CẬP NHẬT MỚI!
Các quy định của OAR về việc lưu giữ hồ sơ cấp quận đã được cập nhật vào tháng 11 năm 2025. Chuỗi hồ sơ lưu giữ của Quận Multnomah đã được cập nhật tương ứng. Vui lòng kiểm tra kỹ - một số chuỗi hồ sơ có thể có thời hạn lưu giữ mới.
Mỗi chuỗi dữ liệu bao gồm các thông tin sau:
- Tên loạt phim (Số hiệu loạt phim của cơ quan)
- Mô tả. (Trích dẫn pháp lý)
- Giữ lại
Tệp cắt (L13-003)
Các bài báo và tạp chí được cắt ra về hệ thống thư viện Quận Multnomah. Thông tin bao gồm nguồn bài báo, ngày tháng và nội dung bài báo. (OAR 166-150-0005(2))
Khả năng ghi nhớ:
- Giữ lại trong 2 năm.
Ảnh chụp (L13-001)
Cung cấp tài liệu hình ảnh về các tòa nhà thư viện, sự kiện và con người. Hồ sơ bao gồm ảnh chụp và phim âm bản, cả màu và đen trắng, được lưu giữ trong các tập tài liệu có mục lục mô tả cho mỗi tập. Hầu hết các bức ảnh có niên đại từ giữa những năm 1970 đến nay, nhưng một số có niên đại từ cuối thế kỷ XIX. (OAR 166-150-0005(44)(a)) (OAR 166-017-0045(2,4)) (MCC § 8.500)
Khả năng ghi nhớ:
Lưu giữ vĩnh viễn - chuyển vào kho lưu trữ khi không còn hoạt động hoặc sau 10 năm, tùy điều kiện nào đến trước.
Thông cáo báo chí (L13-002)
Các tuyên bố đã chuẩn bị, thông báo, bản ghi cuộc họp báo và các hồ sơ tương tự được phát hành cho các phương tiện truyền thông. Các chủ đề bao gồm việc thông qua các chương trình mới, chấm dứt các chương trình cũ, thay đổi chính sách, thay đổi về vị trí của các quan chức được bầu hoặc nhân viên hành chính cấp cao, và những vấn đề khác. Cũng có thể bao gồm các thông cáo báo chí thông báo về các sự kiện hoặc hành động thường lệ được thực hiện trong phạm vi các chính sách hiện hành. (OAR 166-150-0005(26)) (OAR 166-017-0045(2,4)) (MCC § 8.500)
Khả năng ghi nhớ:
Lưu giữ vĩnh viễn - chuyển vào kho lưu trữ khi không còn hoạt động hoặc sau 10 năm, tùy điều kiện nào đến trước.
Hồ sơ công việc in ấn (L13-004)
Hồ sơ ghi chép các công việc đã hoàn thành bởi xưởng in của Thư viện. Hồ sơ bao gồm đơn đặt hàng, bản sao tài liệu quảng cáo, bản sao tác phẩm nghệ thuật liên quan, bản in hoặc phim và các tài liệu liên quan. Thông tin bao gồm ngày thực hiện công việc, mô tả công việc, vật liệu cần thiết, số lượng đặt hàng và thông tin liên quan. Từ năm 1997, thông tin này đã được tóm tắt trong cơ sở dữ liệu trực tuyến. (OAR 166-150-0005(50))
Khả năng ghi nhớ:
- L13-004(a): Tấm và phim: giữ lại cho đến khi được thay thế hoặc lỗi thời.
- L13-004(b): Các hồ sơ khác: lưu giữ 10 năm.
Ấn phẩm (L13-005)
Các tài liệu đã xuất bản do chương trình Quan hệ công chúng sản xuất được cung cấp cho các chương trình thư viện hoặc cho công chúng. Bao gồm các bản tin (bao gồm Sổ đăng ký, Sổ đánh dấu trang và Lịch sự kiện), sách nhỏ, tài liệu quảng cáo, tờ rơi, báo cáo, nghiên cứu, đề xuất và các tài liệu đã xuất bản tương tự. (OAR 166-150-0005(33)(a)) (OAR 166-017-0045(2,4)) (MCC § 8.500)
Khả năng ghi nhớ:
Giữ lại một bản sao của mỗi ấn phẩm để sử dụng vĩnh viễn - chuyển giao cho Kho lưu trữ khi không còn hoạt động hoặc sau 10 năm, tùy điều kiện nào đến trước.