¡NUEVAS ACTUALIZACIONES!
Las normas OAR que rigen la retención de datos del condado se actualizaron en noviembre de 2025. Su serie de normas de retención del condado de Multnomah se ha actualizado en consecuencia. Por favor, verifique la información, ya que algunas series pueden tener nuevos períodos de retención.
Cada serie contiene la siguiente información:
- Título de la serie (Número de serie de la agencia)
- Descripción. (Citas legales)
- Retención
Archivos de recorte (L13-003)
Recortes de periódicos y revistas con artículos sobre el sistema de bibliotecas del condado de Multnomah. La información incluye la fuente, la fecha y el texto del artículo. (OAR 166-150-0005(2))
Retención:
- Retener 2 años.
Fotografías (L13-001)
Proporcionar documentación visual de los edificios, eventos y personas de la biblioteca. Los registros incluyen fotografías y negativos, tanto en color como en blanco y negro, conservados en carpetas con un índice descriptivo para cada una. La mayoría de las fotografías datan de mediados de la década de 1970 hasta la actualidad, pero algunas datan de finales del siglo XIX. (OAR 166-150-0005(44)(a)) (OAR 166-017-0045(2,4)) (MCC § 8.500)
Retención:
Conservar de forma permanente; transferir al archivo cuando quede inactivo o después de 10 años, lo que ocurra primero.
Comunicados de prensa (L13-002)
Comunicados, anuncios, transcripciones de conferencias de prensa y otros documentos similares emitidos a los medios de comunicación. Los temas incluyen la adopción de nuevos programas, la cancelación de programas antiguos, cambios de política, cambios en la situación de funcionarios electos o personal administrativo superior, entre otros. También pueden incluir comunicados de prensa que anuncien eventos o acciones rutinarias realizadas dentro del marco de las políticas vigentes. (OAR 166-150-0005(26)) (OAR 166-017-0045(2,4)) (MCC § 8.500)
Retención:
Conservar de forma permanente; transferir al archivo cuando quede inactivo o después de 10 años, lo que ocurra primero.
Archivos de trabajos de imprenta (L13-004)
Registros que documentan los trabajos realizados por la imprenta de la Biblioteca. Los registros incluyen la orden de trabajo, una copia del folleto, copias de las ilustraciones relacionadas, planchas o películas de impresión y la documentación correspondiente. La información incluye la fecha del trabajo, la descripción del mismo, los materiales necesarios, la cantidad solicitada y otra información relacionada. Desde 1997, esta información se ha recopilado en una base de datos en línea. (OAR 166-150-0005(50))
Retención:
- L13-004(a): Placas y películas: conservar hasta que sean sustituidas u obsoletas.
- L13-004(b): Otros registros: conservar durante 10 años.
Publicaciones (L13-005)
Registros publicados por el programa de Relaciones Públicas, disponibles para los programas de la biblioteca o para el público. Incluye boletines informativos (como el Registro, el Marcador y el Calendario de Eventos), folletos, trípticos, informes, estudios, propuestas y otros registros publicados similares. (OAR 166-150-0005(33)(a)) (OAR 166-017-0045(2,4)) (MCC § 8.500)
Retención:
Conserve una copia de cada publicación de forma permanente; transfiérala al archivo cuando deje de estar activa o después de 10 años, lo que ocurra primero.