CẬP NHẬT MỚI!
Các quy định của OAR về việc lưu giữ hồ sơ cấp quận đã được cập nhật vào tháng 11 năm 2025. Chuỗi hồ sơ lưu giữ của Quận Multnomah đã được cập nhật tương ứng. Vui lòng kiểm tra kỹ - một số chuỗi hồ sơ có thể có thời hạn lưu giữ mới.
Tên loạt phim (Số hiệu loạt phim của cơ quan)
Mô tả. (Trích dẫn pháp lý)
Giữ lại
Hồ sơ hợp đồng xử lý yêu cầu bồi thường (ES04-002)
Tài liệu này ghi lại việc lựa chọn một công ty để xử lý các yêu cầu trợ cấp thất nghiệp và các trách nhiệm theo hợp đồng của công ty đó. Có thể bao gồm hợp đồng, phụ lục, tài liệu đấu thầu, lệnh thay đổi, đề xuất và thư từ liên quan quan trọng. Cũng bao gồm các yêu cầu đề xuất và hồ sơ liên quan đến việc phát triển RFP. Thông tin trong hợp đồng thường bao gồm số hợp đồng, giấy chứng nhận bảo hiểm bắt buộc, ngày tháng, điều khoản, các bên liên quan, thời hạn được bảo hiểm và chữ ký. (OAR 166-150-0005(7)(b))
Khả năng ghi nhớ:
Giữ lại trong 6 năm sau khi hợp đồng hết hạn.
Hồ sơ chính sách về ma túy và rượu (ES04-004)
Loạt tài liệu này xem xét, đánh giá, phát triển và phê duyệt chính sách về ma túy và rượu của quận. Hồ sơ có thể bao gồm các bản tin và khuyến cáo phê duyệt, tuyên bố sứ mệnh và mục tiêu, sổ tay hướng dẫn và các tuyên bố và chỉ thị chính sách cuối cùng. Thông tin thường bao gồm số chính sách và thủ tục, ngày sửa đổi, nhận dạng chủ đề, mô tả tường thuật, thông tin phê duyệt và ngày có hiệu lực. (OAR 166-150-0005(13)(a)) (OAR 166-150-0005(31))
Khả năng ghi nhớ:
ES04-004(a) Chính sách hoặc thủ tục đã ban hành: Giữ lại 2 năm sau khi bị thay thế hoặc lỗi thời
ES04-004(b) Tuyên bố và chỉ thị chính sách công: Lưu giữ vĩnh viễn.
(Lưu ý: Có những thay đổi gần đây về việc lưu trữ dữ liệu.)
Báo cáo xét nghiệm ma túy và rượu (ES04-003)
Báo cáo hàng tháng về kết quả xét nghiệm ma túy và rượu do công ty xét nghiệm ma túy của quận cung cấp. Hầu hết các xét nghiệm là xét nghiệm ngẫu nhiên đối với nhân viên có giấy phép lái xe thương mại và nhân viên đang thực hiện các thỏa thuận cơ hội cuối cùng. Báo cáo hiển thị ngày, số an sinh xã hội của nhân viên và kết quả đạt/không đạt cho mỗi nhân viên. (LƯU Ý: Lưu trữ kết quả xét nghiệm cá nhân trong hồ sơ y tế cá nhân của nhân viên theo mã ES04-007) . (49 CFR 382.401)
Khả năng ghi nhớ:
Giữ lại trong 5 năm.
Hồ sơ kỷ luật nhân viên (ES04-014)
Hồ sơ ghi lại mọi bước mà quận thực hiện khi hiệu suất hoặc hành vi của nhân viên dẫn đến kỷ luật hoặc chấm dứt hợp đồng. Hồ sơ bao gồm tài liệu về kỷ luật tăng dần (cảnh cáo bằng lời nói, cảnh cáo bằng văn bản, hành động, sa thải); hồ sơ điều tra với các cuộc phỏng vấn nhân chứng và bằng chứng vật lý hoặc hình ảnh liên quan đến một sự việc; hồ sơ cuộc họp kỷ luật (bao gồm cả các phiên điều trần, nếu có); tài liệu về quyết định cuối cùng; và các hồ sơ liên quan. (LƯU Ý: Lưu trữ hồ sơ vụ án điều tra nội bộ đối với hồ sơ kỷ luật liên quan đến nhân viên thực thi pháp luật theo MCSO5-005) . (OAR 166-150-0160(7))
Khả năng ghi nhớ:
ES04-014(a) Các cuộc điều tra dẫn đến hành động kỷ luật, tuyên bố vô tội hoặc được xác định là không có cơ sở: Giữ lại 5 năm sau khi kết thúc.
ES04-014(b) Điều tra dẫn đến chấm dứt hợp đồng: Lưu giữ 10 năm sau khi nhân viên thôi việc.
Hồ sơ xét nghiệm ma túy và rượu của nhân viên (ES04-013)
Hồ sơ ghi lại ai đã được kiểm tra và lý do tại sao, bao gồm việc chọn ngẫu nhiên và/hoặc bằng chứng hoặc quan sát cụ thể được sử dụng để biện minh cho nghi ngờ hợp lý; việc thu thập mẫu theo quy trình chuỗi giám sát hợp pháp; các biện pháp bảo vệ chống giả mạo; và kết quả xét nghiệm cho thấy liệu nhân viên có vượt qua hay không vượt qua quá trình sàng lọc các chất bị cấm theo chính sách, quy trình hoặc luật. (OAR 166-150-0160(8)(a))
Khả năng ghi nhớ:
Giữ lại trong 5 năm.
Mẫu đơn xác minh tư cách đủ điều kiện làm việc (ES04-006)
Bộ phận lưu trữ tài liệu tuân thủ các quy định của INS yêu cầu xác minh quyền làm việc của nhân viên tại Hoa Kỳ. Hồ sơ bao gồm mẫu đơn INS I-9 và bản sao các giấy tờ tùy thân liên quan. Cũng có thể bao gồm thư từ liên quan. Thông tin bao gồm tên và địa chỉ của nhân viên, lời xác nhận có chữ ký của nhân viên rằng họ đang cung cấp thông tin đúng sự thật, xác minh có chữ ký của người sử dụng lao động về danh tính và các giấy tờ cần thiết của nhân viên, và thông tin sửa đổi. (OAR 166-150-0160(14))
Khả năng ghi nhớ:
Lưu giữ hồ sơ trong vòng 3 năm kể từ ngày bắt đầu làm việc hoặc một năm sau khi chấm dứt hợp đồng lao động, tùy theo thời điểm nào đến sau.
Hồ sơ tiếp xúc với nguy hiểm của nhân viên (ES04-012)
Những hồ sơ này ghi lại việc nhân viên tiếp xúc với các điều kiện không lành mạnh hoặc không an toàn, bao gồm các chất độc hại, như hóa chất, độc tố, bức xạ hoặc bụi; các rủi ro sinh học, như vi rút, vi khuẩn hoặc nấm; và các tác động vật lý như nhiệt độ quá cao hoặc quá thấp, tiếng ồn lớn, rung động mạnh và các chuyển động lặp đi lặp lại. Hồ sơ có thể bao gồm các xét nghiệm trong phòng thí nghiệm, báo cáo sự cố, hồ sơ sơ cứu, chụp X-quang, lấy mẫu không khí, đo bức xạ và các hồ sơ liên quan. (LƯU Ý: Lưu trữ hồ sơ y tế tiếp xúc không nguy hiểm theo ES04-007. ) (OAR 166-150-0160(10))
Khả năng ghi nhớ:
ESO4-012(a) Hồ sơ đo lường mức độ tiếp xúc với tiếng ồn: Lưu giữ trong 2 năm.
ESO4-012(b) Hồ sơ kiểm tra độ nhạy thính giác: Lưu giữ cho đến khi nhân viên thôi việc.
ESO4-012(c) Tất cả các hồ sơ khác: Giữ lại 30 năm sau khi tách.
Hồ sơ khen thưởng nhân viên (ES05-012)
Ghi nhận những đóng góp đặc biệt của nhân viên cho cơ quan. Có thể bao gồm các giải thưởng phục vụ, giấy chứng nhận ghi nhận, bằng khen, đề cử giải thưởng, điểm số và kết quả đề cử, danh sách người nhận giải trước đây, và hồ sơ và hình ảnh về buổi lễ hoặc buổi trao giải. Một số hồ sơ trong loạt này có thể có giá trị lịch sử. Để được hỗ trợ thẩm định, hãy liên hệ với Văn phòng Quản lý Hồ sơ và Lưu trữ Quận Multnomah. (OAR 166-150-0160(13))
Khả năng ghi nhớ:
Giữ lại trong 6 năm.
Hồ sơ y tế cá nhân của nhân viên (ES04-007)
Thông tin y tế của nhân viên phải được lưu giữ riêng biệt với hồ sơ nhân sự của nhân viên theo Đạo luật Người khuyết tật Hoa Kỳ. Hồ sơ bao gồm các yêu cầu theo Đạo luật Nghỉ phép Gia đình và Y tế, thông tin bồi thường tai nạn lao động, khám sức khỏe, giấy tờ tiêm chủng (bao gồm cả hồ sơ tiêm phòng COVID-19), các yêu cầu y tế và đánh giá của bác sĩ hoặc các nhà cung cấp dịch vụ sức khỏe thể chất hoặc tinh thần khác, bất kỳ giấy tờ nghỉ phép y tế nào bao gồm lý do y tế cho việc nghỉ phép, và bất kỳ loại thông tin tương tự nào khác. (LƯU Ý: Lưu trữ hồ sơ nguy hiểm của nhân viên theo ES04-012 . Lưu trữ hồ sơ nhân sự theo ES04-008.) ***Đối với nhân viên được coi là "cán bộ cảnh sát" như được định nghĩa trong ORS 181A.355(14), xem MCSO6-005(a)&(b) quy định thời gian lưu giữ dài hơn theo yêu cầu của luật tiểu bang. (OAR 166-150-0160(11))
Khả năng ghi nhớ:
Giữ lại hồ sơ trong 6 năm sau khi ly thân.
Hồ sơ nhân sự cá nhân của nhân viên (ES04-008)
Hồ sơ có thể bao gồm đơn xin việc ban đầu và các đơn xin việc bổ sung, các quyết định về nhân sự, tài liệu thông tin nhân sự, bảng tổng hợp hồ sơ, biểu mẫu lịch sử nhân viên, đơn xin nghỉ việc, đơn sa thải, danh sách chứng nhận, thỏa thuận dàn xếp, thư giới thiệu và khen thưởng, xếp hạng thành tích, thông tin làm thêm giờ, đánh giá hiệu suất, đơn xin nghỉ phép, biểu mẫu thông báo khẩn cấp, thông tin thẻ xe buýt, sơ yếu lý lịch, thư từ và các hồ sơ liên quan. (LƯU Ý: Hồ sơ kỷ luật nhân viên và hồ sơ y tế có thời gian lưu trữ khác nhau. Vui lòng lưu trữ theo đúng nhóm hồ sơ.) ***Đối với những nhân viên được coi là "cán bộ cảnh sát" theo định nghĩa trong ORS 181A.355(14), hãy xem MCSO6-007(a)&(b) quy định thời gian lưu giữ dài hơn theo yêu cầu của luật tiểu bang. (OAR 166-150-0160(12)(b))
Khả năng ghi nhớ:
Lưu giữ hồ sơ trong 6 năm sau khi nhân viên thôi việc.
Yêu cầu chuyển đổi vị trí công tác (ES04-011): Lưu vào hồ sơ nhân sự cá nhân của nhân viên.
Hồ sơ tuyển dụng và lựa chọn (ES04-010):
Hồ sơ liên quan đến quá trình tuyển dụng và lựa chọn để lấp đầy các vị trí còn trống trong quận. Hồ sơ có thể bao gồm nhưng không giới hạn ở thông báo tuyển dụng, danh sách ứng viên, đơn xin việc và sơ yếu lý lịch, hồ sơ quảng cáo tuyển dụng, hồ sơ thi công chức và các kỳ thi khác, hồ sơ hành động khẳng định, câu hỏi phỏng vấn, ghi chú chấm điểm phỏng vấn và đơn xin việc, thông tin điều tra lý lịch ứng viên, thư giới thiệu, hồ sơ công chức, yêu cầu tuyển dụng và yêu cầu tuyển dụng, danh sách đủ điều kiện, hồ sơ tóm tắt tuyển dụng (thông báo tuyển dụng, mô tả vị trí, tài liệu liên quan đến thông báo và bài kiểm tra, và các mục kiểm tra và mức độ đánh giá), và thư từ và tài liệu liên quan. (OAR 166-150-0160(24))
Khả năng ghi nhớ:
ES04-010(a) Hồ sơ thông báo, mô tả vị trí và hồ sơ ghi lại việc tạo bài kiểm tra và thang điểm đánh giá: Lưu giữ 10 năm.
ES04-010(b) Các đơn xin việc không được yêu cầu hoặc không thành công và tất cả các hồ sơ khác: Lưu giữ 5 năm sau khi vị trí được lấp đầy hoặc quá trình tuyển dụng bị hủy bỏ.
Báo cáo hoạt động yêu cầu trợ cấp thất nghiệp (ES04-005):
Tài liệu này ghi lại tất cả các yêu cầu trợ cấp thất nghiệp đang được xử lý cho Quận Multnomah. Các báo cáo được biên soạn bởi nhà thầu xử lý yêu cầu của quận. Các báo cáo hiển thị số liệu thống kê về các yêu cầu bao gồm loại yêu cầu, lý do thôi việc, trách nhiệm của quận, số lượng yêu cầu đang được xét xử, tổng số yêu cầu và dữ liệu liên quan. (OAR 166-150-0155(9))
Khả năng ghi nhớ:
Giữ lại trong 3 năm.
Hồ sơ yêu cầu trợ cấp thất nghiệp (ES04-001)
Hồ sơ ghi lại các yêu cầu bồi thường thất nghiệp do cựu nhân viên quận đệ trình. Thường bao gồm các yêu cầu, thông báo, báo cáo và hồ sơ liên quan. Cũng có thể bao gồm hồ sơ được tạo ra từ việc kháng cáo quyết định yêu cầu bồi thường. (OAR 166-150-0155(9))
Khả năng ghi nhớ:
Giữ lại trong 3 năm.