¡NUEVAS ACTUALIZACIONES!
Las normas OAR que rigen la retención de datos del condado se actualizaron en noviembre de 2025. Su serie de normas de retención del condado de Multnomah se ha actualizado en consecuencia. Por favor, verifique la información, ya que algunas series pueden tener nuevos períodos de retención.
Título de la serie (Número de serie de la agencia)
Descripción. (Citas legales)
Retención
Registros de contratos para el procesamiento de reclamaciones (ES04-002)
Documenta la selección de una empresa para tramitar las solicitudes de prestaciones por desempleo y las responsabilidades contractuales de dicha empresa. Puede incluir contratos, anexos, documentos de licitación, órdenes de cambio, propuestas y correspondencia relevante relacionada. También incluye solicitudes de propuestas y registros relacionados con la elaboración de la solicitud de propuestas. La información en los contratos generalmente incluye el número de contrato, el certificado de seguro requerido, las fechas, los términos, las partes involucradas, el período cubierto y las firmas. (OAR 166-150-0005(7)(b))
Retención:
Conservar durante 6 años después de la expiración del contrato.
Registros de políticas sobre drogas y alcohol (ES04-004)
Esta serie de documentos abarca la revisión, evaluación, desarrollo y autorización de la política de drogas y alcohol del condado. Los registros pueden incluir boletines y avisos de autorización, declaraciones de misión y objetivos, manuales y declaraciones y directivas de política finales. La información suele incluir números de política y procedimiento, fechas de revisión, identificación del tema, descripción narrativa, información de autorización y fecha de entrada en vigor. (OAR 166-150-0005(13)(a)) (OAR 166-150-0005(31))
Retención:
ES04-004(a) Políticas o procedimientos promulgados: Conservar durante 2 años después de su sustitución u obsolescencia.
ES04-004(b) Declaración de política pública y directivas: Conservar permanentemente.
(Nota: Cambios recientes en la retención de datos.)
Informes de pruebas de detección de drogas y alcohol (ES04-003)
Informes mensuales de los resultados de las pruebas de drogas y alcohol, elaborados por la empresa de análisis de drogas del condado. La mayoría de las pruebas son aleatorias y se realizan a empleados del grupo de conductores comerciales y a aquellos que cumplen con acuerdos de última oportunidad. Los informes incluyen la fecha, el número de seguro social del empleado y los resultados (aprobado/reprobado) para cada uno. (NOTA: Los resultados de las pruebas individuales se archivan en los expedientes médicos de cada empleado bajo el código ES04-007) . (49 CFR 382.401)
Retención:
Retener durante 5 años.
Registros de Disciplina de Empleados (ES04-014)
Los registros documentan cada paso que da el condado cuando el desempeño o la conducta de un empleado conlleva medidas disciplinarias o su despido. Estos registros incluyen documentación sobre medidas disciplinarias progresivas (advertencias verbales, advertencias escritas, medidas correctivas, despido); registros de investigaciones con entrevistas a testigos y evidencia física o fotográfica relacionada con un incidente; registros de reuniones disciplinarias (incluidas las audiencias, si se llevaron a cabo); documentación de la decisión final; y registros relacionados. (NOTA: Los expedientes de casos de investigaciones internas relacionados con el personal de las fuerzas del orden deben archivarse conforme a la norma MCSO5-005) . (OAR 166-150-0160(7))
Retención:
ES04-014(a) Investigaciones que resulten en medidas disciplinarias, exoneración o que se determine que no tienen fundamento: Conservar durante 5 años después de su resolución.
ES04-014(b) Investigaciones que resultan en despido: Conservar durante 10 años después de la separación del empleado.
Registros de pruebas de detección de drogas y alcohol de los empleados (ES04-013)
Los registros documentan quiénes fueron sometidos a la prueba y por qué, incluyendo selecciones aleatorias y/o evidencia u observación específica utilizada para justificar una sospecha razonable; la recolección de muestras siguiendo los procedimientos legales de cadena de custodia; medidas de seguridad contra la manipulación; y los resultados de laboratorio que muestran si un empleado aprobó o reprobó la prueba de detección de sustancias prohibidas por la política, el procedimiento o la ley. (OAR 166-150-0160(8)(a))
Retención:
Retener durante 5 años.
Formularios de verificación de elegibilidad para el empleo (ES04-006)
Documenta el cumplimiento del departamento con las regulaciones del INS que exigen la verificación del derecho de un empleado a trabajar en los Estados Unidos. Los registros incluyen el formulario I-9 del INS y copias de la documentación de identificación correspondiente. También puede incluir correspondencia relacionada. La información incluye el nombre y la dirección del empleado, una declaración firmada por el empleado que certifica que proporciona información veraz, una verificación firmada por el empleador de la identificación del empleado y la documentación necesaria, e información sobre revisiones. (OAR 166-150-0160(14))
Retención:
Conservar durante 3 años a partir de la fecha de contratación o un año después de la finalización del empleo, lo que ocurra más tarde.
Registros de exposición a riesgos para empleados (ES04-012)
Estos registros documentan la exposición de los empleados a condiciones insalubres o inseguras, incluyendo sustancias nocivas como productos químicos, toxinas, radiación o polvo; riesgos biológicos como virus, bacterias u hongos; y esfuerzos físicos como calor o frío extremos, ruidos fuertes, vibraciones intensas y movimientos repetitivos. Los registros pueden incluir análisis de laboratorio, informes de incidentes, registros de primeros auxilios, radiografías, muestreo de aire, mediciones de radiación y registros relacionados. (NOTA: Los registros médicos de exposición no peligrosa deben archivarse bajo el código ES04-007 ). (OAR 166-150-0160(10))
Retención:
ESO4-012(a) Registros de medición de exposición al ruido: Conservar durante 2 años.
ESO4-012(b) Registros de pruebas de sensibilidad auditiva: Conservar hasta la separación del empleado.
ESO4-012(c) Todos los demás registros: Conservar durante 30 años después de la separación.
Registros de premios de reconocimiento a empleados (ES05-012)
Reconocimiento a empleados por servicios especiales prestados a la agencia. Puede incluir premios por antigüedad, certificados de reconocimiento, menciones honoríficas, nominaciones a premios, puntuaciones y resultados de las nominaciones, listas de galardonados anteriores y registros y fotografías de presentaciones o ceremonias. Algunos documentos de esta serie pueden tener valor histórico. Para obtener ayuda con la tasación, comuníquese con la Oficina de Archivos y Gestión de Documentos del Condado de Multnomah. (OAR 166-150-0160(13))
Retención:
Retener 6 años.
Registros médicos individuales de los empleados (ES04-007)
La Ley de Estadounidenses con Discapacidades (ADA) exige que la información médica del empleado se mantenga separada de sus expedientes personales. Estos expedientes incluyen solicitudes de la Ley de Licencia Familiar y Médica, información sobre compensación laboral, exámenes físicos, documentación de vacunación (incluidos los registros de vacunación contra la COVID-19), consultas médicas y evaluaciones de médicos u otros proveedores de salud física o mental, cualquier documentación de licencia médica que incluya los motivos médicos de la misma, y cualquier otro tipo de información similar. (NOTA: Los registros de riesgos del empleado deben archivarse bajo el formulario ES04-012 . Los expedientes personales deben archivarse bajo el formulario ES04-008). ***Para los empleados considerados "agentes de policía" según se define en ORS 181A.355(14), consulte MCSO6-005(a) y (b) , que especifica un período de retención más prolongado requerido por la ley estatal. (OAR 166-150-0160(11))
Retención:
Conservar durante 6 años después de la separación.
Registros individuales de personal de los empleados (ES04-008)
Los registros pueden incluir solicitudes de empleo originales y posteriores, acciones de personal, documentos de información del personal, hojas de rotación combinadas, formularios de historial del empleado, renuncias, despidos, listas de certificación, acuerdos de conciliación, recomendaciones y felicitaciones, calificaciones de mérito, información sobre horas extras, evaluaciones de desempeño, solicitudes de licencia, formulario de notificación de emergencia, información sobre pases de autobús, currículum vitae, correspondencia y registros relacionados. (NOTA: Los registros disciplinarios y los expedientes médicos de los empleados tienen diferentes plazos de conservación. Por favor, archive en la serie correspondiente). ***Para los empleados considerados "agentes de policía" según se define en ORS 181A.355(14), consulte MCSO6-007(a)&(b) , que especifica un período de retención más prolongado requerido por la ley estatal. (OAR 166-150-0160(12)(b))
Retención:
Conservar durante 6 años después de la separación del empleado.
Solicitudes de transferencia de puesto (ES04-011): Archivar en el expediente personal del empleado.
Registros de reclutamiento y selección (ES04-010):
Registros relacionados con el proceso de reclutamiento y selección para cubrir puestos vacantes dentro del condado. Estos registros pueden incluir, entre otros, anuncios de empleo, listas de solicitantes, solicitudes y currículos, registros de anuncios de reclutamiento, registros de exámenes de la función pública y otros exámenes, registros de acción afirmativa, preguntas de entrevistas, notas de calificación de entrevistas y solicitudes, información de investigación de antecedentes de los solicitantes, cartas de recomendación, registros de la función pública, solicitudes de empleo y requisitos de contratación, listas de elegibles, registros resumidos de reclutamiento (anuncio de empleo, descripción del puesto, documentación relacionada con el anuncio y la prueba, y elementos de la prueba y niveles de calificación), y correspondencia y documentación relacionada. (OAR 166-150-0160(24))
Retención:
ES04-010(a) Registros de anuncios, descripción del puesto y registros que documentan la creación de la prueba y la escala de calificación: Conservar durante 10 años.
ES04-010(b) Solicitudes no solicitadas o no exitosas y todos los demás registros: Conservar durante 5 años después de que se haya cubierto el puesto o se haya cancelado el reclutamiento.
Informes de actividad de solicitudes de subsidio por desempleo (ES04-005):
Documenta todas las solicitudes de prestaciones por desempleo que se tramitan en el condado de Multnomah. Los informes son elaborados por el contratista encargado del procesamiento de solicitudes del condado. Los informes muestran estadísticas sobre las solicitudes, incluyendo el tipo de solicitud, el motivo de la separación, la responsabilidad del condado, el número de solicitudes en audiencia, el número total de solicitudes y datos relacionados. (OAR 166-150-0155(9))
Retención:
Retener 3 años.
Registros de solicitudes de indemnización por desempleo (ES04-001)
Registros que documentan las solicitudes de compensación por desempleo presentadas por exempleados del condado. Generalmente incluyen solicitudes, notificaciones, informes y registros relacionados. También pueden incluir registros generados por la apelación de las resoluciones de las solicitudes. (OAR 166-150-0155(9))
Retención:
Retener 3 años.