CẬP NHẬT MỚI!
Các quy định của OAR về việc lưu giữ hồ sơ cấp quận đã được cập nhật vào tháng 11 năm 2025. Chuỗi hồ sơ lưu giữ của Quận Multnomah đã được cập nhật tương ứng. Vui lòng kiểm tra kỹ - một số chuỗi hồ sơ có thể có thời hạn lưu giữ mới.
Tên loạt phim (Số hiệu loạt phim của cơ quan)
Mô tả. (Trích dẫn pháp lý)
Giữ lại
Nghiên cứu phân loại (ES02-003)
Lưu ý: Gần đây, tài liệu này đã được chia thành hai phần theo quy định của OAR. Vui lòng đảm bảo tách riêng các hồ sơ nghiên cứu hoặc báo cáo cuối cùng trước khi loại bỏ tất cả các hồ sơ khác đã hết thời hạn lưu giữ tối thiểu.
Hồ sơ ghi lại quá trình phân tích, nghiên cứu và giải quyết phân loại vị trí, mức lương vị trí hoặc cả hai. Có thể bao gồm tóm tắt bảng câu hỏi nội dung công việc, báo cáo phân bổ vị trí, nghiên cứu phân loại lại nhân sự, danh sách hạng mục công việc, đề cương nghiên cứu, biểu đồ, bảng và các hồ sơ liên quan quan trọng. (OAR 166-150-0160(21))
Khả năng ghi nhớ:
ES02-003(a) Nghiên cứu hoặc báo cáo cuối cùng: Lưu giữ vĩnh viễn.
ES02-003(b) Tất cả các hồ sơ khác: Giữ lại 5 năm.
(LƯU Ý: Có những thay đổi gần đây về chính sách lưu trữ.)
Bản mô tả vị trí và hồ sơ phân loại (ES02-004)
Hồ sơ mô tả và phân loại công việc và vị trí của cơ quan. Thường bao gồm chi tiết về nhiệm vụ và trách nhiệm của từng vị trí, tỷ lệ thời gian phân bổ cho từng nhiệm vụ, kỹ năng và khả năng cần thiết cho từng vị trí, và các hồ sơ liên quan ghi lại quá trình phát triển, sửa đổi hoặc định nghĩa lại từng công việc hoặc vị trí. Hồ sơ bao gồm thư từ yêu cầu vị trí, dữ liệu hỗ trợ, mô tả công việc, tình trạng miễn trừ của nhân viên (đối với các vị trí được miễn trừ), phân tích công việc, bảng câu hỏi về nhiệm vụ và các hồ sơ liên quan. Hồ sơ cũng sẽ bao gồm tài liệu về việc thiết lập hoặc sửa đổi mức lương của người dẫn đầu cho một phân loại nhất định; hồ sơ lương của người dẫn đầu sẽ bao gồm lý do đằng sau sự thay đổi, ngày có hiệu lực và thông báo cho công đoàn. (OAR 166-150-0160(23))
Khả năng ghi nhớ:
15 năm sau khi chức vụ bị bãi bỏ hoặc thay thế.
Yêu cầu phân loại lại vị trí (ES02-001)
Lưu ý: Gần đây, tài liệu này đã được chia thành hai phần theo quy định của OAR. Vui lòng đảm bảo tách riêng các hồ sơ nghiên cứu hoặc báo cáo cuối cùng trước khi loại bỏ tất cả các hồ sơ khác đã hết thời hạn lưu giữ tối thiểu.
Loạt tài liệu này ghi lại các nghiên cứu và đánh giá về vị trí để xác định xem việc phân loại lại có phù hợp hay không. Hồ sơ có thể bao gồm mô tả vị trí cũ và mới, sơ đồ tổ chức, thông số kỹ thuật phân loại, kiểm toán tại bàn, báo cáo đánh giá phân loại và thư từ liên quan. (OAR 166-150-0160(21))
Khả năng ghi nhớ:
ES02-001(a) Nghiên cứu hoặc báo cáo cuối cùng: Lưu giữ vĩnh viễn.
ES02-001(b) Tất cả các hồ sơ khác: Giữ lại 5 năm.
(LƯU Ý: Các cập nhật gần đây về thời gian lưu trữ.)