguro requerido, las fechas, los términos, las partes involucradas, el período cubierto y las firmas. También incluye los registros de precalificación del contratista. (NOTA: Los contratos que no sean de construcción deben archivarse bajo PUR1-016 ). (OAR 166-150-0005(7)(a))
Retención:
Conservar durante 10 años después de la finalización sustancial según se define en ORS 12.135(4).
Contratos: Métodos alternativos de contratación para la construcción (CM/GC y ESCO) (PUR1-020)
Documenta las actividades de contratación que implican un método de contratación alternativo, según se define en la Regla 49-0610(1) de la PCRB. Incluye contratos, enmiendas, anexos, certificados de seguro, órdenes de cambio, fianzas, correspondencia relevante, planos, especificaciones y registros relacionados. La información en los contratos generalmente incluye el número de contrato, el certificado de seguro requerido, las fechas, los términos, las partes involucradas, el período cubierto, las firmas y otros documentos relacionados. (OAR 166-150-0005(7a))
Retención:
Conservar durante 10 años después de la finalización sustancial según se define en ORS 12.135(4).
Registros de Disciplina de Empleados (PUR1-023)
Los registros documentan cada paso que da el condado cuando el desempeño o la conducta de un empleado conllevan medidas disciplinarias o el despido. Estos registros incluyen la documentación de las medidas disciplinarias progresivas (advertencias verbales, advertencias escritas, medidas disciplinarias, despido); los registros de las investigaciones con entrevistas a testigos y pruebas físicas o fotografías relacionadas con un incidente; los registros de las reuniones disciplinarias (incluidas las audiencias, si se celebraron); la documentación de la decisión final; y otros registros relacionados. (OAR 166-150-0160(7))
Retención:
PUR1-023(a) Investigaciones que resulten en medidas disciplinarias, exoneración o que se determine que no tienen fundamento: Conservar durante 5 años después de su resolución.
PUR1-023(b) Investigaciones que resultan en despido: Conservar durante 10 años después de la separación del empleado.
Registros de personal de empleados (PUR1-019)
Los registros documentan el historial laboral de un empleado. Estos registros pueden incluir, entre otros, solicitudes; notificaciones de nombramiento; solicitudes de empleo; registros de capacitación y certificación; registros de limitaciones de salud; tablas salariales; registros de reembolso de matrícula; acciones de personal; evaluaciones de desempeño; cartas de felicitación y recomendación; cartas de amonestación; notificaciones de medidas disciplinarias; notificaciones de despido; cartas de renuncia; direcciones particulares y números de teléfono; formularios de notificación de emergencias; registros de quejas y reclamaciones; y correspondencia y documentación relacionada. (NOTA: Los registros disciplinarios y los expedientes médicos de los empleados tienen diferentes plazos de conservación. Por favor, archive en la serie correspondiente). (OAR 166-150-0160(12))
Retención:
Conservar durante 6 años después de la separación.
Registros de tiempo de los empleados (PUR1-014)
Registros que documentan las horas trabajadas, las horas de licencia acumuladas y las horas de licencia disfrutadas por los empleados del programa. La información generalmente incluye el nombre del empleado, las horas trabajadas, el tipo y la cantidad de horas de licencia disfrutadas, el total de horas, las fechas y datos relacionados. (OAR 166-150-0155(2))
Retención:
Retener 4 años.
Registros de viajes de empleados (PUR1-008)
Registros que documentan solicitudes, autorizaciones, reembolsos y otras acciones relacionadas con los viajes de los empleados. Incluye informes de gastos y recibos, comprobantes, solicitudes, autorizaciones y documentos relacionados. La retención también se aplica al uso de vehículos privados. La información suele incluir costos estimados, pagos anticipados, costos finales, destino, medio de transporte, fechas de viaje, firmas de aprobación y datos relacionados. (OAR 166-150-0110(26))
Retención:
Retener 3 años.
Solicitudes informales (PUR1-002)
Documentos que solicitan cotizaciones para compras que no requieren una licitación competitiva formal (menos de $150,000 y que no involucren construcción de capital) según lo especificado en PCRB 47.0270. Los registros incluyen registros escritos de cada cotización y formularios de tabulación de cotizaciones. (OAR 166-150-0110(23)
Retención:
Retener 3 años.
Registros de Seguimiento Legislativo (PUR1-006) : Serie utilizada para monitorear la legislación que pueda afectar las operaciones o políticas actuales del programa. Los registros incluyen declaraciones conceptuales, propuestas, registros de proyectos de ley, documentos de análisis de impacto fiscal/organizacional, copias de proyectos de ley, resúmenes de testimonios, informes de comités, agendas y correspondencia. (OAR 166-150-0005(14))
Retención:
Retener 4 años.
(NOTA: Recientemente se aumentó de 2 años)
Registros administrativos del programa para pequeñas empresas dirigidas a minorías, mujeres y empresas emergentes (PUR1-018)
Los registros documentan el seguimiento y la administración de los contratistas MWESB del condado. Los registros se mantienen principalmente en formato electrónico, pero también se mantienen informes periódicos impresos para uso interno y otra información relacionada. La información incluye el nombre del contratista, el estado, las fechas de adjudicación de los contratos, los montos en dólares adjudicados e información relacionada. (OAR 166-150-0005(7)
Retención:
PUR1-018(a) Registros que documentan la construcción, alteraciones o reparación de edificios: Conservar durante 10 años después de la finalización sustancial [según lo define ORS 12.135].
PUR1-018(b)Todos los demás registros: Conservar durante 6 años después de su vencimiento.
Manuales de procedimientos de oficina (PUR1-012)
Instrucciones, reglas y directrices escritas en formato manual que documentan las políticas y procedimientos autorizados actuales y anteriores de la agencia. Se utilizan para la orientación de nuevos empleados y como referencia continua. Incluyen documentación rutinaria y procedimientos básicos de instrucción administrativa que abarcan temas como el formato de cartas, la entrada de datos, la etiqueta telefónica, entre otros. (OAR 166-150-0005(13)(a))
Retención:
Conservar durante 2 años después de que sea reemplazado u obsoleto.
Certificaciones de salarios en nómina (contratistas) (PUR1-022)
Formulario de declaración certificada/nómina de salario vigente que presentan los contratistas para informar sobre su nómina, según lo exige ORS 279C.845, en proyectos de obras públicas sujetos a la Ley de Salario Vigente (PWR). (OAR 839-025-0025)
Retención:
Conservar durante 3 años después de la finalización del trabajo contractual.
Declaraciones de política y directivas (PUR1-010)
La serie documenta la revisión, evaluación, desarrollo y autorización de las políticas y procedimientos del programa. Los registros pueden incluir boletines y avisos de autorización, declaraciones de misión y objetivos, manuales y declaraciones y directivas de política finales. La información suele incluir números de política y procedimiento, fechas de revisión, identificación del tema, descripción narrativa, información de autorización y fecha de entrada en vigor. (OAR 166-150-0005(31))
Retención:
PUR1-010(a) Políticas o procedimientos promulgados: Conservar durante 2 años después de su sustitución u obsolescencia.
PUR1-010(b) Declaraciones y directivas de política pública: Conservar permanentemente .
(NOTA: Cambios recientes en la política de retención).
Programas de Adquisiciones (PUR1-017)
Documenta las adquisiciones activas para la semana calendario. Los cronogramas incluyen fechas de apertura y cierre, números y nombres de adquisiciones, y personal de compras asignado. (OAR 166-150-0005(39))
Retención:
Retener durante 1 año.
Registros de reuniones de personal (PUR1-007)
Registros que documentan reuniones de personal que no están sujetas a la Ley de Reuniones Públicas de Oregón (ORS 192.610 a 192.690). Estas reuniones rutinarias de personal tratan tareas y acciones dentro del marco de las políticas y procedimientos vigentes. Los registros pueden incluir actas, notas, informes y otros documentos relacionados. Algunos registros podrían incluirse en otras series documentales con periodos de retención más prolongados si el tema aporta información relevante a dichas series. (OAR 166-150-0005(18))
Retención:
Consérvelo hasta que ya no sea necesario.
(NOTA: Recientemente se redujo de 2 años)